2022年电子商务公司财务管理制度 .pdf

机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第1页一、目的为进一步规范公司成本费用的支出，结合公司实际，制定本办法。二、适用范围* 电子商务有限公司、* 有限公司、 * 有限公司。（相关公司参照此办法执行）三、定义费用开支指公司生产经营过程中的各种资金支付行为。四、职责财务部是费用开支的管理部门，对各部门的成本费用项目进行审核、报销、支付以及账务处理。各业务部门对本部门的费用开支承担管理控制职责。五、费用预算5.1 费用开支实行预算管理和专项审批相结合的原则。财务部于每月5 日前制定当月资金使用计划，确定当月的费用开支范围、种类及金额，并上报总经理。5.2 各部门应于每月30 日前将本部门下月预计要支付的费用，按财务统一表格填报经部门负责人签字确认后提交财务中心，以便及时纳入费用预算。六、费用开支规定6.1 工资、社保费工资由人力资源与行政管理中心按核定标准、考勤记录等于每月12 日前造表经财务部审核后报批，每月15 日发放上月工资。社保费按规定标准申报，增减员计划由人力资源与行政管理中心报批后于每月30 日前报财务管理中心，财务管理中心进行系统申报操作。社保费由银行于次月25 日前代扣代缴。6.2 办公场所租赁和水电费办公场所租赁由行政管理部按合同约定时间提前一周申请。水电费、空调费等按单据由人事行政复核后与房租同步的一并申请，有付款时间限期要求的从其规定。6.3 日常办公费用日常办公费用指办公用品、办公设备维修、报刊杂志、其他低值易耗品等。办公用品由人事行政部于每月 25 日结合部门需求和库存量制定办公用品申请单，审批后由采购部门按采购流程办理。6.4 物料采购费名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第2页物料采购费支付按采购管理规定和流程办理，采购部门每月30 日前制定采购费用计划，报财务管理中心纳入预算管理。备注：采购费用计划应包括下月预计发生的零星采购费用、大宗采购费用以及已订立采购合同的约定付款计划。6.5.1 业务招待费的审批程序公司业务招待费必须事前报批，根据招待事项，由经办人按公司接待流程及标准填写接待申请表或借款单 （见附表），经部门主管、总经理审批后方可招待。业务招待所需要的酒水、茶叶等领用的，应由经办人填写礼品领用申请表（见附表），经部门主管、总经理审批后交礼品仓库领取。招待费用报销于15 日或 30 日办理，按财务规定附相关单据（招待申请表、发票、点菜单、购物小票等）并注明事由，否则不予报销。6.7 差旅费用总经理、差旅费用按实报销外，其余人员按以下标准执行。6.7.1 住宿费标准人员级别一线城市（北上广深）二线城市（省会、旅游城市）其 他 地 区主管级以上400 元 / 间300 元/ 间200 元/ 间一般职员300 元/ 间200 元/ 间150 元/ 间备注：有报销住宿费时应注明行政职务，否则按其他人员标准总监、副总级领导因商务需要入住四星以上酒店可按上述标准适当上浮，上浮幅度原则上不超过100%。多人出差应2 人一间。随总经理、股东出差并住同一家酒店的，可按实报销。6.7.2 交通费标准名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第3页出差人员级别交通工具席别普通职员火车 /汽车二等座总监、总经理火车 /飞机一等座、商务座/飞机备注：如遇购票困难可放宽席别，经总经理批准可以乘坐飞机市内出行原则上限公共交通工具，特殊紧急情况可乘坐出租车，并在单据上注明事由、时间和地点。出差交通费用按实报销。6.7.3 出差补贴人员级别一线城市（北上广深）二线城市（省会、旅游城市）其 他 地 区总监级以上200 元/天150 元/天100 元/天主管、经理150 元/天100 元/天80 元/天普通职员100 元/天80 元/天60 元/天天数从出发日至返回日的日历天数计算。餐费报销如因商务接待需要的，可凭票据实报销，但需经总监以上领导同意，并在发票上签字，超过1000 元以上应按公司接待流程要求补填接待申请表。若当日有报销餐费或餐饮招待费的，该日出差补贴不再计发。差旅费用应于回司后5 日内办理报销手续。6.8 交通费用：市内交通费。员工因公外出发生市内交通费的，按往返公交费用填报，紧急事务无法派车需乘坐出租车的，经各部门负责人批准可以报销，并附上钉钉外出审批截图。交通费用报销时需提供外出记录明细复印件，并注明报销日期。费用报销于每月15 日及 30 日集中办理。七、费用审批程序7.1 对外款项支付时，由经办人填写付款通知书，员工报销时由本人填写报销单。经办人或当事人填报时需按财务相关规定整理并粘贴好单据。7.2报销单（一般用于费用类）审批流程：经办人/当事人申请 - 部门负责人审核-财务复核 -总经理核准。