电子文件管理规定.pdf

电子文件管理规定第一条为了建立、实施质量管理体系和食品安全管理体系，规范公司形成的电子文件的管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息的可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据相关法律法规、标准，特制定本规定。本办法适用我公司局域网内电子文件的管理。第二条基本术语解释电子文件：是通过计算机进行操作、传递和处理的文件。电子文件类型有文本文件、图像文件、 图形文件、 影像文件、 声音文件、多媒体文件、数据库文件和系统文件。（一）文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。（四）影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。（六）数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。（七）系统文件：指集团公司制定的发布在OA 系统中的文件和由公司专用的应用软件产生的电子表单等文件。第三条公司的电子文件的形成、收集、归档管理工作由品管科负责。由食品安全小组协助解决实际问题，为电子文件的保管、查验、复制提供支持。第四条各部门电子文件的形成、整理与归档等工作由专人负责，并将电子文件的整理归档工作纳入其岗位职责中，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第五条各部门兼职的档案管理员负责本部门形成的或者品管下发的电子文件的收集、积累与向品管科文管员的移交工作。第六条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由品管科负责。品管科文管应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理，并适时进行抽查。第七条各部门在主要职能活动中产生或者用到的电子文件，凡具有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并及时逻辑归档。第八条收集积累的电子文件类型（一）本公司使用的电子文件分两大类：第一、由职能部门自行制定、生成的电子文件。该类电子文件由使用部门制定并经相关主管或责任人审核、批准发布实施，并具有同纸质文件同等的效力。这种电子文件归档时须同时存在相应的纸质文件，并在内容、相关说明及描述上与电子文件保持一致。纸质文件由各部门兼职档案管理员进行保存及管理，并依相关的程序文件进行控制。第二、由相关人员收集整理的标准法规等电子文件。此类电子文件由品管科专人根据公司实际需要进行收集整理，并制定相应的目录，对文件的实施时间、使用部门进行规定，以保证电子文件的有效使用。（二）电子文件的格式有DOC 、PDF 、JPEG 、TIFF 等多种，本公司使用的电子文件全部为PDF 格式，并有品管部门的专用标志，否则此电子文件为无效版本。第九条电子文件生成发布或者收集后由各部门兼职的档案管理员通过载体或安全的网上传输方式及时移交给品管科文件管理员，由品管科文件管理员对其进行登记发放。第十条电子文件的更改由电子文件编制生成或收集部门负责并经过审批程序进行， 更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批， 由品管科文管进行通知， 并保持作废电子文件的记录。第十一条电子文件的发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性。第十二条公司办公室应配备相应的保管设施，健全各项工作制度，强化管理与维护，确保备份保存归档的电子文件的安全、有效。第十三条每满 1 年，品管科文件管理员对各部门形成或收集电子文件的使用情况进行一次检查登记。并进行一次抽样机读检验， 抽样率不低于 10% 如发现问题应及时采取恢复措施。第十四条应制定相应的表单对电子文件的使用情况进行记录，以保持电子文件的完整性、有效性和可追溯性。第十五条本规定由品管科负责解释。