浅谈物流企业如何加强合同管理工作(正式).doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date浅谈物流企业如何加强合同管理工作(正式)浅谈物流企业如何加强合同管理工作小议合同全过程管理中需注意的问题朱 莹（湖南省火电建设公司 湖南省 株洲市 412000）摘 要：合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式。建立和健全企业的合同管理制度、在合同全过程管理中实施科学的控制方法、加强对合同管理人员的培训等措施，可以有效地解决企业全过程管理中存在的问题。关键词：合同 全过程 管理 问题正 文：现代市场经济是契约经济、法制经济、也是合同经济，甚至有人说现代社会为合同社会。处于市场经济之中的企业必须重视合同及合同全过程管理，因为合同是确定我们企业与合作双方之间权利义务关系的最重要的法律文本。笔者以为，合同管理，不仅包括对签订好的合同文本进行归档处理，更重要是要对合同进行全过程的、系统的和动态的管理。全过程就是由洽谈、草拟、签订、开始，直到合同失效为止；系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理；动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止、终止。因为合同既是业务开发最终确定的结果，也是业务实施过程中对照执行的依据，更是解决业务纠纷主要的依据。能否实施有效的合同全过程管理，把好业务合同关，是影响企业营销和服务战略的一个重要因素。一、当前企业合同全过程管理中存在的主要问题在当前企业合同全过程管理中，存在的问题主要体现在合同签订和合同履行阶段：（一）合同签订阶段1、签约主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利和民事行为能力的合同当事人。因而，我们在合同签订时特别要注意的是合同当事人主体是否具有上述两种能力和有无当事人错位的情况，即虽然具有上述两种能力，但却不是合同当事人。2、合同文字不严谨、合同的执行标准及衡量标准不够明晰。随着社会科技的高速发展，新兴的行业及术语日新月异，我们在合同签订时特别要注意用词规范，语义明晰，标准统一。如我们交纳“订/定”金，有“订金”和“定金”，虽读音相同，但字形不同，意思表达更不一样。更重要的是，一旦合同中存有歧义的语句，便会导致合同双方各自做出对自己有利的解释，从而引发争端。3、合同条款不全面、不完整，导致合同缺陷和漏洞。最常见的合同漏掉的就是违约责任了。因为双方合作时间较长或是洽谈融洽，觉得合同履行已成定局，往往不太注意违约责任，或是草草两笔了事，一旦产生纠纷，便后悔当初。4、条款不可行。因为业绩或是可观利润诱因，有些企业往往会对暂不可行的合同条款采取先认同，想等合同签下来再与对方协商，其实这将给企业带来巨大的不必要的风险。建议对于专业性较强的企业，签约前应向有关专家咨询，甚至请他们参与谈判，分析企业生产、管理的特殊要求以及特别需要注意的地方，不能签订了不可行的条款。而对于经过努力仍无法做到的内容，千万不要轻易承诺。5、只有从合同而没有主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如物流分包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存在的。6、违反法律法规签订的合同。合同法第五十二条规定，违反法律、行政法规等强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。7、境外合同文本的疑问。全球化经济，企业的不可避免牵涉到一些国际合同。由于国情不同、语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，以免造成不必要的损失。（二）合同履行阶段1、应变更的合同没有变更。合同变更包括合同内容和合同主体变更两种情形。在履行合同时，如果发生变更情况，企业一定要及时变更以更好地维护自己的合法权益。2、应当发出的函件或会议纪要没有发。在履行过程中及时地发出必要的函件或确定会议纪要，是合同动态管理的需要，是履行的一种手段，也是企业自我保护的一种行为。3、应签证确认的没有签证确认。履行过程中的签认是一种正常的行为，但有些企业的现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。4、应当追究的违约责任却超过了诉讼时效。有些拖欠的合同款没能及时诉诸法律，但当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效。5、应当行使的权利没有行使。合同法赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数企业不会行使。如发包方不按合同约定支付工程进度款，企业可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工承担违约责任，结果客观造成了垫资施工。6、应当重视证据（资料）的法律效力没有得到足够的重视，但并不是所有证据都具有法律效力，因此合同管理者要随时收集和妥善保存原始的、与事实有关的、有盖章或签名的、有明确内容的、未超过期限并具有法律效力的书面证据。7、合同未能及时分类建档，导致执行过程中文本缺失，不利于合同顺利执行。二、存在问题的根源我国经济合同法1981年12月才出台，到1985年3月出台涉外经济合同法，1987年6月出台技术合同法。但三部合同法都没有跟上市场经济发展的步伐，许多新的合同问题在法律上是空白的。1993年修改了经济合同法，但这次修改只是临时性的，并没有消除合同法诸法并存和有关法规互相冲突的现象。直到1999年3月才制定了统一的合同法。由此可见，我国的合同法是滞后的。）由于合同法律滞后，从业人员的合同法律意识滞后，最明显的表现就是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识。除此之外，企业在合同管理中最主要是缺乏一套严谨的管理制度，对合同管理未能体现规范化、制度化和科学化的要求。三、合理的对策，进一步提高合同全过程管理水平（一）合同签订需谨慎、细心和耐心1、在签订合同时应避免操之过急。应对合作方资格和资信情况进行详细调查，且应建库存档由专人定时进行更新。在确定准备合作后，双方应进行广泛深入的沟通，增进彼此的了解。2、合同的订立阶段。在双方充分了解的基础上，合同管理进入了实质阶段，即双方开始签订合同，包括合同的起草、谈判、修改和最终订立。在这期间，双方就合同涉及的方方面面详细地进行谈判和协调，确保合同内容全面，措辞严密。要建立业务合同谈判机制，因为合同不是写出来，而是谈出来的，最后形成的合同文本是谈判出来的结果。在业务合同谈判的实践中，特别注意以下四个方面：一是据理力争，平等互利。一份成功签约的合同，应该是双方平等协商、互惠互利的结果。例如在与某公司的谈判中，该公司在诉讼管辖地问题上，主张由他们所在地人民法院管辖。我们据理力争，指出诉讼管辖地，应遵循平等原则，由起诉方选择双方所在地的任一处来管辖。最终，对方接受了我们的意见，达成了一致。二是巧妙设置，合理规避。如何将自身风险降到最低，是设置合同条款的重要准则。例如在与某外商物流企业谈判中，由于需要我们代垫的运输资金数额较大，又是滞后结算，因此我们设置了预付款制度，即客户先期预付一定数额的款项，业务中发生的运杂费先从预付款中支出，当累计到合同限定数额时，客户在规定期限内及时支付，补充了原先预付款中支出的对等金额。这样既有效解决代垫资金来源问题，同时也一定程度上规避了代垫资金带来的经营风险。三是咬文嚼字，反复推敲。合同中的字句，是不能模棱两可、随意而为的。完善、全面、准确的合同条款是进行合同管理的基础，合同条款应在精确性和灵活性之间取得平衡。 四是参与合同谈判的人员应包括相关领域如技术、商业流程、法律、协调方面的专业人才。当企业内部缺乏相关人才时，聘请外部专家参与合同谈判不仅可以借助于外部专家的知识来发现合同中的隐藏成本或隐藏条款，还能帮助企业迅速积累合同管理的经验。3、要健全公司重要合同评审会签制度。对于什么是重要合同，公司可根据自身性质按合同的金额、风险性、规模及重要程度等指标来衡量，只要合同具备上述指标中的任何一项，均可以视为重要合同，纳入公司的合同评审会签制度。合同评审会签制度，不仅集思广益，凝结集体智慧，而且协调了各部门立场，形成企业整体利益。从业务开发、作业以及法律、财务等不同部门角度，对合同进行更大视角范围的审视和评定，将一些主要问题暴露在合同正式签订之前，及时进行调整，从而顺利签订合同。4、完善合同文本框架。作为重要合同的补充，对于常规操作业务且稳定的客户，一般制成固定的格式合同。格式合同中的条款，预先反复推敲，考虑周全，可以较好地维护公司权益，操作起来也更为便利。同时，又预留其它约定事项的空白处；如果约定事项内容较多，可另行签订补充协议，这些均有效增强了格式合同的灵活性。如我们可对于运输分包的单笔业务的零散客户，采取托运书的形式，将一些主要的条款内容印制在委托书的背面加注说明，类似于邮政特快专递（EMS），客户一旦签章合同即告生效，同时也意味着接受加注说明中规定的权利和义务。（二）建立健全信息沟通及监控评估机制，便于合同有效执行合同作为法律事实的一种，其主要的法律特征之一就是具有合法性、确定性和可履行性。依法签订的合同，受国家法律保护，内容确定，随之而来的就是合同的执行问题。前面说过，重要合同是经过合同评审会签之后签订的，相关部门对合同具体条款早就有了全面透彻的理解，因此在执行过程中更容易履行相应义务。要通过制订有关的规章制度，规范合同执行管理：业务部做好全程业务跟踪，生产部实施具体的生产作业，财务部门加强结算管理，合同管理部全面监督合同履行情况等，相关部门各司其职，共同做好合同执行工作。这里要特别注意两点：一是建立有效的信息交流沟通机制。