酒店行业存货管理制度.docx

本文为Word版本，下载可编辑操作酒店行业存货管理制度 酒店行业存货管理制度之相关制度和职责，酒店管理公司存货管理制度第一条为了加强集团酒店业(包括餐饮、客房和休闲消遣三大部分)的存货管理,规范存货的购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各环节核算的操作流程和管理行为,现. 酒店管理公司存货管理制度 第一条 为了加强集团酒店业(包括餐饮、客房和休闲消遣三大部分)的存货管理,规范存货的购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各环节核算的操作流程和管理行为,现依据酒店管理公司经营管理的需要,制定本规定。 其次条 本规定中的存货是指集团酒店业在日常经营过程中行将消耗的原物料、燃料及经营性帮助设备(不包括固定资产部分)。详细包括:1、原材料:餐饮业各种制作的基础性原材料,如鱼、肉、蔬菜等,以及干货调料等;2、库存商品:存放于仓库及水吧的香烟、酒水、纸巾等出售商品;3、物料用品:一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和经营性帮助设备(不包括固定资产部分);4、燃料:指酒店各设备正常运营维护所需的各种燃料等。第三条存货的购进管理 一、 存货的购进实行“选购方案审批制”:1、 单价在500元及以上的各种经营性帮助设备(指低值易耗品部分)的购进审批方法,参照集团的相关规定执行;单价在500元以下的各种经营性帮助设备、日常经营所需的原物料及燃料的购进审批方法,根据本规定中的相关条款执行。2、 对不同存货,实行不同时期申报方案:(1) 日方案:指需购进的各种基础性原材料食品,由厨部、餐饮部于头一天猜测其次天的需要量,据此拟定需求,填制厨房订货申请表,报使用部门负责人审核签字后,交选购部办理正式选购业务。申报方案时间为每天下午4:00-8:30。(2) 周方案:指需购进的冻品、烟等,填制天怡酒店管理公司申购单由部门或仓库申报,交选购部办理选购业务。申报方案时间为每周六下午。(3) 半月方案:指需购进的干货调料,由仓库报方案,填制天怡酒店管理公司申购单,仓库领班签字后,送交选购部办理正式选购业务。申报方案时间为每月1-5号和15-20号.(4) 月方案:指需购进的客房用品、印刷用品等,由仓库以及各部猜测该月需要量,并据此拟定需求,填制天怡酒店管理公司申购单,送交选购部,并办理正式选购业务。申报方案时间为每月25-30号。3、 上述第(3)、(4)项填制天怡酒店管理公司申购单,经使用部门负责人签字后需交仓库核签:仓库主要核查需购进的物料在方案申报时仓库中实有的各物料(包括可代用品)库存数量,并将相应的数量据实填入对应栏次,并提出方案看法。4、 对需特殊制作(指经营物品上需加注酒店管理公司或酒店的标识)的各种经营性材料及物品(如一次性餐具、纸巾、客房洗具、拖鞋、茶具等),原则上应实行招标的方式选择相对固定的制作供应商,签订定期的供货合同(除非因产品质量、结算价格及其他合作方面的缘由需更换)及价格协议(按时间段);每月末,各物料使用部门(指客房部、餐饮部和休闲消遣部)依据酒店估计需要量拟定需求方案,填制天怡酒店管理公司申请单(一式四联,申购部门留存一联,其他三联经审批后一联交选购部、一联交仓库、一联交财务部),报部门负责人审核签字。二、购进存货的验收管理:1、 选购部收到批准的申购单后,应准时与供应商联系,确定详细的供货时间和每批次的供货量,并在申购单对应栏次予以注明;注明后的申购单一联由选购部留存,督促货物按时到位;一联送交请购部门,以便准时了解进货的时间,支配相应的工作;一联送交仓库,以便核对验收,支配仓位;一联交财务部,以便预备资金付款。2、 到货时的详细验收规定:(1)购进的各种食品鲜货部分,直接由厨部、餐饮部实物管理责任人(指经营场所日常经营性货物的实物管理人)专人验收,仓库保管监收;其他珍贵食品部分,由各对应仓库库管进行,由财务部稽核人员监收。厨部、餐饮部所需货品的验收,原则上应指定相对固定的货品验收区域(指定的验收区域应邻近贮藏室或仓库,应保持灯光光明、清洁卫生、平安保险),配备特地的实物数量验收工具、必要的质量检验测试装置和特别货物(如冷冻、保鲜货物)的贮藏工具及场地; 货品验收人和监收人必需对比申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作;验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容: A、货品数量验收a、 假如是密封的容器,应逐个检查是否有启封的痕迹,并逐个过称,以防短缺;b、 假如是袋装货品,应通过点数或称重,检查袋上印刷的重量是否与实际全都;c、 散装货品,应逐个品种称重,确定实际货品数量。 