会计信息系统第3章总账管理2012ppt课件.ppt

第第3章章 总账管理总账管理3.1 系统概述3.2 总账管理系统初始设置3.3 总账管理系统日常业务处理3.4 总账管理系统期末处理3.5总账管理系统辅助核算3.1 3.1 系统概述系统概述3.1.1 3.1.1 总账系统的范围、特点与目标总账系统的范围、特点与目标(一）范围l账务处理子系统包含所有经济业务的会计账务处理子系统包含所有经济业务的会计总括核算总括核算，如采购，如采购业务、销售业务、投资业务、固定资产、所有者权益等所有业务、销售业务、投资业务、固定资产、所有者权益等所有会计要素的核算都涵盖在账务处理子系统中。会计要素的核算都涵盖在账务处理子系统中。l对于对于小规模小规模的或经济业务比较简单的企业而言，的或经济业务比较简单的企业而言，一个账务处一个账务处理子系统理子系统就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。l对于对于规模相对较大规模相对较大或者经济业务较复杂的企业而言，一些或者经济业务较复杂的企业而言，一些需需要明细核算的会计项目需独立出来单独建立一个子系统进行要明细核算的会计项目需独立出来单独建立一个子系统进行管理与核算管理与核算，以提供更为详实的明细信息，如存货、固定资，以提供更为详实的明细信息，如存货、固定资产、采购和销售、往来核算、工资核算等。这些子系统与账产、采购和销售、往来核算、工资核算等。这些子系统与账务处理子系统存在密切的数据联系，账务处理子系统以总括务处理子系统存在密切的数据联系，账务处理子系统以总括核算为主，而其他子系统则侧重于明细核算。核算为主，而其他子系统则侧重于明细核算。l（二）特点 (1）以历史信息为主，涵盖所有能以货币表现的经济）以历史信息为主，涵盖所有能以货币表现的经济业务业务 l账务处理子系统的加工对象是已发生或已完成交易、事项所发出的财务数据，因此作为系统信息源的系统信息源的数据本身是历史的，而且是能用货币表现（金额描数据本身是历史的，而且是能用货币表现（金额描述）的数据集。这就决定了账务处理子系统输出的述）的数据集。这就决定了账务处理子系统输出的信息是历史的、以货币表现的信息；信息是历史的、以货币表现的信息；而其他子系统则相应可以提供一些明细的、非货币形式的信息，如存货的进、销、存数量，固定资产规模，企业员工人数等。 (2）规范性强，一致性好。l会计是个信息系统，能够提供有助决策的信息是其首要的职能，因此必须按照公认会计原则规范其信息的生产必须按照公认会计原则规范其信息的生产。这项职能主要落实到账务处理子系统，要求将经济活动产生的数据按照企业会计准则经（制度）的规范要求进行加工处理成相应的账簿文件，最后通过财务报表子系统输出对外报告。、l 账务处理子系统必须遵循世界通用的复式记账原则必须遵循世界通用的复式记账原则，即：l 有借必有贷，借贷必相等；l 资产=负债所有者权益，利润=收入一费用；l 总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和。l 因此，不同的会计软件其账务处理的加工程序与方法可能不同，但按照复式记账法和统一会计制度，同一的输入源（如模拟数据与会计规则）必然会导出相同的结果，这也是评审会计软件或审计会计应用系统的要求。(3）以总括核算为主，在整个会计信息系统中起核心作用。l账务处理子系统以总括核算为主，它所产生的信息具有账务处理子系统以总括核算为主，它所产生的信息具有很强的综合性和概括性。而其他子系统只是局部而详细很强的综合性和概括性。而其他子系统只是局部而详细地反映企业供、产、销过程中某个经营环节或某类经济地反映企业供、产、销过程中某个经营环节或某类经济业务业务。例如，采购与应付子系统只是反映采购与应付货款核算这一经营环节（采购与应付会计循环）；销售与应收子系统主要反映销售、应收账款核算经营环节（销售与应收会计循环）；存货子系统反映企业存货的进、销、存的管理等。l 账务处理子系统与其他子系统存在频繁的数据联结与账务处理子系统与其他子系统存在频繁的数据联结与交流，它是会计信息系统的数据交互平台，它把其他子交流，它是会计信息系统的数据交互平台，它把其他子系统有机地结合在一起，综合而详细地提供企业财务状系统有机地结合在一起，综合而详细地提供企业财务状况与经营成果况与经营成果。 (4)控制要求严格，正确性要求高。l为了能够向企业内外部提供可靠而相关的信息，要求对账务处理系统实行严格的内部控制。对于计算机会计信息系统而言，内部控制一般指应用控制，内部控制一般指应用控制，即输入控制、处理控制和输出控制即输入控制、处理控制和输出控制。为保证会计处理结果的真实性，只有从凭证开始，对账务处理的各个环节加以控制，才能防止有意或无意的差错发生。 （三）目标l (1)及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入会计信息系统数据的正确性和完整性；会计信息系统数据的正确性和完整性；l (2）高效、正确地完成记账等数据处理过程；）高效、正确地完成记账等数据处理过程；l (3)随时输出某个时期内任意会计科目发生的所随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，以及各个会计期间的各种报表；有业务，以及各个会计期间的各种报表；l (4）建立账务子系统与其他子系统的数据接口，）建立账务子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享；实现会计数据的及时传递和数据共享；l (5)留有必要的审计线索，供企业内外部审计人留有必要的审计线索，供企业内外部审计人员审计。