2022年文件管理制度 .pdf

1 / 23文件管理制度1 目的为加强集团公司对内、对外文件的起草、审批、发文、归档、销毁等流程的控制管理，使文件管理制度化、程序化、规范化，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于集团及子公司运营往来中的文件资料、公文、联系函及公司内部的收发文、规章制度等所有文件。3 文件分类公司内部文书主要分为： A 类-机要文件、 B 类- 重要文件、 C 类- 普通文件三类。3.1 机要文件（A类）3.1.1公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记材料、合同书、资质证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；3.1.2公司董事会、经营层会议性文件，包括会议通知、会议材料、会议记录（纪要）、会议决议等；3.1.3 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料；3.1.4 财务类各种对内统计报表、各类单据；3.1.5 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等；3.1.6 所有涉及保密工作的文件资料；3.1.7 其他所有定义的机要文件。3.2 重要文件（ B类）3.2.1外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、供方提供的技术文件等；3.2.2 公司对内、对外公务文书，包括红头文件、请示汇报、函等；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 23 页 - - - - - - - - - 2 / 233.2.3 与公司经营管理相关的各类统计报表；3.2.4 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等；3.2.5 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序文件、作业指导书、质量记录等；3.2.6技术类文件：技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书、任务书、协议书、验收标准、评审意见、现场签证等。3.2.7行政类文件：公司发文、行政事务性文件、公司内部非决策性会议相关材料等；3.2.8 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；3.2.9 各部门的工作计划、总结等；3.2.10 公司历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料等；3.2.11 以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训材料；3.2.12 公司内部培训课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。3.3 普通文件（ C类）3.3.1 各部门非涉密呈批文件。3.3.2 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。3.3.3 部门培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。3.3.4 公司的简报、内刊。3.3.5 公司其他定义的普通文件。4 文件制作规定凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。4.1 红头文件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 23 页 - - - - - - - - - 3 / 23红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下：4.1.1 红头文件模板参见红头文件模板（附件 1） ；4.1.2 用纸要求：标准 A4纸；4.1.3字号要求：红头用初号华文中宋加粗，发文字号用3 号仿宋，标题用 3 号宋体，正文用 4 号仿宋体；4.1.4 文件要素标识：a. 发文字号：由发文公司、部门代字、年份和序号组成，用3 号仿宋体，居中排列，例如“ XX字”是 XX集团有限公司集团综合中心行政部发；年份置于六角括号中，用阿拉伯数字标出全称，如2013 年为 2013不能简化为“13” ；序号是发文的流水号， 用阿拉伯数字标识， 序号不编虚位， 不加“第”字。b. 标题要求：一般由发文部门、发文事由(关于, 的) 、文种组成。标题用 3 号宋体字居中，可分1 行或多行居中排列；回行时，词义完整的词语不得拆分。c. 主送部门：使用全称或规范化简称、统称。靠左侧顶格用4号仿宋体字标识。d. 正文要求：是文件的主体部分，正文的内容应准确、鲜明、完整地表达发文意图、目的和要求。正文用4 号仿宋体字，文中数字、年份不能分行。e. 附件要求：是正文内容的组成部分，与文件正文具有同等效力。在正文末尾下空 1 行，左空 2 字，用 4 号仿宋体字表明“附件” ，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，并与正文一起装订。f. 成文日期：是指文件生效时间。成文日期和落款用4 号仿宋体字。为加强其准确性，成文日期使用汉字（一二三四五六七八九）书写，例如二一三年七月一日。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 23 页 - - - - - - - - - 4 / 23g. 主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词语。“主题词”用 4 号黑体字，居左顶格标识；词目用4 号仿宋，词目之间空1 字，由类别词、类属词、文种组成，一般不超过5 个主题词。h. 文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式，用4 号仿宋。主送为主送部门，是指上级部门向同级部门或下级部门发送文件；抄送，是指除主送部门之外需要知晓公文内容的其他部门，多部门时用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号；抄报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。i印发部门和印发日期：位于抄送部门之下占1 行位置，用 4 号仿宋体字，印发部门于左空1 字，印发日期于右空1 字。4.2 请示报告文件4.2.1适用于下级部门向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都应以呈批文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件时，则以呈批文件附件的形式上报；4.2.2 请示报告模板参见请示报告模板（附件 2） 。4.3 会议纪要4.3.1主要用于公司主要会议、部门会议等各项重要会议，便于后期追朔及执行。4.3.2 编号要求：由公司名简称、部门简称（英文缩写第一个字母）、年份和 序 号 组 成 ， 如 ： XXX 集 团 有 限 公 司 行 政 部 会 议 纪 要 的 编 号 为“XXX-XZ-2013-001” 。4.3.3会议纪要字体要求：标题用一号黑体字，内容标题用三号宋体字，其他用四号宋体。4.3.4 会议纪要模板参见会议纪要模板（附件 3）4.4 其他文件格式名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 23 页 - - - - - - - - - 5 / 234.4.1 其他文件格式参照公司已经下发的格式要求执行；4.4.2 若无具体格式要求，可由部门按各自需求确定行文格式。( 注意：报公司领导的各类文件内容不得任意涂改。) 5 外来文件收发规定5.1 公司所有外来文件由集团综合中心行政部指定专人负责收发、传递、登记及保管工作。5.2 收文负责人在接收文件时应检查其完整性，对于不完整的文件可要求并督促来文单位 / 部门予以补齐。5.3 收文应在收文薄（附件 4）上分类登记以备查。收文薄中需注明收文日期、类别、来文单位、题目、需送达部门/ 个人、签收人、移交人等基本要素。5.4 收文负责人应正确判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。5.5 对于需要向上一级领导呈报的收文， 应由收文部门附来文处理单 （附件 5）进行呈报。6 文件的审批6.1 各类须经过各级领导审批后方可执行的文件需先填写相应的请示表，再根据文件涉及范围提交相关领导审批，可按审批权限表来提交审批。6.2 主管领导对于不符合制作要求或有疑问的文件有权将其退回，各部门应根据要求重新呈报。6.3 在文件呈报过程中，若相关部门、负责人提出疑问，呈报部门应负责收集反馈信息，并将反馈信息以书面形式说明后，再向上一级领导呈报。7 发文规定7.1 本发文指公司所发的红头文件，适用于需要遵照执行的制度、规定、决定、纪要、任命以及重要通知、通告、通报和对外报送的报告、请示、函等。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 23 页 - - - - - - - - - 6 / 237.2 以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件的子公司或部门应严格按照文件内容执行。7.3 公司文件的印发管理工作由集团综合中心行政部统一负责（集团内部发文原则要求由集团综合中心行政部统一通过网络发布）。7.4 发文程序7.4.1 基本原则a. 所发文件必须要留有发文稿纸、会签单、书面文本和电子文本予以存档，并建立发文登记电子台帐。b. 所有文件发文稿纸必须要有拟稿人、核稿人、会签人、签发人签字。c. 集团综合中心行政部统一负责公司文件的复审、发布工作。7.4.2 公文种类a. 制度和规定：根据生产、经营管理实际需要，由集团安排或各部门提出建立和完善的各种规章制度。b. 决定：对重要事项或重大行动做出安排。奖惩有关部门及人员，变更或者撤销本集团隶属公司不适当的决定事项。c. 通知：转发上级政府主管机关（单位）和不相隶属机关（单位）的公文；批转本集团隶属部门的公文； 发布本集团行政规章； 传达要求本集团隶属部门、公司办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用管理人员。d. 通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况。e. 通告：在本集团一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。f. 报告：向上一级部门或领导汇报工作，反应情况，提出意见或者建议；答复上级部门或领导的询问。g. 请示：向上一级部门或领导请求指示、批准。h. 批复：答复集团隶属部门、公司请示事项。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 23 页 - - - - - - - - - 7 / 23i. 意见：对重要问题提出见解和处理办法。j. 