实物资产管理办法(网).doc

发表之作谨献于教我写作的汪处实物资产管理办法(试行） 中石化销售川渝分公司 刘前言笔者习惯将固定资产和单价在200元以上的低值易耗品统称为实物资产，那么笔者请问：实物资产管理的重点是什么?并给出购买、日常管理、年末盘点这三个备选答案,请财务人员单选一个你认为正确的答案。选择管理重点是购买的财务人员，是典型的民营企业的代表.因为民营企业在资金支出这道关上很严，要经过不同供货渠道的询价、比较各厂商的价格。如果老板知道价格高了可能还会怀疑你是不是吃了回扣，所以购买时的价格是重点。其实，这只是这一环节应该注意的问题之一,而购买这一环节真正的重点是要减少不必要的重复购买。选择管理重点是年末盘点的财务人员，是典型的国有企业的代表。因为年末固定资产盘点是继承着国有企业几十年的优良传统，所以年末盘点是重点。在实际工作中,年末盘点是很累人的，而结果往往是很多资产不是找不着、就是对不上号.然后，笔者却认为日常管理是实物资产管理的重点。因为，一是日常管理到位，可以减少不必要的购买；二是日常管理到位，年末盘点不仅工作量少、而且数据还很准确。那么,如何加强实物资产的日常管理呢？笔者根据多年的工作经验，提出“归口管理、部门指定兼职管理人员、建立总分台账”的思路供广大财务同仁参阅。然而，要建好台账的前提，就要解决如何有效的区分同一品牌、同一类型、同一型号的相同实物资产呢。这就须要给每一个实物资产进行编号，如同我们的身份证号码一样，是唯一的、终身不能改变的号码,一直需要贯穿实物从购买卖到使用、直到最终报废的整个过程。这部份内容笔者在巧建资产编码，利于实物保管一文是详细阐述了编码规则，请参阅。同时,笔者在对财务岗位职责建立的完善性探讨中对财务部的岗位职责的设置进行了一个比较翔实、完善地阐述.针对十个基本岗位中的“基建与资产管理”这个岗位,草拟了实物资产管理办法(试行)供广大财务同仁们共享。一是明确这个岗位具体工作地思路，二是提供一个范本对这个岗位的具体工作内容加深印象。同时，笔者在教你五分钟写财务制度中对财务制度粗略的分为告诫式和流程式的制度。然后，本文出稿之后是介于这两种模式的一种混合.如果从流程式的角度写本办法,那么就比较简单，可能一页纸即可;如果从告诫式的角度写本办法，那么就比较抽象，不易于内容的说明。这正是实物资产管理即简单又复杂这一特点所决定的。所谓简单是指各个环节是比较简单的，所谓复杂是指是由多个环节共同组成的，并且相互之间是密不可分的。而本文的主要内容均可适用于中国的大多数中小型企业.第一章 总 则第一条 为了加强公司实物资产的管理,保证实物资产的安全完整，充分发挥实物资产效能，特制订本办法。第二条 本办法所指的实物资产是指：第一，符合国家关于固定资产定义单位价值在2000元以上，使用年限在一年以上的房屋建筑物、运输工具、通讯设备，以及其他与企业生产经营有关的设备等;第二,使用年限不满两年且单位价值在200元以上2000元以下，不作为固定资产管理的各种低值易耗品。第三条 本办法所指的实物资产是指即买即用，以及无较长安装期或建设期的实物资产.如本项实物资产具有较长的安装期或建设期，以实际交付为准作为本办法范畴之内,前期在建工程部份参见相关办法。第二章 部门职责第四条部门职责1、办公室：负责公司全部实物资产的询价、购置、处置（包括：出售、报废、盘亏、盘盈、调拨、变卖、捐赠、出租、出借)、清查。办公室询价人员、决定购买人员、行政部实物资产保管人员（称之为“统管员”)三人应该分离。2、财务部：负责公司全部实物资产的购置计价支付、折旧费用计提、处置计价、清查。3、使用部门：负责本部门内的实物资产的购置、处置建议、日常保养修理、清查。第三章 实物资产的购置第五条 申请程序1、实物资产的购置，申请使用部门填写采购申请单，申请购置实物资产，经部门经理审核后，报办公室。2、办公室指派专人询价后报公司领导审批采购.3、电脑、打印机、复印机等电子商品购置需要由网络管理人员审批及列出配置。