公务接待管理制度.doc

公务接待管理制度第一条 总则为进一步规范公司公务接待行为，切实提高接待工作效率和水平，展示公司良好的精神风貌，本着有利公务、规范运作、勤俭办事的原则，参照公司总部业务接待管理制度有关接待工作规定，特制定本实施办法。第二条 适用范围：本办法适用于公司各部门。第三条 接待分类及范围一类：省级以上（含）党政领导及有关部门到本公司视察工作的领导和工作人员。公司总部到本公司检查指导工作的重要领导和工作人员。二类：市（县）委、市（县）政府及有关政府部门到本公司视察、检查工作的重要领导和工作人员。公司总部到本公司检查指导工作的重要工作人员。三类：公司各部门和各兄弟单位往来交流、联系工作的人员。公司总部到本公司检查指导工作的一般工作人员。四类：有业务、工作往来的相关单位人员。经公司领导批准接待的其他人员。第四条 接待职责和审批在接待工作中应遵循对口接待的原则，做好公务接待工作。行政部门是接待工作的归口管理部门，负责接待工作的组织、协调、指导以及落实检查。各职能部门在职责范围内配合行政部门完成各项接待任务，并负责各自对口业务范围内的接待工作。接待一类、二类、三类客人由行政部门具体负责。接待四类客人由各部门按业务范围负责对口接待。接待部门有对口接待任务时，需提前12天向行政部门通报，并填写公务接待申请单，经行政部门审核，并经公司负责人审批后按相应标准执行。如需行政部门协调，接待部门应及时提出，行政部门可根据实际情况给予相应的协助。第五条 接待费用的管理与使用公司接待费用按照预算管理、集中控制、分级负责的原则，每年由财务部向公司总部申报接待费用预算，由行政部门根据预算统一管理，各部门接待费用由各部门向行政部门申请（填写公务接待申请单），行政部门根据实际情况审核，综合平衡后，报公司负责人审批。接待费用由各部门负责报销。第六条 接待规格要本着对等接待原则做好公务接待工作。一类客人由业务区领导、公司领导班子、对口部门主管等人员迎送、陪同及汇报工作。二类客人由公司领导班子，对口部门主管等人员迎送、陪同及汇报工作。三类客人由公司分管领导、对口部门主管及有关人员负责接待。四类客人由对口业务部门负责接待。第七条 接待标准（1）住房标准住宿地点要本着“安全、舒适、方便”的原则进行选择，对重要客人要事先了解其习俗、习惯和要求。住房应根据“平衡”原则进行分配，同等身份的客人应安排相同规格的房间。（2）就餐标准就餐地点应选择在交通便利、安全卫生、环境舒适的场所。订菜时要综合考虑客人的宗教信仰、习俗、口味等，按照“特色、科学、简省、热情”的原则合理搭配菜式和数量，避免浪费。一、二类客人视工作情况安排宴请和工作餐。三类、四类客人安排工作餐。（3）派车标准一类、二类客人安排小车接送；三类客人安排面包车或工具车接送；四类客人原则上不安排车辆接送；特殊情况，经公司领导批准可安排工具车接送。接待部门应至少提前1天向行政部门申请派车，需要派车接机、接车的，要将来访人员人数、航班号、到港时间或火车车次通知行政部门，由行政部门负责安排车辆接机、接车，并送往目的地。第八条 参观、娱乐活动规定接待工作中原则上不安排参观和娱乐活动。如确实需要安排活动要遵循“安全、健康、适宜”的原则，由来访人员接待部门派员陪同。各类客人接待期间的活动安排，必须报请公司总经理审批后执行。第九条 附则本办法由行政部门负责解释。本办法自公布之日起执行。1.1.1 文书档案管理制度第一条 总则为提高公司文书档案管理的标准化、规范化和现代化水平，充分发挥文书档案在企业生产经营管理及各项工作中的重要作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。适用范围：本制度适用于行政部门档案管理。文书档案：是指企业在行政管理工作中形成的对企业具有保存利用价值的各种文字、图表等纸质载体的历史记录。档案管理：是指档案的收集、整理、鉴定、编目、保管和提供利用的活动。第二条 档案管理机构及其职责公司行政部门负责文书档案的管理工作，其任务是收集、整理、鉴定、编目、保管公司的文书档案并提供利用。第三条 档案管理规则文书档案类别：公司文书档案分三大类进行归档保管，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类。归档范围：各类档案所涵盖范围。归档时间：每年2月28日之前，将上一年度收集、整理好的文件资料进行归档。（1）归档要求：归档的文件材料应完整、准确、系统、反应历史真实记录，整理符合规范。归档文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文与原件分别立在一起，不得分开。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。归档文件统一使用A4幅面纸张，特殊归档文件如图纸、记录表可采用图纸、A3纸或8K纸。归档文件的书写要求：文件格式和书写要规范标准，不能随意涂改内容，用钢笔、水性笔等便于长期保存进行书写，不能采用铅笔、圆珠笔进行书写。（2）装订要求：装订载体和位置：使用线装或不锈钢钉书针在文档左侧装订（特殊文档可根据装订习惯在文档上方装订），装订位置以保证所有文档在翻阅时内容完整，方便利用为原则。装订顺序：按照“封皮卷内目录正文备考表”顺序装订档案档案资料装订成册后，A4幅面档案根据档案的厚度选择尺寸合适的牛皮档案盒存放，填写档案盒封面的信息要与档案封皮信息一致。需要归档的文件材料，一般归档一份，重要的和经常使用的酌加份数。文件材料归档时，交接双方必须根据移交目录清点核对，填写好档案移交（接收）登记表，履行签字手续。档案管理工作流程为：档案收集整理保管鉴定编目提供利用。表1-1 档案管理工作流程流程工作内容工作要求记录收集按公司档案管理规定的归档时间和要求，及时收集行政部门及各部门向办公室移交归档的档案。要求归档文件完整、准确、系统、规范档案移交（接收）登记表整理1.鉴定：对文件资料进行鉴定，剔除没有保存价值的文件资料，并填写文件资料销毁清册，呈领导审批。鉴定保存与销毁文件资料时，遵循保管从宽、销毁从严、副本从宽、孤本从严的原则。文件资料销毁清册2.分类：按照公司“文书档案分类大纲”把文件资料进行第一次分类，鉴定文件资料的保管期限进行第二次分类立卷。遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，使档案能够反映历史活动的真实面貌。同一份档案资料存在保存价值不同的情况时，按照保存价值时间长的进行鉴定。3.排序：按照档案的形成规律和特点，层次分明的进行排序。卷内文件排列必须层次分明，应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。4.编号：卷内文件按件编号，在每件文件首页右上角盖档号章，标注档号和序号。应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文与原件分别立在一起，不得分开，并做为一件文件进行编号。编号方法：年份一级类目代号流水号，各类别档案分别编制流水号。5.编制卷内目录和备考表卷内目录是对档案资料信息的一份目录检索。备考表是对卷内档案需要特别说明的方面进行说明。卷内目录、卷内备考表6.装订成册封皮装订在每册档案的首页，卷内目录装订第二页，备考表装订在每册档案的末页。卷内档案不能有易生锈腐蚀档案的金属物品，用线装或不锈钢钉装订。纸质薄易损的档案、尺寸明显小于A4幅面的档案，可将资料粘贴在A4幅面6080克白纸上一起装订；尺寸大于A4幅面的档案，可将多余边裁剪或折起，但不能损毁档案内的任何内容。封皮要在相应位置填写单位名称、档案内容概述、档案类别、保管期限、立卷时间、份数、页数等信息。7.装盒：根据档案的厚度，选择使用厚度合适的标准档案盒装载档案。档案盒封面和侧面要在相应位置填写与封皮一致的内容鉴定对保管期满的档案进行鉴定继续保存还是销毁，填写档案销毁清册呈鉴定领导小组审批鉴定保存与销毁档案时，遵循保管从宽、销毁从严、副本从宽、孤本从严的原则。档案销毁清册保管对入库档案进行安全保护，做好防盗、防火、防虫、防尘、防潮工作，延长档案寿命。定期对档案资料进行清点和修复工作。分类保管：即党群工作类、行政管理类、经营管理类的档案分别装柜保管。各类档案按照流水号排列整齐。编目编制各种档案检索目录，方便利用者查询。采用电子版目录和纸质版目录，按档案类别进行汇总，方便利用者查找提供利用为利用者提供档案资料的查阅、复印工作。