员审计。（四）辅助核算管理（四）辅助核算管理l增强AIS功能l如：l出纳管理出纳管理l部门核算和管理部门核算和管理l项目核算和管理项目核算和管理l个人往来核算和管理个人往来核算和管理l以及子系统间的自动转账以及子系统间的自动转账l母子公司间数据传递与会计实时处理母子公司间数据传递与会计实时处理l这些辅助管理功能的不断拓展使账务处理子系统在会计核算与企业管理中发挥越来越重要的作用。3.1.2 3.1.2 手工账务处理流程分析手工账务处理流程分析 （一）手工账务处理流程l 在手工会计账务处理中，会计核算具有整套科学的方法体系。包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核记账凭证、设置与登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表等。这些会计方法是相互联系、紧密结合的。其中前四个方法既是账务处理业务的基础，也是记账、算账的一般方法。为了及时、正确、完整地处理会计业务，不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序，也称账务处理流程账务处理流程，概括起来主要有五种： （1）记账凭证核算程序；）记账凭证核算程序； (2) 科目汇兑表核算程序；科目汇兑表核算程序； (3) 汇总记账凭证核算程序；汇总记账凭证核算程序； (4) 日记总账核算程序；日记总账核算程序； （5）多栏式日记账核算程序。）多栏式日记账核算程序。不同的账务处理程序有不同的核算流程其差别主要在登记总账的方法和依据不同，其中以科目汇兑表核算程序较为常见 l科目汇总表核算程序包括以下七个处理步骤： (1 ) 根据原始凭证、汇总原始凭证填制记账凭证； (2 ) 根据现金、银行存款、会计收款记账凭证逐笔登记现金、银行存款日记账； (3 ) 根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证登记明细分类账； (4) 根据记账凭证编制科目汇总表； (5）根据科目汇总表登记总分类账； (6）期末处理，即每月月末进行结账，将现金、银行存款日记账和明细账的余额与相应的总分类账余额相核对 (7 ) 根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表。 （二）手工账务处理流程的缺陷l 从上述手工账务处理流程分析中，可以看出流程中的每一过程都需要通过入工编制或干预，这就决定了手工账务处理流程的局限性。（1 1）会计信息提供不够及时。）会计信息提供不够及时。 (2) (2) 准确性差。准确性差。 (3(3）数据大量重复登记。）数据大量重复登记。 (4(4）工作强度大。）工作强度大。 3.1.3 3.1.3 计算机账务处理流程分析计算机账务处理流程分析 l典型账务处理流程数据处理过程？手工处理与计算机账务处理的区别手工处理与计算机账务处理的区别1.数据处理的起点与终点不同数据处理的起点与终点不同2.数据处理方式不同数据处理方式不同3.数据储存方式不同数据储存方式不同4.对账的方式不同对账的方式不同5.会计资料的查询与统计方式不同会计资料的查询与统计方式不同6.账务处理的效率、准确性及时效性不同账务处理的效率、准确性及时效性不同3.1.4 账务处理子系统数据编码账务处理子系统数据编码一、会计科目编码设计（一）意义 文字形式科目编码用于计算机系统有哪些不足？会计科目编码化目的会计科目编码化目的l保证会计科目的唯一性l简化会计的表现形式l加快计算机的运行处理速度（二）会计科编码设计方案（二）会计科编码设计方案l编码方式：群码（分组编码）l会计科目编码体系设置：一级财政部统一规定；二级以下企业自行设计注意：满足报表输出、相对稳定、与其他子系统衔接注意：满足报表输出、相对稳定、与其他子系统衔接l会计科目编码结构：如4-2-2-2l科目编码方法：l明细科目：顺序、位数、分组科目编码设计原则科目编码设计原则l规范性原则l层次性原则l一致性原则l扩展性原则l简短性原则l初始化初始化l凭证管理凭证管理l账簿管理账簿管理l期末处理期末处理l系统维护系统维护3.1.5 3.1.5 账务处理系统主要账务处理系统主要功能功能账务处理系统总控模块账务处理系统总控模块初始设置初始设置凭证处理凭证处理账簿管理账簿管理期末处理期末处理系统维护系统维护操作员及其操作员及其权限设置权限设置科目设置科目设置录入期初数录入期初数据据账套设置账套设置填制凭证填制凭证凭证审核凭证审核凭证查询凭证查询凭证记账凭证记账 凭证汇总凭证汇总 日记账日记账总账总账明细账明细账银行对账银行对账转账转账数据备份数据备份数据恢复数据恢复运行日志运行日志查询查询凭证类型设置凭证类型设置期末结账期末结账3.2 总账管理初始设置总账管理初始设置l总账管理系统与其他系统的数据关系总账管理系统与其他系统的数据关系l总账管理系统的应用流程总账管理系统的应用流程l总账管理初始设置总账管理初始设置总账管理总账管理-数据关系数据关系l总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总 账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证其他费用其他费用 