第六条 询价程序1、办公室至少询价两家以上厂(商)家，询价结果由办公室反馈申请使用部门.2、办公室经公司领导审批同意后,执行采购。3、申请使用部门发现价格异常，应及时通知办公室，新重询价.第七条 入库验收程序1、采购的实物资产由办公室统管员入库，出具验收入库单,并登记实物资产台账（分低值易耗品台账和固定资产台账)。2、实物资产由办公室按公司制订的分类标准编号、粘贴标签后，由申请使用部门领用.3、入库单一式三联，第一联由办公室统管员留存，第二联送财务部门记账,第三联由采购部留存。4、电脑、打印机、复印机等电子商品购置需要由网络管理人员配合验收。第八条 出库使用程序1、办公室统管员将实物资产验收入库后，通知申请使用部门领用,并填制出库领用单,申请使用部门签字，并登记实物资产台账。2、出库单一式三联，第一联由办公室留存，第二联送财务部门记账，第三联由申请使用部门留存。第九条 报销程序1、实物资产报账时，由办公室采购人员负责填制报销单，附：采购申请单、发票、入库单（财务联)、出库单（财务联)。2、办公室统管员签字确认。3、财务部审核票据和金额，并签字确认.4、电脑、打印机、复印机等电子商品购置需要由网络管理人员签字确认.5、公司领导签字。6、财务部记账、付款报销。第四章 实物资产日常管理第十条 实物资产的日常管理采用“归口管理、部门指定兼职管理人员、建立总分台账"的方式。1、归口管理：全公司的实物资产实物账,统一归办公室管理;办公室指定一名统管员负责全公司实物资产，其对公司负责.统管员除对实物资产的“购领存”负责外，还必须熟练掌握实物资产的性能、质量、技术状况等物理知识.2、部门指定兼职管理人员：各部门指定一名分管员对本部门的实物资产进行管理,其对办公室统管员和本部门实物资产负责.3、建立总、分台账：办公室建立分部门的实物资产台账总账，由统管员负责登记；各部门建立实物资产明细台账,由分管员负责登记.4、属于各部门人员独立领用的实物资产，由该人员对实物资产负责,但仍由各部门分管人员负责台账登记。第十一条 日常管理中台账的登记1、购置:办公室根据入库单（第一联)和出库单（第一联）分别登记台账;使用部门根据出库单(第三联）登记部门台账。2、内部调拨：办公室凭调拨单(第一联）登记台账；调入部门凭调拨单（第二联）登记部门台账；调出部门凭调拨单（第三联)登记部门台账。3、员工离职：须将保管、使用的所有实物资产填写移交单，经部门经理签字后转交接替人员；暂无接替人员的,由部门经理暂时保管，待接替人员到岗后,验收、保管、使用.4、使用部门不使用的固定资产,一律由办公室收回,再根据工作需要在公司内部进行再分配。5、处置：办公室、使用部门根据相关申请同时登记台账。6、对账：每季度第二个月中旬，由办公室统管员牵头、负责与各使用部门的分管员进行台账的核对工作，并签字确认。7、盘点：详见第五章。第十二条 实物资产的日常管理1、办公室门：对实物资产的零星维修、技术性保护、技术性保养负责.2、使用部门:对实物资产的日常操作性保护、操作性保养、安全性负责；对本部门使用的实物资产的实物数量负责.第五章 实物资产盘点第十三条 盘点时间每年十一月中旬进行一次全面的盘点清查.第十四条 盘点组织工作实物资产盘点工作应由公司领导负责，办公室统管员牵头，使用部门分管员和财务部实物资产岗位人员共同参与.第十五条 盘点工作程序1、账（卡)账核对办公室统管员负责的实物资产台账总账与使用部门分管员负责的实物资产台账明细账进行核对，找出差异，能及时查清问题的及时查清，不能及时查清的问题将其带到实物清查中作进一步核实。2、账实核对(1）财务部实物资产岗位人员牵头,以使用部门明细账为准，全面、逐一清点实物数量，对台账总账、台账明细账、实物数量三方存在的差异,必须逐一查清、落实；根据实际情况修改相关台账。（2)办公室统管员牵头，在查清实物资产数量的同时，对实物资产的性能、质量、技术状况进行评估，并登记固定资产盘存表。