奥普酒店管理软件学习-一卡通操作手册.doc

软件工程文档 OPU酒店管理系统一卡通管理系统操作说明一、宾客档案管理界面1、基本界面特点点击“问讯”“宾客档案管理” 选择类型“贵宾卡”如下图所示：卡号客人姓名持卡人照片优惠方案选择卡消费情况子操作界面储值卡余额累计积分总额积分余额卡操作后台充值操作后台积分兑换卡类型选择图11 主界面特点2、子界面特点点击此处图12 历史入住信息查询点击此处图13 消费历史信息查询二、后台操作 1、发卡操作卡号为必输项发卡成功后变成在用发卡操作此处需选定卡类图2-1 发卡操作发卡操作步骤：（1） 添加一个新的持卡客人，如积分卡客人.（2） 输入持卡客人的“姓名”，“卡号”，“类型”，“优惠方案”.（必选项）（3） 打开硬件连接设备（读卡器），放入一张空卡。（4） 点击“发卡”，按系统提示完成发卡操作。（5） 发卡成功后，会员卡客人状态将变成“在用”。销卡操作：（1） 进入宾客档案管理界面（图21）,连接好硬件设备（读卡器），并将需要销的卡放在读卡上,点击“读卡”。（2） 系统会调出指定客人信息，确认信息无误后，点击“销卡”操作。（3） 按系统提示完成销卡操作. 注：（1） 客人照片需为。bmp格式文件，大小为：160×240左右。（2） 客人签名模式可以为.jpg或者是。bmp格式文件,大小约为：500×120（3） 客人持卡消费，享受的优惠方案可以在系统代码中设定。2、主副卡设置同一个帐户可以拥有多张卡，其中一张卡是主卡，其它都是副卡,如下图所示（其中主卡画面略）:副卡卡号主卡卡号图22 主副卡操作界面（1） 主卡客人姓名=刘兵，卡号=8003。副卡客人=刘兵一，卡号=8003A（可任意卡号），但在右方的“主卡”必须等于主卡客人刘兵的卡号（8003)（2） 一张主卡可以拥有多张副卡.（3） 主副卡的消费记录，卡值余额，积分余额都在主卡帐户上。（4） 副卡可以拥有独立的资料信息,优惠方案。（5） 副卡刷卡消费时，直接从主卡上扣减金额，积分也存在主卡上。对副卡的消费查询可通过报表实现。（6） 副卡挂失(注销)后不可使用,但主卡仍可以继续使用。（7） 主卡挂失（注销）后，所有副卡及主卡均不可使用。3、挂帐卡设置挂帐卡指的是与酒店签定了挂帐协议的客户会员卡，此种卡在前台刷卡消费后，帐务自动通过“997”代码转到应收模块，同时积分（如果设置为积分卡）存到卡上。挂帐卡需要设置：“系统代码”-“KS历史客人” “透支挂帐卡”。此处必须关联应收单位发卡操作此卡必须是透支挂帐卡图2-3 挂帐卡的发卡操作注：挂帐卡在前台帐务和餐饮项目的付款项中必须有“997-转应收"4、后台充值操作（为储值卡充值）从“宾客档案管理” “充值” 输入金额打印记帐单OK。充值金额充值方式图24 储值卡的充值操作 注：充值金额应是负数。5、积分兑换操作（将客人现有的积分兑换成返点值或消费项目）从“宾客档案管理” “积分兑换” 输入兑换积分值输入所要兑换的内容（可以是返点充值，也可以是兑换一间免费房，)打印记帐单OK.积分余额兑换积分值兑换内容图2-5 积分兑换操作4、开发票操作（给储值卡客人已充值的金额开具发票）从“宾客档案管理” “开票” 输入开票金额OK开票金额图26 开发票操作5、后台手动增加积分 此功能是为酒店财务设置，当需要在后台给会员卡客人进行积分增加时,调用此功能。