2.3版积分制云版软件使用说明.docx

尊敬的各位积分制学员及云软件用户：大家好！积分制管理云版软件已于2016年10月更新至2.3版本，新版云软件是配合积分制管理实施的最佳工具，其主要目的，是从真正意义上帮助各类企业实现积分制管理的无纸化办公，从而提升企业的执行效率，降低管理成本，同时减少执行部的日常工作量。其次是进一步完善了干部的任务考核监督机制，同时让员工查询个人积分明细及排名更方便快捷，打印奖票也更加轻松，使软件能更好的体现积分制的核心理念。*注意事项：在进行下面的流程之前，先在积分配置模块里面把工龄分和基础分设置配置好后再进行。在进行添加人员时系统会根据工龄分基础分的设置自动给每个人加分。（工龄分是根据员工的入职时间来计算）一、具体设置流程如下（请按照顺序先进行相关设置）：1组织机构及人员>2角色权限及数据权限设置>3奖扣权限设置>4固定积分配置>5员工考勤配置>6奖扣任务配置>7事件库管理>8全局参数设置1、组织机构及人员的添加先按照真实的组织架构建立公司名、部门名等。组织机构建立完成之后就开始添加公司员工(可批量添加)，添加时需要注意区分：人员账号、工号、企业号账号且不可重复。人员账号就是员工的登录账号，用于在PC端登陆云版软件，密码默认“000000”；工号是指员工所在企业的内部编号，在岗人员不得重复，也可用于在PC端登陆云版软件；企业号账号需要与微信企业号中员工个人信息里的账号一致(建议用员工的手机号匹配)。2、角色及数据权限设置此处可以根据员工不同的角色，设置后所获得不同的功能权限或者操作不同的数据范围。我们建议设置以下角色类别：超级管理员（企业总经理）、执行部、管理层、员工层。针对不同类别角色授权相应权限及功能后，再把员工添加至对应的类别。（部分数据权限需额外付费）3、奖扣权限设置2.3版软件规范了积分奖扣的申报及审核的规则及流程，有奖扣分权限的人才能被选中为初审人和终审人，所以在使用前需要设置各个层级的管理者的单笔奖扣分权限。例如：群艺总经理奖扣分权限10000分，经理层奖扣分权限30分，主管层权限20分等，主任层权限10分，班组长权限5分等，设置好以后软件会根据制度外事件的不同分值来筛选有足够权限的人获得审批资格。4、固定积分配置先建固定积分类型，如：学历类、职务类、标兵类等。建好类型后再在各类型下建立明目，如学历类里面包含：中专（10分）、大专（20分）、本科（30分）、研究生（40分）等不同明目。最后再添加对应的员工。上述配置好后并不代表员工会立即拥有属于自己的固定积分，因为固定积分是根据员工每个月的出勤天数来自动计算的，所以目前使用时每个月还需要手动配置员工考勤，待后期“考勤模块”完善以后可做到实时考勤数据结算。（固定积分配置，员工考勤配置，考勤/固定积分计算三个功能块是相互有关联的）5、员工考勤配置先新增考勤得分名称，如：管理层考勤配置（可同时建立多个考勤配置且名称可自定义），然后设置好全勤奖分、少休奖分、旷工扣分、病假扣分、其他假扣分及每个月的可休天数。再把相应的员工添加至对应的考勤配置中。（一个员工只能同时存在一种考勤配置中）6、奖扣任务配置在积分制管理体系中很重要的一环就是对干部奖扣任务的落实，新版软件完善并加强了对干部的任务考核和监督机制，具体如下：A：调整干部的奖扣任务为三块：（1.0旧版升级后仍需要重新配置任务）设置一定周期内奖扣分任务的下限；（如群艺经理级要求每周必须完成200分奖分、50分扣分）设置一定周期内的奖扣人次的任务。（如群艺管理人员每天要完成不低于3个奖扣人次）设置当月奖扣分的挂钩比例（如当月扣分分值要占奖分分值的10%），此项考核建议执行一段时间后，遇到干部“只奖不扣”再行考核。B：软件会自动考核干部的任务，并且会每天以微信消息的方式告知前一天及当月累计的奖分数、扣分数及奖扣人次。到了次月软件会自动以积分奖扣表的形式对任务未完成的扣分形成结果。有以下几点需要说明： 实时查询的任务扣分情况是以终审通过的数据为依据考核的结果，跨月且超过设置的缓冲期（默认为5天）后，会以奖扣分报表的形式具体体现，如需要人为修正结果，可以由相关权限的管理人员到执行监督里面找到对应数据，做出相应修改或作废数据。 每天早八点推送的奖扣分任务情况，是按照昨日本人初审通过的数据统计，仅作参考。 次月后的结算日缓冲期默认为“5天”（企业可自行修改），本月5号前可以选择上个月的任何一天补单，5号后只能选择当月的时间点，此时补单需采用执行监督的流程由专人录入。7、事件库管理A：将制度内和制度外合并为事件库管理，可以将规章制度作为事件录入并设置规则。选择已有的事件即按照事件的规则和权限审核，反之则作为临时事件，按照权限审核。事件可以指定分值范围、指定初审人及终审人（可同时指定多人），使用时在分值范围内且未指定专人审核的则任何一个有奖扣权限的管理人员都可以作为初审人或终审人；使用时在分值范围内且指定专人审核的，则只能由指定人审核；如果使用时超过事件指定分值范围的，则作为临时事件，按照权限审核。新增加“计件事件”，当使用计件事件的时候，权限验证的是单件的标准而不是计算出来的数值。 可以在组织机构里面设置部门默认初审人及终审人（单人）。 B：事件库的一级类别固定为：工作类（做人）、行为类（做事）及其他类三大类。客户可自行增加二级类别或事件。C：增加了临时事件库的概念，用于企业搜集日常使用的事件资料，便于完善规章制度。D：可指定事件是否默认为“奖票事件”，即奖分会默认生成奖票。（事件审核时有相关权限的审核人仍可修改）8、全局参数设置全局参数里面需设置：记录人系统自动奖分设置（辛苦分），如群艺的标准为：达到3个人次奖励5分，达到10个人次奖励10分，达到20人次及以上奖励20分。产值转积分比例，营销转积分比例，AB分转换倍数等。加班小时转积分可以阶梯设置奖分。签到奖分设置：旨在让员工多用手机端，可以设置签到时间及签到奖分，在微信端最上面滚动图片处可以点击图片签到，签到后获得对应的奖分。二、积分奖扣操作流程及注意事项1如何进行奖扣分操作2如何发放固定积分3如何建立排名及查看排名4如何查询员工日常奖扣分明细5如何查看奖扣任务结果6如何进行审核7如何修改个人密码8如何修改他人密码9积分核查有什么作用10怎么打印奖票11如何将一些奖分事件设置成非奖票事件或奖票事件1、如何进行奖扣分操作及注意事项A：在系统设置-积分奖扣里面进行所有的日常奖扣操作。 添加奖扣：选择事件分类-选择或录入事件、奖扣对象、初审人、终审人及分值后提交。此功能常用于简单事件及用手机操作为主。 批量添加：可以在此界面点击下载Excel模版，把所有的数据按照模板中的格式要求整理好以后，再将内容复制，用Ctrl+V粘贴到软件里，然后先进行验证，通过后再点保存。如果验证不通过，根据错误提示修改后再次提交。B：每条提交的数据会有四种状态：草稿、待初审、待终审及审核通过。默认添加的数据首先会处于拟稿状态，经检查无误，勾选相应数据并提交后，数据进入待初审状态，经初审人审核通过后，此数据会进入待终审状态，经终审人审核通过后，数据会变成审核通过的状态，此时系统会自动推送消息并计入奖扣对象的积分户头。注意事项：A：新版软件强化了积分奖扣的申报及审核的规则及流程，我们建议各企业开始增加用手机端或电脑端申报和审批积分奖扣事件，并逐步减少纸质单据填写，从而降低执行部录入的工作量。软件申报有以下三个角色需要说明：记录人：谁填写谁就是记录人，可以是员工也可以是干部，记录人可以获得一定的记录分，并由软件自动阶梯分配，如群艺目前试行的规则是：达到3人次奖励5分，达到10人次奖励10分，达到20人次奖励20分并封顶。（可自行在软件配置规则）初审人：该角色要求为干部担任，但不验证权限是否足够。原则上由提交奖扣事件的直接负责人或记录人的直接上级担任初审人，同时也是奖扣任务考核的对象，即：奖分和扣分任务均计算在初审人名下。终审人：该角色要求为干部担任且要求有足够的奖扣分权限。软件会自动判断并排除权限不足的管理人员。同时终审人有权利对奖扣分事件的分值在权限范围内进行修改，也可以对记录人或者初审人追加奖扣分(需备注原因)。奖扣对象、记录人和初审人均可以为同一人，但不能与终审人重复。B：将旧版本软件的奖扣申请、奖扣下达以及量化分配表统一合并入口为“积分奖扣”，并增加了“主题”的概念，具体说明如下：“事件”与“主题”的关系等同于 “文件”与“文件夹”的概念。同一个主题下可以包括多个事件。如：主题为部门会议纪要，其中包括事件一：会议考勤记录，事件二：会议发言奖分，事件三：会议记笔记等等。取消了纸质流程中按照量化表“张”数考核的概念，统一调整为“奖扣人次”考核，所以建议干部尽量将同一个主题的不同事件合并到一起提交，更有利于领导掌控全局和审批。因此要求干部进入每一个主题看完后才能审批，故取消了手机端批量审核的功能。2、如何发放固定积分进入“报表结算”“考勤/固定积分计算”里面进行固定积分发放（固定积分的发放和固定积分配置，员工考勤配置有关，需先设置好），可以通过批量添加、批量设置及单个设置三种方式进行。A：进入“批量添加”界面后下载Excel模版，在模版中把人员的出勤天数等相关信息整理好之后（没有的填0）复制内容并用Ctrl+V粘贴到软件页面中，再点验证按钮，验证通过后点保存按钮即可发放成功。B：勾选多人后点击批量设置按钮，输入对应的出勤数据后提交，再点击计算按钮即可发放成功。C：对单个员工进行设置，在人员列表中的数字下面对应有“_ _ _虚线”的地方是可以单个操作的，点击此处后就可以操作。操作完后要勾选此条记录并点击计算按钮即可发放成功。3、如何建立排名及查看排名A：自定义分组分组由员工组成，可以把任意多个员工组合在同一个小组，如：XX部门、管理层组、新员工组或者男子组等。（同一个员工可以参加多个分组，并可以设置是否参加排名）B：自定义报表报表由分组构成，可以把任意分组组合在同一个报表，如：公司各部门排名报表（含各部门分组），男女PK报表（含男子组和女子组）等。C：操作流程先建自定义分组，比如：看全公司的总排名，在自定义分组里面建“全公司员工”这个组，然后把公司里的所有员工添加进去，再到自定义报表里面建“全公司排名”这个报表，选择需要统计的报表类型：积分排名或平均分排名，然后勾选上“全公司员工”这个组并点击确定，就可以看到全公司排名了。此时手机端也可以查看到“全公司排名”这个报表。注意事项：A：对于不参与积分考核或者有积分但不想参与排名的人员（如企业老板），又需要查看员工各类排名情况时，可在创建分组时把这类人加入，并选择“不参与分组排名”按钮。B：先到PC端建立需要排名的报表，手机端才会对应出现。4、如何查询员工日常奖扣分明细A：在“积分管理”“日常奖扣”中进行查询，里面有很多条件（点高级按钮会有更多条件）供搜索。这里查询的是所有的日常奖扣数据，但不包括固定积分，奖扣任务得分等。B：在“积分管理”“个人明细”里面可以根据月份查询人员的月汇总数据。C：在手机端“我的积分”模块里面，查询相应类别的积分明细。5、如何查看奖扣任务结果奖扣任务配置好后，任务考核的结果会在当月结束及缓冲期过后（如下月5号）由系统自动生成。