单位社保卡办理流程 关于控制和规范分包单位购材料等办理流程的通知 .doc

单位社保卡办理流程 关于控制和规范分包单位购材料等办理流程的通知 关于严格控制和规范为分包单位代购材料、代租机械设备、代租周转材料、垫付费用等经济事项的通知  公司机关各部门、所属各单位： 因受施工过程安全、质量、稳定等特殊情况的影响，以及没有严格履行分包合同条款的原因，公司所属各单位不同程度存在为分包单位代购材料、代租机械设备、代租周转材料、垫付费用等情况，同时对超预算定额消耗的材料扣款也不及时，并存在不少漏洞，为减少超分包合同范围代办事项的发生和避免少扣、漏扣或因手续不全、不规范形成纠纷，造成效益流失等现象的发生，现明确以下规定和工作流程，请公司各部门、所属各单位认真落实，并严格执行。 一、规范合同条款，严格履行合同内容 各单位与分包单位签订专业、劳务分包合同时，合同内容必须明确供应分包单位的材料清单，明确提供分包单位使用的设备、周转材料清单，明确代垫的有关水、电费等费用项目。原则上除分包单价以外应由我单位供应的材料、提供给分包单位使用的设备和周转材料外，不得为分包单位代购、代租、代办、代垫各种事项和费用；因“特殊情况”确需我单位代分包单位办理的事项和垫付的费用，签订合同时能够明确的，可在合同条款中予以约定。分包合同内容没有明确约定为分包单位代购材料、代租机械设备及小型机具、代租周转材料、代建临时设施和安全防护设施及垫付费用等经济事项的，不得代购、代租、代办和垫付；分包合同内容明确约定可由我单位代购、代租、代办、代垫的费用项目或因“特殊情况”确需我单位代购、代租、代办、代垫费用项目，在完善手续的情况下，方可按程序办理。公司法律事务部和主管部门必须按本项规定拟定合同和审核把关，各单位必须按本项规定与外协单位洽谈合同、草签协议。 二、“特殊情况”的定义 合同中一般约定在“特殊情况”下可由分包单位书面委托我单位代购材料、代租机械设备、代租周转材料或垫付费用等。“特殊情况”一是指代购的材料物资、代租的设备、周转材料对工程质量、施工安全产生较大影响；二是发生了或为了避免发生阻挠施工、群体上访等不稳定因素，而不得不垫付分包单位所欠的材料费、租赁费、劳务费等；三是指由上级单位或业主要求由我单位统一办理的临时设施购建，文明施工、安全 防护、标识、标牌投入，企业劳保服等劳保、安全帽、安全带、安全网、绝缘鞋、绝缘手套等安全防护用品购建等事项。 三、代购、代租、代办、代垫事项及费用的办理流程 1、代购材料（含小型机具）、代租机械设备、代租周转材料的办理流程 合同约定或因“特殊情况”确需为分包单位代购材料、代租机械设备、代租周转材料的，分包单位应出具“代购材料、代租机械设备、代租周转材料申请书”（附件一）。申请书上要列明代购材料的名称、规格型号、数量，代租机械设备及周转材料的名称、规格型号、数量、预计使用期限等内容，加盖分包单位公章（与分包合同所盖公章名称一致），并由分包企业法人代表或分包单位有权委托人、有权领料人签字。 （1）代购材料办理流程 经办单位（主责项目部，下同）物资部门收到分包单位出具的“代购材料申请书”（附件一）后进行初步审核，预算和财务部门审核分包单位已施工价值及欠款情况，确保能全额扣回，并由经办单位经理审核同意，通过办公网络报公司物资设备部审核同意后方可办理。代购的材料进场时由经办单位物资部门与分包单位有权委托人或有权领料人共同验收，并填写“材料调拨单”，一式四份，双方共同签认，分包单位一份，经办单位物资部门一份，财务部门两份，于材料报销时一并提供，及时办理转帐扣款。 （2）代租机械设备及周转材料的办理流程 经办单位物资部门收到分包单位出具的“代租机械设备、代租周转材料申请书”（附件一）后进行初步审核，预算和财务部门审核分包单位已施工价值及欠款情况，确保能全额扣回，由经办单位经理审核同意，通过办公网络报公司物资设备部审核同意后方可办理。代租的机械设备及周转材料进场时由经办单位物资部门与分包单位有权委托人或有权领料人共同签认设备、周转材料进场单，经办单位物资部门单独设置台帐进行管理。