工程建设监理资料管理制度.doc

监理资料信息管理制度目 录一、现场监理资料管理制度 -2二、监理资料归类及编码管理办法 -5三、监理资料归档及管理制度 -12连云港市正方建设监理有限公司海州湾花园二期监理部2018年4月23日现场监理资料管理制度第一条 工程监理资料管理规定： 1 总监理工程师对现场监理资料整理工作负责。 2 监理文件的日常管理应做到：真实可靠、内容齐全、同步整理、分类有序。 3 项目监理部由专业监理工程师负责收集、整理、保管现场监理资料。 4 为保证监理资料的完整齐全、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式、份数达成一致意见。 5对施工单位报验资料，监理工程师应审核该表格使用是否符合要求，填写是否规范,内容是否符合工程实际和有关规范要求,签署后留存一份，其余返还施工单位. 6监理资料的收发借阅必须通过资料管理人员履行手续。 第二条 管理职责 一、总监理工程师应履行下列职责： 1组织编制监理规划，审批监理实施细则。 2 组织审查施工组织设计、（专项）施工方案。 3 审查开复工报审表,签发工程开工令、暂停令和复工令. 4组织审核施工单位的付款申请,签发工程款支付证书，组织审核竣工结算. 5组织审查和处理工程变更。 6 组织验收分部工程,组织审查单位工程质量检验资料. 7 审查施工单位的竣工申请，组织工程竣工预验收，组织编写工程质量评估报告. 8 组织编写监理月报、监理工作总结，组织整理监理文件资料. 二、专业监理工程师应履行下列职责： 1 参与编制监理规划，负责编制监理实施细则。 2 审查施工单位提交的涉及本专业的报审文件，并向总监理工程师报告。 3 参与审核分包单位资格. 4 组织编写监理日志,参与编写监理月报。 5收集、汇总、参与整理监理文件资料。 三、资料员职责 1专门管理资料。 2及时、准确、完整地收集、整理、传递各资料.3采用信息技术进行资料的管理. 4及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案,应按单位工程建立案卷盒，分专业存放保管,并编制目录清单。 5及时向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。 第三条 收、发文与存放制度 一、收文与登记制度： 1所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，重要文件应注明接收时的具体时间. 2有追溯要求的文件，应注意核查所填内容是否可追溯，在文件和记录上注明相关文件资料的编号和存放处； 3资料管理人员应检查监理文件资料的各项填写和记录是否真实完整，签字认可人员是否符合相关规定的责任人，不得以盖章和打印代替手写签认。资料的储存质量必须满足长期保存要求, 4收文登记后应第一时间交项目总监或由其授权的监理工程师进行处理; 5重要文件内容应记录在监理日志中； 二、传阅与登记制度： 1由总监或由其授权的监理工程师确定是否需要传阅； 2对于需要传阅的，应确定传阅人员名单及范围，并在传阅纸上注明，文件和传阅纸一并传阅。 3传阅完毕交还信息管理人员存档; 三、收发文与登记制度： 1、监理部发文应由总监或由其授权的监理工程师签名，并加盖项目机构图章；若为紧急处理的文件,应在文件资料的首页标注“急件”字样； 2、所有的建设工程监理文件资料应进行分类编码，并在发文登记表上进行登记，登记内容包括:文件资料的分类编码、文件名称、摘要信息、接收文件单位的名称、发文日期（强调时效性的应注明发文的具体时间）、份数;收件人收到文件应签名； 3、发文应留有底稿;重要文件的发文内容应记录在监理日志中； 4、收发文件登记时，业主来文、设计单位来文、施工单位来文分开存放；收发文件按统一的编目系统进行分类整理;监理资料归类及编码管理办法一、监理资料归类管理办法工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中直接形成的,是工程建设过程真实、全面的反映为了便于日常管理和检索,监理人员应将监理资料进行分类管理，分类 管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行：（1）为便于工程建设监理资料的收集、分类、组卷和归档，根据建设工程文件归档整理规范及其他相关规范，特制定本办法。（2)监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证,包括各种文件、图表、信函、日志、月报、会议纪要等。(3）监理资料的收集、分类、组卷及归档等工作，应由总监理工程师指导专人负责执行.（4）监理资料的收集、分类、组卷及归档工作必须及时，不得拖延。5)负责建立资料管理的人员，应对收集到的资料进行分类，其方法如下:1）按建筑工程分部（子分部）、分项工程对监理资料进行分类：资料管理员对监理资料按建筑工程施工质量验收统一标准（GB 503002013)中附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程进行分类。2）按监理工作阶段对监理资料进行分类。3)按监理工作控制目标划分。合同管理资料。质量控制资料. 进度控制资料.造价控制资料。4）按资料产生的来源划分:建设单位提供的资料。承包单位（包括材料生产厂家、设备制造、加工等）报送的资料。设计单位的图纸及有关技术文件。项目监理机构形成的资料。5）按监理资料的作用划分:监理工作依据资料:如委托监理合同，施工合同，建设单位与第三方签订的与本工程有关的合同，勘察、设计合同，与建设工程有关的法律.法规等。监理工作基础资料：如各种定额、技术规范、标准.监理工作过程中形成的资料：如有关各方往来函件、会议纪要,试验、检测资料，项目监理机构的各种工作制度，监理工程师通知，隐蔽工程检查、质量检验评定资料，计量及支付资料,索赔及工程变更资料等. （6）监理资料归类应明确、清楚、详细。 (7)监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷和归档。二、监理资料编码实施办法 为了使监理资料的管理更加科学化、程序化、规范化，应以计算机作为工具，建立起计算机信息管理系统，以实现管理计算机化。因此，项目监理机构应建立起资料编码系统。 1.总则 (1）监理资料管理应由总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，设一名专职资料管理员.(2）专职资料员应具有中专以上专业技术学历，具有较熟悉的计算机操作能力,且通过资料管理培训，持证上岗。（3）监理资料必须真实、准确和完整。 (4)监理机构应建立起科学、完善的建立信息及监理资料管理体系。2.编码原则 （1）监理资料的代码必须保证其所描述的实体（或属性）时唯一的，及所描述的每一实体都必须有一个确定的代码。 （2)代码设计应等长，要留出足够的可扩充位置，以适应新情况的变化. （3）代码应尽量标准化,以便与全国的编码保持一致，便于系统的开拓。 （4)编码要有系统的观点，尽量照顾到各部门的需要；在逻辑上还要适合使用的需要。 （5）监理资料代码系统要有一定的稳定性. 3。编码方法 （1）监理资料编码应采用文字加数字的编码方法:文字采用汉语拼音字头，表示单位工程和资料来源；数字表示工程的分部和分项等细部。 （2）当有多个单位工程时，编码的首位码为单位工程代码,其代码用汉语拼音字码表示，如A、B/、Z，A为第一号单位工程.（3）为分清资料（原始资料）的来源,编码事务第二位为资料来源单位代码,即用单位名称的汉语拼音第一字的字母来表示，如：J代表建设单位；C代表设计单位;S代表设计单位；L代表监理单位；G代表国家一词;D代表地方政府；（4）分部（子分部）工程划分及代码规定：1）分部（子分部）工程代码规定应参考建筑工程施工质量验收统一标准(GB50300-2013）的分部(子分部）工程划分原则,并结合施工资料类别进行编号。2)建筑工程共分为10各大分部工程，94各子分部工程，其划分及代号应符合建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002013)中附录B的规定。3）分部（子分部）工程代码编号应在编码序号的位置上反映出来。 (5）工程建设资料编码形式：。.× × × × × × 共11位编码为单位工程代码(1位），用汉语拼音字母（A、B、Z表示）。为资料来源单位代码（1位),用单位名称第一个汉语拼音字头表示.为建设单位、监理单位资料文件分类，用代码（3位数字）表示。如建设工程资料（A类）。在工程资料分类表中（6-4），“A3勘察、测绘、设计文件”栏内:A31 工程地质勘察报告 在编码中的代号为301A38 施工图设计及说明 在编码中的代号为308 又如监理资料（B 类），在工程资料分类表中( 附表1），“ B3 开工准备及技术资料"栏内； B37 工程变更单 在编码中的代码为371379本组号码第2位号码7代表工程变更，第3位号码19是分部工程代码。 为子分部（ 分项）工程代码（2位）。根据资料所属的分部分项工程，按 建筑工程施工质量验收统一标准（ GB503002001）附录B中分部（ 子分部）工程划分编码,对于工程验收（ 如隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程)只作为子分部工程代码，见子分部、分项工程名称及代码表（ 附表2）。 为资料类别（ 或分项工程）代码（ 2位），仅在工程验收时，此编码才为分项工程代码。 为顺序号（2位）.（6) 对于专业化程度高、施工工艺复杂，技术先进的分部、子分部及分项工程可单独组卷。 不同类型监理材料单独组卷时，资料代号可以从监理资料编码形式中第序号中选择第3位数所代表的工程代码,抽出即可（ 而在编码前再贯以××类型资料）即为：×××× 共7位编码为单独组卷编码形式序号。 为分部工程代码（1位）,其代码号为19.为子分部工程代码( 2位），子分部工程代码号见表65。 为分项工程代码（ 2位），分项工程代码号见表65。 为顺序号。三、决策阶段监理资料内容1。 决策阶段监理资料的主要内容编号档案资料资料类别12345678910111213141516准备工作记录(含投资选择、市场调查、投资机会论证)项目建议书及批复文件可行性研究报告及评估文件投资计划建设用地及规划许可证(批准文号）建设工程报建文件开工批复文件监理大纲（或监理投标申请书及中标通知书)监理合同规划部门审批文件（批准文号)审计部门审批文件(批准文号)消防部门审批文件（批准文号）市政部门审批文件（批准文号）水、电、气部门审批文件(批准文号）设计基础资料一览表(有资料附件）施工用水、点、路协议AAAAAAAB合同AAAAABA注：A为监理公司协助办理（或编写)；B类为监理公司编写,建设单位签认。监理资料归档及管理制度一、 监理资料归档制度工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的,是工程建设过程真实、全面的反映;工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。依据 建设工程监理规范、 建设工程质量管理条例及其他有关监理工作的规定，现对监理资料的收集、整理和归档作如下规定:1.监理资料归档的范围应予归档的监理资料主要包括：工程项目监理合同，监理规划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必要的图纸和声像资料，质量监督部门指定的其他有关资料，竣工验收会议纪要或鉴定书，竣工验收报告，工程质量竣工核定证书。2.归档监理资料的内容工程建设施工阶段归档监理资料：(1）委托监理合同。（2）监理规划，监理细则。（3）监理日记。（4）监理月报。（5)监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单,备忘录，工程停工令，工程开工复工报审表等）。(6）与业主，被监理单位，设计单位往来函件、文件.（7）会议纪要。（8）工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书。（9）施工组织设计、施工方案审核签证资料。（10）建立总结报告、工程质量评估报告。（11）工程质量安全事故调查处理文件。（12)工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告,工程质量保修书等方面的资料）.（13）分包单位资格报审资料。（14）索赔文件资料。（15）报验申请表（原材料构配件设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）。（16）工程变更单。（17)监理工作联系单.（18）总监巡视检查记录.（19）旁站记录。（20）工程进度记录。(21）主要的监理台账。3。 监理资料分类归档工程建设过程中形成的各种监理资料可按下列方法进行归档,以便于管理：(1）合同文件:施工监理招投标文件;建设工程委托监理合同；施工招投标文件；建设工程施工合同；分包合同；各类定货合同等。(2)设计文件：施工图纸；岩土工程勘察报告；测量基础资料。（3）工程项目监理规划及监理实施细则：工程项目监理规划；监理实施细则；项目监理部编制的总控制计划等其他资料。(4)工程变更文件：审图汇总资料;设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更文件。（5）监理月报。(6）会议纪要.（7）施工组织设计(施工方案）:施工组织设计（总体设计或分段段设计)；分部施工方案；季节施工方案；其他专项施工方案等。 (8）分包资质：分包单位资质资料；供货单位资质资料;试验室等单位的资质资料。（9）进度控制:工程动工报审表（含必须的附件）；年、季、月进度计划；月工、料、机动态表；停、复工资料。（10）质量控制：各类工程材料、构配件、设备报 验；施工测量放线报验;施工试验报验；检验批；分项、分部工程施工报验与认可;不合格项处置记录；质量问题 和事故报告 及处理等资料。（11）造价控制:概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书;工程竣工结算等。（12）监理通知及回复。（13)合同其他事项管理:工程延期报告、审批等资料;费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等.（14)工程验收资料：工程基础、主体结构等中间验收资料；设备安装专项验收资料；竣工验收资料；工程质量评估报告；竣工移交证书等。（15）其他往来函件。（16）监理日志、日记.（17）监理工程总结（专题、阶段和竣工总结等）。二监理资料管理制度工程监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合建设工程监理规范的规定,并符合公司的质量目标，特制定本管理制度.1.总则（1）监理资料管理的基本要求：整理及时、真实齐全、分类有序.