关于运用ERP系统加强企业内部控制的研究.docx

关于运用ERP系统加强企业内部控制的研究关于运用ERP系统加强企业内部控制的研究 唐至渝 摘 要 随着国家经济的飞速发展，企业经营管理也从传统模式向信息化、精细化、资源化方向转变。自国家20XX年颁布了企业内部控制基本规范以来，内部控制管理已成为企业经营管理的重点。ERP系统因其在实施目标、控制范围等方面与内部控制的高度一致性，成为实施内部控制的最佳载体和工具。本文分析ERP的发展和演变，对其与企业内控结合中的几个重点问题进行分析，并提出建议。 关键词 ERP系统 企业内部控制 财务管理 一、ERP的含义和作用 （一）ERP的含义 ERP（Enterprise Resource Planning），即企业资源计划，由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Gartner Group公司于1990年提出。经历了30年的发展，在我国，ERP所代表的含义已经被扩大，超越了传统边界，成为以数据库为基础，融合设计、制造、库存、物流、采购、销售、财务、成本、预算、人力资源等各方面的资源集成和优化方案。 （二）ERP的作用 1.直接效益经济效益的提升。根据APICS（美国生产与库存控制学会）数据统计，企业引进ERP系统成功后，库存平均下降30%50%，库存周转率提高50%，制造成本普遍降低12%。 2.间接效益企业竞争力提升。通过ERP集成，企业实现了数据共享，打破了传统“信息隔离”和“信息孤岛”的状态，使信息得以及时、准确、动态地更新，大大提高了管理效率。同时通过ERP流程，企业内控制度也得到了很好的实施，加强了公司的风险管理。 二、ERP与企业内部控制的关系 自国家20XX年颁布了企业内部控制基本规范以来，内部控制管理从央企、国企、上市公司的强制要求转变为大多数企业管理者的自主要求。ERP系统作为企业内部控制的最佳载体，成为众多企业的首选。 （一）两者目标的一致性 内部控制的目标是通过控制经营合规，保证资产安全、财务信息真实完整，来提高经营效率和效果，促進企业实现发展战略。它要求建立一套合理的内部组织结构，有科学的授权形成高效的业务流程，强化风险管理，防止和发现舞弊与错误，从而保障资产安全与信息完整性。 ERP系统则是以企业组织结构为框架、以制度为基础、以业务为纽带来部署和实施的，通过对系统内角色、人员的权限设置，业务流程的表单设计和流转限定，来防范越权和舞弊，同时减少错误和失误。在ERP系统环境下，各项工作严格有序、权责分明，所有的结果和过程均有数据留存，强化了风险控制。因此ERP系统与内部控制的目标具有高度的一致性，它能够更加合理化、科学化、规范化地改造管理流程，提升管理效率。 （二）控制范围的一致性 内部控制在企业层面涉及组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制、企业文化控制;在业务层面包括资金控制、采购控制、资产管理、销售业务控制、研发管控、工程管理、担保控制、外包业务控制、合同管理、财务报告、全面预算等等。内部控制客观上要求对各个业务板块、各个环节进行整合、优化和完善。 许多企业过去的信息化建设都是比较分散的，不同的业务板块使用不同的管理软件，如人力资源的HR软件，销售业务的CRM软件，生产管理的MES系统，财务核算的金蝶、用友、新浪等等。这些系统相互之间信息不流通，形成了许多“信息孤岛”，数据的挖掘和利用程度不高，业务不能顺畅有效地执行和控制。 结合内部控制的客观要求，ERP系统最突出的优势就是资源的整合和优化。利用ERP系统实现资源的整合，有效地消除“信息孤岛”，让数据从分散变得集中，大大降低信息的管理难度，实现资源共享，降低运营成本，并更加有利于大数据的利用，提升企业决策效率。从这个意义上来说，ERP系统与内部控制的控制范围具有一致性特点。 （三）内控效果的强化 没有ERP系统的时候，我们缺乏对过程的监控与数据搜集，没有足够的数据用来分析过程与结果之间的因果关系，在内部控制过程中更多的是依赖董事会、监事会、经理层的管理者或者专家、顾问等“关键人物”，通过他们的经验、直觉、敏感性来作出预警和决策。ERP系统环境下，企业对过程的监控与数据搜集日益丰富，结果数据和过程数据的对比分析，使原因和结果之间的关联性更加明确。可见，ERP系统的运用使企业内部控制从后台向前端转移，从结果向过程覆盖，一线员工也可以成为内部控制的“关键人物”，大大提升了内部控制的管理效果，可以更好地控制风险。 三、运用ERP系统加强内控存在的问题 （一）ERP系统选型与企业需求不匹配的问题 目前市面上的ERP系统多种多样，集成的、模块的、国内的、国外的，很多企业在做ERP选型的时候由于经验欠缺、技术知识不足或者预算有限等原因，没有选择与企业自身需求相匹配的产品，从而造成实施效果不理想，甚至失败，给企业造成更大的资源消耗。所谓“成也萧何，败也萧何”，因此ERP系统对企业来说也是一把“双刃剑”。 （二）ERP系统环境下内部控制的管理柔性问题 在ERP系统环境下，原来主要依赖“人”对生产经营活动管理转变成主要依托“系统”对生产经营活动产生的大数据进行管理，越来越多的决策将会是数据驱动的。但由于数据的冰冷、程序的限制，ERP的管理柔性较差，主要表现在： 第一，ERP系统实施后，业务流程转变成电子信息的传送，实际操作人员不能对业务流程、信息数据进行人为干预。这种刚性的要求会改变管理者和员工的工作习惯，需要投入一定的时间和培训来使其发挥功效。 第二，无法主动识别外部环境的变化对风险因素的影响，不能结合企业错综复杂的内部环境因素对风险预警指标进行合理分析。在ERP输出各项指标数据后，还需要人为确认数据，分析这些指标设置的合理性，并对潜在风险作出判断，如不注重内部控制活动中关键点的建设，ERP就很难发挥出它对风险管控的预警优势和作用。 （三）ERP系统数据管理的问题 在ERP系统环境下，企业的各项资源、所有的业务都转化为数据，数据本身就成为企业最重要的资产之一。这些数据体积大、增长快，数据之间的相互关联性更强，对数据安全管理和数据质量管理也提出了更高的要求。 ERP系统将企业各项资源以数据方式整合存储，服务器、数据库、访问对象权限管理的安全性显得尤为重要，一旦数据泄露或者数据库被破坏，遭受的损失也要大得多。因此，数据安全管理应该是“一把手”工程，需要企业高层的高度重视。 有了数据，如何有效利用，也是数据质量管理在内部控制过程中存在的一种风险。面对海量数据，无法进行有效的搜集、处理和分析，企业管理人员就不能及时获得所需的信息，无法预测出潜在的业务风险和机会。 四、运用ERP系统提升内控系统的建议 （一）结合企业自身特点做好ERP系统选型 1.结合企业发展周期选择好ERP系统的上线时机。通常来说，ERP系统适合成长期和成熟期的企业。成长期企业已经完成了业务积累，解决了生存问题，随着业务的增加、人员的增加，内部管理跟不上业务快速增长，数据跟不上决策需要，迫切需要提高管理效率、完善信息管理。成熟期因业务发展受限，迫切需要往更高层次发展，如私募、发债、上市等，或因市场占有份额的局限，需要挖掘潜力降低成本、费用。在这个周期上选择上线ERP，既有客观需求也有主观动因，无论从内部环境、外部环境因素分析，成功率都比较高。 2.结合企业自身的优缺点选择合适的实施方案。ERP的实施方案灵活多样，既有大而全的独立系统一蹴而就，也可以利用现有管理软件系统进行整合，有自主开发能力的企业，还可以采用附加模式对已有系统进行升级改造。企业应根据既有管理系统状况、自身管理经验的高低、人才储备的情况，结合对实施效果的预期来选择方案。现有系统化程度不高，管理经验欠缺的企业可以选择购买成熟的ERP产品，在实施过程中以咨询顾问为主导，借力咨询顾问丰富的行业经验和对软件的熟悉来实现目标。而现有系统化程度较高，管理流程已基本成形，决策者很清楚地知道需要解决的焦点问题的企业，可以选择附加模式，由企业项目小组主导，通过整合、嵌入或者自主开发来实现目标。 （二）对ERP系统进行内部控制评价，解决其管理柔性问题 ERP系统上线成功以后，企业的经营管理活动很大程度上就转化为对数据进行识别、度量、监控、预警的一系列管理活动。随着企业的发展、业务的变革、产品的迭代，其ERP系统本身也需要不断完善和改进。为确保ERP系统的有效性，企业需要对其建立科学合理的内部控制评价体系。 内部控制评价部门应对ERP系统运行状况制定评价工作方案，明确流程、数据、风险指标的取样范围，确定设计缺陷、运行缺陷的认定标准。评价工作组应定期通过现场测试、人员访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、抽样查验等方法开展评价工作，同时根据评价结果和风险防范策略，对ERP系统进行相应的改进和完善，以此实现PDCA的闭环循环，进而确保内部控制与ERP系统的同步发展，为企业长期稳定发展保驾护航。 （三）利用云方案提升数据安全和质量管理 过去的ERP系统更多地依托C/S架构，为保证数据安全，企业会在机房（服务器）、两地备份、专线及防火墙等方面持续不断投入，使很多中小企业对ERP系统望而却步。近几年随着互联网的发展，分布式计算、分布式储存、公有云的建设使企业可以更方便地存储和调用数据，云设备、云解决方案越来越受到青睐。更多的企业选择在B/S架构下通过云服务器来部署ERP软件，一方面大大减少了企业自身硬件方面的投入，另一方面把服務器、数据库通过“云托管”或者“租用云”的方式交给更专业的团队，不仅大大提升了数据的安全性，更提升了数据管理的质量。市面上众多的ERP软件供应商如ORACLE、SAP、金蝶等也纷纷推出其云产品，并帮助客户实现云转化。各级政府也出台了企业上云成效奖励，鼓励企业转变。 五、结语 随着物联网技术的发展，在国家两化融合政策的推动和扶持下，ERP系统从差异化、高端化的竞争工具向常规化企业管理工具转变。未来的ERP系统会融合更多的业务系统，通过财务共享中心和大数据的手段实现业财融合，从而大大提高财务数据的准确性和及时性，为企业内部控制提供坚实、高效的基础。 （作者单位为华普电力有限公司） 5