2022年自贡XX公司销售办事处管理暂行办法 .pdf

1 四川自贡 XX 有限公司销售办事处管理暂行办法第一章总则第一条为了积极有效地拓展市场，规范公司驻外销售办事处（以下简称办事处）的管理，调动销售人员的积极性，提高经营效益，特制定本办法。第二条办事处的设立与撤销，由公司主管市场营销的副总经理，组织市场调研与可行性分析，报经总经理办公会审定后实施。第三条公司对办事处按以下模式管理：1、办事处作为公司的分支机构，按简易方式核算，对其销售额、货款回笼等业绩，按公司规定进行考核、奖惩；2、按照公司规定和授权，并以公司的名义对客户签订经济合同，销货款直接由客户划回公司账户；3、办事处的相关费用（包括员工基本薪酬、日常管理、差旅费用等），由公司依据其市场半径、业务量、人员等情况核定基本定额，并按公司规定的标准、程序进行审批后，实行定期报账，并纳入公司统一核算；4、对办事处及营销人员，实行基本薪酬加销售提成的薪酬模式，并以办事处为单位，按目标任务完成情况挂钩奖惩；5、实行风险管理， 由销售人员以个人资产或收入的一定比例，作为从业担保或风险保证金，聘用合同终止或解除，并完清相关手续后，予以解除担保或退还保证金。第四条办事处由公司分管市场营销的副总经理直接领导；办事处负责人由分管副总提名或竞聘上岗，经总经理批准后任用或聘用。第五条办事处应严格遵守和执行公司的各项规章、制度，积极配合和支持内部检查、审计工作。第二章办事处设置与日常管理第六条办事处的基本职能与职责1、负责公司产品在所辖市场范围内的市场推广、产品市场营销， 完成公司下达的目标任务；2、负责销售渠道建设、客户维护与拓展，发挥市场与公司、客户与公司联系、沟通的桥梁与纽带的作用；3、及时了解、跟踪和反馈所辖市场产品需求情况、客户意见；4、及时掌握、反馈所辖市场竞争对手的竞争策略、竞争手段及其变化情况；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 2 5、及时了解、搜集和反馈产业调整、行业技术升级、产品更新等信息；6、负责所辖范围销售合同的签订、执行跟踪和货款收回；7、认真贯彻执行公司制定的各项规章、制度；8、负责对所辖人员的组织管理、考核与奖惩；9、及时、真实、全面地报送公司规定的相关报告、报表；10、完成公司临时交办的其他工作任务。第七条办事处营销人员，应具备以下基本条件：1、高中及以上学历，身体健康，年富力强，具有独立工作能力；2、对公司忠诚，工作积极，勤奋敬业；3、熟悉产品的规格、性能以及相关技术参数，能够现场解决客户使用中的一般疑难问题；4、能够熟练地掌握和运用公司的销售政策；5、具有较强的口头表达能力、沟通、协调能力和亲和力；6、具有一定的谈判、公关礼仪和经济合同知识；7、遵守公司规章制度，严守公司商业秘密。办事处主任或负责人，除具备以上条件外，还应具备较强的组织管理、执行监督、 信息搜集与反馈的能力。第八条人员配置及岗位设置：1、办事处负责人岗位职数，由公司总经理办公会确定；2、财务、驾驶、炊事、文书等原则上实行兼职担任，确需设立专职岗位，必须经公司审批；3、办事处的人员编制，由公司根据其市场、业务量等情况确定或调整；具体分工，由办事处主任或负责人根据营销人员的特长、能力等情况确定。4、一般员工的变动，由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续或交接手续。第九条办事处日常管理，应做好以下基础工作：1、作息时间，按属地相关规定执行。但最低要求：上午不得迟于9.00-12.00，下午不得迟于 2.00-5.30；遇法定节假日，按公司统一安排执行。2、工作环境、办公场所应当保持清洁、整齐和良好的工作秩序；做好饮食、寝室以及个人卫生。3、劳动纪律、工作业绩等，应当按公司相关规定进行登记、考核；因事外出，应当履行请假、出差等相关手续。4、不得在办事处内进行赌博、酗酒、吵架、斗殴以及其他违法、违纪活动，不得留宿其他外部人员。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 3 5、办事处员工应服从办事处主任管理，不得消极怠工；办事处主任应服从公司管理，不得欺下瞒上。第十条办事处员工在基本分工的前提下，应加强团结和工作中的协同配合，相互支持，不得扯皮、推诿或搬弄是非。第十一条上班时间临时外出，应当向办事处主任或在家的其他同志告知去向；因工出差，应当填写 出差审批表 ， 由办事处主任签批；办事处主任或副主任出差，由副主任或主任签批。第十二条办事处的会议原则上每月至少召开一次。检查、总结和分析上月工作及任务完成情况；对每个成员的工作及任务完成情况进行考核或考评；布置本月工作。第十三条办事处公共经费开支情况，应当向员工公开；重大事项或业务，应当及时开会研究或汇商解决，保持信息畅通。第十四条办事处应按要求及时向公司报送相关销售合同、客户资料、报表、工作计划、总结等情况和资料。第三章业务运作管理第十五条根据公司下达的目标任务，分解、落实到每个月、每个人头。第十六条按照公司的营销策略和部署，结合实际，确定辖内的目标客户，并以公司的名义开展营销活动。主要工作包括但不限于以下几个方面：1、有针对性的、以恰当的方式或途径，开展宣传活动，扩大和提升公司的影响力；2、通过行业主管、院所等社会资源，对目标客户实施牵线搭桥；3、通过中间商或与中间商合作，共同营销；4、直接上门营销。第十七条对目标客户，应当了解和掌握包括以下内容的基本情况：1、生产、经营状况；2、产品及功能需求的内容、特点、要求；3、信用状况及支付时间、能力。第十八条了解客户的相关情况，应及时向公司市场部、技术部等部门或主管领导反馈，并做好随时沟通，按客户要求及时送达报价、投标等情况和资料。第十九条与公司相关部门密切配合，提前认真做好相关情况、资料的准备， 按时参加开标、技术答辩、商务谈判等工作。第二十条草拟供销合同或拟用客户的供销合同，应当注意包括以下内容的风险隐患：1、工艺、技术、质量、选材、交货时间等，公司是否能够做到；2、付款比例、进度、方式以及发票开具等，是否恰当；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4 3、双方的权利与义务、违约责任是否恰当、对等；4、诉讼管理约定，是否合理。第二十一条供销合同按规定程序审查后，按公司管理权限审批、签订。第二十二条掌握合同生产、执行的进度情况，在发货、安装前后，保持与客户、公司相关部门的密切联系，及时协调解决发货、安装、调试以及用户在产品使用过程中出现的问题。第二十三条随时掌握客户的生产经营状况和货款支付情况，依据供销合同约定，加强销货款的催收工作。收回货款按以下规定办理：1、不得以办事处或个人的名义，以任何方式，在客户提取资金；2、到客户收取或催收货款，原则上不得以现金方式收取，应由客户将货款直接汇划公司的银行账户；3、确有必要或应当现金方式收取的货款、以及收取的银行承兑汇票，必须在第一时间内交给出纳人员收妥，由出纳开具缴款单，经办事处主任或副主任签字后交缴款人持有；4、出纳应将收妥的现金，及时汇划公司的开户行；并以稳妥的方式，迅速将银行承兑汇票交回公司。第二十四条收到货款，任何人不得以任何方式座支、挪用、截留或隐匿不报，否则，以贪污论处。第二十五条加强售后服务，及时协助解决客户提出的问题，融洽、巩固好客户关系，保持业务有效发展。第二十六条营销工作中的几种特殊情况，按以下原则办理：1、办事处之间原则上不得跨区域开展业务，如因特殊关系确需跨区域开展业务的，必须事前向公司总经理或分管副总汇报。2、跨区域的办事处事先掌握信息，并能取得订单，属地办事处也在做此工作，并通过努力也能够取得订单的，经公司领导同意，由两个办事处共同去做，费用或提成由公司平衡考虑；3、属地办事处与目标客户无任何联系，通过努力无论是否能取得订单，都应主动放弃，不能再去竞争；如果因合同签订、履行等相关工作，需要属地办事处联系、办理相关工作的，公司就费用或提成在总额不变的情况下，对属地办事处作适当考虑；4、属地办事处先知、先做工作，并通过努力能够取得订单的，其他办事处也有可能取得该笔订单的，应当主动放弃，不能再介入；如果确因某种特殊原因，需要其他办事处出面方能取得订单的，公司就费用或提成在总额不变的情况下，对其他办事处作适当考虑。5、中间商、 办事处外编人员在各办事处片区内开展业务，不计算办事处销售目标任务，不提取任何费用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 5 6、 中间商和公司销售部因特种关系，在各办事处区域开展业务，公司领导直接通知办事处，不以公司办事处名义参与单项业务，若业务成功，由办事处承办后续工作，分配一定的费用。第二十七条办事处任何人不得以个人名义对外联系业务，不得将客户资源据为己有；未经公司授权，不得将公司签订的合同，转包第三人。否则，公司有权要求其赔偿经济损失，严重者将追究其法律责任。第二十八条办事处人员变动，客户资料、信息，必须无保留的全部列入移交；因故离职，必须按合同约定，在一定期间内，不得从事类似业务，更不允许使用在公司工作期间掌握的客户资源，否则，公司保留依法追诉的权利。第二十九条销售人员不得私自泄露公司的商业机密，不得从事有损公司利益的活动，否则，公司有权要求赔偿经济损失，严重者将其追究法律责任。第三十条建立健全市场营销、客户档案等基础管理工作，包括但不限于以下方面：1、社会经济发展方面的情况、资料；2、政策、法规方面的情况、资料；3、行业发展方面的情况、资料；4、客户关系及发展方面的情况、资料；5、竞争对手的情况、资料。第四章薪酬、福利第三十一条员工基本薪酬：办事处主任1600 元/ 月，其他们销售人员1500 元 / 月（含个人社会养老保险及医疗险等），按公司规定考核后计发。第三十二条依据产品销售实现额，按公司规定计算、计发销售提成，全年拉通算账。第三十三条员工福利规定：1、办事处员工每两个月回家探亲一次，时间为三天，由公司报销往返车票；因私请假回家的费用自理。2、办事处员工的工作服由公司统一制作，分三次从员工的工资或销售提成中扣除；销售业绩或服务年限达到公司规定的，予以全额退还，服装归己。3、办事处员工按在办事处的实际天数，每天提供10 元的伙食补助；因出差报销了补贴的，不再享受伙食补助；请假或出差享受了免费伙食的，亦不得报销补贴和享受伙食补助。4、员工意外伤害险，由公司统一购买。第五章费用管理第三十四条办事处各项费用实行基本费用与考核费用相结合。其中，日常水电气费用和办公费用（包括小车费用） ，由公司按正用耗用水平核定，作为基本费用，在核定额度内，由公司名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 6 据实报销；超支部分，按订货量申请批准后增加。第三十五条销售人员出差，应事先向办事处主任说明事由、目的、时间等情况，并征得同意；办事处主任出差，应向副主任或在家的其他同志说明去向、时间等情况。第三十六条借支差旅费用，应填写借款申请单，借款金额原则上按照100 元/ 天掌握，经主任审核、签批后方可借支；出差返回三日内，完清差旅费报销，并归还借款，否则，不得再次借款。第三十七条差旅费报销按以下规定办理：1、销售人员市外出差，据实报销火车硬座票、公共汽车票，当天返回的，每天补助20 元误餐费；隔天返回的，每天补助70 元（含食宿、短途车费、通讯费）；特殊情况下，经公司分管副总事前同意，可据实报销飞机票（限于经济仓）；2、销售人员市内出差，确属不能或不便回办事处就餐的，每天补助10 元（含误餐、车费、通讯费）；上午或下午市内出差的，不报补助。第三十八条办事处差旅费用，由公司先行垫付，年终由公司与办事处结算。第三十九条开支业务招待费，事前应向主任请示，并经同意；主任或副主任经办的，应与副主任或主任沟通，未经事前请示或沟通，先斩后奏的不予报销。第四十条开支公关费用，单笔300 元以下，由主任、副主任协商后共同决定，未经沟通独立操作的，不予报销；单笔超过300 元的，正、副主任沟通一致，在事前请示公司主管领导，并经同意后方可实施；未经请示和同意支付公关费用的，不予报销。第四十一条购买物品、支付业务招待费，必须取得业务发生时的合法票据；支付的公关费用，亦应以合规的发票报账。第四十二条费用报销凭证的附件，按以下规定粘贴：1、交通费、住宿费、出差补贴归集一起，填写差旅费报销单并粘贴于后，经办人或报销人签名；2、业务招待费、公关费（均为伙食费发票，若属其他票据，则视其性质另行归集）归集一起，填写费用报销单并粘贴于后，经办人或报销人签名。第四十三条其他费用支出包括水、电、气费、 小车燃油费、 小车修理费以及办公用品购置，均以正规发票为依据，由经办人签名，经有权审批人审批后报销。其中，房租费若属白条，则应另行寻找正规发票或到属地税务部门代开票报账。第四十四条费用报销，在公司核定额度内，按以下规定审批：1、日常办公费用、差旅费用、出差补助，由办事处主任审批；2、业务招待费、单笔300 元（含）以下的公关费用，由办事处正、副主任同时签字审批；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 7 3、办事处人员工资、业务公关费单笔300 元以上、 1000 元以下（含），由办事处主任审核、公司主管领导审批；4、业务公关费单笔1000 元以上，由办事处主任审查、公司主管领导审核、总经理审批。第四十五条超过办事处核定额度的一切费用，均需公司主管领导审核、总经理审批。第四十六条办事处出纳应以相关凭证、票据为依据， 对费用开支情况进行按月清理、归集，编制费用支出表，与相关凭证、票据一起回公司，完善相关审核、审批后，到公司财务报账。第六章考核与奖惩第四十七条薪酬发放与业绩挂钩（订单签订金额），按以下规定发放：1、当月完成年度分解计划目标的，发放基本薪酬；只完成计划目标80 以上的，计发90%的薪酬；只完成50%、不足 80%的，计发70%；完成 50%以下的，计发50%；2、在次年元月份内，对上年全年的合同订单拉通计算，按以上比例核发薪酬。第四十八条办事处销售提成计算按以下规定办理：1、计算原则：不低于公司规定的销售价格；2、计算基础：销售款回笼额（扣除配套件金额）；3、提成比例：整机合同（扣除配套件金额），按金额的6%计算；配件合同，按其实现利润（税后）的15%计算。提成比例随市场、经营成本等变化而变化，由公司研究后以文件形式作出调整。4、销售提成额，原则上应在收妥销售回笼款后半年结算一次，其计算比例为：整机合同提成额=整机合同销售款回笼额（扣除配套件金额）6% 配件合同提成额计算：配件合同回款比例=配件合同销售款回笼额配件合同销售额100% 配件合同提成额=配件合同利润（税后）15%配件合同回款比例第四十九条销售提成由公司财务按以上规定计算，扣除以下费用后，向办事处兑现；业务提成不足以扣除以下费用的，则移至下半年或下年待扣。1、办事处日常经营、管理费用。包括房租、水电、小车费用、差旅费用、伙食补助、出差补助、业务招待费用、办公费用等；2、业务公关费用、礼品费用；3、配件合同咨询费用；4、个人保证金（按个人分配销售提成所得的10%计算） 。第五十条办事处在销售工作中对公司做出重大贡献的，由公司单独奖励。第五十一条办事处的销售提成和特殊奖励，应当按照工作业绩大小，对各办事处成员进行名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 8 考核、分配，其考核分配方案在兑现前，应事先经公司主管领导审批。第五十二条出现以下情况之一的，由责任人承担规定责任：1、泄露公司商业秘密，给公司造成损失的，按损失的5%至 50%承担责任；2、 私自转让、 转手公司的销售合同，至使公司销售合同流失的，按其合同金额的10%至 20%承担赔偿责任；3、主观故意或重大过失，导致投标出现重大偏差或合同流失的，按合同金额的5%至 10%承担赔偿责任；4、经办的业务中，应收账款超过2 年的，按其余额的10%至 50%承担赔偿责任；5、其他违规、违纪行为，给公司造成损失的，由责任人全额承担赔偿责任。第五十三条个人保证金，用以承担违规或主观失误造成的损失；扣满三年后，若无损失情况的发生，从第四年起逐年返还；若保证金不足以承担责任人所造成的损失，差额部分由责任人继续承担偿还责任；必要时，公司保留依法追收的权利。第五十四条办事处员工应当遵守竞业限制规定；其他违规、违纪的处理、处罚，按公司相关规定执行。第七章附 则第五十五条本办法经办事处讨论、公司总经理办公会审议通过后生效；修改亦同。第五十六条本办法从二0 一 0 年一月一日起实施。四川自贡XX有限公司二 0 一 0 年一月十日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -