2022年社区文化活动管理制度.docx

精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载社区文化活动制度1、2、目的 为各治理处社区文化活动组织工作供应指导；范畴适用于各治理处；3、职责 3.1 品质治理部负责公司各治理处社区文化活动的方案审批、实施监 督、汇总分析的治理工作及公司级社区文化活动的统筹支配；3.2 各治理处客服中心设专人负责将本治理处社区文化的具体策划、预备、实施及评估总结,并将信息（策划,报道,总结,照片）予以 归档；4、方法和过程掌握 4.1 社区文化活动的组织分为活动策划、活动预备、活动实施、活动 成效评估四个阶段；4.2 社区文化活动策划阶段 4.2.1 社区文化活动策划方案的编制 4.2.1.1 客服中心主管每年十二月二十日前将经治理处经理审核的下年度社区文化活动方案 （每季度至少一次）上报至品质治理部；品质治理部于十二月三十一日前将审批结果反馈至各治理处,并跟 踪、监督各部门按方案实施；4.2.1.2 客服中心主管依据方案组织开展社区文化活动；每次活动前应依据主题编制具体的实施策划案（大型活动提前一月, 小型活动提前二周）,方案由品质治理部审核后实施；活动终止后三个工作日内 将活动报道及社区文化活动评估表报公司品质治理部及总办 信息员,记录应包含每次活动照片、费用说明及文字记录,对活动效 果应准时总结、评估并上报品质治理部；方案内活动如发生变更,管 理处应提前（大型活动提前一月,小型活动提前二周）将变更申请报 品质治理部和分管总经理助理；4.2.1.3 品质治理部每半年应对各治理处上报的社区文化活动进行汇 总、分析,以便依据成效和客户需求,准时调整方案,确保各治理处 的社区文化活动达到预期的成效；4.2.1.4 品质治理部每年 12 月 20 日负责制定下年度公司级社区文化 活动的方案,并报公司领导审批；方案内容应包括以下要点：活动目的 ：明确组织活动的目的,以及预期期望达到的成效和目 标；活动时间和地点 ：明确活动开展的具体时间和地点；活动主题 ：中、小型活动只确定一个主题,大型活动可以在一个名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载大的主题背景下拟定系列小主题；主题要求精简、时尚、特色鲜明,能精确表达活动特点,朗朗上口,易于传播；活动主办方、承办方 ：明确整个活动的组织责任人及分工；活动参加对象及规模 ：明晰活动的参加对象,可以以年龄、文化 层次、性别等为依据划分；活动内容及开展形式 ：需简要阐述具体活动的内容以及开展形式、流程,涉及竞赛项目要具体列出竞赛规章、奖项设置等内容；协作机构 ：包括此次活动的全部帮助联合单位,如政府、街道、商家、学校等；活动宣扬方案 ：分为前期宣扬、中期宣扬和后期宣扬；分别确定 宣扬的责任人、宣扬时间（阶段） 、宣扬手段、规模、预期成效等；活动责任人 ：确定活动总负责人及项目负责人；费用预算 ：预算出活动实施涉及的全部费用,包括物资费用、宣 传费用、接待费用、奖品奖金等,以便于领导决策审批；经费来源 ：确定活动经费的来源, 可积极通过地产营销活动赞助、商业赞助、活动冠名权等形式吸引社会资源的支持；具体活动的支配 ：如晚会的节目单；运动会的日程表等；4.2.2 社区文化活动策划阶段留意事项 充分明白业主需求,调动业主参加积极性；各类活动大中小相结合,面对不同的受众全体；高度整合、和谐社区文化活动资源,实现资源利用最大化；跨部门的大型活动要成立活动组委会,负责统筹活动全过程；协作地产营销的社区文化活动要在物业和地产目标一样、优势互 补、各取所需的基础上进行,将销售和文化活动有机结合,达到双赢 的成效；4.3 社区文化活动预备阶段 4.3.1 优化活动方案,制定具体活动方案实施细就 治理处 准时对活动方案进行调整、 优化,尽量排除活动的不利因 素,制定相应的活动实施细就,确保活动达到预期成效；实施细就内容包括：工作进度支配（推行方案）、工作人员职责 分工表、工作预备清单、物资预备清单、 （报名组织、活动场地及环境支配、车辆支配、现场服务方案、奖项设置等）利举办,对工作进程进行监督掌握；,确保整个活动顺4.3.2 依据活动方案开头实施前期宣扬方案：活动的前期宣扬是整个活动能否达到预期成效的关键；的介绍,是预报性的宣扬；宣扬方式：前期宣扬侧重氛围的营造, 活动规模确定宣扬对象和宣扬内容、设计样稿,统一口径,并培训到位；名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载制作吊旗、横幅、海报、短信、广告,通过网络、媒体、宣扬栏、社区刊物、背景广播、电子屏幕、电梯、楼道、人际传播、直邮邀请 函等,对活动进行宣扬,营造活动氛围；对全部面对业主的岗位工作人员进行活动信息培训或传达,设咨 询点接受业主询问,勉励业主参加,扩大宣扬面；4.3.3 整个活动支配要求严格依据工作进度表实施,以确保整个活动 的顺当开展；由活动总负责人负责全面监督和跟进各项目责任人的工作完成 情形和完成成效；4.3.4 提前一周制定紧急情形预案 紧急情形因素：安全大事、交通、消防、设备、天气变化、业主 参加面变化、 工作人员缺席、 停水、停电、奖品预备不到位或不够等；结合不同活动的特点, 针对可能显现的紧急情形, 制定较为详尽的应 急措施,把握主动权, 有效防止因意外情形的发生给活动开展带来障 碍或影响；特殊提示：户外活动要借助专业资源,并进行医疗、保险保证、配备足额安全人员、提前进行户外线路的考察；4.3.5 预备工作完成 4.3.6 社区文化活动预备阶段留意事项：活动前期宣扬要至少提前一周到位；活动负责人要准时跟进各项预备工作和物资的到位情形；紧急情形预案中对紧急物资预备、预案操作流程、责任人等进行 细致部署,以确保万无一失；对于大型、重要、时间进度要求较高的活动,如晚会等,应提前 进行预演和彩排；对于大型、参加人数较多的活动应提前做好各类预备工作,可与 当地派出所等做好知会,保持联系,必要时可争取得到警方的帮助,关注活动现场秩序； 如：上海地区警方就规定社区活动参加人数超过 500人次以上必需提前二周上报派出所并取得举办社区活动许可证方 可举办相应活动；4.4 社区文化活动实施阶段 4.4.1 召开活动预备会； 跟进活动实施方案,准时通报；4.4.2 相关人员到位； 包括工作人员、邀请的嘉宾、相关媒体等；4.4.3 加强活动现场过程掌握； 留意需协作帮助的事项,保证活动按 方案实施；4.4.4 活动现场信息畅通； 组织大型活动或户外活动时,相关工作人 员须配备通讯工具,确保信息通畅；4.4.5 活动现场秩序的掌握； 安全、预防措施到位,发生反常即时启名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载动应急方案,将缺失掌握在取小范畴内；4.4.6 活动现场时间的掌握； 尽可能将活动时间支配在方案范畴内,如有特殊情形需变动或延时,应综合考虑参加者和活动负责人的意 见；4.4.7 后勤保证； 确保活动各项物资按时到位,为工作人员供应后勤 服务；4.4.8 对活动合作方在现场商业行为的掌握；加强对活动协作方和赞助方的现场商业行为的治理和监控,发觉违反合作商定的行为要立刻 禁止,以免过浓的商业气息给业主造成反感；4.4.9 准时评估改进； 对已开展的项目准时进行阶段性总结、评估,并在下一阶段实施中优化、调整；4.4.10 中期宣扬 ：中期宣扬侧重对活动成效的报道和活动过程的改 进；宣扬方式：活动快报、信息挂网、媒体宣扬、口碑传播、信息反 馈、方案评估、评估后调整、制作统一美观的活动宣扬展板；4.4.11 活动终止后的清理工作；资；活动终止后准时清理现场,回收物4.4.12 社区文化活动实施阶段留意事项 实施阶段的工作分工细节非常重要,要尽量精确详尽；现场工作人员至少提前半个小时到位,便于再次检查各项预备工 作的到位情形,准时补救；活动总负责人必需把各实施环节有机串联起来,进行严格、有效 监控,以确保活动流程的顺畅；4.5 社区文化活动成效评估阶段：4.5.1 评估目的 ：活动终止后三个工作日内, 治理处应将活动报道及社区文化活动评估表 报品质治理部及总办信息员,为以后的活 动组织供应借鉴；4.5.2 评估手段：1）活动现场成效评估：参加业想法见收集、现场观众看法整理；2）后续评估：正式评估： 专题活动回访（电话或走访） 、发放回收活动调查 表、总结座谈会、网络调查等,参加活动组织实施的工作人员座谈；非正式评估：个别回访、面谈沟通；4.5.3 活动总结 ：资料（文档、照片、录象）整理、归档：活动现场的情形描述、成效总结、评估及组织工作评估；不足之处及改进措施的总结；名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载4.5.4 后期宣扬 ：后期宣扬侧重与对活动整体成效的宣扬、品牌的宣 传,可以扩大活动影响力,连续活动成效；宣扬方式：通过媒体、小区刊物、网络、成果展、活动光碟、帽 子、纪念衫、纪念册等对活动进行宣扬,进一步扩大活动影响；4.5.4 社区文化活动成效评估阶段留意事项应留意完整收集、储存相关活动文字、图片资料,存档备案；要力求实事求是,对活动情形和成效进行真实反映；留意对不足之处的总结, 并提出改进措施, 为今后工作供应借鉴；4.6 社区文化活动组织难点及建议业主参加性难以掌握 建议：关注业主需求,多做调研；依据社区业主的品尝爱好、年 龄有针对性地组织活动；留意活动创意,增强吸引力,扩大参加面；活动场地有限；建议：积极查找外部资源,尽量和谐时间和场地,充分利用社区 内、社区间和社会资源；活动经费缺乏；建议：从物业治理费中提前预算此块费用,同时积极查找社会资源,争取开发商、社区商铺、专业机构、社会商家赞助；另外,可以尝试 开展部分收费性活动；宣扬渠道不足,难以扩大活动的影响面；建议：充分运用各种宣扬渠道,加强对活动过程的跟进,加大宣 传力度,准时反馈活动成效；活动遭受不行控大事（自然因素、停水停电、安全大事等）建议：提前制定紧急大事处理预案； 为参加户外活动的业主购买 保险；活动前及现场设置温馨提示、配备日常医药用品、加强工作人 员的培训；中意度的连续增长 建议：引进专业机构；提高社区文化工作人员专业水平；不断创新,保持业主对社区文化活动的关注和参加；导；对业主期望值进行治理和引名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 5 页