中心支公司关于档案归档的管理办法-会计档案保管期限.doc

*中心支公司关于档案归档的管理办法:会计档案保管期限_中心支公司关于档案归档的管理 办法（试行）的通知 各支公司，中心支公司各部室： 为了提高档案管理水平，充分发挥档案的各项功能，现将_中心支公司档案归档的管理办法（试行）印发，请遵照执行。 第一章 总则 第一条 为加强保险公司内部档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息咨询作用，使之更好地为各支公司、各部室业务发展服务，结合公司实际工作的特点，特制定本办法。 第二条 保险公司档案工作是保险工作的重要组成部分。公司的各部门都应当把在保险业务活动和各项管理工作中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，作为考核其工作质量的标准之一。 第二章 档案的管理部门及职责 第三条 行政人事部为档案工作管理部门，内设档案管理岗，并负责档案的归档、整理、保管。档案部门的主要任务： 1、指导和监督各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作； 2、集中统一管理各种门类和载体的档案和资料； 3、积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务； 4、组织安排对超过保管期限的档案进行价值鉴定； 5、负责对各支公司和各部门的档案工作进行指导和监督； 6、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。 第四条 本办法适用于公司各支公司，各部室。 第五条 行政人事部档案工作的管理原则是：统一领导，分类管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 第三章 档案的归档要求 第六条 行政人事部要建立健全归档制度，具有保存价值的文书、审计、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。 第四章 档案的管理 第七条 行政人事部对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。（分类的方法，合同，采购文件，其他类型，按年度，按合同号，按时间顺序？） 人事档案分人管理，归档的方法和顺序 第八条 行政人事部必须建立健全保密制度、库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。 第九条 行政人事部必须设置与档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。 第五章 档案的利用 第十条 档案工作人员要熟悉所存放档案的情况，积极做好提供利用工作。行政人事部应积极配合机关各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件、发文等，为业务工作服务。 第十一条 调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。 第十二条 档案管理者应负安全和保密责任。不得泄密、遗失、污损。严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案管理部门准许，不得转借档案。 第十三条 本细则所指保险档案的归档范围如下： 第一类：招投标采购类和普通采购类 1、采购流程结束后，采购员按照“一项一卷”要求将采购过程中的询价资料、供应商考核与评估结果及会议记录（包括纸质与电子文档）、采购申请单、采购中选情况报批表普通事项采购申请信息填写一览表等资料分类整理后归档备查。 2、需求部门签订合同的，在合同签订后将采购合同原件或复印件移交给行政人事部档案管理员(责任人及时效)交接方法，交接的附件。 3、登记采购台账，采购员/需求部门经办人登记采购台账，逐笔登记每次采购的物品名称、型号、数量、金额、供货商名称、发票号、采购日期、报销单编号以及报销日期等相关信息。每月进行一次归档上。 第二类：盖章合同类 用印流程完毕后，所有合同类档案管理员必须留存甲乙双方都已盖章的原件或者复印件，填写合同编号，每月进行一次归档，查看合同编号是否连续，有无漏号，重号现象。 第三类：装修合同类 装修完毕后，需将招投标文件、施工合同、工程结算审核定案单、装修工程竣工结算审核报告书、装修项目工程验收单，待工程结束后一并进行归档。 第六章 附则 第十四条 本规定由中支公司行政人事部、财务部负责解释和修订。 第十五条 本规定自印发之日起执行。 附件：1.档案借阅登记表 2.档案借阅申请单 3.采购台帐 中国_人寿保险股份有限公司 _中心支公司 20_年1月3日 第 5 页 共 5 页