出差及差旅费管理方案规定.doc

-/出差及差旅费管理规定（试行）第一章 总则第一条 为保证出差人员工作和生活，规范公司出差程序，本着“节约、合理、可行”的原则，制定本规定。第二条 出差人员应按照本规定程序内核报，若因特殊原因需要提高差旅费核报标准的，应按相应程序，批准后核报。第三条 出差属正常工作，应有出差工作报告。第二章 费用标准第四条 具体标准如下(标准内凭票按实际核报)： 费用标准一览表项 目职务级别发达、省会城市 （元/天）地级市（元/天）县城及以下 （元/天）住宿费拓展专员16012090采购专员160120100部门负责人200160120公司副总经理、总监、专家组260200160其他人员16012090总经理实报实销伙食补助费拓展专员餐费50元采购专员部门负责人公司副总经理、总监、专家组其他人员总经理实报实销；招待费另计一、餐补限额内不需贴票给予报销，其余费用须贴票报销。二、每月通讯费已有月报销标准的人员，出差期间不予报销通讯费。三、报销费用原则上以实际经济业务所发生的实际发票金额核报；如发现虚报、假报、多报行为，将对当事人处以“虚报、假报、多报”金额3-5倍进行处罚，并处以警告和实名通报；如多次查实，将从重处罚，直至开除。四、所有报销票据必须由经办人在票据背面注明经办人姓名、日期，否则不予报销。第三章 出差申报以及差旅费报销程序第五条 出差申报 一、员工出差应提前填写出差申请表，并按审批程序报批。二、出差申请表一式两份，一份作为差旅费报销附件，一份用于存档；出差申请表应当注明出差事由、起讫时间、出差地点、预期目的等内容。三、出差期间有业务招待的，应在出差申请表中说明事由并注明招待标准，报公司负责人审批。因故未能提前预计招待的，应先行电话报请出差审批人同意，并在出差总结中说明招待事由及费用；业务招待费经公司领导审批，财务审核后按实际票据金额报销。四、出差的期限由分管部门领导（审批人）视业务需要安排、核定。无故超时限的，超过时限部分不予报销差旅补助，并按公司相关制度规定给予处理。第六条 出差审批一、公司各部门副职及以下人员出差的：一天以内的由部门负责人审批；两天以上的由部门负责人审核，分管副总经理审批；部门负责人出差由分管副总经理审批。二、公司总经理助理、副总经理出差的，由公司总经理审批。第七条 差旅费的借批及核报一、因出差预借差旅费应填写借款单，注明借款用途、借款金额、还款日期以及身份证号码，并提供身份证复印件，财务部核对身份证原件后予以支取借款。二、借款在报销差旅费时结清，如实际发生的差旅费不足抵扣借款的，应当在还款日前结清。到期仍未结清欠款的，每月从工资中扣除。还款期间工资每月按当地最低工资标准核发，余额部分归还欠款。 三、借款人离职后未归还欠款造成公司损失的，依法追究赔偿责任。所在部门负责人承担连带赔偿责任。 四、前期借款尚未结清但因工作需要再次借款的，公司高层管理人员及管理部门的员工应经总经理审批，各部门的员工应经所在部门分管领导审批。 五、一次预借差旅费在2千元以下的，由所在部门负责人及分管副总经理审批；2千元以上的，须报公司总经理审批；2万元以上的报董事长审批。 六、出差人员回公司后，应在3个工作日内填写出差总结表，办理报销手续。出差总结表一式两份，经出差审批人审批后将出差申请表交存档部门登记存档。登记后的出差总结表一份用于差旅费报销，一份用于存档。第八条 交通费规定及管理办法一、部门负责人及以下级别的员工出差，原则上不得乘坐飞机及火车软卧、软座、动车组一等座、高铁，因处理紧急事务或综合考虑出差成本以及其他特殊需要的，本着高效、节约的原则，须经公司办公室负责人审批。若飞机票打折后的价格低于软卧、软座、动车组一等座、高铁同期价格时，须经公司总经理审批后，方可乘坐。二、公司高层管理人员出差，原则上乘坐飞机经济舱、高铁二等座，因特殊情况需乘坐飞机头等舱、高铁一等座交通工具的，须经公司总经理审批。三、员工出差乘坐火车、汽车连续时间十二小时以上的，或从晚七点至次日晨七时之间在车上过夜连续六小时以上的，可购硬席卧铺。四、乘坐汽车出差，汽车票为定额发票的，报销时应注明起讫时间、地点、实际发生金额。汽车定额发票应经直接上级签批，在标准内据实凭票核报；乘坐火车、汽车应出具有效票据，且与出差时间、出差地点相吻合。 五、购票产生的订票费不得超过当地核定标准，特殊情况应经分管副总经理审批。六、为提高安全性，公司员工出差，距目的地单程超过三百公里的，不得配备车辆。因工作特殊需要配备的，公司部门员工应经分管副总经理及办公室负责人审批。七、购买车票后因故取消出差的应立即退票。退票产生的退票费由出差申请人书面说明，经部门负责人审核，分管副总经理审批后核报。八、出差路线的选择以最佳路线为准，出差人员未经批准绕道至旅游地或探亲、办私事，其绕道部分的交通费由个人承担且不发放绕道等其他事务期间的一切补助。 九、出差途中，出差人员因病或其他不可抗力原因不能按期回公司，应打电话向公司领导申请延期，未经允许私自或借故延长出差时间的，差旅费自负，同时公司视情节给予相应处罚。十、若发生车票及住宿发票丢失的情况，应由当事人写出书面说明，经同行人或是相关部门、人员证明，经领导审批后方可报销，否则由当事人自行承担丢失部分的费用。