函：与不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作、询问和答复问题；向不相隶属的有关单位（部门）请求批准和答复审批事项。k. 会议纪要：记载和传达会议情况和一定事项。7.4.3 制作程序流程图a. 拟稿：各职能部门根据工作安排草拟文稿，附文件处理笺（附件 6）交部门经理初审。b. 核稿：初审后，上报集团综合中心行政部对文稿进行校核。校核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原草拟部门修改，改动过大的要重新抄正或打印。c. 会签：内容涉及到多个职能部门的文件，由拟稿人组织相关部门会签，集团综合中心行政部对会签情况进行审核。d. 签发：文稿校核无误后，由集团综合中心行政部报送分管领导复核，董事长审批签发。e. 文件拟稿、改稿和签发，一律用钢笔或者水笔（蓝黑或者碳素墨水），禁止使用铅笔和圆珠笔。登记，存档缮印，盖章，发布复核会签职能部门集团综合中心行政部相关部门行政部呈报副总集团综合中心行政部行政档案室拟稿核稿审批签发董事长名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 23 页 - - - - - - - - - 8 / 23f. 缮印、发文：文件签发后，由集团综合中心行政部负责编文号、打印、装订、盖章、登记、发布。g. 存档：发文原稿由集团综合中心行政部负责存档管理。8 文件执行情况反馈对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时填写文件执行情况反馈意见表（附件 7） ，报集团综合中心行政部统一收集汇总。9 文件归档管理9.1 各部门须指定专人负责管理本部门的文件档案。9.2 归档的文件材料必须按年度立卷，公司内部在日常经营管理中所形成的各种有保存价值的文件材料按 档案管理制度 相关规定归档保存， 并在归档文件登记表（附件 8）上做好记录。9.3 文件呈报部门和各经办人应保证经办文件的完整性，各类公文附件一律不准抽存。事情办结后及时交档案管理员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。9.4 凡以公司名义印发的文件（含正件与附件、请示批复、转发文件等）一律由集团综合中心行政部统一收集管理。9.5 如涉及两个以上职能部门的工作，在工作过程中形成的文件材料，由主办部门负责收集归档。9.6 存档的文件材料均应齐全完整。在归档的每份材料中，应将每份文件的正文与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件依序排列，不得分开。10 文件借阅10.1 借阅文件档案时，档案管理员必须在档案借阅登记表（附件 9）上名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 23 页 - - - - - - - - - 9 / 23登记备案。10.2 借阅机要文件（ A级）必须填写档案借阅申请单 （附件 10） ，经主管领导、董事长签字批准后方能借阅。10.3 借阅重要文件（ B级）须经各部门主管领导签字批准后方能借阅。10.4 机要文件和重要文件的案卷原则上不允许带出公司，必须带离公司的，需经董事长签字批准，并由其所属部门负责人负责监管。10.5 文件借阅期限不得超过三天，到期必须归还，如需延期归还应办理续借手续。10.6 文件借阅人员须妥善保管文件材料，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，公司将根据情节予以行政和经济处罚，若违反国家相关法律法规，公司将依法追究当事人的法律责任。10.7 借阅人员确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经主管领导批准，档案管理人员负责备案。10.8 借阅的文件交还时，须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告行政经理及借阅人员所属部门负责人，并根据情节严重性予以行政和经济处罚。11 复印件管理11.1 机要文件及重要文件的复印件由档案管理员加盖复印件印戳，注明使用范围、有效期等信息。11.2 档案管理员负责对机要及重要文件的复印，其余人员不得私自复印或留存。12 文件销毁12.1 文件保存期满后，应及时予以废除或销毁。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 23 页 - - - - - - - - - 10 / 2312.2 对保管期满、拟销毁的文件由集团综合中心行政部填写档案销毁审批表 （附件 11） ，提出销毁或续存的初步意见，文件形成部门初审，再由行政部报送分管领导、董事长审批同意后方可销毁。对拟销毁文件按类别造册登记档案销毁清册（附件 12） 。12.3 经审查不准销毁的档案仍需继续保存的，应在销毁清册上详细注明。12.4 销毁文件由行政部指定专人负责。机要文件和重要文件档案销毁时，必须由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人必须签字。12.5 档案销毁清册及有各级领导审批签字的书面报告必须立卷归档统一保管。13 附则13.1 本制度由集团综合中心行政部负责解释。 13.2本制度自发布之日起实施。XXX 集团有限公司20XX 年 XX 月 XX 日附件：相关表格1、 红头文件模版2、 请示报告3、 会议纪要4、 收文薄5、 来文处理单6、 文件处理笺名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 23 页 - - - - - - - - - 11 / 237、 文件执行情况反馈意见表8、 归档文件登记表9、 档案调阅登记表10、 档案借阅申请单11、 档案销毁审批表12、 档案销毁清册附件 1 红头文件模板名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 23 页 - - - - - - - - - 12 / 23XX 公司文件(红色初号华文中宋加粗)XXX字 20XX号（三号仿宋）关于的通知/ 决定/ 意见（三号宋体）Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx （正文四号仿宋）附件：1、 “” 2、 “”公司二一三年七月一日主题词：（主题词字为四号黑体，词目为四号仿宋）主送：抄报：抄送：XX集团行政部 20XX年 X月 X日印发附件 2 请示报告模板如有签发人，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字。 “ 签发人 ” 用 3号仿宋字名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 23 页 - - - - - - - - - 13 / 23请示报告申 请 人申 请 部 门日 期年月日紧急程度一般急加急密 级一般 秘密 机密绝密主题尊敬的公司领导：Xxxxxxxxxxxxxx 敬请领导批示！XX有限公司行政部20 xx 年 xx 月 xx 日部门负责人意见：签名：日期：分管领导意见：签名：日期：相关部门意见：签名：日期：副总意见：签名：日期：董事长意见：签名：日期：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 23 页 - - - - - - - - - 14 / 23附件 3 会议纪要模板 XXXX公司（一号黑体）编号： XX-XZ-20XX-001（四号宋体）关于的纪要（三号宋体加粗）会议时间 ：会议地点 ：会议主持 ：参会人员 ：请假人员 ：会议纪录 ：会议内容 ：（正文内容用四号宋体）签发人：日期：年月日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 23 页 - - - - - - - - - 15 / 23附件 4 收文薄模板收 文 薄第页顺序号收文日期来文单位编号密级文件标题份数送达部门 /个人签收人移交人名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 23 页 - - - - - - - - - 16 / 23附件 5 来文处理单模板来文处理单收文日期收文部门文件摘要标题：编号：来文单位：文件附件：发文日期：文件处理收文部门意见：分管领导意见：公司领导意见：存档信息交存档人：存档日期：年月日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 23 页 - - - - - - - - - 17 附件 6 文件处理笺模板文件处理笺编 号缓 急密 级标题：附件：主送：抄送：拟稿单位：拟稿：核稿：印刷：校对：份数：相关部门意见：行政部意见：副总意见：董事长意见：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 23 页 - - - - - - - - - 18 附件 7 文件执行情况反馈表文件执行情况反馈表提交部门提交人员提交时间文件编号发文时间文件主题反馈情况：部门意见分管领导意见相关部门意见副总意见董事长意见名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 23 页 - - - - - - - - - 19 附件 8 归档文件登记表归档文件登记表序号文件（资料）名称文件编号或份（册、卷）数归档（移交）时间送交人接收人1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 19 页，共 23 页 - - - - - - - - - 20 附件 9 档案借阅登记表模板档案借阅登记表借阅时间档案编号档案名称类别方式借阅部门借阅人签字部门负责人签字集团综合中心行政部签字归还日期备注合同文件其他借阅复印名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 20 页，共 23 页 - - - - - - - - - 21 附件 10 档案借阅申请表档案借阅申请表编号：借阅部门：借阅人：借阅时间：借阅档案名称：借阅事由：借阅档案：原件（份）复印件（份）是否带离公司：是否档案离司期间，其保管及使用责任均由借阅人负责。借阅期限：部门负责人：分管领导：董事长意见：档案归还：原件（份）复印件（份）归还人及日期：接收人及日期：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 21 页，共 23 页 - - - - - - - - - 22 附件 11 档案销毁审批单模板档案销毁审批单申请部门：申请人：申请时间：拟销毁档案名称：拟销毁档案编号：拟销毁份数拟销毁时间：销毁原因及方式：销毁负责人：监销人：行 政部 意见：文 件形 成部 门意见：部门负责人意见：分管领导意见：领导意见副总意见：董事长意见：处理结果名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 22 页，共 23 页 - - - - - - - - - 23 附件 12 档案销毁清册模板档案销毁清册序号档案名称编号份数销毁原因销毁时间备注1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 名师资料总结 - 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