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质量管理体系建立方案采购管理程序编 制:文件类别:程序文件生效日期:2004/01/01审 查:文 件 号:QP-74-01持 有 人:核 准:版 次:2.2管制状态:页脚内容101. 目的：本程序规定了采购合同资料编制、审批以及采购产品的验证安排，以保证采购产品满足采购合同所规定的质量要求。2. 范围：本程序适用于本公司产品采购资料的编制和采购产品验证的控制。3. 定义：无。4. 流程：作业流程权责单位相关说明使用表单月供货对帐单退货单采购异常联络单质检/入库单进货单请购单模具借出单采购单合格供应商采购部采购部门依据供应商管理程序对供应商进行评估，挑选出合格供应商登入名录采购部采购部接到物控开出的请购单后，从合格的供应商中挑选合适生产商，下采购订单；若涉及调用我司模具，则需签署模具借用单。采购订单签订后的修改，需订立采购订单修订单或重下采购订单采购订单采购订单修订单模具借出单物控部采购部供应商用我公司格式的进货单填单，仓管员收货后在进货单上签收，并交采购员确认。进货单采购部物控部1、仓管员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催进度。品管检验完成后留下品管联2、货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库单的财务联和采购联。3、有质量问题的单据应交物控部，由物控员协调、总经理决定最终的处理办法。质检/入库单采购部当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折让等与供应商交涉事宜，应填报异常联络单，及时与供应商达成共识。采购异常联络单物控部采购部退货由物控填退货单，交采购联络供应商退货。退货单填写需特别留意将退货类别填写清楚。退货单采购部每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以进货单和质检/入库单为依据，将当月各供应商的供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算单。采购结算单5. 内容：5.1. 选择合格供应商5.1.2采购部依供应商评审管理程序对各供应商进行评估，选择出合格的供应商登入名册。5.2. 采购订单编制5.2.1. 采购部接到物控开出的请购单后，对于新物料则依供应商评估管理程序寻找合格的可供应该物料的供应商，然后直接下采购订单进行采购。5.2.2. 对于零星采购或临时采购，则综合采购订单的内容进行修改编制，以采购合同形式下单采购5.2.3. 采购订单应包含以下内容：(1) 品名规格、物料编号、单价、数量、金额，交货时间、地点，包装要求。5.3. 采购审批程序5.3.1. 采购订单或合同由采购员制作、采购主管审核，交财务审核数量、单价，总经理签字后发送给供应商。5.3.2. 采购订单传真后应再确认供应商是否收到传真件,并督促对方及时签章回传。5.4. 采购订单的更改：5.4.1. 采购订单、合同签订后，双方对所采购的产品，因某方面因素造成有所变动时，都应征求双方同意后方可进行变动，并签订修订单或重签采购订单、合同。5.4.2. 更改送审时，应附上原订单，作废的订单由文管中心文管员在原件上盖作废章5.5. 采购进度跟催5.5.1. 采购订单下达后，采购人员至少要二至三次追踪供应商的生产进度，确保将所购产品按期送交公司仓库或公司指定地点。5.5.2. 采购人员应将采购货物的到货时间、数量及时与仓管组/生产部沟通，以便仓管作好收货准备，以及生产部安排生产计划5.6. 产品验收入库5.6.1. 供应商交货时将填好的进货单交收货员，收货员依据进货单验收货物，并交采购员与物控员签字确认。验收完成后进货单一联交供应商，一联交采购员，一联物控存底。5.6.2. 收货员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催进度。品管检验完成后留下品管联5.6.3. 货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库单的财务联和采购联5.6.4. 有质量问题的单据应交物控部，由物控员协调、总经理决定最终的处理办法。5.7. 采购产品的验证5.7.1. 采购部在下采购订单前，应将验收标准、所依据的技术资料订明于合同中或作为合同的附件5.7.2. 若到供应商现场进行采购产品验证，由采购部采购人员在合同中明确验证安排及产品放行的方式。5.8. 采购异常情况处理5.8.1. 品质出现异常情况时，品管部依纠正与预防管理程序要求供应商执行改善作业。5.8.2. 当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折让等与供应商交涉事宜时，采购人员应填报异常联络单，及时与供应商达成共识。5.8.3. 需退货时由物控部填报退货单，交采购联络供应商作退货处理。5.9. 采购结算：每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以质检/入库单为依据，将当月各供应商的供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算单。5.10. 记录管理：依记录控制管理程序的规定进行保存。 6. 相关附件：6.1. 采购订单 （QR-74-02）6.2. 品质备忘录 （QR-74-03）6.3. 进货单 （QR-74-04）6.4. 质检/入库单 （QR-74-05）6.5. 采购异常联络单 （QR-74-06）6.6. 对帐单 （QR-74-07）6.7. 采购合同（QR-74-08）7. 参考文件：7.1. 供应商管理程序（QP-74-02）7.2. 物料控制管理程序（QP-75-05）7.3. 记录控制管理程序（QP-42-02）