2022年办事处管理制度 .pdf

1 唐氏螺纹驻外办事处管理制度第一章总则一、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本管理制度。二、凡唐氏螺纹公司（以下简称销售“公司”）驻外办事处的设立和管理，均适用本规定。三、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，向客户提供高效优质的服务。第二章办事处设置原则、职能一、设置原则1.办事处的设立、机构设置、人事编制由公司决定；2.办事处是销售分公司的分支机构，由公司统一管理。二、办事处职能各办事处是公司的驻外销售机构，是公司的直属派出机构，应当在公司统一管理下履行职责：1.确定本区域的销售目标及销售方案，并报公司批准后实施；2.负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态；3.根据公司的任务指标，制定相关政策，报公司批准后，负责营销代表的组织、招聘、培训考核、晋升；4.负责本区域的营销管理工作；5.负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；6.负责本区域产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 7 页 - - - - - - - - - 2 7.根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作；8. 负责对公司在当地财产的管理，保护公司财产安全；9.协调好办事处与当地的公共关系，维护公司品牌信誉、企业形象，确保销售工作顺利进行；10. 办理公司临时指派的任务。三、办事处岗位职责1.办事处经理职责（1）接受公司分配给该地区的年度销售任务，并确保完成任务；（2）研究分析本地市场，将公司下发的销售任务细化，进行二次分配；（3）对本地区营销代表按区域定任务，并以书面形式上报公司作为全年工作绩效依据；（4）传达和执行公司的有关政策和精神，负责本区域一切工作，指导营销代表提高业务水平；（5）行使对办事处的管理权，统筹办事处所有营销工作，负责本区域工作人员的调动；（6）负责办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各种费用；（7） 根据办事处工作人员的工作表现，每月进行工作成绩和业务能力考核，配合公司对办事处人员工资核算和绩效考核工作；（8）建立办事处销售台账，监督货款回笼情况，每月10 日前与公司财务对账一次；（9）监督营销代表货款流向，督促其正确做好货款回收及上报工作；（10）负责协调好办事处与当地政府及其职能部门的关系，减少和规避办事处本身职能和销售活动所带来的与相关职能部门规章制度之间的冲突。2.营销代表的工作职责（1）必须全力配合办事处经理做好销售及售后服务工作，如期完成本区域销售任务；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 7 页 - - - - - - - - - 3 （2）按照公司分配的任务和内务，拟定一份全年任务计划，交办事处经理审核，并上交公司作为工作考核依据；（3）按照公司要求开拓当地市场，控制管理所负责区域价格，监督所负责区域货款流向，负责所辖区域的客户资源管理和投诉，并跟踪处理结果；（4）每月 30 日之前，制作当月工作报表交办事处经理审核，并作为绩效考核依据；（5）营销代表必须严格执行公司的营销方案，坚持现款现货原则，对收到的汇款、银行承兑要到银行核查，对10 万元以上的汇票，要向对方开户银行查询；对商业单位的来款汇票，要在当天传真回公司，以备核查；（6）营销代表须编制当月销售台账，要详细载明货款金额、到账日期、来款形式及承兑日期等内容。第三章办事处办公纪律一、办事处设立条件1.办事处应在直辖市，各省省会城市、较大市和经济特区设立；2.本着宣传公司的原则，办事处应选在当地交通便利、人流较大、有停车场所的地段。3.办事处办公场所为两室一厅， 客厅设为办公场所， 两居室为办事处人员宿舍，宿舍配备高低床两张。二、办事处办公规定（一）上下班纪律铜陵办事处作息时间：8：0017：00（8 点 30 分必须出门工作）1.作息时间以办事处统一规定的作息时间为准。上班不迟到、不早退、不无故缺岗（出现一次处罚50 元） ；上班时间一到，立即进入工作状态，对承办的工作争取时效，不拖延、不积压。不得出现串岗、聊天、闲荡、吃零食和打瞌睡等不良现象；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 7 页 - - - - - - - - - 4 2.办事处业务员应准时签到，严禁相互代签。一经发现，严肃处理。未签到者，以旷工半日处理，月累计3 次以上者，扣发当月工资，态度恶劣者予以辞退；3.工作时间内待人接物要态度谦和，以争取同仁及顾客的合作；4.工作时间必须正确佩戴岗位证，工作时间出入办事处必须佩戴工作证；5.中午就餐按规定的时间、 地点就餐，工作日内中餐非工作需要不得外出就餐、饮酒；6.严禁在办公时间谈论与工作无关事宜。如：利用工作时间严禁参与赌博、娱乐；7.工作时间所有办办事处人员不得用公司手机闲聊和影响业务工作；8.养成良好的工作汇报习惯， 所有对外发布的信息必须经公司批准后才能执行；9.严禁脱岗行为，以下行为视为脱岗：（1）工作时间未经批准，擅离工作岗位半小时以上的；（2）虽经批准，经查实未到应去地方，去向不明的；（3）虽经批准，但超出规定时间未回岗报到的；（4）因紧急公务，在休息时间联系不上的；（5）特殊情况下需值班时脱岗者，按正常出勤的脱岗情况处理。凡脱岗人员，每次扣工资30 元。每年累计脱岗超过10 次，按考核不合格处理。（二）礼仪1.接电话时，文明用语：您好！唐氏螺纹！请讲！2.接待客户时，文明用语：请问您有什么事？3.客户来办事或到工作区找人时，文明用语：请问您找谁？我帮您找。4.接到客户反映情况时，文明用语：请您别着急，慢慢讲，我们马上帮您解决问题。5.接到客户不属于我部门管辖范围的事情时，文明用语：您稍等，我们帮您名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 7 页 - - - - - - - - - 5 联系。6.客户询问某些事情或规章时，文明用语：您所需办理的事情应该这样办,7.遇到客户对某事处理或办理不理解时，文明用语：您对我们的工作有意见，可以向我们领导反映。8.当接到语言粗鲁、不礼貌、无休止纠缠的电话时，文明用语：请不要讲粗话，注意文明礼貌。9.处理工作纠纷时 ,文明用语：请冷静点，有话好好说，不要争吵。10.处理员工违纪或违章时， 文明用语： 你违反了公司规章XX条，请你接受处理，望下次注意改正。（三）回公司考勤规定1.驻外人员回到公司所在地第二天必须回公司报到，返回办事处的前一天到公司登记；2.驻外人员在公司参见会议、培训等活动期间必须按照公司规定时间上下班、不得缺席；会议、培训等结束次日必须回到办事处。三、办事处实行经理负责制，办事处经理负责管理办事处的全面工作。四、办事处会议制度1.办事处经理根据公司通知回公司召开全国销售会议；2.办事处经理及其营销人员每月的5 号召开区域销售会议；3.办事处所在城市的业务人员应于每周六上午召开周会；4.临时会议由通知确定；5.会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。6.除全国销售会议由公司销售部门主持外，办事处会议应由办事处经理主持；7.会议总结应及时传至公司。五、办事处应按时向公司传递以下材料：1.月报表：本月工作总结表、 下月工作计划表、 销售月报表、 月度财务报表；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 7 页 - - - - - - - - - 6 2.年报表：年度销售统计表、本年度工作总结表、下年度工作计划安排、年度财务报表。第四章办事处财务管理一、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并严格执行各项财务制度。二、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。并严格执行公司指定的办事处人员补贴标准，不得擅自改变补贴标准。三、办事处应加强对财务的检查工作，公司财务部门根据需要，对办事处的财务进行检查指导。四、办事处应建立健全费用支出流程和货款回笼流程管理。第五章人员管理与考核制度一、办事处经理由公司任命。二、办事处人员一般应具有一定学历，凝聚力强，具有独立工作的能力。三、办事处营销人员的聘用、调整，由办事处经理提出书面意见上报公司批准后执行。四、办事处经理及其营销代表应居住在公司指定的宿舍。办事处人员不得将其家属带入宿舍居住。办事处经理及营销代表不得安排其家属进入办事处工作。五、办事处人员应忠于职守，保守业务上的机密，违反规定者，开除处理。六、休息休假1.营销代表请假，应有书面申请，经经理签批后生效，完假后由申请人提交书面批假申请，备考勤员存档以便销假。因故未来得及申请的，应向办事处主经理口头或电话申请，事后补办；2.办事处人员依据国家相关法律法规享有病假；工资按照国家相关规定执行；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 7 页 - - - - - - - - - 7 3.办事处人员符合相关法律法规规定的，依法享有带薪年休假， 除办事处人员书面申请放弃休假外，办事处一律安排休假。每周休息一天（周日休息）；4.办事处人员依法享有法定节假日：元旦、春节、清明、端午、中秋、国际劳动节、国庆节、妇女节。六、公司参照销售部制度和办事处管理制度对办事处人员进行考核。第五章卫生管理一、办事处人员轮流值日，负责办公区域、厨房、卫生间的清洁卫生，保持地面无垃圾、桌面整洁无灰尘，办公区域办公用品摆放有秩序，堆置有条理；生活区域私人物品整洁不凌乱。二、办公室卫生由办公人员轮流负责。三、严禁在办公室、厨房、卫生间内乱扔烟头、废纸、果皮或其他废弃物。四、每周末或者月末回公司开会前组织1 次清洁卫生。唐氏螺纹紧固件有限公司销售办公室编制2011 年 2 月 18 日星期五名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 7 页 - - - - - - - - -