合同管理制度 企业合同管理制度.doc

合同管理制度 企业合同管理制度合同管理制度文件编号：HYG-QG-04 实施日期：20_年1月10日 1、目的 为确保合同制定工作的规范性、合理性，维护公司、公司员工及客户的合法权益，特制定本办法。 2、适用范围     本规定适用于合同的审查、签订及履行的管理。 3、职责 3.1凡涉及股份、股权、投资、合作及其它重大事项的合同由总经理办公室拟稿，经总经理审核，法定代表人签批。 3.2其它生产经营、建设工程的日常工作合同由公司相关部门拟稿和按程序、权限报签。 3.2.1经营部负责市场业务类、采购类合同的拟稿、谈判和报批。 3.2.2工程部负责工程类合同的拟稿、谈判和报批。 3.2.3生产部负责车辆租赁、设备维修合同的拟稿、谈判和报批。 3.2.4人力资源部负责劳务合同的拟稿、谈判和报批。 3.2.5其他各部门负责本部门职责范围内的相关合同的拟稿、谈判和报批。 3.2.6各合同相关部门负责合同条款的执行实施。 3.2.7总经理办公室负责各类合同的合法性审查，监督检查合同条款履行情况。 4、管理规定 4.1工作流程    合同谈判合同起草审核授权签字盖章履行。 4.2合同谈判 4.2.1谈判原则：在遵守国家有关法律、法规和公司有关规定前提下，在平等、自愿、协商一致的基础上进行。 4.2.2各部门因物资采购、设备维修、货物装卸等业务需与公司外部单位发生业务关系时，须索要对方的营业执照、组织机构代码、签定人身份证明、授权委托等并保存，查清其主体资格和资信情况。 4.2.3必要时，业务部门组织总经理办公室、财务部等相关部门进行实地考察，对合作单位进行总体评价。 4.3合同起草 4.3.1业务款项除当时结清的以外，均应采用书面形式，合同文本由业务部门起草或采用规范的合同文本。 4.3.2合同条款要齐全，内容要正确，一般包括以下内容： A.当事人的名称或者姓名和住所； B.标的； C.数量； D.质量； E.价款或者报酬； F.履行期限、地点和结算方式； G.管辖地（原则以本公司所在地）； H.违约责任； I.解决争议的方法； J.当事人双方商定的其他事项。 4.3.3买卖合同内容除4.3.2条规定的以外还包括包装方式、检查验收标准和方法、结算方法、合同使用的文字及其效力等条款。 4.3.4建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。签订建设工程合同，必须明确如下问题： （1）签订勘察、设计合同，对方当事人必须具有法人地位，且持有勘察设计证书； （2）签订施工合同对方当事人必须是具备相应资质条件的法人； （3）设计合同，必须具有上级机关批准的设计任务书； （4）列入国家计划内的重点建筑安装工程，应当按照国家规定的基本建设程序和国家批准的投资计划、可行性研究报告等文件订立合同； （5）建设工程竣工后，发包人应根据施工图纸及说明书、国家颁发的施工验收规范和质量标准及时进行验收； （6）合同中应约定如建筑工程不合格，由承包人在合理期限内无偿修理或返工、改建； （7）建设工程合同严禁分包和转包。 4.3.5合同价款按公司核定的价格执行；付款按如下原则： 1）原材料、设备采购、基建工程的订金或预付款最多不超过合同金额的20%。质保金留5%-10%，付款比列原则上为，订金：交货：性能考核：质保金=10：50：30：10。 2）招标进行的基建工程在施工完成后，未决算定案前的付款最多不超过合同金额的70%。 3）未通过招标，且需要进行决算审计定案的基建工程，在施工完成后，未决算定案前的付款最多不超过合同金额的50%。 4.3.6合同的签订应本着有利于公司诉讼的原则，合同履行地应为公司驻地。 4.4合同审查 公司合同实行联审制，按公司统一的格式进行审批。 4.4.1合同起草部门负责人对合同约定条款适用性、有效性进行审核并签字； 4.4.2财务部门对结算风险进行审核并签字； 4.4.3总经理办公室对合同的合法性、合规性进行审核并签字。 4.5合同授权 对外需签订的合同，经起草部门负责人、财务部与总经理办公室联审签字后，由使用部门报法定代表人或总经理签字授权；被授权人必须在授权范围之内签定合同，不得擅自超越代理权限，超越代理权限签订的合同无效。 4.6合同签定    被授权人在合同上签字、盖章（公章或合同专用章）后方可生效，其他各部门的部门章均不得在对外签订合同时使用，合同原件至少一式两份，双方各执一份。 4.7合同的存档： 合同签定后，合同签定部门须在2日内分发相关部门： 合同原件送档案室存档，使用部门、财务部、总经理办公室各一份（复印件）。 4.8各部门必须保管好合同履行过程中的相关交接验收资料，按公司规定期限移交档案室保存。 4.9每月5日前，各部门总结主管合同履行情况报总经理办公室；总经理办公室不定期对各部门合同履行情况进行监督、检查，发现问题积极整改。 5、考核办法     5.1合同未按规定审批、签定，考核100元/个。 5.2合同履行过程中交接验收等资料不规范、损坏、遗失，考核100元/次。 5.3不按规定提报合同履行情况总结，考核50元/次。 5.4不签定合同或签定虚假合同，考核20_元/次；给公司造成损失由责任部门承担，责任人按员工奖惩条例规定处罚。 6、相关记录 6.1合同 6.2合同联审单 6.3公司合同登记表 6.4合同履行交接验收等资料 第 6 页 共 6 页