公文管理制度.doc

公文管理制度第一条 为加强公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本制度。第二条 适用范围：本制度适用于公司各部门第三条 本制度由行政部门组织实施第四条 公司公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是制度管理的重要工具。第五条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第七条 公文处理必须严格执行国家保密规定，确保公司秘密的安全。第八条 行政部门是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作，并设专（兼）职人员负责公文处理工作。第九条 公文种类公司常用的公文种类主要有：（1）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员。（2）规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。（3）通知适用于发布规章；转发上级和不相隶属单位的公文；要求各部门办理、周知或共同执行的事项，任（聘）免和解聘人员。（4）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（5）报告适用于向上级机关或公司总部汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（6）请示适用于向上级机关或公司总部请求指示、批准。（7）批复适用于答复所属部门请示事项；（8）意见适用于提出改进措施和建设性意见；对重要问题提出见解和处理办法。（9）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。（9）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。第十条 公文格式公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程序、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。涉及公司秘密的公文应当标明密级。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。发文部门应当使用发文部门全称或者规范化简称，联合行文，主办部门排列在前。发文字号应当包括部门代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门发文字号。上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标注公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送部门指公文的主要受理单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。成文日期以负责人签发的日期为准。公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。公文应当标主题词。第十一条 公文用纸一般采用国标标准A4型（210mm297mm）。左侧留出不少于30mm的装订线；右边白26mm；上下边白为37-35mm。第十二条 行文规则行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。向下级的重要行文，应当同时抄送上级部门。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。“报告”不得夹带请示事项。第十三条 发文办理发文办理是指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。草拟公文应做到：1）符合国家的法律、法规及公司内部的有关规定。2）情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3）公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。5）应当使用国家法定计量单位；6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；7）公文中的数字，除作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公司统一由行政部门对外发文，公文送负责人签发前，应先由业务部门拟稿，部门负责人核稿后送行政部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定，是否有错别字，标点符号、语法是否符合规定等。公文签发时，由业务部门拟稿人填写发文稿纸，以公司名义制发的上行文，由公司负责人或者主持工作的负责人签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由公司负责人或者分管该项工作的负责人签发。公文正式印制前，行政部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第十四条 收文办理收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序（参见公文收文办理流程图）。行政部门应对签收的来文进行登记，收文登记薄应登记收文日期、发文部门、公文名称、发文字号、发文时间等。所有来文均应附收文处办笺，并由秘书审阅后签拟办意见，呈送行政部门负责人和公司负责人阅示，由公司负责人签署批办意见。秘书按领导批示意见送交有关领导或部门传阅承办。对政策性和操作指导性较强且须回复的来文，由行政部门复印公文后送公司领导和有关业务承办部门。承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由行政部门负责催办和督办。第十五条 公文管理、整理（立卷）归档公文由行政部门所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，所有公文用纸张全部采用A4型。公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。整理（立卷）工作是指：公文及其它文件资料经过鉴别后，将不具备保存价值的公文及其它文件资料清除出来，根据其内在联系和归档要求整理立卷成册，原则上办理公文处理工作的专（兼）人员负责公文及其它文件资料的整理立卷工作，分管各项业务工作的人员负责有关业务文件资料的整理立卷工作，每年2月28日之前，立卷人填写档案移交（接收）登记表，与归档文件一并移交到档案室管理，交接双方签字确认。行政部门应每年清理一次不具备归档和存查价值的公文，填写文件资料销毁清册（见文书档案管理制度），经行政部门负责人批准后可以销毁。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十六条 附则本制度由公司行政部门负责解释。本制度自公布之日起执行。