采购业务流程及方案.docx

采购业务流程及方案 采购业务流程及说明 一、采购的内容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、采购流程 三、采购流程说明 ?由资产的使用部门提出采购申请，填制采购申请单； ?采购申请单交资产使用部门主管领导审批； ?将经审批的采购申请单报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。 ?由经济运行部开具采购订单，并将采购订单传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划； ?采购员根据采购计划具体安排采购作业， ?采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票； ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具材料入库单； ?将由对方开具的销售发票和材料入库单传递给财务部门； ?请购人员填制付款审批卡，经请购部门主管领导审批后； ?财务部门根据销售发票和材料入库单做账务处理； 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定 采购定价 合同签订和审核 付款方式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 采购部： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式； 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持； 采购部内部设一名采购主管，采购员23名； 经济运行部： 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门； 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、 参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息； 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包 括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工 作档案等； 经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名； 财务科： 定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算； 负责重点环节审核、票据审核； 定期与供应商进行对账； 仓库： 仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。 实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上 与财务管理部形成工作接口； 仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。 六、采购检验 目的： 为规范采购材料入库前检验特制定本制度。 职责： 生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。 综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。 综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。 生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验，确保无漏检、无错检、无误检。 内容： 生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。 标签入库前检验： 3.1内包装标签：防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。 3.2外包装标签或印刷内容需含有：发货标签、产品防疫证、合格证。 上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔1mm，或根据标准包装表中要求。 七、采购合同变更流程图及说明表 八、岗位设置于职责 采购主管： 协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作； 汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况； 制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的 交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施； 审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告； 负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表； 根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表； 根据各部门上报的年度采购计划审批采购申请单； 下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作； 采购经理 审核各单位上报的采购申请单，并做好采购业务的信息统计工作； 审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查； 对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料； 审定各部门上报的采购计划和资金计划； 根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议； 签订采购合同，做好采购合同信息采集； 审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商考评和更替工作； 参与和监督招标议标采购； 仓库管理员 负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏 处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。 制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。 定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告； 收料员 物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。 发料员： 物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。 质检员： 参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。