2022年文件分类及编码细则归类 .pdf

文件编号版本第 D版第 0 次修订编制审核批准页码 1 / 4实施日期有限公司文件分类及编码细则修改记录：版本状态修改顺序号修订记事更改生效时间更改实施人批准人名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 文件编号版本第 D版第 0 次修订编制审核批准页码 2 / 4实施日期有限公司文件分类及编码细则1. 目的： 为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。2. 适用范围： 公司所有管理类文件。3. 定义：无。4. 职责：序号部门 / 岗位名称职责概要1 总经办文控中心负责公司文件编号，受控管理。2 公司各部门负责向总经办文控中心提报本部门新建、修改、作废文件。5.程序 :5.1 公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。如图 1：管理手册程序文件图 1：作业指导书制度记录表单5.2 公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。5.3 文件编号规则：5.3.1一级文件的编码 - - 年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM: 质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写5.3.2 二级文件的编码 - . - 年代号后 2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前 2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号 P:程序 Procedure 的缩写5.3.3三级文件的编码：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 文件编号版本第 D版第 0 次修订编制审核批准页码 3 / 4实施日期有限公司文件分类及编码细则 - - 年代号流水号（ 4 位）文件所属职能缩写5.3.4四级管理类文件的编码：B-流水号（ 4 位）表单首字母简写5.3.5三、四级文件编码说明：序号文件所属职能编码简称流水号备注1 销售XS 0101 0999 说明：1、各号段前 *01 *299 均为综合号段，不区分产品；2、各号段 *300*599 均为陶瓷产品号段；3、各号段 *600*899 均为卫浴产品号段；4、各号段 *900*999 均为备用号段。2 研发YF 1001 1999 3 技术JS 20012999 4 采购CG 30013999 5 质量ZL 40014999 7 生产SC 50015999 8 仓储物流CC 60016999 9 人力资源RL 70017999 10 行政XZ 80018999 11 财务CW 90019999 5.4 以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/ 报告/ 通报 / 公告 / 公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ 策 字年 号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ 人 字年 号”；取号：人力资源部5.5 外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。5.6 技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM 、企业标准等）。5.7 文件的版本：5.7.1文件的版本用A、B、C表示。5.7.2当内容经多次修订后视需要重新更换版本。5.7.3外来文件的版本依外来文件原订的版本/ 生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。5.8 各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2 分/ 次的乐捐。5.9 本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 文件编号版本第 D版第 0 次修订编制审核批准页码 4 / 4实施日期有限公司文件分类及编码细则6、相关文件 : 序号文件编号文件名称文件存在形式1 文件控制程序2 记录控制程序7、 相关记录 : 无8发放范围序号部门名称序号部门名称1 管理者代表3 2 各部门4 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -