总经办工作管理管理守则.pdf

精心整理2019年9月主任寄语：办公室主任，是一个双重性的角色。他既要对上级负责，又要对下级负责，既要处理各类繁锁纷冗的事务，又要协调各种错综复杂的人际关系，因而办公室主任在整个机构中占有举足轻重的特殊地位，起着承上启下的特殊作用，而要担负起这一重要角色，就必须具有相当高的素养，即在办公室这个特殊环境中实施领导的能力。在当今高度信息化的知识经济时代，人才倍出，竞争激烈，人际关系纵横交错，盘根错节，在此情况下，作为一个领导者，要想保证工作的顺利开展，除了个人努力外，还应具有见微知着，世事练达的睿智头脑，高瞻远瞩，洞悉入微的敏锐眼光，容纳百川，包容万物的广阔胸襟，以及不断学习的求知精神，否则终将成为职场上的失败者。当好办公室主任，一切从零开始。总经办工作职责一、在总经理领导下完成总经办的各项工作。二、负责完成总经办的各项日常工作。三、负责文件的上传下达，信息传递。四、负责对小车的使用，调配安排，及车辆的档案、维修、费用进行管理。五、负责公司的各项行政招待、宴请、住宿安排及费用使用，审核管理。六、负责各类档案资料、人事档案、印章的管理。七、负责集团公司公物、办公用品的选购、发入、费用管理。八、负责集团公司各部资料的打印、传真、复印管理工作。九、负责对下属公司的行政工作，行政专干指导、监督。十、负责年度、月度各项费用的审核、申报。十一、负责总经办的绩效考核，周计划、月工作的执行。十二、负责组织执行员工福利发放。十三、负责处理各行政归口的各项工作。精心整理2019年9月十四、负责检查各部的环境卫生工作。目录一行政内务管理制度1时间管理制度2员工行为规范3公司文件管理制度4印章管理制度5文印管理制度6档案管理制度7. 保密制度8办公用品管理制度9车辆管理制度10公物管理制度11宴请接待制度12宿舍管理制度二行政内务管理流程1文件处理程序说明2文印程序说明3档案调阅程序说明4传真收发程序说明5公章使用流程说明三表格1发文稿纸2文件发放表3会议通知单4会议纪要时间管理制度为加强企业管理， 规范员工的行为， 培养员工的自律意识和时间观念，特制定以下时间管理制度。1 上班时间不得迟到、早退。打扫工作环境的卫生不得占用上班时间。2 迟到、早退时间以 5 分钟为限，当月累计迟到、早退3 次，加计一天事假，迟到、早退30 分钟以上按旷工一天处理。精心整理2019年9月3 上班时间不许扎堆闲聊，以影响他人工作。4 非采购人员，不得在上班时间上街购物。5 上班时间不得接待与工作业务无关的其他来客。6 上班时间不得从事与自身业务不相关的其他活动。7 上班时间外出办事，需向当班经理请假。8 对季节性很强的生产经营单位或相关部门，在其相应的生产季节，可不受上述时间管理制度的限制，企业可根据自身特点制定出相应的时间管理报总公司总经办备案。9 只要进入上述可操作的时间管理阶段，各企业必须按制度执行。员 工 行 为 规 范1 遵纪守时：按时上下班，不迟到不早退，不串岗脱岗；2 严格上岗：上岗工作要集中精力，全神贯注，不扎堆闲聊天；3 按章操作：职工必须严格执行“三规一制”（操作规程、安全规程、设备维护保养规程、岗位责任制） ，按章办事，不违章作业；4 爱护设备：工具要摆放整齐，机器要保持清洁，经常维修，保持良好运行，原材料、成品、半成品、工装等堆放有序；5 安全生产：防火防盗，防止事故隐患，经常对职工进行安全教育，对新上岗的职工要进行“三级教育” （厂级、车间、班组级）保证安全生产；6 钻研技术：要有强烈的工作责任心，对技术精益求精，树立名牌意识，保证质量，不出不合格产品；7 尊师爱徒：师徒文明，团结互助，互帮互学；8 环境整洁：保持室内卫生，操作现场干净整洁。9 机关工作人员要公正谦洁，忠于职守，树立全心全意为广大职工服务的思想；10 热爱本职工作，精通业务，不断更新知识，提高业务素质和工作能力，办事讲究效率；11 遵章守纪，遵守公司各项规章制度，不违反纪律，上班不串岗，不干与工作无关的事；12 说话和气，礼貌待客，态度诚恳，尊重员工和来访者，办事不推诿；13 仪表端庄，精神饱满，着装得体，举止大方，体现职业风范。在岗时女职工严禁浓装艳抹、穿超短裙；男职工不留长发、不吸烟、不酗酒；14 工作要有计划、有条理，分清事情的轻重缓急，讲究工作效率和工作质量；15 要有较强的组织纪律观念，请示、汇报或安排、布署工作要按组织程序逐级进行。部门之间要加强合作，相互协调，不得拖拉扯皮，推诿责任；精心整理2019年9月16 持办公环境优美，做到窗明几净，办公桌上的文件堆放整齐。公 文 管 理 制 度为使总公司及各所属公司、部门的公文进一步规范化、标准化、制度化，不断提高公文办理的效率和质量，有效地发挥公文的重要工具作用，特制定本制度。1 本制度适用于总公司及各所属公司的公文管理。1.1 总公司办公室是综合职能部门， 负责公司日常事务及各种往来公文，对公司所有行政文件归口管理，并对各所属公司的公文处理工作负有检查、指导的责任。1.2 各所属公司的公文处理工作由各单位行政专干（或指定人员） 负责，各所属公司均应依照本办法，准确、及时、安全地做好公文处理工作。2 公文的分类2.1 总公司常用的公文种类有：决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、函、工作志、工作计划等。2.1.1 决定、决议：对重大事项行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.1.2 通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况用“通报”。2.1.3 通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，转批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。2.1.4 报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”，向上级请求请示、批准，用“请示”。2.1.5 批复：答复请示事项，对下级布署工作用“批复”。2.1.6 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行者，用“会议纪要”。“工作志”。“工作计划”。3 公文的格式3.1 公文一般由标题、发文号、签发人、秘密等级、主送机关、正文、附件、公章、发文时间、抄送时间、抄送机关、附注、主题词等部分组成。3.1.3 公文一律加盖印章，上报的公文应注明签发人。3.1.4 秘密公文应标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” 。3.1.5 紧急公文应标明“急件”特急公文应在24小时作出决定。3.1.6 请示、报告一般只写一个主送部门，如需同时送其它部门，应用抄报形式。3.1.7 公文如有附件，应该在正文之后注明附件名称和顺序。3.1.8 发文部门应注明全称和规范简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。精心整理2019年9月3.1.9 会议通过的文件，应在标题之下，下文之前注明会议的名称和通过日期。3.2 公文用纸一般用 B5型，左侧装订，如公司统一格式者， 必须使用公司印制的统一式样。 “通报”“通知”用纸大小，根据实际情况需要确定。3.3 草拟公文必须符合下列要求：3.3.1 要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。3.4 公司对外发出的公文由总经理签发，公司对内的公文， 由总经理签发或总经理授权，副总经理签发，行政事业部直接发出的公文，行政事业部部长签发， 总公司及各所属公司公文必须原件、打印件各壹份在每年度公文归档时装订成册，编好文页，交档案室存档。 发出的公文，由公司负责人签发。3.5 总公司各所属公司应根据各自隶属关系和职责范围确定行文关系。3.6 总公司对各所属公司用下行文的方式，发布指示、指导性指令来指导工作。3.7 总公司各所属公司的文件一律要抄报总公司一式两份，总经办上报传阅、存档。3.8 总公司公文由总经办负责登记签收，行政事业部根据文件内容提出拟办意见，请公司有关领导批示后交主办单位、部门执行。3.9 各所属公司公文由专门人员负责登记签收，行政部根据文件内容提出拟办意见，请公司有关领导批示后交相关单位、部门执行。3.10 文件批办后， 总经办要按批示意见进行督办。对久拖不办、 贻误工作造成损失或不良影响的，要追究承办单位和承办人的责任。3.11 对本制度未涉及的工作，如收回、销毁、存档等工作，按国家规定另行安排。3.12 每年度末，由总经办统计、汇总收文、发文、存档数量并装订成册，少一份文件扣款50 元。此项工作列入岗位目标考核内容之一。3.13 本制度的修改和废止，由经营会议提议，公司董事会决定后实施。3.14 本办法根据实际情况可制定规定，其修改、补充、解释权归公司行政事业部。公司文件管理制度1 总则1.1 为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，理顺文件上行及下行的关系，根据有关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。