三级涉外秘书考点整理(小抄版)(共5页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上职业道德：1 道德包括：家庭美德、社会公德、职业道德。2 道德与法律的关系：a联系：车之两轮，鸟之两翼；相辅相承，相互促进；道德与法律在内容上有部分重叠。b区别：在范围上，道德>法律；在调节主体上，道德>法律；在调节方式上，法律具有强制性和滞后性，道德具有自觉性和事前性。3 道德评价的特点是：具有扩散性和持久性。4 职业道德的特点：鲜明的行业性；范围上的有限性；形式上的多样性；一定的强制性；相对的稳定性；利益相关性。5 职业道德的功能：导向、规范、整合、激励功能。6 职业道德的社会作用：有利于提高人们的道德水平，促进良好社会风尚形成；有利于调整职业利益关系，维护社会生产生活秩序；有利于完善人格，促进人的全面发展。7 我国传统职业道德的精华：公忠为国；恪尽职守；自强不息，勇于革新；以礼待人，诚实守信；见利思义，以利取义。8 社会主义道德：以为人民服务为核心，以集体主义为原则，以五爱为基本要求，以爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会为主要规范和内容，以社会主义荣辱观为行为准则。9 社会主义职业道德的特点：继承性与创造性的统一；阶级性与人民性的统一；先进性与广泛性的统一。10社会主义核心价值观：以马克思主义为指导思想，中国特色社会主义共同理想，以爱国主义为核心的民族精神，以改革创新为核心的时代精神，社会主义荣辱观。11职业道德的五个要求：爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会12集体主义的内涵：坚持集体利益和个人利益统一；坚持集体利益至上；集体利益要通过对个人利益的满足来实现。13集体主义的要求：正确处理集体与个人的关系；正确处理小集体和大集体的关系；反对错误思想（个人主义、享乐主义、拜金主义）。14职业道德的内在准则：忠诚、审慎、勤勉15职业化即专业化，是一种自律性的工作态度，它包含职业化素养<职业化技能<职业化行为规范。16职业化内涵与职业道德素养：职业化内涵包括德才兼备的内涵，包括职业道德准则的内涵，包括自主与协作的内涵，包括职业化与人力资源伦理。17职业化管理：职业化是一种工作状态下的标准化、规范化、制度化。18职业技能：包括职业知识、职业技术、职业能力。19职业技能的特点：时代性；专业性；层次性；综合性。20职业技能与职业道德的关系：职业技能的发挥是考职业道德做保障的；职业道德对职业技能有统领、支撑、促进作用。21如何提高职业道德：脚踏实地，勇于进取，与时俱进，永无止境。22加强职业道德修养的重要性：有利于职业生涯的拓展，有利于职业境界的提高，有利于个人的成长成才。23实现职业道德修养的途径：端正职业态度，强化职业情感，要注意历练职业意志。24敬业：A重要性：是在职场立足的基础；是事业成功的保证；是企业发展壮大的根本。B内涵：孔子最早提出“敬业”。敬业的含义：恪尽职守、勤奋努力、享受工作、精益求精。特点：主动性、务实性、持久性。C要求：强化职业责任，坚守工作岗位，提高职业技能25诚信：A重要性：关系到企业兴衰；是个人职业生涯的生存力和发展力。B内涵：诚是信的前提。特点：通识性，智慧性，止损性，资质性。C要求：尊重事实，真诚不欺，讲求信用，信誉至上。26公道：A重要性：是企业发展的重要保证；是员工和谐相处，实现团队目标的保证；是确定员工薪酬的一项重要指标；公道与否影响员工职业发展的前景。B内涵：公道是制度的灵魂，其表现形式包括公道的制度、行为、品德。特点：标准的时代性，观念的多元性，意识的社会性。C要求：平等待人（树立市场面前顾客平等的观念，树立按贡献取酬的观念，树立按德才谋取职位的平等观念），公私分明（要有法律意识、慎微意识、大局意识），坚持原则（立场坚定、方法灵活、以德服人），追求真理。27纪律：A重要性：影响企业形象，关系到企业成败，是企业选择员工的重要标准，遵守职业纪律关系到员工个人事业成功与发展。B内涵：通常讲的是狭义上的职业纪律。特点：社会性，强制性，普适性，变动性。C要求：学习岗位规则，执行操作规程（牢记、演练、坚持），遵守行业规范，严守法律法规28节约：A重要性：是企业兴盛的重要保证，是从业人员立足企业的品质，是从业人员事业成功的法宝。B内涵：特点：时代表征性，社会规定性，价值差异性。C要求：爱护公物，节约资源，艰苦奋斗。29合作：A重要性：是企业生产经营顺利实施的内在要求，是从业人员汲取力量和智慧的重要手段，是打造优秀团队的有效途径。B内涵：按有无合同分为正式合作和非正式合作，按群间划分为群体与个人、个人与个人。特点：普遍存在的社会性，互利性，平等性。C要求：求同存异（换位思考、胸怀宽广、学会宽容、和谐相处、密切配合），互助协作，公平竞争。30奉献：A重要性：是企业健康发展的保障，是从业人员履行责任的必由之路，有助于创造良好的工作环境，是从业人员实现理想的途径（谋生、实现个人专长和才智、服务社会，造福人类。）B内涵：奉献是最高层次的职业道德。特点：非功利性，普遍性，可为性。C要求：尽职尽责（明确岗位责任、培养职责情感、全力以赴工作），尊重集体（以企业利益为重、正确对待个人利益、树立职业理想），为人民服务。录像题：TIPS：1.提前到岗，按时上班。2.会议桌/办公桌干净整洁。3.着装规范。4.响铃不过三，接电话及时。5.接电话礼仪规范。6.办公室/会议室温度适宜，通风良好，及时清理，光线适合，绿色植物。7.开会前提前到会场做准备，检查设备。8.女士优先原则，尊重女性。9.尊重个人隐私。10.用餐、开会次序排列准确。11.拜访前做到提前预约。12.会见会谈准备工作得当。13.正式宴请礼仪得当。14.倒茶倒咖啡方式是否正确。15.馈赠礼品得当。16.能及时、冷静正确处理突发事件，善后事宜处理得当。17.正确填写事故情况记录表/工商情况处理表。18.及时评估办公室工作，提出建议。19.熟悉办公用品采购程序，及时购买。20.正确填写订货单。21.制定合理的采购预算方案。22.合理开发和利用信息。23.文书拟写正确。24.消除安全隐患（消防器材，线头裸露）25.能提醒领导工作安排。26.对会议评估及时，合理到位。27.会议结束前能搜集到对会议的反馈意见。28.合理控制会议经费。29.能及时请领导在会议记录上签字。30.会议结束后能及时收拾会议室。31.及时做到有效沟通。32.出现问题，主动承担责任。33.文件归档分类正确。34.能正确使用“跟踪卡”，及时催还文件。35.能指导新人工作，态度诚恳端正。36.主动为领导排忧解难。37.随声携带纸笔，及时记录领导吩咐。38.能掌握速记技能。39.准备大型活动应急方案，并及时沟通协调各部门。40.有保密意识，明白内外有别。41.不逾权，正确行使权力。（盖章要正确，能正确使用印信）42.正确处理单位敏感问题。43.正确使用仪器设备。44.在沟通中，能做到换位思考，内部客户意识。45.正确处理各部门，同事间的矛盾。工作实务题：1 拟定商务活动的礼宾次序方案：A确定礼宾次序方案（在商务活动中，一次接待两个以上的外国代表团就需要确定礼宾次序。因为这涉及到在会议发言时谁先谁后，宴请是谁坐在主人右边那个最好的位置等敏感问题。）在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有5种常见的排列方法。a依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序。b依照来宾的具体身份和职务的高低来排列其次序c依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序d依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序e不排列。在礼宾实践中，上述5种方法可以交叉采用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。B提前通知有关各方。不论采取何种排列方法，均事先与外国来宾进行沟通协商，一般在发邀请函的时候就应注明礼宾顺序的排列方法。C按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。2 参加会议活动的着装建议：衣着要整齐。特别是出席晚上的宴会，更要讲究一些。男士要穿深色西装，女士要化妆，穿晚礼服或者单色长裙、中式旗袍。不要穿白天的工作装参加晚宴。出席白天的招待会，衣着可以简单一些，裙子的下摆不要像晚装那样长，在膝盖上下即可。总之不管怎样穿着，一定要符合主人请柬上的要求。3 会议应急方案的主要内容：A会议举行过程中可能出现的问题：a人员问题（会前常见的人员问题是演讲者、参加者或关键代表不能到会，登记参会的代表数量不足。）b场地问题（重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等）c设备问题（缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。）d资料问题（宣传资料的不足或短缺，资料没有送到会议地点）e健康与安全问题（如突发性火灾等各种灾害的发生，某位代表患上了严重或高度传染的疾病，因某种原因导致的与会人员出现食物中毒等）f行为问题（会议中偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当）B出现问题时负责解决的会议工作人员：在会议筹备方案中，应明确指出各小组的成员组成情况，同时注明工作人员的职责。在会议应急方案中，也应明确在会议筹备和举行过程中，出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会议中落实到人。4 档案利用工作的方式和利用工作的要求：工作程序：熟悉库藏；分析利用需求；选择档案利用方式；获取档案；提供档案。方式：阅览室提供利用；档案外借；制发档案复制本；制发档案证明；提供咨询服务；印发目录；档案展览。要求：依法开展利用的工作；主动、及时开展利用工作；不断完善档案服务方式和手段；掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。5 会议筹备方案的内容：a确定会议的主题与议题。b确定会议的名称。c确定会议的议程。d确定会议的议程。e确定会议的时间和地点。f确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。g确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。h确定会议与会代表的组成。i确定会议经费预算。j确定会议住宿和餐饮的安排。k确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、确保会议服务质量和沟通协调到位、确保领导意图得以贯彻执行。制定程序：组建会议筹备委员会；划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的主题议题等；方案拟出后要交上司审核，再具体安排与部署。6 会务机构分工的要求：要根据会议的规模和类型组织人员队伍；会务机构要分工明确，责任到人；加强协调，定期沟通。7 文书审核：文书审核时对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。要求：审核中发现的问题必须逐一纠正；一般性问题可以直接修改；需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。