外单位查阅或外借档案，必须出示单位介绍信，并填写档案查阅（外借）审批表，呈公司领导呈批后方可查阅或借阅。机密或重要档案不外借，档案利用者要妥善保管好档案，并按期归还。档案复印（外借）审批表档案查阅登记表第四条 档案的鉴定与销毁根据国家档案局文书档案保管期限表的规定，编制保管期限表，档案保管期限分为永久、长期、短期三种（115年为短期，1650年为长期，50年以上为永久）。对需销毁的档案，应填制档案销毁清册，标明档号、案卷名或文件名、年度、件号、页数、原保管期限及销毁原因等。鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，档案保管人员提交档案销毁清册，对保管期满的档案提出销毁意见，由档案鉴定小组直接对档案进行鉴定。对保存期满的档案进行鉴定，鉴定时应逐件逐张地判定，不可只根据案卷的目录或封面所注的保管期限判定，鉴定时应坚持“保存从宽、销毁从严”的原则。把档案销毁清册送给领导审批，审批后按清册清点档案。销毁档案时，必须有两人共同鉴销，鉴销人在销毁档案前应认真做好清点核对工作，销毁后鉴销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式，并将销毁方式向领导汇报。销毁清册要及时归档保存。第五条 档案利用查阅档案须写明查阅档案的标题、内容、时间、用途，查阅机密档案材料必须经主管领导批准。查阅时不得随便翻阅无关的档案材料，需要抄摘时，必须经档案室同意，抄摘文件一律要经档案管理人员核对。档案材料原则上不向外单位借阅，因工作需要借出时，必须持有单位介绍信，填写档案复印（外借）审批单，并写明借阅目的和借阅期限，经主管领导批准，凭批件办理手续后方可借出，但必须按期且完好无损如数归还；带秘级的文件必须在档案室内阅读，不准摘录。严格遵守保密制度，不得随意泄露文件内容，摘录档案材料，用后一律交回档案室保存。档案资料一般只借复印件或副本，原件、底图一律不外借，档案利用人复印档案资料需填写档案复印（外借）审批单，呈主管领导审批；归还档案时，双方要清点清楚，加予注销，如有丢失或损坏要追究借阅人的责任。保密与利用发生矛盾时，应请示主管领导审批，做到既不泄密，又不妨碍利用工作的开展。借阅者必须爱护案卷，不准拆卷、折叠、涂改、勾划和私自复制。公司员工在外借公司档案期间如有调离公司的，须办理完档案归还手续后，行政部门方可在其离职移交清单上签字盖章。第六条 档案保密管理树立高度政治责任感，做好保密工作，维护机密。不携带机密文件材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。认真做好档案室的安全保卫工作，加强各种防护措施，确保机密档案材料的安全。经领导批准销毁的档案资料，不准私自以废品出售。不私自翻印公司或上级的机密文件和资料。第七条 档案室管理严格遵守党和国家的关于档案安全、保密的有关规定，提高警惕，防止破坏和泄密。档案室要与办公室、工作室、阅览室分隔开，以便保管和利用。档案室是机要重地，非档案管理人员未经允许不得进入。档案室设施配备：档案柜、空调、灭火器、温湿度计、防盗窗、防盗门等。档案室环境要求：整齐、干净、通风，档案柜摆放合理，便于查找档案，禁止在档案室内堆放杂物。档案保管应尽量采取先进的保护技术，库房要达到“七防”。防火：配备消防灭火器材，禁止存放易燃易爆物品，严禁吸烟、使用明火和使用电炉；防潮、防高温：档案室应避免设置在楼房的首层和顶层，以便防潮和防高温。每日要查看库房温湿度计，根据温湿度高低，采用通风或开空调办法调节。档案室温度应控制在1429之间，相对湿度保持在4560%。防尘：地面及落尘之处要经常拖擦，保持清洁；防光：窗户装挂窗帘，防止强光直射，不宜采用自然光源，最好使用白炽灯作人工照明光源，日常照明不得超过60瓦，无人在时不开灯；防盗：门窗要牢固，采用防盗窗和防盗门，确保安全可靠；防虫：采用无毒、环保的袋装防虫药物放置柜、架内。档案人员对库藏档案应经常进行检查，做到存放有序，查找方便，发现问题立即上报及时解决，以确保档案安全。档案室要勤打扫和整理，保持清洁、卫生、干净、整齐。第八条 附则本制度由行政部门负责解释。本制度自发布之日起实施。