1.2 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、各分公司来函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。2 收文的管理2.1 公文的签收。2.2 公文的阅批与分转。精心整理2019年9月3 文件的传阅与催办3.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级和文件带回家和公共场所，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交公司秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示” “拟办意见”，公司秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。3.3 文件阅完后，应送交公司秘书，切忌横传。3.4 公司秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件，函、电应立即指定专人办理。不得将文件压放，如需备查， 应按照有关保密规定， 并征得公司秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时归档。4 文件借阅和清退4.1 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需本部门主管签字便条，对有密级的文件须总经办主任同意后方可借阅。4.2 借阅文件后严格履行借阅登记手续，按时归还，任何人不得将文件带回或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。4.3 各部门行政专干负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。5 文件的立卷与归档5.1 文件的归档案范围：5.2 立卷要求：6 文件的销毁6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司秘书应定期清理造册并按公司有关规定，办理申请销毁手续。印 章 管 理 制 度为了规范总公司印章的管理，确保印章作为一个单位权利、信誉、责任的结合物，在其涉及到的各项公务和社会活动的各方面正确使用其标志、权威、证明、凭信等效力和作用，特制定本制度。1 本制度适用于总公司范围内的通用印章、专用印章、领导人名章的管理。2 印章刻制与保管2.1 印章的刻制、登记3 印章的保管3.1 印章管理人员只对公司法人代表印章使用的安全性负责，对违反或不符合本规定盖章条款者，应严格把关，拒绝盖章或外借印章，否则视为失职。精心整理2019年9月3.2 严禁在没有书写任何内容的空白公文纸、信纸和介绍信上盖印。3.3 总公司的印章保管人员不得擅自将印章委托他人保管。3.4 公司印章必须放在安全的地方，所放的抽屉、柜子要加锁，重要的印章应置于保险箱内，且须管好放印章的柜子钥匙，不可乱扔。3.5 印章只能在保管者办公室内使用，不得擅自拿出办公室。保管人外出时，由相应领导批准交他人代管。3.6 特殊情况下需携印外出时须经领导批准，严格规定使用范围和使用时间、地点，指定执印人、监印人，并填写借用印章档案卡 。3.7 保管人员发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，并报告领导迅速查明情况及时处理，必要时报告公安部门协助处理，对确已丢失的印章要向当地公安机关登记并声明作废。3.8 把印章管理列为企业的保密范围，严防印章被盗或被盗用。3.9 公司如果发生一定的机构变动或因其他原因而停止用章时，保管人员应将印章交工商机关封存，或按相关批示在一定的监督下销毁，销毁时应有两个以上的监销人。3.10 公司领导人名章由领导人自己保管或由指定的文秘人员保管，它应与正式印章一样加强管理，建立台帐。4 印章的使用管理4.1 用印审批印章保管人在盖合同章和对外协议印前应验收印章使用台帐，须了解这次用印是否经过了有关领导的批准，否则不予盖章。4.2 审阅印章保管人在盖章前应对所需盖章的文书进行审阅。在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑点，应请示领导，在一些重要的情况下，更要加强审阅工作。4.3 登记用印章需要进行登记手续，建立详细的印章使用台帐，证明信、汇款单、包裹单等加盖印章也需进行登记，以备出现问题时核查。4.4 盖印4.4.1 盖出的印章须位置恰当、图案清晰、文字端正。4.4.2 有固定或者指定盖印处的文件应在规定盖印处盖印，如果没有规定盖印处， 盖印人应参照有关规定，选择恰当位置盖印，通常盖在文章末尾年、月、日的中间。