工作程序：1明确审核范围（不是所有的文书都要经过审核处理程序，那些属于例行或事务性的文书就不必审核）2确定是否需要行文（可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或者电话能完成请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文）3审核文书内容（审核文书内容与有关规定是否一致；政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行）4检查文字表达（检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，文字有无错漏，标点符号是否正确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体）5检查文件体式（检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定的是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定）6检查文书在处理程序上是否妥善完备（检查发文的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意）注意事项：书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录；审核中发现问题必须及时解决。8 编制采购预算的一般程序：1确定预算的核算基数（确定预算的核算基数实际上是要确定采购费用的总额。根据办公活动的实际需要、具体项目的目标、公司的财力等统筹安排，可以参考上一年度以及类似项目的实际支出，确定一个核算基数与比例。）2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案（预算方案要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等）5征求意见，完善方案（制定好的预算方案要交使用部门征求意见，进行协商。对预算方案进行修改完善后交上司审批，然后再执行）9 远程会议筹备方案的特点：1远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点；2远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期，会议起止时间，参加会议人数，与会人员的电话号码，主持人姓名等；3会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论；4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。10如何检查会议筹备工作：开会检查的程序：1会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组；2会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；3召开筹备检查协调会，听取汇报，并在会上现场解决各种需要协调的问题；4汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。现场检查的程序：1先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；2将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总；3按照既定的检查路线和项目逐一对现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录；4对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。11.题目：公司拟于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开“宏远公司技术训练专题研讨会”，参会人员要在6月5日上午8:30报到，总人数达到80人左右。在会上，王总经理将做关于技术训练问题的工作报告，培训部总监将做专题发言，人力资源部总监将宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案，主管副总经理作总结报告。请你根据以上情况拟写出此次会议的筹备方案交给我。参考答案：宏远公司技术训练专题研讨会预案（筹备方案）一、会议主题为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点拟定于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开。6月5日上午8:30报到。三、参加会议人员公司总经理、副总经理、公司培训部总监、人力资源部总监，以及公司下属各部门的技术骨干，总人数达到80人左右。四、会议议程会议由主管副总经理主持上午：（1）王总经理做关于技术训练问题的工作报告。 （2）培训部总监专题发言。下午：（1）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 （2）副总经理做总结报告。五、会议议题（1）技术训练与提高企业综合竞争力（2）技术训练与技术创新（3）如何提高技术训练的质量（4）技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备（1）总经理的工作报告（2）培训部总监的专题发言稿（3）公司开展技术竞赛评比的计划（草案）（4）副总经理的总结报告。由总经理办公室牵头准备。八、会议服务工作由行政部综合协调。附：（1）会议通知。 （2）会议日程表。12.下周我将会接待3位来自欧洲的客人，请你为客人准备礼品并把准备礼品的想法发个邮件给我。参考答案：1各国的禁忌：各国、各民族都有自己独特的礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。（以下根据题目要求写）A信仰伊斯兰教的国家：在信仰伊斯兰教的国家，人们普遍喜欢绿色，认为它代表吉祥和幸运。送礼物时不要送对方夫人礼物，送给孩子礼物是允许的。由于伊斯兰教禁止偶像崇拜，所以不要送雕塑、娃娃、人物画像之类。穆斯林不喜欢熊猫，因为他们认为它像猪。所以礼物中也不要有熊猫形象出现；也不要送酒及猪皮，猪鬃等制品。