会议室规章制度汇总.docx

会议室规章制度会议室规章制度1为加强会议室的管理，确保会议室的平安、卫生、清洁，保障会议室的有序运用和会议的有效实行，特制定本规定。一.运用支配管理规定1、 会议室的由人力资源部负责管理，全体员工应自觉维护公共卫生，养成良好的卫生习惯;2、为保证各类会议的顺当召开，人力资源部建立预约登记制，运用遵循先紧急后一般，先全局后部门会议、先预约后临时的原则，各部门提前向人事专员申请运用;3、各部门运用完毕后，该部门负责将会议室复原原状，联系人事专员检查后方可。4、当月发生大扫除时，由值日部门负责清扫;二. 日常值日管理规定：1、各部门负责当月会议室的清洁工作，由部门主管支配员工值日时间，保证每天值日;2、值日生值日后主动签到，联系人事专员检查卫生，值日效果由人事专员评定1-3分;3、月均得分最低的一组将担当12月的值日工作，未签到、不找人事专员检查的评定0分;会议室值日表：三、清扫标准1、值日生日常清理标准：室内用品摆放整齐、有序，无杂物;地面、桌面和椅面等易落灰尘的角落每天清洁。2、大扫除清理标准：门窗保持干净、光明，地面、桌面及椅子无污渍。房门拉手处、灯开关无污渍。3、会议室运用者清理标准：应在每次会议后刚好清扫卫生，整齐摆放桌椅;清理茶杯、废纸等杂物，有损坏刚好向人力资源部报告。会议室管理规定由二月份起先正式实施，最终说明权归人力资源部门全部。会议室规章制度21管控目的规范会议室运用流程，明确管理职责及相关罚则，提高工作效率及服务水平2管控范围公司内参会人员3管控对象一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室4管控内容4.1会议支配4.1.1运用人需提前将会议时间、参会人员、参会人数、会议打算(是否须要多媒体及会议服务)等信息向办公室报备，以便刚好支配会议地点及相关事项打算。4.1.2部门临时召开的紧急会议需刚好通知办公室，以便刚好驾驭会议室运用状况，避开发生运用冲突。4.1.3办公室行政管理员接到预定通知后即时落实承办状况，登记会议室运用记录(后附)并反馈至预定人员。4.1.4总公司重要领导参与的会议、接待重要客人来访或总经理指明须要进行服务的由行政管理员即时落实。提前调试好会议室温度，视状况打算茶水、矿泉水、香烟、果盘等用品并于会议进行中刚好跟进服务。4.2会议纪要4.2.1部门内部会议由部门依据需求自行支配人员作会议纪要。4.2.2公司级会议或需报总经理阅知的，由办公室行政管理员作会议纪要并于会议结束12小时内报总经理助理审批，审批通过后报总经理。4.3部门职责4.3.1办公室负责一楼会议室、三楼会议室及四楼培训室的管理工作，详细包括：各项会议的支配、协调，现场卫生清理，附属设备的调试、保养、修理。4.3.2会议室运用人应自觉爱惜桌椅并维护室内卫生，并于会议结束后刚好通知办公室。 5罚则5.1未向办公室提报会议室运用申请，私自支配会议的扣部门负责人当月考核1分/次。5.2因会议室支配、协调不当或物品打算不到位影响会议正常进行的，每次扣罚行政管理员当月考核2分/次。5.3会议室设备、物品损坏的，由当事人按购买价赔偿现金，并扣除当月考核分2分/次;当事人不明确或相互推诿的由双方共同赔偿，并扣除当事人当月考核2分/次。5.4因个人主观缘由造成会议纪要迟报的，每次考核当事人2分。5.5卫生清理不刚好、不彻底受到领导点评的，每次考核卫生清理员1分，情节特殊严峻的加倍考核。6职责部门 办公室7监督管理 办公室主任8技术说明8.1 本制度由办公室制定并负责技术说明，经总经理批准。修订与终止亦同。8.2制度自发布之日起执行。附件：会议室运用登记记录会议室规章制度3一、制订目的：为合理支配会议时间，调配会议(客)室之运用，保障会议室的正常运用状态，同时便利前台正确引领客户至会议室，缩短客户等待时间，维护公司形象，特订立本规定。二、适用范围：本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的管理与运用。三、权 责：1.行政部前台复印室文员：全面负责会议室的日常管理。2会后会议室整理、清洁检查和维护。2.行政部写字楼清洁工：负责会议室日常5S工作。3. 各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范运用会议室。2会议中会议室内全部器材设备的打算、保管与维护;3会后“5S”工作。四、详细流程：1.申请：各部门或者个人运用会议室，需预先填写会议室运用申请表(附件1)后交至前台文员处。1申请时间：A.正常状况下均需提前4小时申请;B.特别状况、紧急会议可电话与前台协商处理;C.每周固定的例会时间、例行运用固定会议室，可不必重复申请，但需在前台处登记备案。1.申请会议室规格：可以优先申请条件较好的会议室，但遇有冲突时，可按下述原则进行协调。2.前台复印室文员收到会议室运用申请表后，刚好登记在会议室运用登记表上，遇有冲突时，应刚好与相关会议室运用者联系并相互协调。3.若申请运用的会议室在预定时间不能按时运用(提前、推后或取消)时，申请人应刚好通知到前台文员处。4.运用完毕，申请运用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备，并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后，方可离开。5.前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好，并依据运用部门/个人会后整理状况对其提出改进看法。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者，将提报至行政人事课进行相应的惩罚。五、留意事项：1.会议室运用人员须爱惜会议室的设施和物品，若属人为损坏经查证属实者，须照价赔偿;2.会议室运用需遵循客户优先，先登记先运用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;3.投影仪等设备有特地人员调试，未经允许，不得随意变动，如出现故障，影响会议进行，可通知电脑部相关人员进行调测。4.前台复印文员需定期检查会议室白板笔是否能书写，打印纸是否还能运用，电灯/桌椅是否正常，如有损坏立刻知会相关人员修理。5.会议室只做开会面或接待客人运用，任何人不得在会议室做其它事务(如闲聊/打电话/上网/休息等)。6.接待客人或洽谈业务，仅限在会议室进行，未获准，职员不得将客人带到办公室洽谈。7.会议室禁止吃零食或口香糖，不准在会议室随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述状况，运用部门/个人有权劝止，严峻者将追究当事人责任。