合同从签订到履行直至结束的全过程都离不开充分的信息交流与沟通，有效的合同管理应建立信息平台，以保证及时地进行交流，从而增强合作双方相互的理解，以保证合同的顺利实施；二是要建立监控和评估机制。在签订合同后，企业应建立合同履行的监控和评估机制，密切跟踪合同履行过程中的各个环节，注意收集合同执行的信息，并做出相应的信息处理，将合同实施情况按照规定的标准进行评价和分析，找出偏差，以便及时解决。（三）运用计算机软件，有效构建合同信息库构建合同信息库，是合同全过程管理中一项不可或缺的重要工作。为了更好地加强合同管理工作，我公司早在2005年就运用东山合同软件对合同进行全过程的管理。这款软件要求公司各相关部门通力协作，信息及时准确提供才能有效完成，因为他不仅提供合同文本及相关资料存档，而且对前期立项、谈判、会签，中期的合同变更、收付款及票据的执行、后期的评估等等都有涉及。因此，通过这款软件，我们合同管理部门不仅是对合同全过程的管理更加直接、全面和有效，相关部门也能更加便捷地实现信息共享。 （四）建立专职的合同管理队伍并加强合同管理人才的培养建立专职的合同管理队伍可以使企业在较短的时间内培养出专业的管理人才，从而提高企业在业务上的成功率。频繁更换合同管理人员，许多与合同管理有关的知识和经验都有可能成为每一位参加过合同管理的人员的私有财产，不利于企业积累合同管理方面的知识和技能。特别是一些大型专业性较强的合同内容复杂，其管理人员不仅应具备较高的合同管理知识和法律知识，还应同时具备专业管理知识，并且要对企业的整体目标和需求有全面的理解。所以，企业要重视人才，选择素质高、能力强的人员参与合同管理，同时要加强培养和再教育，只有这样才能保证合同的有效管理。另外，我们在业务实践中，我们感觉到，合作方的法律意识都非常强。例如在和某公司签合同时，他们要求我们法定代表人签字，如果法定代表人不在，一定要代理人出示授权委托书的原件。至于要求提供通过年度工商检的企业法人执照、公司资信级别证明等的合作方则更多。他们的这些做法，不仅让我们学习更使我们意识到要充分运用法律，最大限度地发挥其效力空间，规避运营风险，维护好我们的合法权益。四、结束语合同管理贯穿于企业整个管理过程，成本控制、风险控制、服务质量控制都可通过合同管理来完成。随着管理现代化的发展，对合同也应实行科学化、现代化管理。企业一定要学习和借鉴国外同行的经验，结合自己的实际并运用现代化的科学方法，制定出更为合理、科学的管理方法，进一步规范、完善、监督和控制项目的质量、交货期、成本，规避风险，减少纠纷，按期、按量、按质地完成任务，为企业创造更大的经济效益。参考文献1 谈迎莹，李锦飞. 工商企业与第三方物流供应商合作的基础-物流合同J.江苏商论，2005，（12）：47-49. 2 杜文，任民. 第三方物流M.北京：机械工业出版社，2007：84-95. -合同流程管理标准主导部门：经营部 阶段管理标准拟定合同草稿1项目中标，经营业务人员会同合同专管员、与客户沟通争取合同第一稿；2经营业务人员会同合同专管员牵头起草合同首稿应充分结合招标文件、投标文件。参与拟定合同草稿1项目经理必须参与合同草稿的起草，并充分表达自己的意见，充分理解合同主要条款。初审合同草稿1经营人员、项目经理、合同专管员应首先提出初审意见后报经营主管副总经理初审，经营主管副总经理初审后向客户反馈；2经营主管副总经理应认真负责，严格把关合同草稿内容，对关键实质条款决不放过，必要时可召集法律顾问等对草稿进行讨论评审；3草稿合同未经经营主管副总经理批准不得向客户送审；与客户沟通洽商合同1经营业务人员积极主动与客户洽商沟通合同草稿，并及时将沟通信息与项目经理、合同专管员、经营主管副总经理互动。2与客户形成一致性的合同条款。参与与客户沟通洽商合同1项目经理必须参与客户的合同洽商，必要时主导完成合同的洽商并与经营业务人员、合同专管员、经营主管副总经理互动。确定合同内容1根据经营业务人员、合同专管员与客户洽商的一致性条款确定合同内容。2项目经理、经营人员、合同专管员、经营主管副总经理依次填写合同评审意见。3、合同中存在的疑问要及时向法律顾问咨询，重要合同需要法律顾问把关。审查签字盖章1总经理填写合同评审意见，对关键性实质条款可提出意见，必要时修改合同内容。2凭合同评审表及公章使用申请表签字、盖章。合同评审表由办公室存档。送客户盖章签字1积极协调客户对合同盖章签字，并及时取回合同。合同存档1经营业务人员将已签署的合同递交办公室。2合同原件首先由档案资料室、合同成本部留存，其余部门需要的可用复印件，由办公室提供。合同履约1. 由经营主管副总经理召集项目经理、经营业务等人员对合同进行交底；大家对合同中履约主要条款进行讨论，对履约中可能出现的情况进行分析由合同专管员记录整理形成合同管理要点，合同管理要点发送给项目经理和经营业务人员，作为合同管理的指导。2. 项目经理在施工中按照合同要求认真履行合同。总结1. 由经营主管副总经理召集项目经理、经营业务等人员对合同履行情况进行总结；2对合同履行中出现的经验和教训总结反思，提高合同洽谈、签订和履约水平。