B韩国：韩国人有非常强的民族自尊心，爱用本国产品。由于曾长期被日本侵占，对于日本货、讲日语的人没有好感；所以不要送他们日本产品。C日本：日本人喜欢送人小礼物，讲究礼品包装。送礼喜欢送单数，但不喜欢“9”也不喜欢“4”。日本人对于中国的传统绘画、文房四宝等颇能欣赏。D俄罗斯：拜访俄罗斯人时，送女士鲜花最好，但是不要送双数。俄罗斯男性很爱饮酒，伏特加是俄罗斯著名的烈酒。他们对中国的白酒是很能欣赏的。俄罗斯人禁忌的数字是13和星期五。所有信仰基督教的国家和民族都有这样的忌讳。E法国：法国的国鸟是公鸡，人们认为它是勇敢的化身。人们视孔雀为祸鸟，仙鹤是淫妇的化身，大象则象征蠢汉。法国人动物保护意识极强。菊花、杜鹃花、牡丹，黄色的花、纸花，都不宜送人。向女性送花宜送单数，但要避开1和13,。男性向关系一般的年轻女性送香水被认为是不合适的。法国人还不喜欢墨绿色，因为墨绿色是纳粹军服的颜色。F英国：英国的国鸟是知更鸟。他们不喜欢孔雀、大象和猫头鹰，不喜欢用这些动物的图案和人像图案作商品的装饰。在人际交往中，他们不愿意接受贵重礼物。不可以送百合花，因为它意味着死亡。英国人忌讳的数字也是13，不喜欢的日期是星期五。G美国：美国人最喜欢的颜色是白色、黄色和蓝色。美国的国鸟是白头雕。蝙蝠被视为吸血鬼和凶神，不受欢迎。中国古代器物上常有蝙蝠的图案，在现代的工艺品上也是常见的，但给美国人准备礼物时，最好避开这种图案。不宜送美国人的礼物有香烟、香水、内衣、药品等物。上面印有公司名称的物品也不宜作为礼物送给美国人。其实，上述物品也是西方各国普遍忌讳的。2送礼的礼节：买好了礼物之后，要把上面粘贴的价格标签撕掉。有一件事情不能忘记，那就是包装，包装是礼品的一部分。在选择包装纸时，要注意上面的花纹、字及颜色。礼物要当面送给受礼者，双手递上，并且明确的说明是礼物。在商务活动中，一般不要再第一次见面时或业务洽谈开始阶段就送礼，避免行贿的嫌疑，对外商尤其要注意。业务洽谈结束之后送礼是合适的。但是一般不能太贵重，有纪念意义就好。有不少单位会专门订购一些礼品，在上面印上自己单位的名称。这种礼品用于一般应酬尚可，如果是送比较重要的客人或者重大场合，就不合适了，有作广告的嫌疑，降低了礼品的分量。选择礼品注意事项：与受礼者的关系；明确送礼的原因；了解受礼者的特点；经济方面的限定。13.根据下文提供的材料，请带京城公司拟写一份公文。要求：1、按照公文正式格式撰制2、确定发文范围，正确使用文种3、可适当添加内容使之完整。材料：1、根据实施工作目标督查考核暂行办法，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司评选为2001年度业绩突出部门。2、为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001年度政绩突出部门。3、经公司董事会办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。4、主送单位是各分公司中心部。5、附件是4个部门的先进事迹。6、发文时间为2002年1月20日。参考答案： 京城公司关于表彰2001年度业绩突出部门的通报各分公司、中心、部：2001年时进入新世纪、实施“十五”计划的起始之年。我公司各部门深入学习贯彻党的十五大及十五届五中、六中全会精神，团结奋斗，争创一流，顺利实现了“十五”计划的良好开局，为公司的进一步发展奠定了基础。为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001年度政绩突出部门。根据实施工作目标督查考核暂行办法，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司被评为2001年度业绩突出部门。经公司董事办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。2002年是我公司发展史上具有重要意义的一年。各部门要与时俱进，扎实工作，以优异成绩完成2002年工作计划。附件：1、培训中心先进事迹 2、企划部先进事迹 3、销售部先进事迹 4、第四分公司先进事迹 京城公司 二二年一月二十日14.题目：2006年劳动和社会保障部向国家物价局、财政部发了关于申请调整工人，<技术等级证书>收费标准的函（老培字XXXX1号），要求将现在的每本收费标准由原定的1.30元调整为2.5元，物价局、财政部复文表示同意，并对收费单位提出加强财务管理，专款专用等要求。请你以物价局、财政部的语气写一份复文。要求（1）标题要素齐全，文种使用正确；（2）内容结构完整，语言合乎要求参考答案：国家物价局、财政部关于批准劳动和社会保障部申请调整工人技术等级证收费标准的函劳动和社会保障部：你部关于申请调整工人，<技术等级证书>收费标准的函（老培字XXXX1号）收悉。根据国家物价局、财政部有关规定，批准调整工人<技术等级证书>每本收费标准由原定的1.30元调整为2.50元。同时国家物价局、财政部要求收费单位加强财务管理，专款专用。特此函复。 国家物价局、财政部 二六年x月x日15.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条 钟苗： 为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 参考答案： 备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日期：2007年3月15日 主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容： 1、收集会议文件资料的要求 ：（1）确定会议文件资料的收集范围 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。（5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料：（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档 。会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。16.背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。便条 高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。参考答案：1、在家工作模式优缺点 （1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。 2、其他工作模式 （1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。 （2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。 （3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。 （6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。17.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便 条 钟苗：公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。参考答案 布置办公室的程序如下：1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。 3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。5、对设备的安放提出合理建议。18.背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。 便条 高叶： 从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。 1、提高团队士气的方法。 2、团队任务的分配方法。 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。参考答案： 1、提高团队士气的方法（1）有一个良好的工作环境 （2）让队员了解团队的使命（3）努力的目标相同 （4）记住每个队员是独立的个体 （5）创立团队识别系统 （6）分享成果（7）确保团队正面气氛 2、团队任务的分配方法 认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成员工作。分配工作时，应考虑下列因素： （1）团队成员工作经验的多少 （2）每人承担的工作总量 （3）尽可能变化着平均分配任务 （4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性 （5）组织团队会议，公开化讨论 （6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 （1）定期向上级主管部门提交书面报告 （2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议 （4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通 管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。19.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条 钟苗： 以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动： 上午如开董事会议，所有的经理都参加；上午给参加员工培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原； 下午会见丽康公司销售部经理张建。请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。 参考答案： 苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：经理工作日志 2007/3/19星期一 时间 内容 地点 9：0010：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室 10：1511：15 经理主管会议 董事会会议室 11：3012：00 给参加员工培训课的员工讲话 员工培训中心 12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅 14：0015：00 下行会见丽康公司的销售部经理张建 会客室 15：45 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 阳光公司 20.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 便条 钟苗： 安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。参考答案： 1、刻录机的主要性能指标 （1）数据传输速度。 （2）缓存容量 （3）兼容性 2、刻录机使用注意事项 （1）安装时要注意散热。（2）保持清洁。（3）避免记得录机长时间工作。 （4）刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。（5）及时取出盘片。21.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条 钟苗： 公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。 参考答案：1、观察法的优点：方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解。 