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第4页7.3 7.3 采购货款审批流程：采购业务员先将付款相关单据上传钉钉进行签批，走完钉钉签批流程后再将付款通知书打印出来并附上相关单据（采购申请单复印件、合同复印件、发票原件、入库单采购联、质检报告等）走手签流程。手签审批流程：经办人/当事人申请 -部门负责人审核-财务复核 -总经理核准。注：月结方式（多项目汇总）的费用支付可无需主管确认；7.4 差旅费、交通费等费用报销时需由人事行政部结合实际考勤及相关规定审核。7.5 相关费用开支集中于月中（ 15 日）或月末 （30 日）办理的， 财务部应集中整理报批单据，于每月10 日或20 日报总经理核准支付。八、借款与备用金8.1 借款指因工作需要发生的临时性预先借支，包括：差旅费借款、招待费借款、临时采购借款、店铺临时刷单、其他临时性借款。刷单需按实际情况填写如下表刷单登记表日期用户名订单号旺旺 ID 刷单金额返款账号收款人收货地址8.2 借款人填写借款单 ，借款单注明借款事由并附相关出差申请单或接待申请表等单据，经主管确认、财务经理审核，总经理审批。8.3 差旅费借支人应于出差回司后5 日内办理报销或冲销手续，其他借款应于当月或不超过一个月内报账冲销，否则财务中心有权在下月借款人工资中直接进行核减。8.5 备用金管理：需预支备用金的，备用金金额应不超过当事人月工资额。备用金审批程序同借款申请，注明为备用金。当事人调动工作岗位或离职，必须提前与财务中心核销备用金，否则财务中心直接在当事人工资中核减。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第5页九、附表9.1付款通知书9.2报销单9.3借款单9.4差旅费报销单9.5礼品领用申请表9.6出差款项支出申请表9.7接待申请表付款通知书BZDZ-BX-001 年月日收款单位项目名称项目编号金额(大写）（小写）收款开户行帐号支付方式付款期限付款用途项目主管质检主管财务主管部门主管复核审核核准总经理批准会计：出纳：经办人：报销单BZDZ-BX-002 年月日姓名部门项目名称项目编号报销项目金额名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第6页以上单据共张总金额（大写）： 万仟佰元角分项目支出金额累计：￥预支备用金缴回现金报销人审核财务主管部门主管核准总经理批准复核会计：出纳：经办人：借款单BZDZ-BX-003 现金支票年月日会计出纳差旅费报销单BZDZ-BX-004年月日借款人部门职务项目名称项目编号借款事由口 维 护口 市 场口 施 工口调研口其他合同金额项目支出余额现金借款金额（大写）￥经手人财务主管实批借款金额财务主管复核审核核准总经理批准部门出差人职务出差天数日出差事由车船费住宿费其他费用差旅补贴起止张数金额天数张数金额张数金额天数金额月 日 时地点月 日 时 地点名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第7页会计：出纳：经办人：公司招待礼品领用申请表BZDZ-BX-005日期 ：年月日申请人部门礼品名称及规格领用数量招待事由及对象招 待标 准部门经理中心负责人复核总经理其他备注差旅款项支出申请表BZDZ-BX-006文件编号：借款人日期年月日合计单据张总金额￥预支备用金未领取会议补贴天总金额（大写）万仟佰拾元角分应缴回金额附会议单位证明张核准批准复核审核财务主管部门主管名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第8页借款所属费用类别差旅费公关招待费备用金业务拓展费其他费用项目名称（无项目则不填）：同行人数同行人姓名任务或事由描述：出差的计划（此项由出差人员填写）：目的地天数开始日期结束日期合计天数交通工具飞机火车汽车其他交通费用：住宿费用：业务招待费：其他（礼品）住宿地点住宿天数费用（元 / 天）合计借款总计：附注：借款人员根据自己借款的性质选择填写。核准：财务审核：部门审核：接待申请表BZDZ-BX-007年月日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 9 页 - - - - - - - - - 机密等级：版本 /修订数： A/1 文件编号： HR-002 第9页申请部门申请人申请业务招待事由、目的：招待对象（职位、姓名、人数） ：公司陪同人员 （职位、姓名、人数）：招待形式（礼品/ 招待餐）：招待地点：预算资金：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 9 页 - - - - - - - - -