操作方法：点击“问讯”-“宾客档案管理”-“积分兑换”-进入下图输入积分此处选择“增加积分”备注说明图2-7 后台手动积分增加三、一卡通在前台客房的操作流程刷卡开房刷卡入住已入住客人刷卡修改自动产生积分刷卡付款998手动刷卡积分客人离店手动刷卡积分其它付款1、刷卡入住 从“接待”-“开房”或选中客人“修改”-点击右下角的“刷卡"-如下图所示：点击此处弹出客人资料图3-1 刷卡开房入住或刷卡修改客人 点击“刷卡”后，系统会弹出持卡客人资料,选中并确认入住，则系统会提取此客人的基本信息,优惠房价（此处提取的是优惠折扣后的房价,而不是上次入住房价）。2、刷卡付款 客人离店时，或客人付款结帐时,从“帐务"-“F2入帐"-“998刷卡消费”-如下图所示：此处输入998图32 刷卡付款(入帐操作） 点击“确认"-弹出刷卡入住的客人资料,如果没有刷卡入住，则会弹出空的宾客档案管理界面,点击“刷卡"按纽，选取持卡客人。（也可通过卡号管理，找到持卡客人）3、刷卡积分客人离店使用“现金/信用卡”等付款(或已初始化设定的可产生积分的付款方式）操作后，当余额为0时,系统会自动弹出刷卡结分界面：点击“确认”刷积分卡图3-3 点击“确认”刷积分卡如果要给积分卡客人积分，点击“确认”按纽,调出积分卡客人，刷卡选取产生积分.如果不进行积分操作，点击“是”或“取消”，进行正常离店操作。刷卡积分按纽如果在付款时,没有进行刷卡积分操作，也可在稍后采用手动积分。如下图，点击“帐务"界面工具栏上的“刷积分卡”按纽，系统会自动读卡调出积分卡客人资料,点击“选取”进行刷卡积分.图34 刷卡积分（手动刷卡操作）注：积分卡二次刷卡积分时，系统会提示是否取消上次的积分,操作时请注意屏幕提示。四、一卡通在消费点操作流程（餐厅、KTV、桑拿）1、刷卡操作流程刷卡选取持卡人，按优惠方案中的折扣率对消费明细打折，并记录进数据库。录入消费明细第一次刷卡刷卡产生折扣帐单上要打印持卡人姓名，卡号，本次折扣率。打印客人帐单选择付款方式现金、信用卡、挂帐、留单、票券其它付款方式储值卡刷卡付款第二次刷卡刷卡产生积分结单刷卡扣减卡中金额第二次刷卡打印记帐单打印记帐单自动产生积分结单结单手动产生积分图41 一卡通消费操作流程注：如果已进行过刷卡打折操作,则不需要进行“第二刷卡"，系统会自动调出上次刷卡客人资料。如果要把积分产生给其它人，则需要进行二次刷卡操作。2、付款操作刷卡付款按纽录入明细，打印帐单后，点击“刷卡付款按纽”,弹出持卡客人资料，选取后可进行付款操作。图42 餐娱刷卡付款操作3、积分操作 客人在餐厅或娱乐场消费，进行“现金/信用卡付款”或“刷卡付款”操作后，当余额为0时，系统会弹出刷卡结分界面:点击“确认”刷积分卡图4-3 点击“确认"按纽刷卡积分如果要给积分卡客人积分,点击“确认”按纽,调用积分卡客人，刷卡产生积分。如果不进行积分操作，点击“是"或“取消”，进行正常结帐操作。如果在付款时,没有进行刷卡积分操作,也可在稍后采用手动积分.如下图44,点击工具栏上的“刷积分卡”按纽，系统会自动读卡调出积分卡客人资料，点击“选取”进行刷卡积分.刷卡积分按纽图44 餐娱手动刷卡积分操作五、报表查询（2631）1、 会员卡发卡/销卡报表此报表可查询发卡/销卡记录。2、 储值卡或挂帐卡消费日报表此报表记录持卡客人当天在酒店的日消费情况。3、 储值卡或挂帐卡消费汇总表此报表记录持卡客人在酒店的总消费情况.4、 会员卡资料报表 此报表可查询持卡客人的基本资料，包括:消费总额，积分余额，积分可兑换的金额，卡内现有的消费金额。5、 会员卡存款日报表此报表可查询持卡客人在酒店使用现金或其它付款方式进行消费的充值情况。6、 会员卡积分兑换明细表7、 会员卡积分明细表8、 会员卡积分汇总表六、财务审核要求1、 打印会员卡客人消费日报表-与客人帐单+记帐单核对(前台/餐娱）2、 打印会员卡充值日报表-与财务充值的记帐单+实际收到的金额核对3、 打印会员卡积分明细表-核对客人刷卡积分值。奥曾软件公司