B、货品质量验收a、货品验收人员应具备货品质量方面的学问和货品质量检验水平;b、验收中对货品质量把握不准的,应证询相关技术人员的看法;对海鲜及其他水产品的质量验收工作,原则上应由厨部主管参加进行;c、必需严把货品保质期关,对同一批货品不同保质期的不予验收,对与合同或订货单上规定的保质期不符的不予验收。 C、货品验收过程中,对已点验过的货品必需与未点检的货物分开存放。 D、验收的货品假如与一览表列货品、数量、质量等全都时,在一览表中相应项目旁作上“已到货”标记;假如不符,则要依据详细状况报行政总厨、餐饮部负责人或分管总经理处理。 E、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作,应在送货人在场时完成;货物验收人和监收人应始终在现场,不得由其他非相关人员代行验收和监收工作;验收之后,应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库。填制××酒店入库单一式三联,货物验收人一联,送交货人或供应单位一联,财务部一联(此联由货物监收人送交)。格式见表4,验收单各栏次内容字迹必需清晰明白,数量严禁乱涂乱改;各相关责任人必需在验收单对应栏次对验收单内容签字确认。验收工作完成后,将订货单、××酒店入库单和发票订在一起,准时送交财务部稽核人员。(2)其他货物的验收工作,直接由各对应仓库库管进行,由财务部稽核人员监收,其详细验收规定同上。三、购进存货的款项支付,根据酒店管理公司规定的审批权限进行报批,财务部依据审批及验收手续齐全的各有效凭证进行审核后,办理付款手续。1、财务部稽核人员收到订货单、申购单、验收单和发票后,必需对比核查各单、表、票据之间的货品、数量、质量、单价及金额是否完全相符,是否根据规定的程序办妥了齐全的手续,任何一单、一项、一个数据不符,都要查明缘由,妥当解决,切实做到问题不查清解决、不向下办理付款手续。 (1)检查请购部门交来的申购单与选购部交来的订货单或订货合同有无批准签署,核对申购单与订货单的内容;假如订货单与申购单中名称、规格不符,须到请购部门和选购部门查明是否属替代品;核对后把它们订在一起,并按订货单的编号及供货单位名称存放。 (2)收到仓库交来的验收单和发票后,取出订货单与其核对:检查验收单上的货品品种、实际验收数量是否涂改,验收、监收签字手续是否齐全,签名是否真实、有效;检查验收单上的名称、规格、数量、质量、单价及交货时间是否与订货单的内容全都;检查发票是否为正式有效票据;检查发票上的价格与订货单的价格与订货单上的价格是否相符;检查发票上总金额的计算是否正确,短斤缺两、数量不足、质量不够等级问题是否已作出扣减。 (3)检查货品是否已预付定金或预付货款;已预付了定金或部分货款的,应计算出本次应付货款的金额。 (4)签署正式的付款核准看法。3、请付款凭证经财务部稽核人员审核签字后,报财务部负责人审批。4、出纳人员依据财务部负责人审批的付款凭证,办理正式的付款手续。四、建立“主动征求供应商投诉”制度:由酒店办公室定期或随时收集和征求各供应商对本酒店选购、验收、结算付款等方面的看法,以改善酒店选购的运作,争取外界对酒店工作人员详细工作绩效的监督和评价,以有效地揭示、防止酒店相关工作人员效率低下、营私舞弊等问题。第四条 存货的领用管理一、各部门原则上应指定特地的领料人,部门领料人有权对本部门日常所需物质进行领用;超出领料范围且没有总经理或财务经理签字的,仓库有权拒绝发货。二、 特别状况下的急件领用,由财务规定的领料人或部门经理口头或书面授权当值仓库保管员,仓库保管员方可发货,但通知人必在1日内到仓库办理签字手续;若在领货后的1日内没有办理签字手续的,由当值仓库保管员向财务上报,对通知人处以至少5元的罚款;若当值仓库保管员没有上报,而2日内领料单仍没有签字的,对当值仓库保管员处以至少5元的罚款。第五条 存货的库存管理一、酒店仓库及各部门实物管理责任人,对各库存的物品,必需根据物品的属性和详细物品的保存要求分类或特地存放,严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存。