2022年采购业务控制制度.docx

精选学习资料 - - - - - - - - - 选购业务掌握制度第一条 为了加强公司选购业务的内部掌握,标准选购业务行为,防范选购业务活动 中的过失和舞弊,依据财政部中华人民共和国会计法和内部会计掌握制度选购与付 款等法律法规,结合本公司选购业务特点和治理需要,制定本制度；1、本制度所指选购业务包括选购方案、选购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应对账款和支付货款等业务；2、本制度适用于公司的总部及所属各子公司的选购业务治理与掌握；其次条岗位分工与授权批准明确规定相关的部门和岗位的职责与权限,确保办1、公司建立选购业务岗位责任制,理选购业务的不相容岗位相互别离、制约和监督；2、公司物资选购业务严格标准和执行如下程序：1方案与审批2请购和审批3询价和核价4确定供应商5订立合同6选购与验收7物资入库8账簿登记与支付选购款 3、公司选购业务联系岗位的基本分工如下：1选购部负责编制选购方案、填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、选购物 资等业务；2财务部价格负责人员核定物资选购价格；3财务部负责结算选购款项、登记存货及应对款项；名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 4生产部负责依据选购方案和物资请购单办理物资入库,支配登记保管账等；5质量部负责物资入库前的质量验收等；6审计部负责定期审计检查选购业务的合规性、合理性和会计记录的正确性与及 时性；4、公司负责方案、核价、定购、招标、检验、收存、付款等选购业务的职工,必需参 加人力资源部的岗位培训,并获得岗位合格证后方能独立上岗办理选购业务；5、公司办理物资选购、核价与付款业务职工应当具备良好的业务素养和职业道德,办理选购、核价与付款业务的人员在同一个工作岗位连续工作时间不得超过三年；6、物资的选购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定,各级审批人要在授权范畴内行使职权,不得超越审批权限；7、公司授权负责选购的部门、质量部、生产部、财务部分别办理物资订购、检验、收 存和付款业务；其他任何部门均无权经办选购与付款业务；8、公司对于重要的、技术性较强的选购业务,应当专家评审、集体决策制度；9、公司对机器设备的选购,以及一次选购价值超过 招标方法选购；第三条 方案与审批掌握50 万元的材料选购一律实行公开1、公司对选购业务实行严格的方案治理和选购目标责任制；每年 12 月份,公司总经理与选购部经理签订下年度的选购目标责任书指标及奖惩兑现政策；,明确全年的选购目标、价格目标、费用2、选购部要将年度选购目标层层分解落实到各个选购科室和每个选购员,并将目标分解落实情形报公司备案；3、物资选购方案的制订、审批程序和责任分工如下：1生部每月依据产品生产方案编制物资耗用方案；2库管部每月依据物资耗用方案和库储备备情形编制物资补库方案；3选购部依据物资补库方案编制物资选购方案；4预算治理办公室审核、平稳上述各项方案与公司的全面预算相吻合；名师归纳总结 5公司总经理审查并批准物资选购方案；第 2 页,共 5 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 4、实施物资选购的详细依据是“ 物资请购单”,“ 物资请购单”的填制、 审批程序如下：1选购部依据物资选购方案填制的“ 物资请购单”,“ 物资请购单” 中必需列明如下事项：选购物资的依据；选购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；物资用途及最迟入库时间； 供应厂家和询价结果；选购金额、责人签字；付款方式与付款时间；选购员及选购部负2财务部价格部门对“ 物资请购单” 中的价格进行核定；3公司有关领导按以下审批权限在“ 物资请购单” 审批：选购总额在 5000 元以下的, 由选购部部长审批；5000 元-5 万元的由分管选购的副总经理审批； 5-50 万元的由总经理审批；50-100 万元的由总经理、财务总监共同审批；100 万元以上的,由总经理办公会议集体讨论审批；第四条经过公司有关领导审批的“ 物资请购单”,是选购物资及办理验收、入库及付款的依据；第五条 