5 印章的停用5.1 按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遗漏。5.2 报请上级领导审定印章的处理方法。精心整理2019年9月5.3 按上级的规定和领导的书面指示，做好印章的上交、清退、存档或销毁工作。领导个人名章应归还本人保管，一般的戳证经批准后销毁。5.4 做好换用新印章的通知工作，并在印章使用台帐上进行登记。文 印 制 度为提高办事效率，降低管理费用，规范公司打印、复印管理，特制定本制度。1 各部门、各所属公司如需打印资料，必须由经办人在文印室打印、复印台帐上进行登记，由部门领导批准，方可交文印室进行打印。2 各部门申请打印的文件、资料要求内容完整，文字表达准确，字迹清楚，无错别字，并要求按行文标准行文，打印的校对工作由申请打印的部门负责。3 打印的文字经申请打印的部门校对准确无误后，方可由文印室发正稿，如发出的正稿两次以上仍存在打印部门未校对出的错误， 须到总经办申请再次打印正稿， 并在台帐上以打印数量两倍进行登记。4 文件、资料的复印由经办人在文印室打印、复印台帐上进行登记，并由部门负责人批准，方可交文印室进行复印。5 如遇部门（所属公司）负责人不在办公室，可先登记后给以打印，但必须在一周内补签。6 严禁无关人员动用微机设备，严禁打印私人资料，违反者，处以操作员及当事人每人每次50 元罚款。7 本制度解释权归总经办。档案管理制度为了加强总公司， 各所属公司综合档案管理， 提高档案资料的服务性、 安全性，为公司各部门、各所属公司的工作提供真实、 原始的档案资讯服务。 使总公司、 各所属公司的档案管理工作更加科学化和规范化。1 管理体制总公司档案工作采取集中管理为主，分散管理为辅的档案管理体制。 总公司行政部是总公司档案管理工作主管部门， 设立档案室， 由专人负责管理总公司档案资料，并对各所属公司的档案管理工作进行业务指导、培训和检查。各所属公司设档案室由行政部档案员进行管理。2 归档内容2.1 档案的含义凡反映总公司、 各所属公司工作的活动， 具有查看、 利用价值的文献资料都纳入档案管理的范围。2.2 归档范围的界定精心整理2019年9月依据总公司、各所属公司实际情况，归档范围界定如下：2.3 档案的收集3 档案整理3.1 档案整理4 档案的借阅与保密4.1 档案借阅密级档案采取集中统一保管的方式，统一由总公司档案室存档，借阅者对档案保密要承担责任，未经批准，借阅者不得擅自复制或摘抄档案内容，违者将受到严肃处理。5 档案移交5.1 移交日期总公司各所属公司、各部门在专职档案员的监督指导下按规定要求整理，装订好本部门的档案，连同目录在次年四月底前向档案室移交，并办理交接手续。5.2 入档要求5.3 特殊档案的移交5.4 人事变动的档案移交总公司、各所属公司员工辞职、调动工作时，必须在办妥移交手续后，方能调离岗位，以免造成档案丢失等问题。6 档案的销毁6.1 已过保管期限的档案，经有关部门商定后，予以销毁。6.2 销毁原则上采用焚烧，而一般性的报纸、杂志及其它无价值的资料，可采取卖掉的方式。6.3 销毁所保存的文件，要依有关规定履行必要的手续。保 密 制 度为保守秘密，维护企业利益，防止企业情报泄露，结合总公司、各所属公司的实际情况，特制订本制度。1 本制度适用于总公司、各所属公司对各种决策性文件资料、重要会议记录、经营情况等保密的管理。2 保密范围和密级2.1 总公司、各所属公司保密范围有以下各项2.2 总公司秘密的密级分为以下三级2.2.3 秘密：是总公司一般的秘密， 泄露会使总公司的权力和利益遭受损害，其范围界定在各所属公司部门级或最小范围内的相关工作人员及承办者以上知晓。2.3 密级的确定精心整理2019年9月2.4 属于总公司、各所属公司秘密的文件、资料，应当根据本制度第四条、第五条的规定标明密级，并确定保密期限。3 保密措施3.1 属于总公司、各所属公司秘密文件、资料的收发、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由总公司行政事业部、各所属公司安排专人执行。采用计算机技术存储、处理、传递的总公司、各所属公司的秘密由电脑操作人员负责保密。3.2 、对于密级的文件、资料必须采取以下保密措施。3.2.2 收发、传递和外出携带，由指定的专人担任，并采取必要的安全措施。3.3 总公司经济活动中的各种计划、统计材料、财务数据、工作总结、可研报告、企业管理模式等资料，未经总经理批准，不得对外公布或泄露。3.4 总公司、各所属公司的各项科研成果、生产工艺、产品配方及各种技术资料，未经总公司总经理、各所属公司经理批准，不准对外公布或泄露。3.5 在对外交往与合作中常要提供总公司秘密事项的，必须经总经理批准。