工程安装文件和资料控制程序.docx

文件和资料控制程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0/更多免费资料下载请进：好好学习社区批准：审核：编制：文件和资料控制程序1. 目的和适用范畴 对与质量体系及产品质量有关的文件和资料进行控制，确保在各相关场所使用文件的有效版本，以保证质量体系正常有效地运行。 本程序适用于公司有关部门及分公司、项目安装队的文件和资料的控制。2. 相关/支持性文件 CKAZ200.24-2000 质量记录控制程序3. 术语 采用QB/T6583-ISO8402：1994标准中的术语。4. 职责4.1 技术开发部负责本程序的编制、修订、说明和实施的归口治理。4.2 各部门、分公司、安装队设立专（兼）职文件资料治理员，负责办理文件的接收、登记、发放、回收、更换、储存、归档等治理工作。5. 工作程序5.1 受控文件5.1.1 受控文件的分类和范畴5.1.1.1治理性文件：包括质量保证手册、程序文件、项目质量计划、施工组织设计、公司或分公司制定的与质量有关的标准及规定，以及各部门制定的不定期公布的合格分供（包）方名单、执行标准目录、受控文件清单等。5.1.1.2技术性文件：包括专业作业指导书、施工技术方案、施工工艺及流转卡等。5.1.1.3外来文件：国家、行业及地方的有关法规、标准、规范、规程；顾客提供的设计文件，图纸资料等。5.1.1.4公司及各部门、各单位制订的与质量体系和产品质量有关的技术、质量及治理文件。5.1.2 技术开发部负责编制及修订公司受控文件清单，各部门、分公司负责本部门、本单位受控文件清单的编制。5.2 文件和资料的批准和发布5.2.1 质量体系文件（质保手册、程序文件、作业性文件）的编制、批准和发布按质量体系文件治理规定执行。5.2.2 国家、行业及地方有关法规、标准、规程、规范的有效版本由技术开发部收集整理并编入执行标准目录中，经质量工艺部部长审核、总工程师批准后不定期予以公布。5.2.3 顾客提供的设计文件、图纸资料经会审认可后，由技术负责人签字，作为有效文件进行受控治理。5.2.4 公司及各部门、各单位制订的与质量有关的文件，由各部门、各单位负责人审核，经主管领导批准后实施。5.3 文件和资料的治理5.3.1 文件的标识5.3.1.1对治理性文件的有效版本应加盖“受控”印章。5.3.1.2对技术性文件的有效版本应加盖“已执行”印章。5.3.1.3保留使用的文件加盖“保留”印章。5.3.2 文件的发放、领用5.3.2.1受控文件的发放由文件治理员填写“文件发放审批表”，经文件治理部门负责人批准后发放。5.3.2.2文件领用人在“文件发放记录表”上签名领取质保手册和程序文件，每份文件应有不同的分发号，以便追溯。5.3.2.3当需要使用质保手册和程序文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“文件发放审批表”，经本部门负责人及文件治理部门负责人批准，到文件治理部门办理领用手续，公司内不得使用未加盖“受控”印章的复印件，一经发觉，文件治理员应立刻收回。5.3.3 文件的回收5.3.3.1作废的文件由文件资料治理员按“文件发放记录表”收回并在表中记录，加盖“作废”印章，经文件治理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，经文件治理部门负责人批准后，由文件治理员加盖“保留”印章可留作参考用。5.3.3.2 及时收回调离工作岗位人员领取的质量文件。5.3.3.3 若发生文件丢失，责任人应写出书面检查，说明原因，报主管领导批审，文件治理员予以登记，备案存查或注销。文件应经有关负责人批准后再予以补发。5.3.4 文件的归档、借阅。5.3.4.1 质量体系文件经审核、批准后，原版文件由质量工艺部填写“归档登记表”，并列入“受控文件清单”中。存入软盘的文件也应由质量工艺部进行归档登记。为防止文件丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。以软盘贮存的文件也应进行标识。5.3.4.2 需借阅质量体系文件的人员，经文件治理部门负责人批准后可借阅文件，借阅者应在指定日期归还。5.3.4.3 除质量体系文件以外的受控文件的归档、借阅按公司有关资料借阅制度执行。5.4 文件的更换5.4.1 当文件内容不符合质量活动的要求时，文件涉及部门应及时提出更换意见，填写文件更换申请单，报质量工艺部转文件编制部门按程序办理。5.4.1.1 质量手册经公司总经理批准后，由质量工艺部负责组织更换。5.4.1.2 程序文件经治理者代表批准后，由质量工艺部组织相应部门进行修改。5.4.1.3 其他与质量有关的文件需经部门主管领导批准后，责任部门进行修改。5.4.2 文件更换后须履行审批手续。文件更换后由该文件原审批部门负责人审批，如重新指定其它部门或人员审批时，该部门或人员应获得原审批所依据的有关背景材料，禁止未经授权和批准人同意而任意更换。5.4.3 审批人员负责签发文件更换通知单，连同更换后的文件部分，交给文件治理员。5.4.4 文件更换时，应由文件治理员收回发出的文件，按文件修改通知单要求进行更换或增加修改附页，并在修改页码上加盖更换印章。5.4.5 施工图纸、资料的更换按公司技术治理标准执行。5.4.6 文件经五次更换或进行大幅度修改时应进行换版，原版文件作废，换发新版本。其换版审批程序执行5.4.2款。6 质量记录6.1 本程序主要质量记录有：受控文件清单文件发放记录 Q05-01文件更换申请单 Q05-02文件更换通知单 Q05-03文件销毁登记表 Q05-04文件留用登记表 Q05-05文件发放审批表 Q05-06文件归档登记表 Q05-07文件借用登记表 Q05-086.2 本程序质量记录的储存部门为公司资料室，其中 本程序序5.1.1.4由各责任部门、单位储存。7. 附录文 件 更 改 申 请 单 Q05-02更换文件名称文 件 编 号申请更换部门申请更换原因： 申请人： 年 月 日修 改 前 内 容修 改 后 内 容（可另附页）更换人： 日期：更换审查意见： 审查人： 日期批准： 批准人： 日期：文 件 更 改 通 知 单 Q05-03更换文件名称更换文件编号更 改 部 门更换状态更换内容： 修改人： 年 月 日通 知 发 往 部 门文 件 使 用 人批准人日 期文 件 销 毁 登 记 表 Q05-04序号销毁文件名称编号销毁原因经办人批准人备 注文 件 留 用 登 记 表 Q05-05序号留 用 文件 名 称编 号留用原因保管人使用人批准人备 注 文 件 发 放 审 批 表 Q05-06文件名称文件编号申请部门申请人日 期部门负责人意见： 负责人： 日期： 文件治理部门意见： 批准人： 日期：备注：