十一、乘坐公司车辆出差，不予报销交通费；自驾车出差的可以根据出差里程及过路过桥费，经总经理签批同意后，给予报销。十二、出差期间发生的市内交通费经公司领导审批财务审核后按实际票据金额报销（限额30元/天，若因业务需要超过该该限额，由当事人提供票据，注明起讫地点、实际发生额并经领导审批后给予报销）。第九条 住宿规定及管理办法一、实际住宿费超出住宿费用标准的部分费用自理。二、二人以上人员出差，其住宿标准原则上指每人每天每间，两人为同性别同宿一房间的，住宿费按高职务级别标准核报；分别住宿的，分别按不同职务级别标准核报；副总以上人员出差，可按单人间核报。第十条 伙食补助规定 一、员工出差常规伙食费标准参照本规定所列标准核报（据来回交通票据按实际天数计算）。 二、所有出差人员若发生招待费用，应提前填写招待申请单并扣减当天餐次的核报标准费用。第四章 报销制度第十一条 车辆出差期间发生的外购汽油费、车辆维修费等，应经其他出差人员证明，办公室备案后予以报销。无特殊情况，跨月出租车票、通讯费不予报销；节假日出租车票不予报销。（特殊情况需说明原因，经部门负责人批准后给予报销）。第十二条 员工出差期间的住行，要注重安全，厉行节约。第十三条 员工出差返回后应在三个工作日内核报差旅费，一次出差作一次核报，一次核报多次差旅费的需分管领导批准，有预借差旅费的应及时冲账，超过一个月的财务部门按同期银行利率给予罚息；两人及两人以上人员出差的，由其中一人根据经济业务办理差旅费核报业务。第十四条 出差人员返回公司后，填写出差报销表，逐级审批后，冲减借支。核报程序及审批权限流程部门领导审批出差人签字分管领导审批财务审核出纳核报总经理审批一、总经理差旅费用，需综合办登记备案。二、部门领导依据出差申请表、出差总结表、经济业务实质及费用标准、类别进行审批。三、财务部门按照财务要求及制度进行审核。四、分管领导、总经理根据业务实质及费用制度进行审批；五、出纳人员依据已审批单据给予核报。六、报销环节不符合相关规定的，报销人必须重新填写并按照流程提报。七、报销人按流程、单据到行政核对后，余下流程由行政部统一提报，有问题行政会第一时间通知报销人。八、报销要求：票据齐全；要附出差报告；详细填写出差线路。第五章 其他规定第十五条 员工出差返回后，两日内须向领导提交书面出差情况报告。第十六条 因工作需要全程陪同外单位人员出差，经总经理批准后可据实报销，但陪同人员不再享受各种补助。第十七条 违反本规定，不符合费用核报条件，公司财务部门不得报销。凡违规核报的，追究公司财务部门负责人的责任。违规核报的费用由报销人全额退回。第十八条 本规定自发布之日执行，未尽事宜，可做补充说明。经本公司经理办公会审议通过，报公司人力资源部备案后执行。第十九条 差旅费报销单填报规范要求：在日常报销工作中，经常发现有一些票据粘贴及填写的格式不够规范。如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐。这些都会给后续的审核报销工作带来很大的不便，尤其是耽误报销者的时间。鉴于上述情况，特将财务票据粘贴要求规范如下：1.粘贴票据的纸张大小：应用公司财务部统一规定的票据单，粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围。 2.粘贴要求：粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，确保粘贴后依然平整。 3.粘贴在一张纸上的所有票据将合计金额写在右上角金额处。 4.票据管理：出差所用票据，个人必须保管好。如有丢失，按照丢失票据数额的60%报销，但是必须注明丢失原因，并由主管签字(如丢失票据过多，将不予以报销)。 5.不要将票据颠倒放置、粘贴；粘贴票据尽量用适量的胶水。 6.对于粘贴不规范的票据，请自行重新粘贴。 7.报销大小写金额一致，大写金额必须顶头写，不得留有空格，小写金额前须加钱币符号“￥”，大写汉字要正确，大小写金额均不得有涂改痕迹。 8、票据粘贴不得使用回型针、订书钉、燕尾小夹子等，票面朝上，成阶梯状粘贴，粘贴时不要将面额数字粘住。 9.不同种类的费用尽量分开报销，不要用一张报销凭单报销 10.报销凭单后附的各种发票、发票上的单位名称、金额大小写及商品名称等不得有涂改。 11.对于报销票据要素不全的发票或不合规的各种票据，包括收据，假发票或其它经领导批准准予报销的凭单，报销人必须将其与正规发票分开粘贴及填写。12.注意发票的有效期，过期发票不能进行报销。13.出差明细表应注明出差人详细的出差目的地，乘坐交通工具种类、起止地及时间，车票张数和金额。14.将凭证粘贴单、出差明细表附在费用报销单后，写明报销人所在部门、时间、附件张数、报销金额(大小写)必须和原始发票的金额相等，金额需要分类汇总填写，报销费用用途，出差补助在差旅费报销单中单独填写，写明出差天数、标准、金额。报销单用黑色中性笔填写。15.费用冲借款的，要在备注栏注明冲借款，写明冲借款金额。补款(退款)金额。16.差旅报销单要按所列项目填写，要求书面整洁字迹工整，不得出现草书，不能出现涂改、乱划或是涂改液修改。17.对于单据填写不符合规定的，财务部有权退回。附：差旅费报销贴票规范样图：