该结果可以到积分明细里面查询对应主题及事件。注意事项：A：一种任务会生成对应的一种主题，包含该任务下所有的考核对象。B：如果需要对系统考核的任务结果进行调整，需用执行监督的权限对相应记录修改或作废。6、如何进行审核需要审核的数据会在“我的审核”模块中显示。分别对应以下不同的操作状态：A：初审人可以针对每条主题进行通过（通过后可以撤回）或者驳回操作。B：终审人在初审人的操作基础上，还可以对该主题下的奖扣对象进行分值的修改以及对记录人和初审人额外的加分。（须在自己的权限范围内）注意事项：建议干部尽量将同一个主题的不同事件合并到一起提交，更有利于领导掌控全局和审批。因此要求干部进入每一个主题看完后才能审批，故取消了手机端批量审核的功能。7、如何修改个人密码登录后在右上角处点击自己的名字后，点击修改个人信息按钮，在界面中点修改密码选项后进行操作即可修改密码。默认登录密码是0000008、如何修改他人密码有权限的操作人员（需在角色权限设置功能里分配权限），在组织机构里选中需要修改的人员，右边弹出的对话框里面有重置密码、编辑、禁用、移动等按钮，点重置密码按钮后该人员的登录密码即被重置为000000。注意事项：如果没有上述功能按钮，需用管理员的账号到“角色权限管理”里检查是否已分配相应权限。9、积分核查的作用A：无纸化办公弱化了执行部录入的角色，但提高了对执行部人员监督检查的要求，所以专门为执行部开辟了核查结算的菜单，要求执行部对已审核通过的日常奖扣事件进行监督检查，发现不合理或者错误的地方可以直接修改、甚至作废数据，但不能删除。(操作需要备注说明原因)B：针对于企业有年纪大的管理人员不能使用智能手机或电脑，以及还保留部分传统纸质流程的实际情况，我们增加了“积分核查”的批量录入结果功能，执行部可以全权在此处批量导入已经通过审核的纸质单据的数据结果，达到“有纸”与“无纸”办公的完美结合。C：使用产值的客户可以在产值核查里针对产值实现三级审核，即经过三级审核后的数据才会被工资客户端读取并计算工资。注意事项：A：在积分核查录入的数据无需任何审核流程，直接作为结果记录。B：积分核查处录入的数据不提供消息推送功能。10，怎么打印奖票奖票相关单独出一个“奖票管理”模块了，员工可以在“我的奖票”功能里查到自己有多少奖票。操作人员可以在“奖票打印”功能里打印奖票。奖票管理模块的独立为以后电子抽奖功能的实现打下了基础。11，如何将一些奖分事件设置成非奖票事件或奖票事件A：在建立事件库事件时是可以设置此事件是否为奖票事件 。B：除系统奖分外，其他日常奖扣只要是奖分事件默认为奖票事件。C：终审人在PC端进行终审时是可以将此事件设置成奖票事件或非奖票事件。D：在积分核查里面是可以将奖分事件改成奖票或非奖票事件。E：在奖票打印模块只显示奖票事件。三、疑难解答1、为什么提交的奖分没有计入积分账户？审核通过的数据才会统计。如果还在审核流程中（如待初审或待终审等）是不会被统计的。早期的版本还需要手工对数据进行结算。在“报表结算”“排名报表结算”功能中选择需要结算的月份后，点击重新结算按钮，结算成功后该月份的数据就会更新到积分账户中。最新的2.3版本已实现数据实时结算的功能，不再需要手工结算。2、旧的1.0版本升级到新版后需要注意的地方？将旧版本软件的奖扣申请、奖扣下达以及量化分配表统一合并入口为“积分奖扣”，并增加了“主题”的概念，具体说明如下：“事件”与“主题”的关系等同于 “文件”与“文件夹”的概念。同一个主题下可以包括多个事件。如：主题为部门会议纪要，其中包括事件一：会议考勤记录，事件二：会议发言奖分，事件三：会议记笔记等等。取消了旧版的制度外和制度内事件分类，合并成事件库。具体可参见事件库管理。 12 / 12