压力管道安装工程文件控制程序.doc

压力管道安装工程文件控制程序1目的 对质量保证体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2适用范围 适用于对质量保证体系所要求的文件进行控制。3职责3.1经理负责批准发布质量保证手册。3.2质量保证工程师负责审核质量保证手册，审批程序文件。3.3各部门负责管理制度、相关文件的编制、使用和保管。3.4总工办负责质量保证体系文件的管理、控制。3.5技术部负责技术文件的管理、控制。3.6人事行政部负责公司级行政管理文件及部分外来文件的管理、控制。3.7各部门资料员负责本部门与质量保证体系有关的文件的收集、整理和归档等。4工作程序4.1文件分类及保管4.1.1一级质量体系文件为质量保证手册、二级质量体系文件为程序文件。4.1.2公司第三级质量保证体系文件a) 部门各项管理制度：这是各部门运行质量保证体系的常用实施细则，包括管理标准（部门管理制度等）、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、技术标准（国标、行标、地标、企标及作业指导书、检验规范等）、部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报主管部门备案存档。 b) 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计开发输出文件或其他标准、规范等，由各相应的业务部门保存、使用。 c) 公司级行政管理文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量保证体系有关的政策，法规文件等，由人事行政部保存。4.2文件的编号公司编号按下述规则要求执行： a) 质量保证手册 公司名称代号-文件类别-年号， 例如：SXJA-ZBSC（GB1PE）-2018，SXJA 表示公司名称，ZBSC表示压力管道安装（PE专项）质量保证手册,2018表示2018年版。b) 程序文件文件类别-质量保证体系要素号文件顺序号。例如CX-21-1，表示程序文件中质量改进与服务要素的第一个文件；c) 记录记录代号-质量保证体系要素号-顺序编号，例如：JL-WK-01，表示记录中的文件控制第1个记录。4.3文件的编写、审核、批准。文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。a）质量保证手册、程序文件由总工办负责组织编写。手册由质量保证工程师审核，报公司总经理批准发布。程序文件由质保工程师审批发布。由总工办负责登记、发放；b）各部门的管理制度由各部门组织编写、汇总，由部门负责人审核，报质量保证工程师批准； c）文件的发放、回收要填写文件发放回收台帐。应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本。4.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号和持有人。4.5文件的更改和现行修订状态的控制 a）质量保证手册、程序文件的更改由总工办组织进行，经原审批人审核批准后更改。总工办应保留文件更改内容的记录； b) 其他文件的更改由原审批部门审批，如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；c) 对质量保证手册、程序文件的修订状态，采用文件修改记录表进行识别，对其他文件的修订应由主管部门保留文件修改的有关记录； d）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.6文件的领用 a) 应经相应主管部门负责人批准后方可领用文件，领用时应填写文件发放回收台帐； b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门做好相应发放签收记录。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存 a) 与质量保证体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方； b) 各部门文件由本部门资料员保管。总工办每季度对各部门文件保管情况进行检查。对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的受控文件清单； c) 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2文件的作废与销毁a) 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。b) 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封面加盖“作废”印章，并标注“仅供参考”； c) 对要销毁的作废文件，由档案室主管填写文件销毁清单交总工办确认，报质量保证工程师批准后由授权人执行销毁。4.7.3文件的借阅、复制 借阅、复制文件者应填写文件借阅复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号，并加盖“受控”印章。4.8外来文件的控制4.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.8.2技术部及总工办在各自的权限范围内，负责收集与压力管道安装有关的国家、行业标准及法律、法规等的最新版本，统一编号加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量保证体系有关的外来文件填入部门受控文件清单，并报总工办备案。4.9为保证文件的适宜性，总工办每年应根据需要及时组织对现有质量保证体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11记录是一种特殊的文件，应执行记录控制程序的有关规定。4.12技术文件的管理应执行公司有关的管理规定。5 相关文件记录控制程序6 记录6.1 质量保证手册会签表6.2 文件发放回收记录6.3 受控文件清单6.4 法规、安装技术规范和标准清单6.5 文件更改申请单6.6 文件销毁记录