2、观察法的缺点：不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。3、询问法的优点 ：灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息。4、询问法的缺点：信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。22.各种文书的拟写：A通告：标题+正文（发文缘由、通告事项、尾语）+落款+成文日期B通报：标题+主送机关+正文（发文缘由、通报事项、分析、决定、号召要求）（+附件）+落款+成文日期C决定：标题+主送机关+正文（发文缘由、决定事项、要求）+（附件）+落款+成文日期D请批、批答函：标题+主送机关+正文+落款+成文日期23.文书拟办：要求：熟悉有关政策和规定；熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况；熟悉发文程序和有关规定；拟办意见要符合政策规定和实际情况；拟办意见力求准确、及时、简洁。工作程序：明确拟办范围；阅读文书内容；提出拟办意见。注意事项：拟办意见要明确具体；应写明要对文书进行的阅示的领导或文书承办部门；写清承办的时限和要求；写明发送范围和阅读范围。25.文书承办：要求：认真领会拟办和批办意见；文书的承办要区分轻重缓急；来问内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考；对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明；要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。工作程序：了解文书内容；研究批办意见；进行具体处理。注意事项：承办包括办理有关事宜和撰文答复；文书具有时效性，应在承办时限内完成文书处理；属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回；注办文书，收文承办后，在文件处理单上简明注明文书办理的情况和结果。26.文书催办：要求：催办中发现问题要及时汇报；要填写催办记录单。工作程序：确定催办的范围；确定催办的方法；进行催办。注意事项：对领导特别关注的、紧急文书要进行重点催办。27.档案参考资料的编写：要求：编写档案参考资料一定要获取大量的档案材料，在掌握丰富的档案基础之上，选择准确、典型的材料。编写要做到真实准确实用，注意档案的保密性。问题集中，内容准确，文字凝练，概括性强。工作程序：确定编写档案参考资料的种类大事记（大事时间和大事记述）、组织沿革（单位概况、机构名称改变、地址迁移、机构变动时间、隶属关系、性质与任务、职权范围、领导人员变化、编制扩大或缩小、内部机构设置变化）、统计数字汇集、会议简介、科技成果简介、企业年鉴、企业史志；收集档案材料；进行编写。注意事项：档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献；档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。28.电子档案管理：要求：真实性、完整性、可读性。工作程序：电子档案的收集积累；电子档案的归档归档方式（物理归档、逻辑归档）、归档时间（实时归档、定期归档）、归档要求（完整齐全、真实有效、要整理）、归档手续；电子档案的保管（存放方式、控制库房温度湿度、预防有害因素的影响、检查保存状况）；电子档案的利用（电子阅览室阅览、复制、出借、在线利用）注意事项：可以采用双套制归档；归档时要及时进行技术鉴定；要维护电子档案信息的安全29。信息开发：主要形式：剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调查报告。信息编写的类型：动态型信息、建议型信息、经验型信息、问题型信息、预测型信息。要求：注重调查研究，全面及时获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工，综合分析，提炼，概况，开发出有特色，利用价值大，可信度高的信息。工作程序：确定主题；分析信息材料；选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法）；选择开发信息的形式；形成信息产品。30.信息利用：特点：周期性、经常性、广泛性、实效性。要求：遵守信息法规；维护信息安全；最大限度的满足信息需求；注意对日常信息的积累。工作程序：了解信息的内容；确定利用需求；确定信息利用服务的途径（信息检索服务、信息加工服务、定题查询服务、信息咨询服务、网络信息服务）；获取信息；提供信息。注意事项：信息利用中可以使用跟踪卡和文档日志记录信息借阅情况。意义：有利于实现信息的价值，促进管理水平的提高，有利于信息的增值和信息资源的共享，有利于提高决策的成功率。31.信息反馈：特点：针对性、及时性、连续性。形式：正反馈和负反馈；纵向反馈和横向反馈；前反馈和后反馈。要求：要准确真实；尽量缩短信息反馈的时间；要广泛全面，多信源、多通道反馈。工作程序：明确目标；选择信息反馈的方法（系列型反馈，广角型反馈、连续型反馈）；获取反馈信息；加工分析反馈信息；传递反馈信息；利用反馈信息。32.办公资源管理：工作程序：了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置地点、功能情况；对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理；对办公资源建档，记录应用情况（设备的购买信息、保修信息、维护合同、操作指南、基本信息、所有设备情况列表、设备的日志记录和故障登记）；定期进行数据分析。注意事项：必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速的找到它们；要注意及时更新记录，办