2022年2022年集团OA系统管理制度 .pdf

OA办公自动化管理办法随着我集团办公自动化建设的完成，我集团办公自动化系统将于元月一日正度投入运行，高阳煤集团办公自动化系统（以下简称OA系统）是一个基于VLAN技术的综合办公平台，是覆盖全集团的综合性信息管理系统。该系统是高阳煤集团信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高煤集团工作效率和管理水平的手段之一。高阳煤集团办公自动化系统实施的前期调研、系统和业务流程设置、系统管理员的培训已基本完成，为保证下一步系统的应用和推广的顺利进行，制订本办法：一、成立办公自动化领导组二、办公自动化系统概况1、OA系统A、目前系统正处在试运行阶段，各单位要结合培训，有计划地组织本单位的用户就本岗位的业务流程进行网上运行，对基础设置的准确性、流程设置的实用性、表单设计的规范性和权限设置的合理性等进行验证，对认为不合理和不实用的部分提出修改建议，并与软件公司一道进行改进和完善。B、无数 OA项目成功的案例证明：单位领导的能否重视参与直接关系到整个项目的成败，领导自上而下的应用和推广是项目成功的唯一选择。因此，集团领导要求各单位领导要从企业办公手段和方式进行一次根本性的革命，从提升高阳集团整体管理水平的高度来认识OA项目，来实施 OA项目。从即日起，各单位领导要带头应用系统，主动在网上处理业务，在单位内部形成应用OA系统的良好氛围C、根据用友致远公司提供的A6协同办公管理软件的特点，为便于终端用户熟悉和掌握每一项系统功能，信息中心将按由易到难的顺序逐一上线运行OA系统的各项功能，直至全面推开。因此各单位项目要在各项功能正式运行前有所侧重地练习，到规定时点后，所涉及名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 到的业务一律在线运行。到2006 年 12 月 1 日，集团所有办公业务均在网上处理，不得再用传统方法处理业务。各系统功能正式运行的具体时间安排是：第一阶段： 12.1 协同、公共信息和文档管理第二阶段： 3.6 公文管理第三阶段： 6.6 网上审批功能第四阶段： 12.1 网上报销功能和其它所有功能2、实现目标A、支持企业行政管理：主要是办公自动化、档案管理电子化、财务/ 物资管理电子化B、企业内以 WEB 方式建成信息服务系统，并能够实现企业内的E-MAIL、FTP 、BBS 、HTTP 等服务功能C、支持与 Internet的连接：在 Internet上建立高阳煤集团自己的 WEB 站点，把企业信息搬上Internet；通过代理服务器提供企业网内部用户与 Internet的互连服务。D、支持煤集团安全生产监控系统：可以将我集团现有的煤集团安全生产监测监控系统连入企业网内，可以实现对生产状况的实时监控。通过视频监视系统，实现在企业网内部，对井上下生产、安全等情况的实时监视E、支持视频会议系统：我集团的网络与局的网络进行了有效的双向连接，实现了与局视频会议系统的良好连接，并为我集团下一步实现集团区内视频会议系统打下了良好的基础。F、与局的互连互通：我集团的各单位可以通过网络与局进行文件的传输，改变了原来的专人送文件的方式，接高了办公效率，降低了成本。G 、支持远程办公：通过先进的VPN加密技术，提供了安全的远程连接，在系统接入外网后，只要有一台可以联入互联网的计算机，就可以远程访问 OA系统来随时了解工作的进行情况，做到真正意义上的移动办公。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 3、网站建设A、高阳煤集团网站的地址是：本网站正在建设当中，可提供集团区新闻、生产信息、常用软件的下载等B、高阳煤集团 FTP网站的地址是：通过本站可以实现高阳集团局域网用户的文件共享。C、汾煤集团 FTP网站的地址是：通过本站可以实现同局属各单位之间的文件共享D、高阳煤集团 OA系统的地址是：通过本系统可以实现公文公告的下发，协同办公等。4、网络安全 A、高阳煤集团办公自动化系统，采用了目前最先进的虚拟局域网技术（ VLAN ），将每个科室根据办公室位置单独划为一个VLAN，只有本科室之间可以互访，各科室之间无法直接互访，从物理上保证了本单位的信息安全。B、各单位之间的文件只能通过高阳煤集团的FTP服务器或 OA系统共享。C、高阳煤集团办公自动系统安装了先进的瑞星网络杀毒软件，服务器每天升级三次，各单位杀毒软件采用了自动升级的方式，时刻与服务器保持同步升级。5、账号获取所有高阳煤集团员工都可申请开通OA账号，具体流程如下：A、认真填写 OA使用申请表。B、为保证系统安全， 已获得 OA账号的用户请及时更改用户原始密码。以及将个人设置中的联系方式准确填写。C、因网络权限关系的限制。各用户登陆网络一般只能进入本部门或本单位的目录中及“公用资料”文件夹查阅、浏览信息资料。D、违反管理办法的部门和个人，信息中心有权停止该用户的OA账号。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 三、办公自动化系统管理办法1、信息中心全面负责系统的管理和维护工作。2、各单位指定专人负责本单位计算机的管理，并将人员名单报信息中心。3、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。在OA上发布信息，须经过部门负责人的审核和许可，部门负责人对所发布的资料信息负责。发现一条不良信息，扣直接责任人200 元，部门负责人100元。情节严重者，追究其法律责任。4、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4 个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。对因未及时处理网上业务，而造成对工作的延误，不论原因，一律由本人负责。5、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。对使用情况差的，扣50-300 元。6、为督促各单位的主动运行并创造性地应用OA系统，领导组将从 12 月中旬开始每月对各单位的应用情况进行检查，并将检查结果并纳入全民企业考核当中。对使用情况差的，扣1-5 分。7、各单位、各部门上传的资料、信息用word 文档和 Excel 电子表格的格式文档传送（文字类一律用Word文档，表格类一律用Excel 电子表格），不得采用WPS 、CCED 等格式。8、各单位、部门必须按照集团规定范围内需要的文件、各项规章制度、生产经营动态、信息资料等文档及时地上传到服务器相应的资料文件夹中，以备浏览和查阅。9、集团与集团、 集团与局之间的信息交换主要通过电子文档进行交流，所需要的信息资源通过局FTP网络的上传或下载来完成交换，各部门或单位必须及时把本部门、单位的信息资源传至局服名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 务器的本部门的文件夹中，并及时并发至本单位的文件进行及时下载。10、各单位不得删除或关闭杀毒软件，各单位用户不得在升级时中止进程。对于因未及时进行升级，而对系统造成损失的，扣300-500 元。情节严重的，照价赔偿，并追究其个人和单位领导的责任。11、XP 、2000 系统（特别是已接入互联网的单位）要及时更新系统补丁，在系统提示安装补丁时不得中止进程。对于因未及时更新补丁，造成损失，扣100-500 元。情节严重的，照价赔偿，并追究其个人和单位领导的责任。12、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息中心系统管理员定期就集团所有计算机设备及运行系统进行严格检查，对造成重大损失的，扣 500-1000。情节严重的，照价赔偿，并追究其个人和单位领导的责任。13、领导组每季度对各单位使用情况进行评比考核，对使用管理好的单位给予一定的物质奖励，对使用差或者不使用的单位给予一定的处罚。14、本通知从 2006 年 1 月 1 日起考核，信息中心出据考核结果，经有关领导批准后，报集团有关单位执行。15、望集团有关单位认真执行。高阳煤集团二五年十二月三十日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -