行政专员岗位职责概述(范例).docx

本文为Word版本，下载可编辑操作行政专员岗位职责概述(范例) 行政专员岗位职责概述(范例)之相关制度和职责，行政专员岗位职责概述行政专员是每个公司所必需具备的岗位,帮助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。帮助上级制定行政、总务及平安管理工作进展规划和方案;帮助审核. 行政专员岗位职责概述 行政专员是每个公司所必需具备的岗位,帮助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。帮助上级制定行政、总务及平安管理工作进展规划和方案;帮助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;帮助高级管理人员进行财产、内务、平安管理,为其他部门供应准时有效的行政服务;帮助承办公司相关法律事务;参加公司绩效管理、考勤、选购事务等工作;公司经营事务的管理和执行工作。 力量要求 管理工作 1.制度建立与完善:依据公司进展的实际状况,制定出合乎企业现状的规章制度,知会各部门及人员,收集合理化建议,并在企业进展中准时调整和完善,使制度更加规范和合理,提高制度的可执行性和有效性,切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 2.部门沟通与人员协调:了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。精确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动虚心的态度与其他部门人员充分沟通,尽可能准时了解各项业务的进展状况,并将信息准时整理反馈给公司领导,有效地帮助上级推动工作。在日常的工作中,留意与其它部门和同事的协作,协调与各部门之间的关系,建立服务意识。 3.绩效考核:全面了解,评估员工工作绩效,发觉优秀人才,提高公司工作效率,考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得酬劳、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参加公司管理程序,发表自己的看法。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据,坚持上下结合,左右结合,定性与定量考核相结合。考核可实行上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 事务处理 1.接听电话接待来访:接听电话要使用文明用语,语言应亲切简练、礼貌、和气,公话严禁私用,一律不得拨打信息台;对来访者要使用文明用语,热忱接待,要仔细倾听来访者的叙述。如未能准时有效地解决,应做好相应的记录并跟进落实。 2.文件制发及档案管理:文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员,并督导落实。文件制发后,应先分类整理再按要求进行归档,公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是:统一领导,分级管理;维护档案的完整与平安;便于公司和社会对档案的有效利用。 3.例会组织与纪要:按要求支配好人员的座次及发言挨次,发言要短小精悍,有效地利用时间,争论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。 4.车辆使用及管理:提高汽车使用率,合理使用,降低能耗。公务用车,公司领导人员在市内参与各种业务活动,派车接送;到外地出差,送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的状况时可酌情批准派车。公司组织集体活动,酌情支配用车。 5.日常制度监管:在现有的管理模式中,加大行政督导的执行力度,有效地实施行政制度及监管,准时调整管理方式、方法,建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 外部沟通 1.政府职能部门沟通:作为公司与政府部门沟通的窗口,我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自己的位置,敏捷处理。 2.合作伙伴沟通:要留意多方了解与业务相关的事务,以做到精确理解对方的意图、关心进行有效的沟通与传达,但在处理事务时留意以公司利益为重。 3.注意礼尚往来:节日礼品、贺卡等,在重要的节日(如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等),应在征求总经理看法之后,以礼品或贺信准时致意,维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中,适时提示经理并依据经理要求为其支配与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐,与合作伙伴建立常常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁简单。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务,但是行政工作在企业中的作用是不行小视的,所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备肯定的职业素养。 具备素养 1.工作态度:必需对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。 2.工作技能:有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、心情管理等方面的力量。 3.业绩方面:领悟上级主管的意图,工作高效率,有服务意识,工作环节“零缺陷”。 4.跟上公司的主旋律,留意公司的进展趋势; 5.寻求晋升空间,行政工作不是你最终想要的,积累了肯定的阅历,可以设法让自己能够胜任更重要的职位,让老板赏识你; 6.准时充电,你喜爱什么想学什么,那就立刻行动,买些书或者去图书馆看些书,这对自己是有百益而无一害; 7.学历并不代表力量,要适当地改造自己。一开头的形象有好有坏,你可以多问下别人的看法,试着转变自己; 8.有责任心,了解公司的企业文化,有创新意识。责任心当然重要,但工作的效率也很重要,所以时刻预备挑战工作消失的难题,想问题要全面; 9.制定工作和学习方案,规划自己的人生; 10.了解各部门的特点和习惯,针对性地做好材料的预备和沟通工作,可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关怀和关心,同样老板其实也是一般人,人总会有不适,人总会有脾气,我们应当赐予谅解。 会务支配 具有较强的时间管理力量; 优秀的外联和公关力量,具备解决突发大事力量; 良好的中英文写作、口语、阅读力量; 娴熟使用办公软件; 娴熟使用操作办公自动化设备。 态度: 工作细致仔细,谨慎细心,责任心强; 具有很强的人际沟通、协调力量,团队意识强。 具体工作 1、人事档案管理 2、人事考核作业 3、员工训练培训 4、作息考勤管理 5、奖惩方法的执行 6、各类公告的发布 7、聘请、录用、升迁、离退职的办理 8、各项规章制度监督与执行 9、帮助经理制订公司各项管理制度及业务方案 10、全面组织及督导店员的销售工作 11、办公用品的预算及购买技能技巧: 班组制度 理事会制度 生产线制度 礼仪制度 礼宾制度 礼宾部制度 第 5 页 共 5 页