公司印章管理制度精编.docx

公司印章管理制度公司印章管理制度1一、总则公司印章是企业身份和权力的证明。盖有公司印章的文件，是受法律爱护的有效文件，同时意味着公司对文件的内容担当法律责任。为了保证公司印章的合法、有效、正确地运用，维护公司利益，杜绝违法违规以及损害公司利益的行为发生，特制定本印章管理制度。二、公司印章运用范围公司的印章是指公司公章、发票章、财务章、法人个人名章。公司全部印章必需严格按本制度的规定运用，不得违反本制度运用。（一）公司公章的运用范围主要为：1、公司对内签发的文件。2、公司对外与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外供应的财务报告。5、公司章程、工商登记资料及股东出资证明。6、员工岗位变更通知、解除劳动关系通知等。7、员工的劳动合同、任免聘用。8、对外经济合同、合作协议、承诺书、担保函等。（二）公司法人个人名章，主要用于需加盖个人名章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（三）财务专用章，主要用于财务资料、货币结算等相关业务。（四）发票专用章，主要用于公司出具的发票、收据等票据业务。三、公司印章的管理职责（一）公司总经理：负责公司公章和法人个人名章的运用审批工作。（二）财务部负责人：负责财务专用、发票专用的印章运用审批工作。（三）印章管理员1、负责印章的保管。2、负责建立印章运用登记表。3、负责印章运用的审核工作。4、负责根据印章运用规则，监督所保管印章的运用。四、公司印章的管理、运用及保管（一）印章的管理1、公司公章由公司总经理负责管理。印章管理员必需切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可指定专人代替，但必需办理移交手续。2、为保证资金账目的肯定平安。财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督运用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。人员应由财务部和行政部各出一人。（二）印章的运用1、公章的运用必需严格遵循印章运用申请审批程序，根据印章的运用范围，经总经理同意后方可用章。2、公章的运用由印章管理员设立运用登记表格，严格审批和登记制度。3、公司法人个人名章由总经理签字后方可运用。4、财务专用章、发票专用章由财务部门负责人审批后方可运用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司运用。若因工作须要，确需将印章带出访用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后，派专人陪伴方可带出。印章外借期间，借用人与陪伴人只可将印章用于申请事由，共同对印章的运用后果担当一切责任。6、以公司名义签订的合同、协议、订单、介绍信、托付书、担保函等，经特地合同文书审批流程，通过部门负责人、法律顾问审核，公司总经理批准后方可盖章。（对加盖印章的文书，应留意用印单位名称必需与印章一样，用印位置恰当，盖章印记图形清楚。）7、公司员工私人办理各种收入证明、工作证明等，由总经理审批，符合要求后在行政部办理并执行申请审批制度。8、任何印章管理员不得在当事人或托付人所持空白格式化文件上加盖印章。用章文书必需已经填写完毕，字迹须清楚、正确。9、对已解除或终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必需持有效证明材料，按申请审批制度经总经理审批后，方可盖章。（三）印章的保管1、印章保管各种事项必需有记录，记录事项包括印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必需平安无误，应当专项上锁存放，印章不行私自托付他人代管。3、印章管理员如因工作岗位变更，应刚好向总经理上交印章，或者按总经理指定的新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人运用印章盖章与印章保管人担当相应的责任。5、印章应刚好维护、确保印章完好，盖出印记清楚。6、印章保管有遗失、盗用、偷换的，应爱护现场，管理员应刚好向行政部和总经理报告，并登记备案协作查处。涉及刑事犯罪的，因刚好向公安机关报案处理。五、公司印章的停用（一）有下列状况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章运用损坏。3、印章遗失，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，刚好将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。六、印章违规运用的处理方法1、公司员工违反印章刻制、保管、运用规定，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。2、印章管理员因运用公章不当而造成公司损失的，依照员工手册及公司管理制度，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违反公司印章管理制度，不当运用印章，一经发觉应与印章管理员担当同等的责任。七、附则1、本制度作为公司管理规章制度，经过公司民主程序审议通过后由总经理签署，向全体员工公示之后起先实施。2、本制度由公司行政部负责说明。附印章用印登记表。公司印章管理制度2为规范分公司公章的严格管理和运用，肃穆公章运用制度，避开出现公章违规运用导致的法律后果，结合总公司规章制度和要求，特制定分公司公章管理制度：一、为便于经营相关业务须要，分公司制作印章，必需由分公司负责人向总公司提出书面申请，经总公司负责人批准后方可配备印章。分公司负责人须向总公司签定用章承诺书，保证不违规用章，并承诺应担当的相应法律责任。二、分公司的印章（含分公司负责管理的项目部印章）由总公司按相关要求统一刻制，分公司行政章制作公安备案编码章，项目章依据字数多少结合项目要求，制作不同形态、不同材质的项目章，总公司档案室备案留存印模后由分公司负责人办理印章领取手续，并负责保管，保管人向总公司签定印章保管承诺书，承诺保管人应担当的相应责任。分公司所管理的项目章，只能用于与相关监理项目或代建项目相关的技术资料、工程进度、现场管理、质量验收等方面工作专用，由（项目经理部或项目负责人）代表本公司全面负责，项目完工竣工验收后项目章交回总公司档案室保管，并登记造册。三、分公司执有的总公司印章，只能用于经总公司审核批准的投标文件、经济合同、工程技术报告等运用。四、下述情形严禁运用分公司公章：1、承包人私自签定的工程材料供应合同、协议；2、承包人私自签定的机械设备租赁合同；3、承包人私自签定的工人工资支付协议；4、其他违反国家法规和总公司相关规定、未经总公司允许的事由或文件。五、分公司执有的总公司印章应独立建立用章登记制度和用章登记本，用章登记本由印章保管人保管，保管人作为盖章负责人。 文件需盖章时，由用章人在用章登记本上明确用章事由、用章人、盖章时间等内容，盖章人向分公司负责人确认总公司对拟盖章的文件资料是否已获得总公司审核批准，未经总公司审核批准的文件资料禁止盖章。经总公司审核批准的文件资料，经分公司负责人签字确认后，盖章人可以盖章，并在盖章人一栏签名。总公司应对分公司运用总公司印章状况进行核实，并同步做好用章记录备查。六、分公司项目部文件需总公司盖章时，由项目部写明申请并登记，分公司负责人批准后按总公司用意程序办理。用章登记本必需明确用章事由、用章申请人、批准人（分公司负责人）七、一切与分公司业务无关的、属承包人个人行为的事由或文件，若擅自私盖分公司公章，由当事人担当全部的法律责任。 总公司因业务须要运用分公司执有的印章时，分公司应予同意，并按本制度要求建立用章登记备查。八、严禁分公司擅自雕刻和违规运用公章，违者，由总公司视情节轻重进行经济惩罚或撤销分公司负责人的承包权，触犯法律的，移交司法机关追究法律责任。九、分公司经营承包期满或撤销时，由管理员将公章和用章登记本到总公司公章领用部门办理移交手续。本制度自年月日起实施。公司印章管理制度3因大公司的岗位内控管理较严格，现以小公司为例，来分析人员较少的状况下怎样把不能相容的印章分开管理。设想一下，如若是小公司，那么根据以上规定，公章、财务章、法人章、合同章、发票章均在财务部，假如随意大股东要求财务部员工加盖，会产生什么样的效果，抑或是财务部员工内部勾结又会有什么后果。因此，小公司应当敏捷处理，把不能相容的印章分开管理，须要留意的如下：1.票据的开具开具票据须要财务章、法人章以及票据。因此，财务章应交于管理法人章外另一关键管理人员持有，票据第三人管理。2.合同效力合同力须要合同章与法人章。因此合同章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。3.公章的效力是否应当与法人章持有人分开管理?在公章代替合同章时，应当分开管理，合同法规定，公章与合同章有同等法律效力。如一个公司即有合同章又有公章时，盖具了公章的合同是否生效?为防范法人滥用权利，应当分开管理，并且在合同条款中严格规定合同的效力在加盖了合同章或公章及法人章后生效，这样即有法人及合同章或公章持有者双重确认后加盖。因此，公章除外部事务处理外也具有合同效力行为，因此，应视同合同专用章管理。4.失职责任公司重要的事务无非是人，财，物。在印章的运用时，应慎重考虑是否加盖印章，是否导致公司的人财物流失。其中更重要的环节是企业管理的流程，例如合同的审批流程，票据的运用流程等，严格公司的'管理流程，加盖印鉴的流程，削减公司的权益损失。公司印章管理制度41.印章定义：公司印章主要指：公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章。2.各类印章管理的范畴：印章的管理涉及范畴：刻印、运用、废止、更换。3. 各类印章的详细管理条例：3.1 刻印：3.1.1新公司成立，基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政部备案，并从刻制之日起执行相关运用条例。3.1.2因业务发展须要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表经总经理核准后送交人事行政部门刻制。3.2运用：3.2.1任何部门在启用印章前，均需与公司(人事行政部)办理领取手续，接受相应的责权告知，签定印章签收手续并备案。(已经起先运用的需自通知当日补办理领取手续)3.2.2公章：公章由公司经理或各分公司经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到人事行政部处领取并填写印章运用申请表，经由分公司经理核准盖章并在印章运用申请表中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部，并在印章运用登记薄签字。人事行政部需将印章运用申请表与印章运用登记薄同期留档。3.2.3合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同运用专用章，盖章前须先到人事行政部处领取并填写印章运用申请表，经由公司或分公司经理审批，财务经理审核后盖章并在印章运用申请表中签批，经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在印章运用登记薄签字。人事行政部需将印章运用申请表与印章运用登记薄同期留档。3.2.4 法人私章：法人私章由分公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，运用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。3.2.5财务章：由财务部经理(或负责人)保管，主要用于银行汇票、现金支票等须要加盖银行预留印鉴等业务或发票上运用，发票专用章主要用于发票盖章。3.2.6其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部门内部运用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的运用方法。3.3废止、更换：3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单，并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负责人统一废止或缴销。3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单，并呈分公司经理核准后，签批遗失处理及惩罚方法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单，并呈分公司经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有须要须填写印章制发申请表申请新的印章。4. 印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采纳的是分散管理相互监督的方法。人事行政部主要职责是对印章的运用进行合理性管理，而印章保管人具有运用、监督、保管等多重责任与权力，详细划分如下：4.1职能部门印章保管人对印章具有独立运用权力，同时负全部运用责任。4.2公章的保管人无独立运用权力，但具有监督及允许运用权力，因此公章的保管人对公章的运用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章运用经手人负主要责任，保管人负部分责任。4.3财务章的保管人无独立运用权力，但具有监督及允许运用权力，因此财务章的保管人对财务章的运用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章运用经手负主要责任，保管人负部分责任。4.4 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是运用者，但其无独立运用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可运用，否则负全部责任。4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司运用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事运用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。4.7 公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，须要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并刚好归还。4.8 如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能运用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。4.9 全部印章的运用，必需严格执行公司的公章运用章程，做好申请和运用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。4.10印章运用申请人及管理负责人要严格根据上述规定申请运用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。公司印章管理制度5为维护公司印章运用的权威性、肃穆性和平安性，保障公司的正常利益和工作的顺当开展，现对公司各类印章的运用管理作如下规定：一、管理：1、经总经理授权由综合部负责公司的印章管理工作，启用、回收印章，监督印章的保管和运用；2、设立印章管理登记制度，专人领取和归还印章时予以登记和审批；（说明：未办理此项手续可在方法颁布之日补办）。二、保管及运用：1、公司公章、业务章由财务部保管，合同章由综合部保管；2、保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和运用的平安。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管；3、保管人员应对文件内容和“印章审批单”上载明的签署状况予以核对，经核对无误的方可盖章；4、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出访用的，应填写印章申请运用单，载明事项，按下述审批程序审核，经同意后，由两人以上，共同前往，方可携带运用。三、审批：3.1公章、业务章运用审批手续1、公司各部门若需加盖印章，经办人填写“印章审批单”；2、经部门经理签字，总经理审批；3、财务部盖章，并存档保管；4、一般状况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。确因业务须要，须经总经理批准后方能盖章；5、已盖公章的文件若不能运用，必需交回财务部销毁。3.2合同章运用审批手续1、公司各部门若需加盖印章，经办人填写“印章审批单”；2、经部门经理签字，总经理审批或补签；3、综合部盖章，并将合同正本存档保管，合同复印件由综合部当天交给财务部存档。公司印章管理制度6第一章总则第一条为保证公章运用的合法性、肃穆性、平安性和牢靠性，保证公司规范运营，防范风险，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。其次条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而运用的印章。第三条公司印章的制定、改刻与废止的方案由人力资源行政部经理提出。其次章印章的种类第四条本管理制度所指印章包括公司印章、职章、部门章、职衔签字章等具有法律效力的专项业务印章。（1）印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。如：公司行政章，合同专用章等。（2）职章：刻有公司法定代表人、董事长或总经理职衔的印章。（3）部门章：刻有公司部门名称的印章。如财务专用章、监理部用章等。（4）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。第三章印章的运用范围第五条公司印章的运用范围（1）凡属以公司名义对外、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司法人章。发送正式公文、电函、传真件等；（2）凡属公司内部行文、通知、运用公司内部印章。人事任免、劳动合同、上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；（3）凡属部门业务范围内加盖部门印章。（4）凡属合同类的用合同专用章。公司招投标、工程监理项目接管等所签订的业务合同、协议、承诺书等；（5）凡属财务会计业务的用财务专用章。（6）须要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等；第四章印章的刻制、启用第六条印章的刻制（1）公司印章的刻制均须报公司董事长批准，由人力资源行政部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。（2）印章的形体和规格，按国家有关规定执行。第七条印章的启用（1）新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。