2022年文件管理制度起草 .pdf

四、文书管理第十八条公司文书档案由办公室集中统一管理，其他技术档案分别由有关部门收集整理后报办公室统一存档。文书档案按 IS09001 ： 2000 版质量保证体系要求进行分类、编目、整理、归档。第十九条公司文件均由办公室负责统一印发。公司所发的红头文件，只适用于需遵照执行的制度、 规定、决定、决议、纪要、任命等， 次要文件不编文号，以普通形式印发。各职能部门的一般通知可自行下发。第二十条各职能部门负责所发文件的起草( 拟稿 ) ，办公室负责按照公文写作要求以及文件内容核稿，发文部门分管领导负责会签，总经理签发，重要发文和上行文由董事长签发。第二十一条办公室的通告、通知、会议文件或传阅文件根据要领起草，并经办公室主任审核，或经相关业务部门领导合议后形成。第二十二条文件形成者在制定文件时应注意以下几点： 1、文件应是一文一事； 2、除有特殊规定外，应注明以下事项：文号、发文日期、发文部门、收文单位、文件标题、文件拟稿人及有关审核人； 3、文字应尽可能规范化，并做到通俗易懂； 4、对于两页以上的文件要标明页码； 5、行文要层次清楚，准确使用标点符号，必要处划分段落。第二十三条发文必须按照规定编号： 1、内部发文可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号； 2、对外行文时应注明本公司代字或代号。第二十四条除有特别规定外，发文通常要按如下规定注明发文机关： l、内部文件注明科室名称； 2、对外发文注明公司名称； 3、办公室行政文件注明公司名称。第二十五条对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明： 1、对有密级的文件应注明“秘密”、“机密”字样； 2、需紧急处理的文件应注明“急件”； 3、参考资料应注明“参考”； 4、传阅文件应注明“传阅”。第二十六条办公室负责做好文件分发记录，将文稿原件和一份打印件归档备案。第二十七条到达本公司的文书（包括上级及其他单位发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件) ，均由办公室人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。办公室人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员。凡是内容重要的急件，必须立即向所在部门主管作出报告，及时处理文件中涉及到的有关事项。第二十八条办公室主任负责到达文件的登记，并负责统一批转，必要时请有关领导批示， 办公室负责按照领导批示立即传递到承办部门，并按照领导阅示要求督办并纳入考核。第二十九条承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。第三十条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复； 一般文件三天内批复。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 第三十一条各级领导阅、 批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。第三十二条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第三十三条子、分公司文件管理参照以上规定执行。第一章文件管理制度第一节总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知” 。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复” 。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等， 用“函” 。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要” 。第三节文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号为“总办第 X号” 。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。避免随意发文。五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、 “机密” 、 “秘密” 。七、紧急程度分为“特急” 、 “急” 、 “平” 。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 九、多页文件应标明页码。十、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十一、文件纸一般使用A4型。第四节收文一、收文一律使用东莞腾达玩具有限公司收文记录表。二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、 登记，根据文件属性及时分送相关部门。第五节办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由总经办负责，以防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节发文一、发文一律使用东莞腾达玩具有限公司发文稿纸。二、发文程序如下：公司内部发文 : 拟稿人部门主管审核总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案对外发文 : 部门主管拟稿总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 第七节其他一、时限要求：1、特急：限 1 个工作时内完成。2、急：限 2 个工作时内完成。3、平：限 3 个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -