项目进度计划管理工具-Project培训(基础篇)---更新幻灯片课件ppt.pptx

Project培训（基础篇）信息管理部2017年6月22日内部讲师龚瑞春1【项目进度计划管理工具】系列第一课8.9培训分组名单第一组夏岚、吴福社、吴德文、秦坡、张静第二组耿雪峰、董莉莉、卢修龙、张巧娜第三组詹玲敏、孙莉、李卓如、朱筱媛、何宁第四组王丽、郑玥、王蓓、李莉、 陈绮 第五组程颖、孙娟、姜玲玲、何先明 、许有根本课程适合的对象 公司参与项目管理的人员 公司参与过项目进度计划编制的人员 未来将承担项目经理角色的人员4培训的目的u 掌握项目进度计划管理工具的使用方法u 掌握项目进度计划的编制方法、步骤u 提高项目工作效率和效果5项目进度计划编制常见难点6n 项目任务繁杂、关系不清晰n 工作任务不全，工作日与实际不符n 任务粒度太粗或太细n 任务不分配资源/责任不清n 项目工期满足不了要求n 可验证性差n 任务约束不全n 分类及分层组织任务n 设定和维护日历，细化、包含所有干系人的工作n 80小时原则or两周法则n 一定要进行资源分配n 关键路径的优化与处理n 每个任务都有明确的输出n 巧用里程碑与关联目录CONTENTS一、为什么要使用项目计划管理工具四、编制一个简单的项目进度计划二、认识Project 20107三、 项目基础信息设置n项目计划管理工作的需要n项目沟通和管理的需要n统一规范的需要为什么要使用项目计划管理工具8项目计划管理工具需要具备的功能n能够随时查看项目进度，判断项目能否达到预期目标n能够调整任务的工期和资源，并能自动更新所有其他任务来反应调整后的结果n能够提醒时间和资源的冲突，从而能提前做好解决这类问题的准备n能生成具有专业水平的项目状态报表，帮助项目小组成员及时获得项目信息从而作出正确的判断10Project是项目计划管理的专业工具10n 启动会时间要放到启动会时间要放到6月月1日日n 呆滞原因分析必须启动会呆滞原因分析必须启动会结束后才能开始，方案报结束后才能开始，方案报备必须呆滞原因分析结束备必须呆滞原因分析结束后才开始后才开始n 。n 项目工期是多久？项目工期是多久？Project是项目计划管理的专业工具11项目名称项目任务项目时间任务模式项目工期前置任务目录CONTENTS一、为什么要使用项目计划管理工具四、编制一个简单的项目进度计划二、认识Project 201012三、 项目基础信息设置认识Project 2010u什么是Project？Project 是微软公司推出的项目管理软件，2010是版本号，目前最新版本为201613uProject有什么用途？它不仅可以控制简单或者复杂的项目、安排项目任务和资源、安排和追踪项目活动，还可以通过团队协同作业功能，来解决团队和企业在项目管理中所遇到的项目共享难题。Project 2010 工作界面14n 功能功能n计划表达计划表达n计划编制计划编制n计划跟踪计划跟踪n统计分析统计分析n 特点特点n直观直观n方便方便n逐步求精逐步求精n智能智能快速访问选项卡状态栏工作表视图区时间刻度图表视图区视图方式菜单栏Project 2010 功能15基本操作设定项目基本信息计划编排编制进度计划调整计划相关性设定里程碑资源配备设定资源日历为任务分配资源成本、VBA.成本基准、VBA编程冲突解决解决计划、资源等冲突问题进度追踪根据视图和表跟踪项目Project 2010 与项目管理16u提问：Project2010 可以帮助我制定一个良好的项目进度计划。 一个项目的成功与否取决于进度、成本、质量与范围的控制程度。借助Project2010软件可以有效的了解工作中的矛盾点，寻找任务完成的前后置条件，为更好的完成项目管理工作提供参考依据，顺利完成项目进度规划、跟踪及管理。正确的理解：项目进度计划始终是由人来制定的，Project是项目进度计划管理工具，不是项目管理的替代品。Project 的作用是把与项目进度计划用电子化、信息化的手段保存下来，提高效率，共享信息。正如你拿了一把绝世好剑就能独步武林了么？会用Word并不能等同于一定能写出来好文章，应用Project能否发挥最大作用，还是取决于使用者。X目录CONTENTS一、为什么要使用项目计划管理工具四、编制一个简单的项目进度计划二、认识安装Project 201017三、 项目基础信息设置建立项目每一个项目都会包含一组特有的组件，项目目标、特定的任务以及工作人员等，在Project2010中可以记录这些重要的详细信息，以便于与他人交流或者自身需要的时候，查阅这些信息。建立项目19u设置项目默认信息路径：【文件】 【信息】 【项目信息】 【高级属性】设置项目默认视图、日期格式20路径：【文件】 【选项】 【常规】 【Project视图】u设置默认视图、日期格式设置项目日程21路径：【文件】 【选项】 【常规】 【日程】u设置默认视图、日期格式设置项目日程22路径：【文件】 【选项】 【常规】 【日程】u设置默认视图、日期格式讨论练习23讨论练习建立一个空白的项目，项目名称为：6月22日事业部聚餐项目设置该项目的默认创建人、项目经理设置该项目的默认视图、日期格式、日程日程中的每周始于周二，默认开始时间为9点，默认结束时间为18点保存该项目到本地桌面时间：15分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板23目录CONTENTS一、为什么要使用项目计划管理工具四、编制一个简单的项目进度计划二、认识安装Project 201024三、 项目基础信息设置创建新的项目25u使用Project编制进度计划的步骤1.建立项目、设定基础信息2.分解并加入项目任务3.定义任务间的层级关系4.设定任务间的依赖关系5.为任务分配工期与资源6.设定项目计划的里程碑新建 改修调 整创建WBS工作分解结构活动排序资源估算工期估算进度计划公司PMO项目进度计划模板WBSWBS编码编码任务名称任务名称工期工期开始日期开始日期结束日期结束日期前前置任务置任务资源名称资源名称交付物交付物备注备注任务模式任务模式里程碑里程碑新建字段新建字段。设定项目起始时间27路径：【项目】 【项目信息】在任何项目中，为了确保项目目标的实现，需要按照一定的基准日期结合项目的任务指定的工期及任务间关系来计算项目的开始时间或者完成时间，不同的计算方式适用于不同的项目场景。u设定项目起始时间设定日历28Project中日历指的是项目的工作与非工作时间的设置。编制进度计划必须设置日历，否则作出的计划将与实际脱节。Project中日历分类项目日历：整个项目中所有任务默认遵循的日历。任务日历：当有个别任务的日历与项目日历有冲突时，需要为个别任务设置的日历。资源日历：如果个别资源的日历与项目日历有冲突，可以为资源设置不同于项目的日历。u设定日历设定项目时间29路径：【项目】 【更改工作时间】Project中日历指的是项目的工作与非工作时间的设置。编制进度计划必须设置日历，否则作出的计划将与实际脱节。Project为用户提供了标准日历，24小时、夜班等日历类型。用户还可以根据项目自身需求建立项目日历，以及通过调整工作周和工作日等方法来调整系统自带的日历，以达到项目计划的特殊需求。默认日历：1、工作日：周一至周五2、非工作日：周六、周日3、夜班：0至3、4至8、23至04、24小时：0至0，全年无休u设定项目时间设定项目时间30u设定项目时间设定项目时间31u设定工作时间后最常见的一个问题设定项目时间32u设定工作时间后最常见的一个问题当输入任务开始时间或者结束时间，而非指定工期的时候，工期会出现非整数的情况。解决方法：在Project中将日程的“默认开始时间”与“默认结束时间”调至与日历相同。设定项目资源33路径：【项目】 【分配资源】项目资源是项目计划完成项目的设备或其他材料等任何事物。其中包含的人员，以及用于完成项目的设备或其他材料等任何事物。资源只有分配给任务，才能发挥作用。u设定项目资源池讨论练习34讨论练习设置该项目的项目信息项目开始日期为2017年5月26日，结束日期为6月24日，日程排定方法为：开始日期对该项目设置一个项目特定的日历：项目日历项目日历中所有周六9:00-18:00设定为工作日。端午节5月28、29、30设定为非工作日设定项目资源为项目经理老刘、张三、李四、王五，事业部副总时间：15分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板34设定项目任务35 项目任务是保证项目顺利完成的基础元素，日程安排中的每个任务都具有默认的估算工期，并具有相同的开始时间。虽然我们在WBS分解的时候已经规划好整个项目的任务，但是如果没有为任务设置相关的时间安排信息，那不仅项目中的日期安排将会杂乱无章，最终也将无法计算出整个项目的最终完成日期。 我们必须为每个任务添加相应的工期，并在每个任务之间建立先后顺序（相关性），才能使得项目的时间安排变得清晰。只有这样，Project才能根据日程的排定方式和任务工期、相关性，精确的推算出完成项目所需要的时间。设定项目任务36Project提供自动编排大纲数字，自动统计摘要任务时间的功能项目摘要任务摘要任务大纲数字建立项目37u设定项目任务路径：【任务】 【模式】选择需要增加任务的行，右键 插入任务，或者直接选择空白栏位填写建立项目38u任务编辑操作的四种方式有新的任务，要增加到原有的的计划中自动生成WBS编号，后续任务编号顺延两个或两个以上任务之间排序错误WBS编号重新生成，原有任务消失原有任务分解过于冗余，或变更后不再作为项目范围内的原有WBS编号顺延，不会断号不同过程中有较为相似的任务WBS编号会自动生成，不会与原编号相同，原有任务不动建立项目39u定义任务层级关系输入任务后，所有的任务默认为一个级别，没有上下之分。为了突出任务的重点和阶段，使其更具有组织性和层次性，需要以”大纲结构”的方式来组织任务。在组织项目任务时，可对摘要任务下具有相同特性的任务或相同时间范围内完成的任务进行分组。摘要任务又称为集合任务，永远汇总它的子任务的数据。用户可以选中任务后，点击右键，选择工具栏中的升级、降级快捷键，对任务进行分级，也可以选择功能区的升级、降级按钮，达到同样效果。建立项目40u定义任务层级关系升级/降级时，该摘要任务的下属子任务会自动随之升/降级。