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中业应用平台中设置完成设置完成总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理总账管理-初始设置初始设置l控制参数设置l必要性l为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他l选项设置-凭证总账管理总账管理- -初始设置初始设置总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l制单控制l制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期l支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能l赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示l可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l凭证控制l现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额l自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号l凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证打印l合并凭证显示、打印l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录l打印凭证页脚姓名l决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l制单权限控制到科目l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。l允许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。 总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案设置-财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案及外币及外币总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类及汇率及汇率 所有子系统所有子系统项目目录项目目录设置企业需要对其进行核设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、现金流量直接作为核现金流量直接作为核算的项目目录算的项目目录所有子系统所有子系统总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-外币2。选择固定汇率，输入汇率1。输入外币基本信息，确认总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息l会计科目体系设计的原则总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-新增会计科目总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目大类总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l定义项目级次总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l选择项目核算科目总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l进行项目分类定义总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目档案l基础档案设置-收付结算结算方结算方式式资金收付业务中用资金收付业务中用到的结算方式。到的结算方式。 总账、应收、总账、应收、应付应付付款条付款条件件设置企业与往来单设置企业与往来单位协议规定的收、位协议规定的收、付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法 应收、应付应收、应付开户银开户银行行设置企业在收付结设置企业在收付结算中对应的开户银算中对应的开户银行信息行信息 应收、应付应收、应付总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-收付结算-结算方式在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）总账管理总账管理-初始设置初始设置l数据权限设置-数据权限控制设置选择对“部门”进行数据权限控制总账管理总账管理-初始设置初始设置l数据权限设置设置用户“田晓宾”可以对“销售一部”的数据进行“查询和录入”总账管理总账管理- -初始设置初始设置l准备期初数据l为什么？为什么？l很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l总账期初余额准备l准备总账各科目的期初数据l年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。l年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l总账期初余额准备l准备辅助账各科目的期初数据l如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。l如何准备？l应收账款按客户整理l应付账款按供应商整理l个人往来按职员整理总账管理总账管理-初始设置初始设置l总账期初余额录入l末级科目的余额可以直接输入。l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。总账管理总账管理-初始设置初始设置l总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001) 借借7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款应收账款(1131) 借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日 期期凭证号凭证号客客 户户摘摘 要要方向方向金额金额业务员业务员票票 号号票据日期票据日期2006-06-25华 宏 公华 宏 公司司期 初 数期 初 数据据借借99600孙健孙健2006-07-10昌新贸昌新贸易公司易公司期 初 数期 初 数据据借借 58000孙健孙健总账管理总账管理-初始设置初始设置l期初试算平衡l期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。l凭证一经记账，期初数据便不能再修改凭证一经记账，期初数据便不能再修改。3.3总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理l填制凭证l凭证复核l凭证记帐l修改凭证l作废凭证l冲销凭证l凭证查询l凭证汇总l出纳管理l出纳签字l现金/银行日记账查询l资金日报l支票登记簿l银行对账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l表头l凭证类别：满足设置凭证时的限制类型l凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号l凭证日期：默认登录系统时的业务日期l附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数l表体l摘要：每个记录行都要有摘要l会计科目：必须选择末级科目l金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-部门输入部门信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-凭证复核l出纳签字l前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后l主管签字l前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”l审核凭证l是必须环节l制单人与审核人不能为同一人l可以单张审核也可以成批审核主要注意主要注意哪些错误？哪些错误？总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-凭证记账l前提l期初余额试算平衡l凭证已审核l上月已经结账l过程l选择记账范围l显示记账报告l自动记账l记账过程一旦中断系统可自动恢复总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-恢复记账l激活“恢复记账前状态”l在对账界面Ctrl+Hl取消记账l“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态（只有主管有权）l注意事项己结账月份的数据不能取消记账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-修改凭证l修改方式l无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改l有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法l修改内容l凭证类别和凭证号不能修改l能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-作废/删除凭证l对象l未审核未签字凭证l规定l作废凭证不能修改、不能审核l应参与记账，否则月末无法结账l删除凭证l对作废凭证进行“整理”即可删除总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-冲销凭证l对象l已记账凭证l方式l手工编制l系统自动编制总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-查询凭证丰富的查询条件凭证处理综合练习凭证处理综合练习lABC公司有三名软件操作员，分别是账套主管公司有三名软件操作员，分别是账套主管X，总账会计，总账会计Y，出纳出纳Z。在进行总账系统凭证处理时，假设制单人为。在进行总账系统凭证处理时，假设制单人为Y，审核、，审核、记账人为记账人为X。在某一个会计期间，出现如下情况：。在某一个会计期间，出现如下情况：l 1、由、由Y填制填制“转转0002”凭证时，借方科目凭证时，借方科目“管理费用管理费用”本应为本应为“部门辅助核算部门辅助核算”科目，但并未弹出科目，但并未弹出“部门辅助项部门辅助项”窗窗口。口。l 2、“收收0006”凭证已由凭证已由Y填制并保存（未审核），而后填制并保存（未审核），而后Y发现该张凭证科目有误。发现该张凭证科目有误。l 3、“付付0015”凭证，本应该由凭证，本应该由Y填制，但是已经由填制，但是已经由X注注册填制并保存（未审核）。册填制并保存（未审核）。l 4、“转转0023”凭证，已经由凭证，已经由Y填制并保存，并且由填制并保存，并且由X审审核并进行了记账处理，随后发现该凭证的金额有问题。核并进行了记账处理，随后发现该凭证的金额有问题。l 5、Y对某业务已经填制对某业务已经填制“收收0005”凭证，随后又对同笔凭证，随后又对同笔业务重复制单业务重复制单“收收0006”凭证，凭证，X审核。审核。l 要求：请分析，对于以上情况，应该分别如何处理。要求：请分析，对于以上情况，应该分别如何处理。（请说明由谁、如何进行处理）（请说明由谁、如何进行处理）总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理l现金/银行日记账/资金日报管理l支票登记l前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理l支票领用l支票报销总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理-现金日记账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理-支票登记簿总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理l银行对账l步骤l录入银行对账期初数据l录入银行对账单l银行对账自动对账手工对账l查询银行存款余额调节表l核销银行账l长期未达账审计什么是银行对账为什么要进行银行对账？l银行对账银行对账相关概念相关概念l 1、银行对账、银行对账l 企业方企业方 每月月末每月月末 银行方银行方l 银行存款日记账银行存款日记账 银行对账单银行对账单 l 出纳核对出纳核对l企业方登记的银行企业方登记的银行 银行方记录的该企业银行方记录的该企业 l 存款业务存款业务 银行存款业务银行存款业务l核对内容：发生时间、票号、发生额及方向。核对内容：发生时间、票号、发生额及方向。l 2、已达账项、已达账项l 经过核对，可以勾对的业务（票号、发生额和方向相同）经过核对，可以勾对的业务（票号、发生额和方向相同）l 3、未达账项未达账项 未勾对上的业务未勾对上的业务l 银行已收，企业未收的款项（企业方银行已收，企业未收的款项（企业方 +）l 企业已收，银行未收的款项（银行方企业已收，银行未收的款项（银行方 +）l 银行已付，企业未付的款项（企业方银行已付，企业未付的款项（企业方 - ）l 企业已付，银行未付的款项（银行方企业已付，银行未付的款项（银行方 - ）未达账项未达账项l所谓未达账项，是指由于结算凭证的传递和办理转账手续需要一定的时间，致使企业和银行之间一方出现尚未记账的款项。其中，企业的未达账项，如已托收的销售货款，银行一方已记人该企业的银行账户，企业一方尚未收到收款通知而尚未入账；银行已代企业支付有关费用（如水电费、邮电费等）而付款通知尚未送到企业，因而企业未将已付款从日记账中扣除。银行的未达账项，包括企业收到的转账支票已送往银行，企业已登记银行存款的增加而银行一方尚未记账；企业已开出支票并已登记银行存款的减少，而持有支票一方尚未去银行办理取款或结算，因而银行尚未入账等。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l银行对账-输入银行对账期初总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l银行对账-自动对账举例分析举例分析】对账初始化对账初始化： 期初余额调节表（表一）期初余额调节表（表一） 企业方企业方 银行方银行方 调整前余额：调整前余额： a 调整前余额：调整前余额： a + 银行已收，企业未收银行已收，企业未收 + 企业已收，银行未收企业已收，银行未收 银行已付，企业未付银行已付，企业未付 企业已付，银行未付企业已付，银行未付 调整后余额：调整后余额： A 调整后余额：调整后余额： A说明：说明： a：期初企业方银行存款余额：期初企业方银行存款余额 a：银行方该企业的银行存款余额：银行方该企业的银行存款余额理论上：理论上：a应当等于应当等于 a，但是若上月对账平衡后，企业产生，但是若上月对账平衡后，企业产生未达账项，则应当进行调整，使得未达账项，则应当进行调整，使得，才能开，才能开始本期银行对账业务。始本期银行对账业务。录入当期银行对账单：录入当期银行对账单： 银行对账单底单由银行方提供银行对账单底单由银行方提供 出纳根据底单录入系统，作为对出纳根据底单录入系统，作为对账依据账依据 企业方日记账企业方日记账 由系统自动导入。由系统自动导入。本期银行对账本期银行对账（表二）表二）v 企业方银行存款日记账企业方银行存款日记账 银行方对账单银行方对账单试分析：试分析：1、B和和 B 分别表示什么？分别表示什么？ 2、如上对账单中，哪些是能勾对的（已达账项），哪些是未、如上对账单中，哪些是能勾对的（已达账项），哪些是未达账？达账？日 期日 期票号票号 方向方向金额金额勾 对勾 对日 期日 期 票号票号 方向方向金额金额勾对勾对1. 3XJ111贷贷 2000Y1.17ZZ115借借30000Y1.17ZZ115借借30000Y1.20XJ111贷贷 2000Y1.30XJ112借借 40001.31XJ113贷贷 5000合计合计 ？ B ？ B生成当期余额调节表（表三）生成当期余额调节表（表三）说明：说明： 且最终且最终，才说明余额调节正确，才说明余额调节正确试分析：？，试分析：？，？，和？，和相等吗？相等吗？企业方银行存款日记账企业方银行存款日记账银行方对账单银行方对账单调整前余额：调整前余额：调整前余额：调整前余额：银行已收，企业未收：银行已收，企业未收：银行已付，企业未付：银行已付，企业未付：企业已收，银行未收：企业已收，银行未收：企业已付，银行未付：企业已付，银行未付调整后余额：调整后余额：调整后余额：调整后余额：综合分析：综合分析：1、B表示企业方记录的（即银行存款日记帐上）企业当月银行存表示企业方记录的（即银行存款日记帐上）企业当月银行存款的发生总额；款的发生总额； B表示银行方记录的（即银行对账单上）该企业当月银行存款表示银行方记录的（即银行对账单上）该企业当月银行存款的发生总额。的发生总额。2、一般来说：、一般来说：X和和X不一定相等不一定相等 因为：因为：X = A + B，X = A + B； A=A，但是，但是B不一定等于不一定等于B。3、试根据以下例题分析该公司当月银行对账的过程：、试根据以下例题分析该公司当月银行对账的过程： 某公司某公司 2007.12.31 进行银行对账后，企业银行存款日记帐进行银行对账后，企业银行存款日记帐余额为余额为150 000 元，银行方对账单显示该企业当月银行存款余元，银行方对账单显示该企业当月银行存款余额为额为130 000元，经查，差额是上月对账后发生一笔企业已收、元，经查，差额是上月对账后发生一笔企业已收、银行未收的款项银行未收的款项20 000元。元。2008年年1月企业日记帐和银行对账月企业日记帐和银行对账单的银行存款发生情况如表二。单的银行存款发生情况如表二。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l基本会计账簿查询l总账l发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账l明细账l序时账l日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询l多栏账先定义，再查询总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-发生额余额表总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-原材料明细账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-管理费用多栏账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l辅助核算账簿查询l个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。l部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-个人往来两清总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-部门收支分析总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l辅助核算账簿查询l项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。l客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-客户往来账龄分析总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-项目统计分析3.4 总账管理总账管理-期末处理期末处理一、概述一、概述l期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务，主要包括会计期末的摊、提结转业务、对账、结账和编制会计报表。这些业务数量不是太大，但处理较复杂而且繁琐。由于期末业务处理的主要数据来源于系统内部数据，而且期末业务处理一般都具有较强的规律性，如摊提结转业务。因此，账务处理系统对期末业务的处理都是由计算机根据用户的设置自动进行的。 l 期末摊、提、结转业务是所有单位在月底结账之前都要进行的固定业务，这类业务是把某个或某几个会计科目中的余额、部分余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中，每月都要重复进行。这类业务主要包括： (1）“费用分配”的结转，如工资分配等； (2)“费用分摊”的结转，如制造费用、辅助生产分配等 (3)“税金计算”的结转，如增值税等； (4)“提取各项费用”的结转，如提取福利费等； (5)“期末收人、费用的结转”，如收人转利润、费用转利润等。