3.6 属于总公司、各所属公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取下列保密措施。3.6.1 选择具备保密条件的会议室。3.6.2 根据工作需要， 限制参加会议人员的范围， 对参加密级事项会议的人员予以指定，密级文件的传送，应采用密封、亲启方式传送。3.6.3 确定会议是否传达及传达范围。3.7 非总公司员工，未经许可，严禁进入生产现场。对来访的集体或个人，必须经过审查，由各所属公司领导陪同， 按指定的路线在规定的停留时间进行参观，并限定解答问题的范围， 严禁来访者在现场拍照和摄像。3.8 总公司、各所属公司的各类文书、文件原则上严禁到外界打印，特殊情况须经总公司总经理、各所属公司经理批准， 但必须采用磁盘保存文件， 并由当事者在现场监督从计算机中将已拷贝的文件删除，将原稿收回，校对稿也要在现场一并销毁（包括复印件资料在内）。3.9 当工作人员发现总公司秘密已泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告总公司行政事业部、各所属公司负责人，接到报告后，应立即作出反应。4 责任与处罚4.1 出现下列情况之一者，视情节轻重，给予警告，并扣发工资50500 元。4.12 违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收集或违章提供秘密者。4.2 出现下列情况之一的，予以辞退或酌情赔偿经济损失。5 附则5.1 本制度规定的泄密是指下列行为之一。精心整理2019年9月会 议 管 理 制 度为规范总公司及各所属公司各种会议管理，提高会议效率，特制定本制度。1 每周一上午上班后总公司四部及各所属公司要组织召开由主管领导及授权代理人主持的周一例会，总结上周工作，安排本周工作、发布指示、决定。参加人员为各部全体人员，各所属公司自行决定。2 每周五下午下班前三十分钟为业务总结例会，形式不限， 各部汇报一周工作， 各所属公司汇总一周业务工作，作为周一例会的依据。3 每月 5 日（节假日顺延）上午上班，准点召开总公司月经营管理例会。检查汇总各所属公司经营目标责任完成情况， 听取各所属公司责任人述职， 审核批准各部各所属公司当月资金使用计划。由总经理召集，参加人员为总公司部门以上负责人，各所属公司经理、副经理等。4 各部、各所属公司月经营例会根据各自工作特点自行安排，形成制度，上报总公司行政事业部。会议由各部负责人和各所属公司经理召集，参会人员自定。5 其它会议根据需要，由相应部门责任人召集召开。6 严肃会议纪律，参加所有会议均要求：6.1 关闭通讯工具（手机、传呼机） ，不得发出声音影响开会，严禁接听电话、回传呼。6.2 准时参会，主持召集会议者若迟到处100 元罚款，其它参会人员迟到5 分钟以内处 10 元罚款，5 分钟以上处以 20 元罚款，无故不到会罚款50 元，确因故无法按时参加会议，可在会前向召集人请假。6.3 严禁吸烟，严禁私语和做与会议无关的事，不得随意中途离开、进出。6.4 服从主持人安排，主持人有权限定发言人的讲话内容、时间及方式。会议发言不偏离议题，不带情绪发言和说过激的话。7 会后不随意谈论会议内容，传播会议决定。8 做好会前、会中、会后的计划、组织、实施、落实工作，对会议达成决议的执行情况由行政事业部负责督查。9 做好会议纪要、会议文件、会议记录的整理、下发、传阅、存档等工作。通 讯 工 具 管 理 制 度公司的通讯工具（办公电话、移动电话、传呼机）是针对业务而设置，为保证通讯工具发挥最大效力，并节省经费，特拟定本办法。1 电话使用规范注重礼貌用语，体现员工良好的文化素养和精神风貌。2 公司配 IC 卡机，管理由总经办及各所属公司行政专干负责。精心整理2019年9月2.1 各管理者及员工的话费由总公司统一制定话费标准。2.2 公司给每位员工配备用户卡，如果丢失，到总经办重新购买。2.3 员工应爱护公司配备的话机，如损坏，视程度由损坏人赔偿。2.4 每月的 20 号，由总经办及各所属公司行政专干负责按标准输入话费。3 公司移动电话配备使用规定。公司移动电话的配置，原则上根据业务需要情况而定，并按公司核准的标准核报费用。总经办指派专人在每月10 号前及时交纳话费，保证通讯的畅通，否则，由此而引发的滞纳金由总经办负责、财务核算部依据话费单，在工资发放时一并核算，超额扣除。持机者应爱护所配备的手机，维修由持机人自理。4 传呼机使用规定4.1 传呼机根据工作岗位需要由员工个人购置。4.2 使用传呼机者，服务费由个人先行缴纳，根据实际情况而给报销。4.3 持机人在收到公司的传呼后应立即回电，询问有何事要办，违反此规定而延误所要办的事，每次罚款 50 元。