（3）使用部门分管员牵头，对本部门实物资产盘点的结果登记固定资产盘存表。（4）财部务根据盘点结果，核对账务是否一致.3、汇总盘点结果固定资产盘存表经分管员登记之后，交统管员和财务部实物资产岗位人员共同审核后，由财务部负责汇总,再与统管员台账总账、分管员台账明细账分别核对.第十六条 盘点结果处理1、在盘点清查中，对实物资产盘盈、盘亏,要查明原因,分清责任，办公室牵头填写实物资产鉴定、报废表提出处理意见，并向公司领导提出书面汇报。2、实物资产的非正常废弃、毁损、丢失，有非正常事故的过失者，办公室牵头填写实物资产鉴定、报废表,经公司领导审批后，按情节轻重,追究经济责任和行政责任.第十七条 盘点结果的税务、账务处理1、税务处理对于非正常盘亏的实物资产中的固定资产,必须于次年1月15日前经中介税务师出具报告后向当地主管国家税务局进行申报，经同意后在当年度所得税汇算时进行抵减,否则一律作纳税调增处理。2、账务处理对盘点结果,财务部要及时进行账务处理,调整账面结存数。盘盈的实物资产，通过“固定资产清理”科目并按照原价与估计折旧的差额计入“营业外收入".盘亏及毁损的固定资产,通过“固定资产清理"科目并按照固定资产净值扣除收到的残料变价净收入、过失人及保险公司赔款后的差额计入“营业外支出”。第六章 固定资产的处置第十八条 实物资产中固定资产的处置1、固定资产报废要符合下列情况:主要结构和部件损坏严重，无修复价值；设备陈旧、技术性能很低无改造价值;因事故和意外灾害造成严重破坏,无修复价值;因新建、改扩建需拆除；上级主管部门有文件规定，强行报废.2、固定资产报废，应由使用部门提出建议,由办公室组织进行鉴定后，以报告的形式由公司领导审批。在办妥批准手续后,由财务部将有关固定资产转入固定资产清理，此后方可开始固定资产的拆除清理。固定资产的非正常废弃、毁损、丢失，将按情节轻重,追究相关人员责任.3、固定资产转让，报废、毁损、盘亏情况应在当年会计报表的财务状况说明书中加以说明.第七章 低值易耗品的特别规定第十九条 低值易耗品财务的特别规定1、“单位价值在200元以下”的低值易耗品购置，通过“低值易耗品”科目实行“一次摊销法”，记入当期费用。2、“单位价值在200元以上”的低值易耗品购置，通过“低值易耗品"科目实行“1元价值挂账法”管理。“1元价值挂账”是指为加强低值易耗品管理，便于账账、账实核对，财务部门于低值易耗品购置时,在“低值易耗品”科目保留已领用低值易耗品数量即1元价值,已领用低值易耗品剩余价值，记入当期费用；在该低值易耗品报废时或盘点清查时,对消失的物品再根据报废或清查报告冲减挂账的1元价值,记入当期费用。第二十条 “单位价值在200元以上"的低值易耗品的报废由使用部门提出建议，由办公室组织进行鉴定后，以报告的形式由公司领导审批。在办妥批准手续后,对消失的物品再根据报废或清查报告冲减挂账的1元价值，记入当期费用。第八章 相关处罚第二十一条 对于在购买过程中徇私舞弊的处罚对于实物资产在购买过程中徇私舞弊的情况，除追究当事人造成的经济损失外，还要根据情节轻重分别处以罚款、扣罚奖金、开除等处罚；情节特别严重的或触犯刑法的，还应追究刑事责任.第二十二条 对于实物资产使用过程中毁损的处罚实物资产的毁损,要由办公室组织相关专业人员进行毁损的技术鉴定,属于资产的使用寿命等技术性原因毁损的，不作任何处罚。属于人为使用不当等操作性原因毁损的,能够修复的，其修理费由使用人承担;不能够修复的，按资产净值赔偿.第二十三条 对于实物资产遗失的处罚实物资产的遗失，主要是人员无责任心所为造成的,对于此类处罚，必须要带惩罚性质。属于个人使用的资产，按资产净值的1。50倍赔偿；属于部门共用的资产，按净值的2倍由部门人员平均分摊.第二十四条 对于实物资产台账未建立、健全的处罚对于应建未建或未健全的实物资产台账，未及时、准确的记载实资产的购、领、调拨等情况，对台账管理人员每次处罚X元。第九章 附 则第二十五条 本办法从发文之日起执行。第二十六条 本办法适用于XX公司.12