从内部审计角度探究医院经济合同管理.docx

从内部审计角度探究医院经济合同管理从内部审计角度探究医院经济合同管理 沈燕萍 关键词：医院 内部控制 内部审计 经济合同管理 随着医院的发展，经济业务往来不断增加，对外签订的经济合同种类及数量随之增加。为避免潜在的经济纠纷，医院应加强经济合同管理，以保护自身合法权益，维护医院经济秩序。 一、医院经济合同管理现状 （一）医院内部控制意識薄弱 医院工作重心基本放在医疗服务上，内部控制责任意识不高。医院中层干部多数来自于临床医学、护理、医技等非管理类工作，往往缺乏建立健全内部控制体系的意识。即使建立了内控体系，也有人认为制定的工作制度和流程会增加办事程序，影响工作效率，常常不按规定办事，使得内部控制体系形同虚设。 （二）经办部门对经济合同管理重视程度不高 部分经办部门不重视经济合同。根据医院规定，金额一万元以上的经济业务必须签订合同且合同签订前需经审计科审核，但仍存在涉及金额一万元以上的经济业务不签合同或者经办部门自行签订合同而未经审计科审核，使得制度流于形式，难以落实。同时，合同需经审计科审核才能签订，若存在合同文本有不利条款、付款条件或合同价格等与招标内容不一致、送审资料不完整等情况，合同需退回经办部门整改，增加合同签订时间;有的合同没有及时整改，甚至拖到签约方来医院结账时才继续签订合同，这使得合同签订存在许多不确定因素，当初商讨确定的合同内容也可能因签订时间拖的太长而产生变数。 （三）合同执行监管不足 近年来医院经济合同数量不断增多，而合同履行方面的监管存在明显不足，常常被人忽视。经济合同多数由专门经办人员负责，经办人员的工作量增加以后，难免有顾此失彼的现象，无法对所有经济合同履行情况实时跟踪，从而出现纰漏，常常会出现签约方不按合同规定时间提供产品或服务，不按合同规定时间收取或支付款项，不按合同规定价格提供产品或服务等现象，有的甚至造成严重经济损失。 二、加强经济合同管理的建议 （一）营造良好的内部控制环境 良好的内部控制环境是完善医院内部控制的基础，而医院领导小组对内部控制工作的重视程度直接影响到医院内部控制体系的建立与实施。只有让医院领导小组充分认识到内部控制工作的重要性，上行下效，才能使全院上下转变思想，自查自纠，认真梳理各类经济活动业务流程，分析其可能存在的风险点，在不违背国家相关法律法规的前提下，建立适合医院实际情况的内部控制体系。 （二）完善经济合同管理制度 根据中华人民共和国合同法、行政事业单位内部控制（试行）等有关规定，结合医院实际情况，逐步完善现有的经济合同管理制度，特别是对合同归口管理、合同订立、合同履行、合同变更、合同纠纷处理、合同责任追究等方面的管理，明确相关部门的职责权限及相应流程，为经济合同管理提供制度保障。 新的经济合同管理制度以院部发文形式传达至各部门落实执行。按照新制度，医院对外经济业务发生时，由经办部门以医院名义签订合同并依合同办事。标的金额在一万元及以上的所有经济业务必须事先签订书面经济合同，经办部门负责起草合同，并与签约方充分沟通，待对方签字盖章确认后，提供相关资料至使用部门、财务、审计、监察进行合同会签。经办部门根据各部门会签意见，与签约方进行沟通并根据意见进行修改。若签约方对会签意见持不同意见，则经办部门应与签约方、相关部门进一步沟通协调，协调一致后再签订合同。合同会签完成后，经办部门将经济合同报其分管院领导审批签字，并加盖医院合同专用章后生效。 （三）加强经济合同全过程的跟踪管理和监督 1、经济合同签订环节的管理和控制 在经济合同签订前，使用部门对合同的需求进行确认，重点审核技术参数方面;财务科审核合同的预算、付款方式等经济性条款;审计科对合同的合法性、合规性进行审核;监察室监督项目过程是否符合医院管理规定，对各部门履行会签职责的过程进行监督。各部门在经济合同的审核会签表上写明各自的会签意见，分工协作，切实维护医院利益，规避医院潜在的各种风险，重要的经济合同还需经医院聘用的法律顾问对合同法律条款进行审核会签。 审计科主要从合同项目立项、合同条款及签约方资质三方面对经济合同进行审核。合同立项方面审核其立项手续是否完善，日常采购项目应有年度预算、使用部门申请及分管领导批复;临时性、突发性及重大经济事项决策应有医院领导小组办公会议讨论的会议纪要。合同条款方面审核其合同项目价格是否经采取院内公开招标、竞争性谈判、政府采购等方式确定;合同内容是否与招标文件、投标文件、中标结果等一致;合同条款是否完整包括合同标的、数量、质量、价款、合同履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等合同要素;合同条款是否合法，是否有对医院明显不利或损害医院利益的内容;合同签章是否规范。签约方资质方面审核其法人主体是否依法设立并领取营业执照;是否具有履行合同的资格;各项证照是否在经营（有效）期限内且通过年检。 2、经济合同履行环节的管理和控制 经济合同签订生效后，合同双方应严格执行合同条款。经办部门全程跟踪合同履行情况，直至合同履行完毕。若签约方出现违约时，及时按合同约定条款或法律规定追究其违约责任，并视违约责任的大小，医院将部分履行或停止履行合同义务，同时经办部门应及时向分管领导和医院负责人报告合同履行情况。 审计科对合同履行情况进行抽查监督，审计时从经办部门的内部控制情况入手，对其内部控制制度的健全性、合理性、有效性进行审查评价。审计时应重点关注：经办部门是否按照国家有关法律法规建立健全加强经济业务控制的内部管理制度;是否有效执行内部管理制度;是否指定专人负责对经济业务的合同订立、履行、资料归档等过程全面负责;是否建立经济业务岗位管理岗位责任制，明确相关人员或岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离;是否加强对经济业务各环节的控制，如预算、立项、验收、记录等方面的管理;是否定期或不定期检查经济业务各环节的薄弱点，如发现问题，及时整改。 审计结束后，审计科及时出具审计报告，报医院负责人审批，对审计发现的问题和提出的建议，经办部门应当及时整改，并将整改结果书面告知审计科。审计结果及整改情况作为考核、任免、奖惩干部和相关决策的重要依据。 3、经济合同履行结束后的管理和控制 合同履行完毕，经办部门对合同及时进行汇总、分类、归档，保存好合同订立、履行、变更等资料，并认真总结整个经济合同流程中存在的纰漏，防止类似情况再次出现。经办部门应收集相关部门意见，对签约方提供货物或服务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，其中最重要的是使用部门的意见，因为这样才能更好体现出签约方提供的货物或服务是否满足使用部门的实际需求。 三、结束语 党的十九大报告指出，深化医药卫生体制改革，全面建立中国特色基本医疗卫生制度、医疗保障制度和优质高效的医疗卫生服务体系，健全现代医院管理制度。医院在发展，管理难度就越来越大，而建立科学的内部控制体系可以达到事半功倍的效果。经济合同管理作为现代医院管理的重要组成部门，其管理水平直接影响医院整体的内部控制水平。加强经济合同管理，才能更好保护医院的合法权益，防范各自风险，促进医院经济业务健康发展。 （通讯作者：李萍英） 4