办公用品及办公设备管理制度1 总则1.1 为规范公司办公用品及办公家具的管理，节约降耗、妥善管理，特制定本制度。1.2 办公用品及设备采取分散购买，统一管理的原则，管理人集团公司总经办。1.3 本制度适用于集团公司各部及各分公司。2 办公用品的管理规定2.1 办公用品由公司总经办主任负责，公司及所属各公司行政专干负责督办。2.2 公司将办公用品分为消耗品和管理品两类：2.3 办公用品分为个人领用和部门领用两种“个人领用”系个人保管使用用品；“部门领用”系本单位共同使用用品。2.4 每年 12 月 25 日前由各部 / 公司负责人向总经办报本部门/ 公司下年办公用品需求计划。 总经办据此作出下一财年的“办公用品采购预算”报财务部/ 总经理申批，由管理员根据库存量适时统一购买。2.5 由总经办为各部门设立办公用品领用记录，以便查实核对，控制领用数量。2.6 管理员必须建立办公用品帐目和出入库清单，做好日常办公用品的领用登记。2.7 库房帐目应与实物相符，管理员每月月未清点。并将清点结果报总经办主任审核，每年年未由审计部进行盘库。2.8 办公室人员调离时，应将剩余办公用品及所保管的管理品一并缴总经办。办公用品严禁私自带精心整理2019年9月回家。2.9 办公用印刷品如：信纸、信封、表格等的印刷，除特殊用途外，均由总经办承办。3 办公家具及设备的管理规定。3.1 办公用家具及设备的使用与管理由总经办负责，办公用家具指桌椅、书架、书柜、沙发、保险柜等；办公设备指计算机、传真机、电话等的使用与管理。3.2 总经办必须把办公用家具及设备管理的各个环节，如购置、配置、分发领用、修缮与保管等，并建立台帐。3.3 各公司行政专干，对所配置的办公用家具及设备，负有保管与使用的责任，防止办公家具及设备被盗，被挪用以及损坏。3.4 计算机、打印机等的维修保养由总公司微机室负责，分公司由各使用人员负责维修，维修后部门负责人将维修情况报总经办备案，所发生费用计入本部门办公费用。3.5 人员调离时，由总经办作出具体安排，任何人不得擅自调配该办公家具和办公设备。3.6 办公家具及设备采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任。3.7 总经办每年必须对办公家具及设备进行两次盘点，做到帐物相符，掌握使用保养状况。对于经检查确认破损家具无法修理时，总经办主任应向主管领导请示，报废处理。3.8 需要更新或新增办公设备时由本部门负责人写出申请报告，报主管领导审批后交总经办购买。各分公司报批后由行政专干统一购买，报总经办备案。3.9 如果因违反本规定， 造成办公家具或设备破损丢失， 根据其情节轻重， 总经办责成其赔偿损失。公 物 管 理 制 度为了加强总公司及各所属公司的公物管理，延长公物的使用时间，降低办公费用，特制定本办法。1 办公用品的采购：由公司总经办根据各部门上报的购物清单，在限定范围内采购，行政事业部核准，财务核算部审核报销。2 专业性物品：部门报总经理审批后，由部门有关人员协同总经办购买，并在总经办办理有关手续后领用。3 公物范围的限定：手机、传呼机、电话机、桌椅、计算器、沙发、衣架、文件柜、饮水机及一次性消耗的物品，如圆珠笔、信笺等物品，均使用本管理办法。4 总经办对总公司及各所属部门的公物要登记造册，建立公司的台帐。5 公物购置后，交总经办统一登记入库，经办人签字，专人保管，按员工所需发放。6 如需领用办公用品，可上报部门主管审批，在总经办领取公物。员工调离公司时，须将所领公物交清后，总经办在离岗清单上签字确认，方可到人力资源部办理相关手续。精心整理2019年9月7 无故损坏、丢失公物，由领用人照价赔偿。8 为严格公物管理， 由总经办和财务核算部负责半年检查一次公司公物、个人领用物品， 发现短缺、损坏，由各部门使用人赔偿。宴 请 接 待 制 度为做好公司的业务接待工作， 保证公司业务活动有序、 有效的开展， 每一位员工都有义务对来绿旗公司的人士表示礼貌，并给予引领解释，以体现公司良好的企业形象。1 员工待人接物要不卑不亢，言谈举止端庄大方，语言表达和善准确，仪表仪容整洁利落。2 根据职级、专业，需要对等的原则制定接待计划，力求高效、节俭。3 接待任务中有宴请内容的，应由承担接待的人员填写宴请接待申请单（详细填写接待对象、人数、用餐标准、陪同人数、接待目的等），经主管领导批准后，凭单到财务核算部领取接待费。4 接待用餐结束后，一周内承办人按总公司财务报销程序办理核销手续。5 任何人在酒店以签单方式发生的宴请，均需事先填报宴请接待申请单 由主管领导签批， 未及时填报须在三日内补办。未报而请，视同个人宴请。6 每月 25 日总公司总经办会同财务核算部核准所有宴请申请单，未办审批手续的签单， 视同个人签单。7 严禁越权签单，严禁超标准接待。8 超过 1000元的宴请需经总经理批准。本制度解释权归总公司行政事业部。车辆管理制度为使公司车辆的使用、维修、保养等各方面工作纳入规范的管理轨道，降低车辆使用成本，确保安全、合理、有效的调配使用车辆，提高工作效率，特制定本规定。1 车辆管理1.1 公司车辆的证照及稽核等事务由总经办负责管理。并负责维修、检验、清洁等。1.2 公司人员因公用车须于事前向总经办申请，总经办依重要性顺序派车，不按规定办理申请不予派车。1.3 车辆档案：总经办档案室对所属车辆建立完整的档案资料，并保管有关证件及保险资料。2 车辆使用2.1 使用人必须具有驾照。2.2 公司车辆不得借予非本公司人员使用。2.3 总经办调度车辆时，本着先急后缓，先领导后职员的原则统筹安排。2.4 司机驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、轮胎、外观等）如发现精心整理2019年9月故障，配件失窃或损坏等现象，应立即排除，否则要对由此引发的后果负责。2.5 严禁公车私用，如发现不经领导同意善自私用者，第一次罚款100 元，第二次罚款 200 元，第三次除名。私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后全部由私人负担。2.6 凡因公出差，由公司总经办批准后方可办理派车手续。2.7 驾驶员要确保车辆卫生清洁，车况良好，手续完备。3 车辆保养3.1 车辆应由指定特约维修单位保养维修，否则维护费一律不准报销。3.2 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需维修或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过若干标准，应与公司联系请求批示。4 违规与事故4.1 事故的性质分类。按交通事故的性质分类：轻微事故：直接经济损失金额1000元以下；一般事故：直接经理损失金额1000-5000 元；重大事故：直接经济损失金额5000-10000 元；特大事故：直接经济损失金额10000 元以上；4.2 事故的责任及外罚罚款金额（元）责任分类轻微事故一般事故重大事故特大事故一定责任1000 2% 3% 4% 次要责任150 3% 4% 4% 同等责任200 5% 6% 6% 主要责任250 5% 8% 6% 全部责任300 8% 10% 10% 注：表中所指百分比是指事故总损失金额的百分比。5 费用报销5.1 油料及维修费用以凭证实报实销。5.2 过路费：停车费等据出车次数由总经办核销。宿 舍 管 理 制 度为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序， 使员工获得充分的休息， 以提高工作效率，特制定本规定。1 公司员工申请入住宿舍，应填写住宿申请单，交总经办核准后安排住宿。精心整理2019年9月2 为使宿舍保持安全与卫生，特规定下列各项制度以共同遵守。2.1 遵守社会公德和宿舍小区管理制度。2.2 保护建筑物，爱惜附属水、电及安全设备和各种家具，损坏公共财物由个人承担赔偿。2.3 节约使用水、电，并由入住员工承担水、电、煤气、管理等费用。2.4 宿舍清洁工作应由室内居住人自行轮流打扫，并经常保持房间清洁与整齐。2.5 宿舍内不得有赌博、酗酒等不正当行为。2.6 宿舍内不得存放违禁及易燃物品。2.7 宿舍内不得私自使用电炉、酒精炉等，以保证安全。2.8 宿舍内不得留宿公司员工以外的任何人士。2.9 宿舍房门钥匙在公司总经办领用，员工搬出宿舍退还总经办。钥匙如遗失，公司于当月工资中扣除以作为换锁费用。2.10 员工离职时，应于离职时随即迁出宿舍，并于离舍三天前通知总经办，由总经办派员复收接管，未移交者公司不予办理各种离职手续。2.11 住宿人若违反上列有关规定者，视情节轻重，给予惩处、赔偿或取消住宿权。保 洁 制 度为保持办公楼干净整洁，使员工在优雅、整洁的环境中工作，提高工作效率，特制定本制度：1 卫生保洁员的责任和义务1.1 每天早上上班前和下午下班前清扫办公楼大门、楼梯、走道、卫生间、会议室。1.2 及时处理地面所有污渍，保持地面无烟头、纸屑、污渍。1.3 会议室每天上午、下午清洁两次，保持地面、椅子、窗台、书柜干净、整洁。1.4 每天用厕所清洁剂清洁卫生间，保持洗手盆、便盆无黄渍，并用消毒剂喷洒地面、墙面一次。2 各部门办公室卫生责任和义务2.1 员工必须每天上午上班前，清扫各自的办公室。2.2 全天保持办公室地面无烟头、纸屑、污渍，桌面整洁、干净，烟灰缸每天擦一次。2.3 每周五下班前一小时，各部门员工彻底清洁一次办公室，主要清洁门窗、玻璃。2.4 保洁员每天对车辆进行卫生检查, 检查发现达不到卫生标准的，责令整改, 责改后仍达不到标准，有权处以 10-20 元罚款。3 保障制度3.1 各部门每天轮流排值日，检查各办公室卫生状况及保洁员的工作。3.2 总经办每周不定期对卫生保洁员、值日员检查，检查发现达不到卫生标准的，对卫生保洁员、值日员一次罚款1020 元，并责令整改，达到卫生标准。3.3 卫生保洁质量参与公司对各部门的综合考评。精心整理2019年9月信息发布的有关规定为维护绿旗健康良好的企业形象，保证集团公司以理性化发展为特征的二次创业的战略目标的实现，规范全体员工的行为， 严明企业信息传播发布的纪律，真正形成以职业化风范为要求的企业风气，特制定以下规则要求：1 对外信息必须是专职专部享有解释权和发布权，其他不相干人员不得通过非正常渠道或主观臆段猜测对外发布企业信息。2 公司的经营决策和企业内部经营信息，尤其是资产、财务、企划、项目、技术等相关信息，未经授权，任何人不得在任何场合随意发布。3 每位员工都应是企业形象的代表人，更应是企业良好公众形象的坚强卫士，任何人在任何场合严禁发表对企业形象产生负面影响的言论，做出有损企业利益的行为。 同时有义务制止有损企业形象的言论和行为。4 为保证以上约定的有效贯彻实施，特制定保障制度：任何人如有违反以上约定的行为发生，要承担所有的责任和后果。集团公司有权对其处以100元以上罚款，直至除名。文件处理程序说明文件处理本着务实、高效、有序、事事有结果的原则。1 上行文1.1 接文所属企业或部门送文要求必须以本企业或该部决策层的最终的集中意见为准。1.2 收文由所属企业或部门的文员或行政专干专人向总公司递交上报文件，由总经办秘书负责接文。1.3 送文总经办秘书填写文件处理单，依文件类型、性质及送件部门要求将文件送交相对应职责权限范围的总公司四大部。1.4 传文总经办秘书依主送部门处理意见将文件传至相关阅知人传阅或承办。有须报总经理批示的报总经理。1.5 转文将已处理的传阅或最终批示的文件转回送件单位，由企管办，跟踪承办情况。1.6 拟文依据批示意见，有须拟文下传的文件，由总经办或相关部门的秘书拟文，由职责相对应的领导审核、签发，由文印室打印，秘书校对、形成文件。1、7 发文已成文件，由行政事业部所属企管办负责文件分发或传阅至对应单位，由对应单位（所属企业或部门）负责集中使文件内容和精神在本部得以传达和领会。1.8 存文文件的留存，一份存于总经办秘书，一份应存于总公司档案室。2 下行文2.1 董事会及四大部的文件的草拟由所属部门秘书根据要求负责拟文。2.2 拟文由该部责任人审核、签发。精心整理2019年9月2.3 文件由文印室负责打印，秘书负责校对。2.4 复核无误文件交由总公司行政事业部审核，需报总经理的，报总经理阅知。2.5 已成文件由企管办负责下达至各对应单位（所属企业）第一责任人。2.6 由企管办跟踪文件下达及工作承办情况。文印程序说明1 如需打印资料，必须由经办人首先在文印室打印、复印台帐上进行登记；2 登记后，由经办人持打印、复印台帐找部门（所属公司）负责人在“批准人”一栏签字确认。3 由总经办文员审核登记文件名称数量与实际打印、复印文件名称、数量是否相符。4 文件资料打印好后，由文印员电话通知经办人取稿。5 复印程序与打印程序相同。6 如遇部门（公司）负责人不在办公室，可先登记后给以打印、复印，但必须在一周内补签。7 每月 25 日对各公司纸张使用情况进行汇总统计并按收费标准进行核算，经行政办主任签字确认后报财务处。（收费标准附后）8 对于一次性复印量过大或多次反复复印者，文印室管理人员有权要求对方进行统一印刷。9 在复印机工作负荷过大时应及时进行停机处理。10 厉行节约，对于保密性文件应及时处理或销毁。档案调阅程序说明1 各单位、各部门及个人，因工作需要调阅各年度、各类档案时，应填写调档申请表。2 报各单位、各部门领导批准，经批准后，应先从本单位、本部门行政部专干处查阅。3 如所需查阅的档案不在本单位，本部门行政专干处时，再向行政部主管领导提出申请，经审批后方可到行政部档案室进行查阅。4 各单位、各部门及个人临时查阅档案（即在档案室直接查），不需带出档案室的档案，在档案人员的监督下查阅，可不进行登记。5 各单位、各部门及个人，因工作需要借出档案时，应经公司主管领导审批后，并在档案室借调登记簿上进行登记，方可借阅。6 借出档案归档后，应及时注销登记。7 查阅会计档案时，必须在调档申请表中写清所查档案的年度和时间。传 真 收 发 程 序 说 明1 如需发传真，必须由经办人首先在文印室传真收发台帐上进行登记。2 登记后，由经办人持传真收发台帐找部门（所属公司）负责人在“批准人”一栏签字确认。3 经签字确认后方可交文印室进行传发。精心整理2019年9月4 如遇部门（所属公