建筑工程档案管理制度.doc

建筑工程档案管理制度建筑工程档案管理制度第一章 总则1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责规范档案管理结合施工企业的实际情况制定本规定。1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则由项目部统一管理重要及常用的文件移交档案室保管以确保工程档案的完整、准确和安全并便于使用。1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。第二章 工程档案管理机构的职责2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。2.2现场工作组是项目部的下属部门受项目部的直接领导在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料并对收到的资料进行统一整理。2.3档案室接收项目部移交的项目档案并加以分类、整理、管理并负责工程资料的收发、借阅等工作。第三章 项目工程档案管理流程3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据是继承工程项目知识的重要手段因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。3.2从项目开始立项项目部制定工程项目档案负责人工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性对工程项目资料进行分类整理对缺少的资料应及时收集使工程资料完整、逻辑条理清晰。3.4根据工程项目特性现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部由项目部由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序分类保存保存的资料应做好标识方便管理查询。3.5项目部对移交的资料统一整理后重要的、日常使用的资料项目部应及时归档方便资料需要人的使用项目部归档的工程资料应为原件项目部自留复印件。档案室应做好项目部移交资料的登记并对移交工程资料单独归类存放。3.6档案室管理人员应做好借阅管理原件资料一般不允许借阅借阅复印件供借阅人使用因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明备注原因。工程项目档案借阅后档案管理人应及时通知借阅人按期归还。第四章 项目工程档案管理4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料工程资料一律先收集、整理、归类再移交项目部由项目部统一整理、分类在项目工程每环节完成后根据项目特点由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。4.3档案收集工作的要求(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;(2)遵循档案的自然形成规律;(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;(4)认真审核未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。4.4工程项目资料的收集管理4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。4.4.2项目施工阶段由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理并移交现场工作组;项目监理单位负责收集积累项目监理文件并提交现场工作组。4.4.3项目竣工验收阶段承包单位负责项目完工资料的收集、整理提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件应收集齐全归入建设工程项目档案。收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合在资料收集整理过程中对形成的项目工程文件进行鉴别包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。4.6项目工程档案的分类要求共3页: 上一页123第 5 页 共 5 页