行政部职责 董事长-总经理秘书职责细则.doc

行政部职责 董事长/总经理秘书职责细则董事长/总经理秘书职责 1、负责及时传达董事长/总经理的各项指示，并对落实情况及时反馈； 2、做好董事长/总经理与各部门之间的信息沟通、传递工作； 3、协助董事长/总经理处理日常事务和对外接待工作，对董事长/总经理重要行程、日程、重要接待和要事急件进行提醒； 4、负责相关信函、通知、讲稿、报告、会议纪要等文件资料的起草、文印和管理； 5、负责由董事长/总经理主持召开的各类会议的准备、召开等相关工作，包括会议会场、会议材料的准备，会议纪要的撰写等； 6、负责需董事长/总经理审阅的内、外部文件材料的分类整理和登记，及时报送董事长/总经理阅示，根据董事长/总经理批示及时反馈、落实相关工作； 7、负责每天对董事长/总经理办公室的卫生清洁和文件整理，负责董事长办公室的设备管理，办公用具、用品的领用； 8、做好保密工作，严格遵守公司保密规定； 9、负责董事长/总经理临时交办的其他工作。 工作细则 1、      接待工作 1、      负责来访客人的接待，做到笑脸相迎、茶水相伴； 2、      来宾情况、来访目的询问，预约信息的登记； 3、      负责向董事长/总经理及时请示，根据董事长/总经理意见引见、接待。 2、      会务工作 1、      董事会 （1）      负责董事会会议材料的准备，包括：确定会议议程、确定参会人员、 下发会议通知、准备上会草案、会议签到等； （2）      负责董事会会场的准备，会议与会人员的接待工作； （3）      负责会议纪要和会议决议的起草和发放。 2、      公司管理会议 （1）      负责公司重要工作会议通知的起草、下发； （2）      会场的准备；与会人员接待； （3）      会议纪要草拟、审核、下发； （4）      会议决议事项的督办工作。 3、      董事办综合事物 1、      公司年度大事记、工作总结的撰写；其他相关文书的起草、发布和管理； 2、      公司通讯录的制作和更新； 3、      负责公司重要文件、外来重要文件的传真接受和发放； 4、      公司重要文件的登记、归档； 5、      负责接待室的打扫和文件整理。 第 3 页 共 3 页