（2）总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为负责人.(3）专职资料管理员应具有中等专业以上学历，能熟练操作计算机，且通过资料管理培训，持证上岗。（4）监理资料应真实可靠,字迹要清楚，签字要齐全,不得弄虚作假擅自涂改原始记录。2。管理职责（1）总监理工程师为公司的监理档案总负责人，负责监理竣工资料的移交和销毁的审批。（2)工程技术监理部负责监理竣工资料的检查和审核。(3）综合办公室负责监理竣工资料的接受、管理与销毁。（4）项目总监负责组织监理文件的编制和监理竣工资料归档的管理.（5）专业监理工程师和各监理人员应随着工程项目的施工进展不断收集积累监理资料，并认真、及时地进行编审，交资料管理员归档.（6）专职资料管理员的主要职责:1）负责资料管理员的主要职责：2）利用计算机建立图、表等系统文件。3）利用计算机建立监理管理工作台账。4）负责监理资料的收、发、保管，监理资料借阅的管理。5）负责月报中有关统计资料方面的起草工作.6）协助总监理工程师做好监理资料管理工作。（7)总工办档案资料部负责具体工作，对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任.3.资料编制与管理（1)监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，蓝墨水；不得使用一褪色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、双面复写纸、铅笔等。复写时,必须用单面黑色复写纸。（2）监理资料文字材料应为A4幅面，不足的应进行粘/补贴。（3）封面、封底和卷内目录宜采用住房和城乡建设部统一印制的格式。监理资料的整理标准要符合建设工程文件归档整理规范。（4)监理工作过程中形成的各种原始记录必须完整、真实、准确,能反映工程实际情况，应及时收集档案。(5)各专业工程监理工程师应随工程项目的进展收集、整理本专业的监理资料，并认真审核，不得接受经涂改的报审资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管. （6）资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档工作进行监督和审查。（7）资料管理员应将各专业监理资料分类、分专业建立案卷盒，并按规定编目、整理和存放。如将部同资料放在同一盒内，应在脊背处标明。（8)对于已归资料员保管的资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还;其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。（9)资料管理员应用计算机建立监理管理台账。应建立的台账有以下 几种：1）工程物资进场报验台账。2）施工试验(混凝土、钢筋、水、电、暖通等）报审台账。3)检验批、分项、分部(子分部）工程验收台账。4）工程量、工程进度款报审台账。5）其他.（10)监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理。分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录。（11)每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称，合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监工程师审核签字.(12）在工程竣工验收后3个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。（13)监理资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续，利用计算机进行资料管理的项目监理部须将“监理规划”、“监理总结”的电子文档一并交与档案资料部.4.资料验证与标志（1）资料管理员对由委托人或其他部门提供的文件、图纸等资料须进行验证和标志。（2)资料管理员在对物品有效性验证后，应对其标志，盖“受控”印章，并注明标志及标志日期。（3）如委托人提供的文件、图纸等产品检验证不适用，无效或遗失时，应将存有问题，总监意见及处理结果等内容填写(委托人提供产品不适用或遗失报告）。（4）管理员对分类管理的资料盒也应作标志，可在资料盒上标明盒内资料分类。(5）如有变更，应在需要改动部位加盖“废标”印章.变更文件资料经验证为有效后，应作标志并连同原件保存。施工图纸的变更，需加盖“工程变更标志章”.5。监理资料的借阅 (1）监理资料的借阅管理工作由资料管理员具体负责. (2）资料借阅人员必须是与本建筑工程项目有关的单位或人员，其他单位或人员不得借阅。 （3)项目监理人员需要查阅相关资料时 ,应向资料管理员办理借阅和归还手续。 （4）借阅人应爱惜所借资料,不得在文件上圈点、划线和涂改,也不得转借、拆卸、调换和污损。 （5）借阅人应如期归还所借资料,否则应与资料管理员办理续借手续。（6)对长借不还的资料,资料管理员可填写阅档催还单进行催要。（7)借阅人应履行保密义务，不得泄露资料内容。6。资料的保管与销毁（1）资料管理人员应做好管理资料、文件收发登记、签字或盖章签收工作，对需要保存的资料盒文件应分类、有序地保管。（2)资料员应做好资料的防盗、防腐、防潮和防丢失工作。（3）专业监理组常用的监理资料，可自留复印件或拷贝保存，以备查阅.(4）一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年,重要的工程监理档案保存可延长至3年。（5）监理资料及时归类整理必须妥善保管以备检查，不得遗失和损坏，凡经公司盖章或经监理人员签名的所有资料必须留底。（6）监理档案资料按有关规定在卷宗封面注明保存期；对超过保存期限的监理档案，应清点核对,登记造册,经总经理工程师批准后销毁三、工程监理档案管理制度为建立健全公司档案工作,规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关规定，结合公司具体情况，制定本制度.(1）公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理董事会等方面形成的档案资料。（2）公司档案工作是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，是企业基础管理工作的组成部分。（3）公司档案工作采取集中统一管理.（4）公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。（5）公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。(6）文件材料归档的基本要求：1)归档的文件材料必须完整.2）归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3）归档材料必须层次分明，符合其形成规律。4）归档文件必须编制目录.（7）文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1)建设行政主管部门来文。2）董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。3）监理咨询合同、协议。4）报送政府有关主管部门的报告及复文。5）与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。6）按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。7）有关公司人员管理档案.8）公司经营业务档案。9）公司会议纪要及决议.10)其他.（8）归档时间:1）工程项目及科研项目，在项目告一段落或项目完成后，负责人应在14日内将一归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。2)各类文件材料归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。3）公司工作人员因工外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料，要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。4)文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任.（9)档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于报保管利用。(10）公司积累及咨询类。1）工程积累及咨询类。2）财务管理类。3)人事管理类。4）行政文书类。5）董事会类。(11）档案鉴定:档案保管期限分永久、长期、短期三种，其确定保管期限的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存.对公司一定时期内有长远利用价值的档案应长期或短期保存。3)符合国家有关档案管理的规定。（12）档案借阅手续：1）档案管理部门应建立借阅档案登记簿。2)借阅档案应向档案管理员说明其利用目的，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。3）借阅涉及公司秘密的档案，应经总经理同意，方可借阅.4)未经总经理同意,不得向非公司管理人员提供档案。（13）公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司;若确因工作需要须查看或带出公司，必须经合同统管机构批准，并出具借条,注明合同类型、编号方可借走，完后立即归还。(14）非档案管理人员不得擅自提取档案。 21 / 21