2022年质量体系认证文件控制程序 .pdf

文件控制程序1 目的对质量管理体系文件进行控制，确保本公司在质量管理体系中顺利运行，以及相关场所能得到相应文件的有效版本。2 范围适用于质量管理体系中有关文件的控制和管理。3 职责31 本公司质量管理体系文件由企管部负责控制和管理。32 本公司技术文件由技术部控制和管理。33 本公司各部门专用文件由相关部门自身管理。4 文件控制要求4.1 文件的分类：a) 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）；b) 程序文件c) 作业类文件（如作业指导书、操作规程、技术文件等）；d) 管理性文件e) 质量记录（含标准要求的记录和本公司认为需要的）f) 外来文件（包括适用的法律、法规、国标、行标等文件）4.2 文件的编号所有与质量体系有关的文件必须按规定进行编号421 质量手册的编号规定XXX/QM 2003 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 公司代号 /手册代号发布年号，其中QM 是英文 Quality Manual的简称，为质量手册的代码。422 程序文件编号的规定XXX/QP 公司代号 /程序文件代号序号， 其中 QP 英文为程序文件的代码。423 作业文件编号的规定XXX/WI 公司代号 /作业文件代号部门代号序号，其中 WI 是英文 Work Intraductions 的简称，为作业文件代码。424 质量记录文件编号的规定XXX/QR 公司代号 /质量记录代号部门代号序号，其中QR 是英文Quality Records 的简称，为质量记录的代码。43 文件控制状态431 “受控”文件的要求文件发放前，必须盖有“受控”印章，当此种文件失效或作废时，应立即通知文件所持有者，统一收回，统一销毁或者盖“作废”印章，妥善保管。432 “非受控”文件的要求此种文件更改和作废，不必通知该文件所持有者。433 文件的修订状态要求文件的修订状态标识采用“版本状态/修订状态”，其中版本名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 状态采用 A、B、C、, 分别表示第一版、第二版、第三版。修订状态采用1、2、3、, 分别表示第一次修订、第二次修订、第三次修订。44 文件的编写和审批441 质量手册由公司企管部组织编写，总经理批准发布。44 2 程序文件由企管部组织各部门编写，经管理者代表批准发布。443 作业文件由各部门组织编写，经企管部经理审核，副总经理批准发布， 技术类作业文件由技术部组织编写，经技术部经理审核，副总经理批准发布。45 文件的发放451 质量手册、程序文件、管理文件由企管部根据需要确定发放范围，并负责发放，技术文件由技术部确定发放范围，并负责进行发放。452 受控文件发放前依据4.4 批准，统一编写颁发号，由企管部填写文件发放、回收记录表记录，履行双方签字手续。453 管理文件发放前依据4.4 批准，分发到所需部门，企管部做好文件发放、回收记录表记录，履行签字手续。454 技术文件发放前依据4.4 批准，分发到所需部门，由技术部填写文件发放、回收记录表 ，并履行签字手续。46 文件的修改461 文件在实施过程中，经过评审需要修改时，首先由编制部门或使用部门填写文件更改申请单 ，经审批部门进行审批，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 方可进行修改，文件更改后，依据4.4批准，再发放到原来部门，填写文件发放、回收记录表履行签字手续。462 在文件修改过程中，所撤出作废文件，由文件管理部门立即销毁或注明“作废”标记，填写销毁文件记录，需保留文件时，加盖“保留”印章，归档保存。47 文件保存、借阅、复制471 文件编制审批后原版由公司企管部保存管理，为了防止文件丢失，所有文件应存入计算机中， 并做软盘备份， 注明标识。472 文件应分类存放，明确标识，如：a.质量管理体系文件b.管理制度文件 c.技术性文件 d.其它文件。473 文件保存环境应为：通风干燥、安全并做好防潮、防虫、防火等措施。474 借阅前，应对质量管理体系文件原文进行复印，并填写文件复印记录由文件管理部门批准后，办理借阅手续，填写文件借阅记录，借阅人必须在指定日期内归还所借文件，到期不还者，应采取强制措施收回， 原版文件一律不准外借。48 外来文件的控制收到外来文件时，应由企管部建立外来文件清单，并识别其适用性，分发到所需部门，确保其有效性，应每年对外来文件进行检查是否为国家规定的有效版本，及时更换过期文件。5相关记录名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 文件发放、回收记录表文件更改申请单外来文件清单文件借阅记录文件复印记录名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -