工程技术档案管理规定办法.docx

本文为Word版本，下载可编辑操作工程技术档案管理规定办法 工程技术档案管理规定方法之相关制度和职责，工程技术档案管理规定大家有了解过吗?以下是我共享的工程技术档案管理规定全文,请阅读!工程档案管理规定1、根据现行建设工程文件归档整理规范,监理文件有10大类27个,要求在. 工程技术档案管理规定大家有了解过吗?以下是我共享的工程技术档案管理规定全文,请阅读! 工程档案管理规定 1、根据现行建设工程文件归档整理规范,监理文件有10大类27个,要求在不同的单位归档保存,现分述如下: (1)监理规划: 1)监理规划(建设单位长期保存,监理单位短期保存,送城建档案管理部门保存; 2)监理实施细则; 3)监理部总掌握方案等。 (2)监理月报中的有关质量问题。 (3)监理睬议纪要中的有关质量问题。 (4)进度掌握: 1)工程开工/复工审批表; 2)工程开工/复工暂停令。 (5)质量掌握: 1)不合格项目通知; 2)质量事故报告及处理看法。 (6)造价掌握: 1)预付款报审与支付; 2)月付款报审与支付; 3)设计变更、洽商费用报审与签认; 4)工程竣工决算审核看法书。 (7)分包资质: 1)分包单位资质材料; 2)供货单位资质材料; 3)试验等单位资质材料。 (8)监理通知: 1)有关进度掌握的监理通知; 2)有关质量掌握的监理通知; 3)有关造价掌握的监理通知。 (9)合同与其他事项管理: 1)工程延期报告及审批; 2)费用索赔报告及审批; 3)合同争议、违约报告及处理看法; 4)合同变更材料。 (10)监理工作（总结）: 1)专题总结; 2)月报总结; 3)工程竣工总结; 4)质量评估报告。 2、监理文件档案资料传阅与登记:由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅,如需传阅应确定传阅人员名单和范围,注明在文件传阅纸上,伴同文件和记录进行传阅。 3、监理文件资料发文与登记:发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部图章,对盖章工作应进行专项登记。 工程技术资料及档案管理（制度） 1 范围 本制度规定了*发电有限公司全部部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。 本制度适用于*发电有限公司一期工程从项目立项前预备阶段到项目竣工投产验收期间全部工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 凡是注日期的引用文件,其随后全部的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓舞依据本标准达成协议的各方讨论是否可使用这些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 建设项目(工程)档案验收方法(国档发19928号) 火力发电厂工程竣工图文件编制规定(电力部电建1996666号) 火电企业档案分类表(6-9大类)(2022) 火电机组达标投产考核方法(试行)(国电集工2022125号) DA/T22-2000 归档文件整理规章 GB/T11322-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 DA/T282022 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 3 公司技术档案管理层次 3.1 公司工程技术档案管理层次示意图见图1。 职责 3.2 综合部 3.2.1 公司档案室的直接管理部门,负责建立规范的公司档案室,设立专职工程技术档案管理人员。 3.2.2 负责依据国家和行业的档案法规,制定公司工程技术档案管理制度,报公司批准后,印发各部门执行。 3.2.3 准时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。 3.3 公司档案室 3.3.1 负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作,负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。 3.3.2 负责归档数据库的数据备份。 3.3.3 负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。 3.3.4 负责档案设施、设备的维护管理,负责库存工程技术档案的平安及保密工作。 3.3.5 负责达标投产的资料整理工作。 3.4 工程部 3.4.1 建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术档案管理人员。 3.4.2 督促参建各单位(包括监理单位、施工单位、调试单位)严格遵守公司工程技术档案资料管理方法,并纳入合同条款中进行管理。 3.4.3 协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。 3.4.4 审定经过监理单位审查的各类技术资料,并准时移交资料室。 3.5 工程部资料室 3.5.1 负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。 3.5.2 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。 3.5.3 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。 3.5.4 负责进口设备有关外文资料的翻译。 3.5.5 参与设备开箱验收,收取设备开箱资料。 3.5.6 准时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。 3.5.7 帮助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。 3.6 方案部 3.6.1 负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料,包括工程项目的融资、贷款合同、协议,工程项目开工报告和批复文件;工程开工前的审计文件;工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录;设备招标投标文件;工程项目的施工(含安装)合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等,工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程项目招标投标文件;本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。 3.6.2 负责4.5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。 3.6.3 负责借阅档案资料的妥当保管准时归还。 3.6.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。 3.6.5 负责与设备供货方在技术资料方面的联系。 3.6.6 负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。 3.7 生产预备部 3.7.1 负责提交考核期的运行材料,包括本企业的技术标准,系统图等必备图纸,操作票、工作票、运行日志等运行台帐,培训教材,考核期的生产记录,考核期的事故分析、处理记录及结论等。 3.7.2 负责4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。 3.7.3 负责借阅档案资料的妥当保管准时归还。 3.7.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。 4 管理内容与方法 4.1 工程技术资料归档范围 4.1.1 建设项目工程技术资料归档范围,见国家电力公司电源建设部火电机组达标投产考核标准(2022年版)及其条文解释考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定。 4.1.2 公司凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的,无论是由部门或者个人保管,均应按本制度要求进行整理,由档案工作人员验收后归档。 4.1.3 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理后归档。 有电子文档资料的,应同时收集齐全。 4.1.4 全部归档的工程文件应为原件。 4.2 工程技术资料管理 4.2.1 接收:技术档案室在接收资料时应认真核对资料名称、份数、资料状况(正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损)。 4.2.2 登记:充分利用基建MIS中的资料管理软件,分类登记,登记后对比电力工业企业档案分类规章火电企业档案分类表(2022)(6-9大类)中的分类,确保软件自动生成的档案编号与分类表全都。 4.2.3 填写卷盒封面、脊背。 4.2.4 排架。 资料按类别分类排架:依照从上到下,从左到右的原则,卷盒(袋)正面对左。 4.2.5 资料的分发及借阅: 4.2.5.1 资料分发要填写“文件和资料发放登记表”,借阅要填写“资料借阅登记表”,签字备查。 4.2.5.2 公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用,外单位调阅档案要经公司领导批准,见有效证件才可接待。 4.2.5.3 资料外借一般不超过1个月,最长不超过3月。 超过规定时间应办理续借手续。 档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套,只剩二套时,原则上不再外借,特别状况下急需借阅,必需经过综合 部主任签字批准。 4.2.5.4 借阅资料要准时归还。 4.2.5.5 对借出归还的资料要仔细核对清点。 4.2.5.6 收到归还的资料要准时放回原处,并在借阅登记表上注销。 4.2.5.7 档案室对借出资料每月汇总一次,对到期未还的资料发出催还通知。 4.3 工程技术档案管理 4.3.1 收集 4.3.1.1 凡*发电有限公司2×600MW建设工程从项目立项前预备阶段到项目竣工投产验收期间,办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动,对今后各项工作和连续本企业、本单位历史进展具有查考和凭证价值的科技文件材料(纸质及其它载体)均需进行收集。 而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。 4.3.1.2 详细归档范围见国家电力公司电源建设部火电机组达标投产考核标准(2022年版)及其条文解释考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定,并参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T282022)执行。 4.3.1.3 档案管理人员应坚持“五参与”(参与科研成果和科研项目鉴定;参与设备招、评标,参与设备开箱;参与工程项目验收;参与重要的生产事故分析会),了解工程进度及有关资料状况,以保证各类档案资料准时、齐全、精确的归档。 4.3.2 分类、组卷 4.3.2.1 分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,做到分类科学。 组卷合理,层次分明,检索便利。 4.3.2.2 本公司工程技术档案分类按火电企业档案分类表(6-9)大类(2022)分类方法进行分类,分类号由四位阿拉伯数构成四级类目,各级类目均用0-9标识。 4.3.2.3 在做好分类的基础上,按各大类下的属类进行组卷、装盒。 4.3.3 编号 4.3.3.1 对已组成的案卷编写档案号。 4.3.3.2 档案号由名目号()、分类号、案卷挨次号构成,表示方法如下: 1) 6大类用年月标识。 2) 7大类的采纳7001标识,首位数代表类别名,后三位数代表课题挨次号。 3) 8-9大类(从基本建设工程立项前预备到工程竣工投产为止的文件材料),名目号的前两位数代表工期号,后两位数代表机组号(公用部分名目号的后两位用“00”标识)。 4) 举例:“*发电有限公司#1机组汽轮机安装质量验评记录”档案号为:“0101-8055-001”。 4.3.4 案卷的整理 4.3.4.1 卷内文件排列 1)管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。 2)设备资料要求文字材料在前,图样在后。 3)施工记录要求单位工程在前,分部在后。 4.3.4.2 装订 1)文字材料以件为单位装订,装订前要取下金属装订物,实行三孔线装形式装订,装订线在左边。 不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。 不得大于A4幅面(外文已装订资料除外)。 且要求装订边及底边对齐。 2)图纸一律不装订,但案卷内大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面,折叠方式采纳反折式手风琴折叠法(反面在外),图标栏在图纸纵向右下角。 4.3.5 案卷的编目,用微机、档案管理软件进行编目。 4.3.5.1 编写案卷页号。 1)案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 2)页号用自动号码机编写,单面书写的文件材料在右下角编写页号。 双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。 3)案卷封面、卷内名目(原有图样名目除外),卷内备考表不编页号。 4.3.5.2 案卷封面的编制 1)案卷采纳内封面,内封面与档案一并装入卷盒内,放在卷首。 2)拟写案卷题名,要求简明、精确揭示卷内科技文件材料的内容。 案卷题名的主要内容包括项目名称、代字、及其组件、部件、阶段的和名称等。 3)编制单位:填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。 4)编制日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。 5)保管期限,填写其划定的保管期限,根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范执行。 6)密级依据保密规定填写。 7)填写档案号。 4.3.5.3 案卷脊背的编制。 1)案卷脊背用150白色书写纸或g120g牛皮纸(与卷盒同色),书写(或打印脊背)。 2)案卷脊背内容包括档案号和案卷题名。 科研职责 秘书处职责 秘书职责 秘书长职责 租赁职责 程序员职责 第 9 页 共 9 页