技术部门资料与文件管理制度.docx

技术部门资料与文件管理制度总则 一、技术资料与文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产和管理工作共同的依据，是本公司在同行中保持一定竞争力的有力保障.公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。为做好公司工程技术文件资料管理工作，保证公司工程技术文件资料的完整性、准确性、时效性和系统性.根据公司有关制度，结合公司的实际情况， 特制定本技术部门资料与文件管理制度。二、本制度适用于公司设计部; 适用于技术文件资料的形成、收集、整理、归档与管理。三、技术文件是指公司的产品设计图纸、深化图纸、生产图纸、工艺文件，操作规范、各种技术标准，以及生产合同、客户资源、内部文件等;与公司利益相关的各种文件的统称。 四、技术文件的编制和管理 技术部指定文件管理员，负责技术文件的编制、审核，负责公司各部门所有技术文件编号、发放、回收、归档,以及文件更改、作废等处理.（1）发放及回收各部门需使用设计图纸时，由用图部门申请并由部门领导签字，经技术部负责人批准签字后由技术部复印，由技术部负责人和用图部门人员共同签字后领用.无签字图纸视为无效用图.所有发放的图纸、文件均须在文件发放(回收)记录登记，并由接收部门签字。(2)归档归档设计图纸、技术文件、资料要字迹清晰、端正，内容完整且经过会签、批准,具有完整性。 归档的设计图纸、文件、资料需分类整理编号,盖上印章，装订成册并填写文件资料归档登记表。归档设计图纸的电子文档，按项目编制文件目录u盘存档备查。归档的设计图纸、技术文件、资料应妥善保存在室内文件柜中，不受雨淋、日晒、虫蛀、灰尘侵入等。 归档的设计图纸、技术文件的保存期定为“永久"。即无特别原因和未经公司最高管理者同意,所有归档设计图纸和技术文件不得销毁和移作他用，而应永久妥善保存。 五、各部门使用文件流程技术部文件管理员负责日常使用中各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性，有效性。（1）技术文件的发放、借阅、复制、修改及回收日常工作中，文件管理员按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（生产图纸、工艺文件、技术标准以及收集的参考资料等）明确区分.同时在清单中标明文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的被错误发放。 (2）企业员工复制、借阅技术文件应凭技术部负责人批准，做好登记，备注添注“复制"、“借阅"字样，借阅的文件用完后及时归还，并保证资料的清晰和完整性。 (3）技术文件的修改:技术文件修改前，由部门主管审核通过，指定相关技术人员修改文件,修改完毕的文件发放前，由技术员下达文件更改通知书,先收回原发放的旧有文件再发放. （4)技术文件的回收和销毁：因工艺变更、产品技术标准变化等原因，导致技术文件失效不再使用的,由文件管理员下达文件作废、失效声明及时收回. 六、技术文件的保密 (1）未经授权,任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘等进行备份。（2)日常工作使用中，文件使用者要保管好自己的文件，不得私自向外人转让和借出技术资料，技术文件未经总经理批准,不能带离公司和厂区范围，一经发现公司将给予严肃处理。(3）公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开,硬盘不准任何人私自带离公司.若计算机出现故障，需部门负责人指定专人送修,并保证公司技术文件不会泄露。(4）在公司厂区内的任何人，若不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，技术部将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。