选购价格掌握1、物资选购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公平、比质比价、监督制约,杜绝选购过程中的不正值行为发生；2、选购部和价格治理部门要广泛收集选购物资的质量、价格等市场信息,把握主要采购物资的信息变化；3、物资选购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序；第六条 选购与验收掌握1、依据选购物资的性质不同,公司分别实行如下选购方式：1单项选购价值在3 万元以上的大宗物资,从生产厂家直接选购；2一般选购物资在货比三家的基础上,采纳订单或合同订购方式选购；3小额零星物品采纳择优选购方式；4重大选购业务及设备购置实行招标选购；2、除仅有唯独供货单位或公司、生产经营特别要求外,公司主要物资的选购应当挑选两个以上供货商,要从质量、价格、供货能信誉等方面择优定点选购；名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3、公司主要物资选购及有特别要求的物资选购,应当审查供货单位资格,对已确定的供货单位,应当准时把握其质量、价格、信誉等的变化情形；4、物资选购到厂,需办理如下验收入库手续：1库管验收员核实到库物资是否与“ 物资请购单” 规定的品名、数量、供货厂家相符,凡核实无误的验收员开具“ 选购物资待检单”；2质检部依据 “ 选购物资待检单”对待检物资进行质量检验,并将检验结果填写 “ 质量检验报告单”；3生产部保管员将检验合格的物资验收无误后,收存物资并开具“ 物资收存单”4供应商开具增值税发票后,经财务部材料核算会计对价格、数量等项目审核无误后,开具正式“ 物资入库单”；5“ 物资入库单” 经保管员签字后生效,财务部据此登记账簿和输有关结算事宜；5、到库物资与 “ 物资请购单”不符或未经质量检验的,一律不予办理入库和结算手续；6、质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验,并对检验结果承担责任；第七条 货款支付与账目核对7、选购物资付款时,必需符合以下三个条件“1已经列入当期货币资金支出预算；2双方往来账核对无误；3“ 付款申请单” 已经财务总监签字批准；1、选购物资的付款由财务部负责,付款的依据要同时满意如下条件：1订有选购合同的,要参照合同规定的时间、方式、金额付款；2要在公司预算范畴内付款；3要在对选购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性有合规性进行严格审核、确认无误的前提下,办理付款；2、选购付款,由选购员部填写“ 选购物资付款单”,财务总监按预算审批；超出预算的付款,必需由选购部申明理由,经总经理批准后,从预算外资金列支；名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 5 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3、财务部要加强应对账款和应对票据的治理,已到期的应对款项必需支配到货币资金支出预算中,并经财务总监的审批后,方可办理结算与付款事宜；4、财务部往来核算会计负责应对账款的核对与清理,要每个季度至少与供应商核算一次账目核对结果要填制应对账款核对表备案；核对出的未达账项,要逐顶逐笔查明缘由,杜绝串户等错误现象的发生；5、选购部要按供应商设置物资选购台账,准时登记每一供应商的供货、开票、选购部 要准时与供应商联系,并分别情形按以下程序进行处理：1数量不足的,要求供应商予以补足,存在质量问题,尚能使用的,要求供应商 赐予价格折让,不能使用的要求供应商退货或换货；2需要退货或折让的物资,均需供应商开出红字发票；3退货通知单、红字发票均应准时报送财务部入账；第八条 选购业务的监督掌握 1、审计部负责对公司的选购业务进行监督检查；2、选购业务监督检查的内容主要包括：1选购业务相关岗位及人员的设置情形；2选购业务授权批准制度的执行情形；3选购方案与合怜悯形；4选购价格及选购渠道情形；5货款结算情形；6应对账款和预付款的治理情形；7有关单据、凭证和文件的使用和保管情形；3、审计部对监督检查的结果要出具内部审计报告,发觉的薄弱环节和问题,有关部门要实行措施,准时加以订正和完善；名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 5 页