租赁期间的装卸费、运杂费、保管、使用、安全等由分包单位负责，经办单位物资部门等要根据施工需要对其进行监督，及时与分包单位共同办理退租，按季（月）度办理租赁费结算，并由经办单位物资部门与分包单位有权委托人或有权领料人共同签认租赁费结算单，及时将租赁费结算单、分包单位收据、结算发票等资料交财务部门办理转帐扣款。 2、垫付费用的办理流程 （1）合同中约定由我单位统一办理或合同中未约定由我单位统一办理，但业主要求统一办理而由分包单位承担的临时设施购建、文明施工、安全防护、宣传标识投入、劳保、安全防护用品购建等，由经办单位主责部门做好费用分劈表，编制“垫付费用清单”，以“垫付费用通知单”（附件三）形式通知为分包单位代办的事项，一式三份（分包单位、经办单位主责部门、财务部门各一份），由分包单位法人代表或有权委托人签认后，经办单位主责部门交财务部门办理转帐扣款。（逾期未签字视为认可，直接交财务部门转帐扣款） （2）为了避免发生阻挠施工、群体上访等不稳定事件而需要垫付分包单位外欠的材料费、租赁费、劳务费等款项时，必须由分包单位出具“代付费用申请书”（附件二），经办单位责任部门审核，预算和财务部门核查分包单位已施工价值及欠款情况，确保能全额扣回，由经办单位经理审核同意，通过办公网络报公司财务部审核同意后，在分包单位有权委托人、经办单位有权办理人或收款人共同在场的情况下，提交分包单位和实际收款单位（或收款人）的收据后，由财务部门办理付款。 3、加强代购、代租、代办及垫付费用的过程控制 经办单位责任部门要按季（月）度向财务部门提供代分包单位购买材料、代租机械设备、代租周转材料等费用应结未结金额及垫付费用金额，经办单位财务部门必须在支付分包单位工程款时充分考虑代垫分包单位的各种款项，在应付分包单位工程款中留有足够空间的情况下，严格控制分包单位的付款比例和额度。 四、供应分包单位材料物资预算消耗量控制办理流程 供应分包单位的材料物资是指由我单位按分包合同供料范围供应分包单位保管、使用，成本由我单位列支的材料物资。 1、分包工程进度结算时供应材料预算消耗量控制办理流程 在对分包单位分包工程办理工程进度结算时，首先，由经办单位物资部门统计分包单位领用材料数量，组织对现场库存材料进行盘点，核定分包单位已领用未使用的材料数量，确定分包单位实际使用材料数量；其次，由经办单位技术部门按施工进度核实分包单位实际完成的工程数量，计算分包单位的预算消耗材料数量；最后，经办单位物资、技术部门 共同填写“供应分包单位材料预算消耗量与实际用量对比表”，确定供应材料进度结算节超情况，如发生超预算消耗材料数量，按材料采购价格加收合同约定比例采保费后，经办单位物资部门负责让分包单位有权领料人签认（分包单位一份，经办单位物资、技术、预算、财务部门各一份），交经办单位预算部门作为办理分包进度结算时的扣款依据，冲减分包进度结算价值。如与预算消耗量对比少使用材料数量，必须查明节约的原因，如超出正常节约上限时，必须进一步按技术规范和质量标准要求追究分包单位责任，并按程序上报，作进一步处理。 2、末次结算时供应材料预算消耗量控制办理流程 在对分包单位分包工程办理末次结算时，首先，由经办单位物资部门统计分包单位全部领用材料数量；其次，由经办单位技术部门核实分包单位实际完成的工程数量，计算分包单位的预算消耗材料数量；最后，经办单位物资、技术部门共同填写“供应分包单位材料预算消耗量与实际用量对比表”， 确定供应分包单位材料最终节超情况，如发生超预算消耗材料数量，按材料采购价格加收合同约定比例采保费后，经办单位物资部门负责让分包单位有权领料人签认（分包单位一份，经办单位物资、技术、预算、财务部门各一份），经办单位预算部门据此冲减分包最终结算价值，并计算分包工程末次结算差额（分包最终结算价值开累进度结算价值）。 五、对分包单位办理进度和末次结算时，要根据公司分包管理办法的要求，结算单后必须附“代购材料、代租机械设备、代租周转材料，垫付费用”本次和开累扣款清单，以便财务部门对帐面与实际扣款情况进行核对，避免出现少扣、漏扣情况；同时结算单后附有“供应分包单位材料预算消耗量与实际用量对比表”本次和开累扣款清单，以确保从分包工程结算款中全额扣回。 六、分公司和区域性项目经理部要结合自身实际，按本通知要求制订实施细则，以明确所属项目分部工作流程及本部审核把关工作流程。 5     第 7 页 共 7 页