（2）印章启用应报董事长批准，并下发启用通知，注明启用日期和运用范围。第五章印章的运用管理第八条印章的运用程序（1）全部用章都须先填写公章运用登记表经归口职能部门主管审核，依据相应的审批权限，经总经理批准后方可盖章，重要文件需将用印文件的复印件提交人力资源行政部备案。（2）公章运用必需建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，保管人必需有权拒印。（3）严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特别确需开具时，须经公司总经理或董事长同意方可开具；待工作结束后，必需刚好向公司汇报开具手续的用途，未运用的必需马上收回。（4）公司各部门要支配专人负责公章运用的申请签盖工作，各部门公章运用指定人要上报人力资源行政部备案，监理项目填盖公章一律由品质技术部负责申请运用。第九条严禁员工私自将公章带出公司运用。若因工作须要，确需将公章带出访用，需提交申请报告，由部门主管同意，公司总经理、董事长批准，并报人力资源行政部经理确认后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的运用后果担当一切责任。第十条违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成肯定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。第十一条每年年终公章管理人负责将公章运用状况登记表送人力资源行政部存档。第六章印章的保管、交接和停用第十二条公司各类印章实行专人保管（1）公司的印章、专用公章由人力资源行政部专人保管，各部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公章人员名单报人力资源行政部备案。（2）公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。（3）公章保管人因事离岗或请假时，须由人力资源行政部指定人员短暂代管，以免贻误工作第十三条公章保管必需平安牢靠，须加锁保存，公章不行私自托付他人代管。第十四条公章保管有异样现象或遗失，应爱护现场，刚好汇报，协作查处。第十五条公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。第十六条有下列状况，公章须停用：（1）公司名称变动；（2）公章运用损坏；（3）公章遗失或被窃，声明作废。第十七条公章停用时须经董事长批准，刚好将停用公章送人力资源行政部封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。第七章附则第十八条未按本制度要求运用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等。依情节轻重对责任人进行指责教化、行政处分、经济惩罚直至追究法律责任。第十九条本制度由人力资源行政部说明、补充，由公司总经理颁布生效。附表：表1：公章运用登记表表2：公章运用申请公司印章管理制度7一、 为保证印章（公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章）运用的合法性、肃穆性和牢靠性，有效地维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的管理，特制定本方法。二、印章的运用:公司印章的运用必需按业务分类不同，经归口管理部门主管（或指定人员）、分管经理或副总以上人员审批办理。（1）公文用印：经办人拟稿部门负责人、分管副总审核总经理（董事长）签发交印章管理员用印。（2）以公司名义签订、签署的给类经济、法律文书（包括合同、协议书、意向书、托付书、有关往来函等）及在经济上、公司经营管理上有重大影响的业务往来公函。以公司名义上报、下发的正式、非正式文件、函件(包括文件、请示、报告、总结、通知、申请、公函等)，经办人填写用印申请表由主管部门负责人、分管副总审核总经理批准交印章管理员用印。（3）各部门日常办公事务用印：各部门负责人或分管副总提出申请用印，批准人对用印产生的一切后果负责。（4）各部门印章在其合理的范围内运用，不能超范围运用，各部门负责人对印章的运用负责。财务章须经财务部主管审核后用印;全部与销售业务有关的合同、协议须经市场部经理或分管副总以上领导审批后加盖合同章，特别状况下须要公章代替的，须经分管副总以上领导批准。（5）公司公章原则上一律不得在公司以外运用，确因工作须要将印章带出访用的，应事先填写用印审批表，经分管副总以上领导批准后方可运用。（6）公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖印章。为避开复印的文件被再次篡改，在文件上加注“复印无效”字样。（7）公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作须要或其他特别状况确需开局时，必需经主管副总经理签字同意后方可办理，持空白介绍信外出工作，归来必需向公司汇报其用途，未运用者必需交回。三、印章的管理（1）公司公章由办公室负责保管；公司合同专用章由市场部负责保管；财务印章及法人名章由公司财务科负责保管；各部门章由部门主管负责保管，并做好印章运用登记工作。（2）各部门制定一名印章管理员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥当保管。（3）印章管理员因事、病、休假等缘由不在岗位时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，交接人员签字确认。（4）公司因机构变动需刻制新印章时，办公室负责到公安局办理章刻事宜。新印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期。（5）印章管理员不得擅自用印，一经发觉无论结果如何，肃穆处理。四、公司全部须要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。五、公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等，年终由办公室整理后存档备案。六、印章管理员必需妥当保管印章，如有遗失，必需刚好向公司领导报告，并依法公告作废。七、任何人员必需严格依照本方法规定程序运用印章，未经本方法规定的程序，不得擅自运用，盖章后出现的意外状况由批准人负责。八、本制度由公司综合办制定并说明。九、本制度自发布之日起施行。