建立项目41u定义任务层级关系创建WBS编码：WBS编码被称为工作分解结构，主要用来表示任务在项目层次结构中所在的位置。它本身不会重复编码，当用户变更大纲结构中的任务级别后，WBS会随着重新编码。讨论练习42讨论练习设置该项目的任务信息项目摘要：事业部聚餐项目摘要任务： 项目准备、项目规划、项目执行、项目收尾明细任务：请自行填写你认为需要的任务（每一个摘要任务下不少于5个子任务）明确任务级次关系显示WBS编码时间：10分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板42建立项目43u确定任务间依赖关系前置任务：前置任务是开始日期或完成日期决定后续任务的开始日期或完成日期的任务。后续任务：后续任务是开始日期或完成日期受前置任务驱动的任务。前置任务和后续任务之间的关系类型决定要使用的任务相关性的类型。当任务模式为“自动任务”时，Project将根据前后置任务关系及工期，自动安排该任务的开始及完成时间；并在前置任务时间发生变动时，自动随之调整。建立项目44u任务间的四种逻辑关系完成-开始链接 (FS)只有在任务 A 完成后任务 B 才能开始。这是 Project 中默认的链接类型，并且也是最常用的任务类型。开始-开始链接 (SS)任务A与任务B同时开始。完成-完成链接 (FF)任务 A 完成与任务 B 同时完成。开始-完成链接 (SF)在任务 A 开始时，任务B须完成。任务间的四种关系：FS,SS,FF,SF(F-Finish S-Start)建立项目45u提问：如果您不确定任务 A 的工作与任务 B 的工作有怎样的关系，则应该创建什么类型的相关性？ 回答：通过使用 FS 相关性类型，可以避免发生日程安排冲突，并且您可以在发生更改时利用 Project 的功能自动更新计划。1. 开始-开始 (SS)。2. 完成-开始 (FS)。3. 完成-完成 (FF)。4. 开始-完成 (SF)。建立项目46u任务间的依赖关系与限制 1、越早越好（默认，不做限制）(ASAP) 2、必须开始于某个日期(MSO) 3、必须完成于某个日期(MFO) 4、不得晚于某个日期开始(SNLT) 5、不得晚于某个日期完成(FNLT) 6、不得早于某个日期开始(SNET) 7、不得早于某个日期完成(FNET) 8、越晚越好(ALAP)1、期限，起提醒作用； 2、限制类型，强制影响进度安排。建立项目47u设定任务间依赖关系当在“前置任务”中填写与之相关的任务编号（非大纲数字/WBS编号）时，Project会自动连接两个任务。双击任务，即可选择前置任务，并设定依赖关系默认的前置任务的类型为：完成开始，FS,延隔时间为0，可以手工修改。当前置任务完成时，后续任务无法按照链接任务安排的时间进行工作时，就需要延隔时间。建立项目48u为项目分配工期和资源工期是指计划每一个任务所要花费的时间，以及整个项目花费的时间Project中允许输入的工期单位：月、星期、工作日、小时、分钟非工作时间不可输入工期项目资源在前期的资源池中已经定义，可以在资源名称栏位下拉复选，资源在分配的过程中与工期不相同的是：资源有可能会发生冲突。工期在任务还没有定义依赖关系时，冲突未知。讨论练习49讨论练习为该项目的至少10个任务设置前置任务，并确定哪些需要延隔时间为该项目所有的任务分配工期和资源时间：10分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板49讨论练习50讨论练习机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板501、计算该过程的总工期2、如果开始日期是6月22日，我们是实行双休的，该过程的完成时间是哪天？时间：10分钟！建立项目51没有工期（零工作日）的任务在MS Project中被认为是里程碑。设置里程碑是为了找出日程中的重要事件；里程碑是一个目标导向模式，它表明为了达到特定的里程碑需要完成的一系列活动。里程碑式管理是通过建立里程碑和检验各个里程碑的到达情况，来控制项目管理工作的进展和保证实现总目标。 u设定项目里程碑建立项目52将里程碑任务添加到“日程表”中，集中查看重要节点u设定项目里程碑建立项目53项目交付物，同样可以在Project计划中体现，用于指导项目组织过程资产的汇总和检查u设定项目交付物讨论练习54讨论练习为该项目的4个过程的分别设置一个里程碑为这些里程碑分别设定一个交付物时间：5分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板54讨论练习55培训考试按照培训讲师提供的模板，执行所有操作，完成后保存至本地。电子档请按照 【部门+工号+姓名命名，】邮件标题以电子档名来命名邮件发送至：时间：20分钟机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板55讨论练习56培训考试机遇&挑战欧美商务风格企业通用PPT模板5657请注意：1、开启4G网络答题，不要连接公司WiFi，避免提交失败；调查入口满意度调查THANK YOU