二、库存实物的进库和发出,必需依据上述规定的程序和凭证进行,严禁无单、无手续的物品进库和发放;办妥物品进库和发放手续后,应准时依据相关凭证,登记实物库存保管账,并定期(各部门实物管理责任人于每天下班前;酒店仓库库管每天对库存异动的物品,每三天对全部的库存物品)进行库存物品的账实核对盘点工作,发觉差异,准时查明缘由,予以解决,无法解决的,报财务部负责人处理;对超过保质期和有质量问题的货品,不得对外发放,并准时填制质量问题物品报告表(一式三联,一联仓库留存备查,另二联经财务部签字后一联留存财务部处理、一联返回仓库据此处理质量问题物品),经部门负责人审核签字,送交财务部稽核人员核实后,报财务部负责人处理。各实物管理责任人当所保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时,应准时主动地向部门负责人或相关部门提出选购(领用)申请方案。三、各实物管理责任人在发放各物品时,必需严格根据“先进先出”的原则发放实物。先进先出:是指根据物品购进的先后挨次和物品保质期的短长挨次,进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品先发放,后购进和保质期长的物品后发放。四、各部门详细规定:1、客房部 (1)对客房迷你吧的库存,各楼层服务员必需在客房卫生清洁时和客人需退房信息的第一时间(或接到前堂收银处电话通知客人退房结账的当时)准时进行清查盘点,发觉住客饮用,准时通知前堂收银处入数;若客人结账后再返回房间拿取行李时,应由其楼层服务员主动开门和锁门,关注迷你吧的开启动向,以防止迷你吧酒水走数。同时,将各楼层迷你吧酒水的实际走数结果与客房部各楼层主管的绩效考核直接挂勾。 (2)对需清洗的周转性物品(如床单、被套、浴巾等等),在移交给负责清洗的部门时,必需办理实物移交手续,同时,规定固定的送返时间(并界定超时送返责任,以免影响正常使用的周转),送返时,必需办理实物数量和质量的验收手续,如有出入,当面界定责任,出具书面证明,送交财务部处理;对超过规定时间仍未送返的,应马上督促,必要时,说明缘由、报客房部负责人批准后,向酒店仓库增领该部分物品,待清洗部门送返后马上返还。 (3)客房部实物库管于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,准时查清解决;同时,依据当月客房部各部门实际领用签收的领料单,汇总填制本月部门物品领、用、存报告表,经部门负责人审核签字后,报送财务部。2、餐饮部:实物库管于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,准时查清解决;同时,依据当月领料单,汇总填制本月部门物品领、用、存报告表,经部门负责人审核签字后,报送财务部。3、厨部:处理同餐饮部。4、工程部:处理同餐饮部。5、酒店仓库:仓库库管员于每月末扎账前,应对实有库存进行实物盘点,与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对,发觉问题,准时查清解决;6、财务部:(1) 财务部稽核人员应定期抽查酒店各仓库的实物库存是否与其实际账存数量相符;各项库存实物的管理是否符合相关规定,发放实物是否严格根据“先进先出”的原则执行;(2)每月末,财务部稽核人员应参加各仓库库存的实物盘点工作,一方面,核实库存实物的账实状况;另一方面,核查库存实物的质量(有无质变、过期产品)和各品种库存是否合理;同时,对各部门填制的本月部门物品领、用、存报告表列数据进行核实(依据平常收到的各进、出、领用物品凭证进行核对)和确认;发觉问题,准时查明缘由,界定责任,报财务部负责人处理。(3)财务部负责人收到各种报告时,应准时依据酒店的相关规定进行处理,或会同各部门负责人协商后,报酒店总经理处理。五、库存管理责任:1、对库存实物发生的质量问题,属验收把关不当造成的,能要求供应商退换的,应尽量要求供应商退换,同时,追究验收责任人的工作责任;不能退换造成的损失,由验收责任人负责赔偿;属保管不当造成的,直接追究保管责任人的责任,并由其担当全额的损失。2、对库存实物发生短损的,属定额内(其实物定额依据各物品的性质,参照同行业的平均标准进行确定)的,直接计入当月成本(此部分应严禁套用定额数而自用);定额外的部分,直接追究保管责任人的责任,并由其担当全额的损失。3、财务部稽核人员稽核工作不到位,对应稽核、监控的方面不予稽核、监控,应发觉的问题未予发觉,或对发觉的问题不予上报,事后被查出的,直接追究稽核人员的责任,并严厉处理。4、特别状况,报酒店总经理处理;特别状况,可直接上报酒店管理公司讨论处理。第六条 本规定适用于酒店管理公司及酒店各部门。第七条 本规定自颁发之日起实行。 酒店管理公司 二00四年三月 人事档案管理制度 食品平安管理制度 平安生产管理制度 公司财务管理制度 员工晋升管理制度 劳动纪律管理制度 第 7 页 共 7 页