信息权限管理计划(IRM)工具简明使用教学方针教育材料.doc

#-信息权限管理(IRM)工具简明使用教程目录信息权限管理(IRM)工具简明使用教程1目录21.概述31.1关于信息权限管理工具31.2关于本简明使用教程32.IRM功能简介32.1 使用范围32.2 权限介绍43.操作指引43.1IRM在Word、Excel和PowerPoint中的使用43.2IRM在Outlook中的使用84.注意事项151. 概述1.1关于信息权限管理工具欢迎使用信息权限管理工具, 简称IRM (Information Rights Management)。IRM是微软开发的一种持久性的文件级保护技术, 允许文档作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员加以指定，并且能够保护信息不受未经授权的打印、转发或复制。1.2 关于本简明使用教程本简明使用教程介绍了IRM的基本使用方法，比如如何制定阅读人员，如何实现防止打印、复制等功能。2. IRM功能简介2.1 使用范围IRM支持Office2003专业版中的Outlook、Word、Excel和PowerPoint。i备注: (1) 不支持Project 和 Visio; (2) 不支持Office其他版本J提示: 查看Office版本方法: 打开Word 帮助关于 “Microsoft Office Word”, 查看是否有如下Microsoft Office Professional Edition 2003 字样。2.2 权限介绍IRM可以对一个人、几个人或一个群组、几个群组进行权限控制。它可以提供的权限包括如下：Outlook 2003Word 2003/Excel 2003/PowerPoint 2003只读(不能转发、打印、保存或者复制) 完全控制 修改内容但不可打印 浏览(不能打印，保存或复制） 浏览(可复制) 打印 文档期限 通过Email请求权限3. 操作指引3.1 IRM在Word、Excel和PowerPoint中的使用3.1.1 设置完全控制权限i备注: 文档接收人将有与作者相同的权限:可以随意修改、保存、复制、打印等。1. 点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”2. 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入AD用户名（比如:uservanke.com） 点击“其他选项.”。3. 选择接收人，在下拉菜单中选择 “完全控制”，点击确定，接收人就拥有了和作者一样的权限。 3.1.2读取权限i备注: 通过设定这个权限，对方只可阅读此文档。1. 点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”2. 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入AD用户名（比如:uservanke.com） 点击“确定”。权限设置完成。3.1.3 设置读取、打印、复制权限i备注: 通过设定以下权限，对方不但可以浏览文档，还可以打印、复制，但不可修改。1. 在弹出的“权限”对话框中，点击“其他选项”2. 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”和“复制”权限, 点击“确定”.3.2 IRM在Outlook中的使用3.2.1 邮件体的权限设置 1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不要转发”2. 邮件体上方出现灰色横幅，表示此邮件已被设置 “不要转发”.3.2.2 附件的权限设置对附件(可为Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003)进行权限设置分两种情况:情况1: 在邮件体设为“只读”之前，附件没有进行任何权限控制，附件就会继承邮件本身的权限，变成“只读”。情况2: 在邮件体被设为“只读”之前，附件已经进行了权限控制，附件依旧保持原来的权限，不会被改变。具体示例如下：1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不可转发”, 此邮件不可转发、复制、打印2.添加附件于邮件中。(Test4.xls:可以修改和打印; Test6.doc:没有设置控制权限)对方接收到邮件后:1. 对方收到Test4.xls后，仍旧保持原有权限，可修改保存。2. 对方收到Test6.doc后，文档只可浏览。3.2.4 设置更改相关权限3.2.4.1 设置更改权限i备注: 通过设定更改权限，对方可以读取、编辑和保存修改的文档，但不可打印。1. 点击 “文件”“权限” ，选择 “不可转发”2. 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“更改”权限处，输入AD用户名（比如:uservanke.com） 点击“确定”.3.2.4.2 设置更改、打印权限i备注: 通过设定更改、打印权限，对方可以读取、编辑、打印和保存修改的文档。1. 在弹出的“权限”对话框中，点击“其他选项”2. 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”权限, 点击“确定”.3.2.5 查看自己权限和请求更多权限对方收到文档后，可以通过如下方式查看自己的权限和请求更多权限：3.2.6 可否在公司外部读取文档？只要员工所处环境有网络连接，均可与权限服务器进行验证，验证通过后即可获取文档。如果文档曾经与权限服务器进行过交互验证，下次再打开时就不需要再连接服务器了。假如作者认为文档较为敏感，可要求接收人每次打开文档时都与服务器进行交互验证：1. 点击 “文件”“权限” ，选择 “不能分发”2.在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入AD用户名（比如:uservanke.com） 点击 “其他选项”3.点击“要求连接验证用户权限”4. 注意事项 如果一个被IRM加密的文档中有插入其他文档，插入文档均不可打开。建议将插入文档加密后上传至SPS，然后将链接放入文档中。 EXCEL表格被加密后，设置的公式不可编辑。