财务共享服务中心员工关系管理办法.doc

财务共享服务中心员工关系管理办法 1 目的 为规范财务共享服务中心的员工关系管理工作，创建和谐的劳资合作关系,特制定本办法. 2 适用范围 本管理办法适用于财务共享服务中心营销财务处驻外分中心全体员工。 3 管理职责 3.1 营销财务处 负责本办法的制定，指导各业务口进行员工关系管理，监督本办法的落实。 3。2 归口管理处（营销财务处） 制定并实施与本办法配套的相关管理计划、方案，指导、监督各单位员工管理。 3。3 用人单位（驻外分中心) 组织实施本办法及与本办法配套的相关管理计划、方案，融洽、和谐员工关系，不断提高员工满意度，加强员工参与公司管理，提高横向和纵向的沟通效率，促进团队整体工作效率与合作意识的提高,增强团队凝聚力、向心力、战斗力。 4 管理内容 员工关系管理作为人力资源管理的重要内容，发挥着独特的管理效用。员工关系管理主要包括以下内容： 劳动关系管理：劳动合同管理、员工档案管理、异动管理、员工纪律管理； 员工活动管理：发起组织各种员工活动的管理； 沟通机制的建立:员工访谈、沟通、申诉、意见收集、员工满意度调查等； 员工关怀：重大事件时的慰问、节假日时的祝福； 劳务派遣用工的管理。 5 劳动合同管理 劳动合同是公司与劳动者确定劳动关系、明确双方权利和义务的协议，所有公司员工都必须按规定签订劳动合同。 5.1 签订期限 5.1。1 员工初次签订劳动合同期限为 13 年;员工劳动合同续签时一般签订 35 年. 5.1。2 在公司连续工作满 10 年的员工续签劳动合同时签订无固定期限劳动合同。 5.2 试用期 5.2.1 新入职员工有劳动合同试用期，试用期包括在劳动合同期内。 5。2。2 劳动合同期限 1 年以下的试用期为 1 个月，1 年以上 3 年以下的为 2 个月，3 年及以上期限为 6 个月。 5.3 其他规定 5。3。1 劳动合同必须由劳动者本人亲笔签名，同时加盖公司劳动合同管理专用章。 5.3。2 员工本人签名必须与身份证原件的名字一致,合同当中的员工姓名、家庭住址、身份证号码等个人信息必须与身份证原件上一致. 5。3。3 合同当中所有的手写条款禁止涂改或用涂改液涂改后修改，如填写错误应重新填写一份。 5.3.4 合同当中所有无需填写的空白栏，必须注明“空白”字样，防止合同签订后被人为篡改或添加; 5。3.5 合同必须用黑色钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔，也不得使用其他颜色填写; 5。3.6 劳动合同应一式二份，公司与员工各保存一份，员工领取劳动合同应有劳动合同签收表,合同及签收表上应有员工本人签名或本人右手拇指指模。劳动合同签收表由营销财务处存档，保存五年以上. 5。3.7 所有新进人员的劳动合同必须在办理入职手续的当天签订。 5。3。7。1 未签定劳动合同前，用人单位不得安排拟录用人员从事任何工作。 5.3。7.2 如拟录用人员拒绝签订劳动合同的，用人单位不得录用。 5。3.8 营销财务处每月上旬将下月合同到期人员名单提交分管处长，经分管处长审核后，通知用人单位，由用人单位负责人组织员工续签劳动合同. 5.3.9 营销财务处负责对员工提供的资料、合同签订信息进行审查,并提交公司人力资源部在 eHR 信息系统中进行合同审核处理。 6 员工档案管理 6.1 营销财务处负责驻外分中心所有员工的档案管理，并指定专人负责具体工作，做好员工档案的分类、编码，以便于查找。6.2 员工档案应至少包含员工的详细个人身份信息、家庭成员信息、联系方式、工作履历、奖惩记录、人事异动记录、劳动合同、个人证件复印件，其他信息根据具体职位和管理需求可酌情增加。 6。3 用人单位负责人每年 7 月 15 日前必须对辖区员工档案信息核对更新一次,并对员工档案信息的真实性负责. 6。4 所有的员工档案均为保密资料，任何部门任何人未经允许不得泄露员工档案中的非公开的私人信息，因工作需要查阅员工档案,须经营销财务处处长批准方可。 6.4。1 直接主管可以查阅本人所辖员工的档案信息； 6。4.2 总部各业务口主管可以查阅分管业务口人员的档案； 6。4.3 总经理、副总经理、各处处长可以查阅所有人员的档案。 6。5 非法查阅或非法泄露员工私人信息的,视为违规违纪行为,根据情节按公司员工违纪管理办法进行处分。 7 异动管理 7.1 岗位调动 7。1。1 驻外分中心内部调动 7.1.1。1 各级机构不得安排员工频繁调动岗位,员工本人也不得频繁申请更换岗位，原则上到新岗位后应工作 6 个月以上才能申请或安排调动(新进大学见习生除外），否则总部将不予以批准。 7.1。1.2 各级机构进行员工岗位调整时，员工必须符合相应的岗位任职要求才可调整,各级负责人签署岗位调整申请必须明确岗位名称。 7。1。1。3 内部调动审批程序：提出（个人) 审核(用人单位) 复核（营销财务处） 审批（ 分管总经理） 下发工作调动令（ 营销财务处） 完成工作交接 到新单位报到；或，提出(用人单位/ 归口管理处） 复核（ 营销财务处) 审批 ( 分管总经理) 下发工作调动令( 营销财务处) 完成工作交接到新单位报到（实际到岗时间与规定到岗时间不得超过 3 天，特殊情况必须履行申请审批程序)。 7。1.1。4 班组内部轮换。为培养高素质和复合型的人才队伍,在班组内实行工作岗位轮换制度，由班组负责人按岗位任职要求组织具体实施。 7.1.1。5 调回总部办理手续的员工(或办完手续待分配员工），每天必须到营销财务处行政人事组签到备案.7。1.2 集团/股份公司跨部门调动 7。1。2。1 公司不接受员工要求回总部的待岗申请，申请回绵阳的员工必须提前 30 日提出书面申请报告(报告必须明确具体接收单位），并将接收单位具有人事审批权的领导签字同意接收原件交营销财务处备案。 7.1.2.1.1 调离财务共享服务中心营销财务处审批程序为：提出( 个人) 审核 ( 直接上级) 接收单位审批(总经理、人事经理)复审( 营销财务处) 审批（ 分管总经理) 备案（ 营销财务处） 安排接任人员（营销财务处）下发工作调动令( 营销财务处） 完成工作交接到集团/ 股份公司其它部门或子公司报到。 7。1。2.1。2 凡未按第 7.1.2。1.1 条规定提前履行书面申请手续的,总部可以拒绝其申请或延后 1 个月处理。 7。1。2。1。3 凡未接到总部工作调动令擅自离岗或未按调令规定时间提前返回总部的，一律按旷工处理，并不予报销任何差旅费用. 7.1。2.2 集团/ 股份公司其它部门或子公司员工申请调入财务共享中心营销财务处，必须经营销财务处审核,并报总经理批准后方可调入。 7.1.2.3 凡跨经营单位调动人员均须与原经营单位解除劳动合同，并提供解除合同证明复印件（须查验原件），同时与调入单位重新签订劳动合同。 7.1。3 所有调动人员必须按照工作交接管理办法完成交接，监交人也要承担具体职责。 7。1。4 回避。回避制度是以直系亲属回避为核心，旨在防止因亲属关系影响管理，为贯彻公开、公平竞争原则提供制度上的保证。 7.2 离职管理 7。2.1 员工申请解除劳动合同的规定 7。2。1。1 员工个人可以提前 30 天书面申请解除劳动合同(试用期内提前 3 天申请)。 7.2.1.2 员工申请解除劳动合同时,须书面报告并明确离职原因、预计离职时间，且应按第 7。2。1.1 条规定进行申请，否则总部可以拒绝其申请或延后 1 个月处理。 7.2。1。3 员工申请解除劳动合同审批流程：提出(个人） 审核(直接主管） 复审（ 营销财务人事主管) 复核（ 营销财务处处长) 审批（ 分管总经理) 下发工作调动令完成工作交接完备离职手续（总部外派员工须返回绵阳办理离 职手续）； 7.2.2 单位解除劳动合同的规定 7。2.2。1 员工有以下情形之一的，用人单位应报营销财务处解除员工劳动合同： a、在试用期间被证明不符合录用条件的； b、严重违反公司管理制度的； c、严重失职，营私舞弊，给公司造成重大损害的； d、拒不服从工作安排（违反国家法律法规的除外)、岗位调动或消极怠工的； e、未经本单位、部门书面同意,利用公司资源为第三方提供服务，获得经济利益的. 7.2。2。2 违反股份公司员工违纪处理管理办法相关规定的,也可以解除劳动合同. 7.2。2。3 员工有下列情形之一，可提前 30 日以书面形式通知其解除劳动合同： a、患病或非因工负伤,医疗期满后，不能从事原工作也不能从事另行安排的工作的； b、不胜任工作，经培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作或无法适应岗位的(用人单位应提供员工不胜任岗位工作的书面依据，包括岗位要求、工作计划和考核情况。）； 7.2。2.4 对已旷工 7 天以上且无法联系人员，应将解除劳动合同通知书在其工作场所用公示方式通知，公示时间一般不少于 7 日，并进行拍照保存，并应尽量采取措施将解除情况通知员工本人或其近亲亲属，可以快邮方式寄出并备查. 7。2。2.5 员工有下列情形的，不得解除劳动合同： a、员工患病或负伤，在规定的医疗期内的； b、女员工在孕期、产期、哺乳期内的. 7.2。3 终止劳动合同规定 7。2.3。1 劳动合同到期前 30 天，员工可以个人书面申请终止劳动合同。 7。2。3.2 员工劳动合同期满前 40 天，用人单位/ 归口管理处应对其进行综合考评，如果考评后决定不予其续签劳动合同的，应通知营销财务处提前 30 天向其出示终止劳动合同通知书，用人单位并负责让其本人签收. 7.2。4 劳动合同的解除或终止应由四川长虹股份电器股份有限公司或其授权人 进行,其他单位或个人不得签发解除（或终止）劳动合同书. 7。2.5 离职手续管理规定 7.2。5.1 员工须在离职前妥善处理完工作交接事宜，完备离职手续，包括： a、交还所有公司资料、文件、办公用品及其它公物; b、向指定的同事交接经手过的工作事项； c、报销公司帐目，归还公司欠款； d、租住公司宿舍的应退还公司宿舍及房内公物，办理退房手续； e、户口及人事档案关系在公司的，应在离职日将户口、档案及人事关系转离公司； f、完备公司及所在单位规定的其他离职手续。 7。2。5.2 待所有离职手续完备后,领取（结算）离职当月实际工作天数薪金。 8 考勤管理规定 8.1 所有用人单位必须建立规范的员工考勤制度,上一年度每个月员工考勤记录资料必须完整保存,总部将此作为各单位基础管理的常规检查项目（具体参见财务共享服务中心加班管理规定）。 8。2 迟到、早退、旷工等违纪行为按照股份公司员工违纪处理管理办法执行。 9 员工假期管理按照股份公司员工假期管理办法规定执行。 10 员工活动管理 员工活动是和谐员工关系，提升内部凝聚力的重要手段，各单位应根据员工需求和管理需求适时的开展各类健康积极的活动。 10。1 员工活动的组织，应按照申请审批活动组织的程序进行。 10.1。1 部门范围内的员工活动由营销财务处/ 财务部分工会等组织，分管总经理审批； 10.1.2 分中心范围内的员工活动由各分中心组织,如需专项费用，按费用管理办法规定流程报批。 10。2 员工活动必须符合交流、调适、融合、凝聚的标准。 10。2。1 交流:员工活动必须有利于加强员工之间的交流，增进同事友谊，互相帮助、沟通释放压力，提高工作的积极性。 10.2.2 调适:调适就是调整和适应。各部门之间、员工之间,由于各种原因难免会产生一些矛盾，员工活动要有利于增进部门之间、员工之间的了解,减少相互之间的误会,提高部门之间、员工之间的和谐度. 10。2.3 融合：员工活动必须有利于不断促进多元文化、合作文化和共享文化的融合，实现优势互补的协作效应，做到“双赢"乃至“多赢”. 10。2。4 凝聚：所有的员工活动应充分调动员工积极性，集思广益,注意内容与形式的多样化，让更多的员工参与到活动过程中来，促进部门之间沟通与协作，提升团队的凝聚力。 11 员工内部沟通管理 11。1 各单位应当根据员工在部门的不同阶段，进行针对性的沟通指导，帮助员工适应环境,认同公司文化，激发工作热情。 11。1。1 入职前沟通 为达到“以企业理念凝聚人、以事业机会吸引人、以专业化和职业化要求选拔人"之目的，在招聘选拔面试时须将企业文化、工作职责等进行客观描述. 11。1。2 岗前培训沟通 对员工上岗前必须掌握的基本内容进行沟通培训,让员工掌握公司的基本情况、提高对企业文化的理解和认同、全面了解公司管理制度、知晓员工的行为规范、知晓自己本职工作的岗位职责和工作考核标准、掌握本职工作的基本工作方法，从而比较顺利的开展工作，实现新员工“软着陆"。 11.1。3 试用期间沟通 为帮助新员工更加快速的融入公司，度过“磨合适应期”，应尽量给新员工创造一个合适、愉快的工作环境。 11。1。3.1 员工的直接上级为员工试用期沟通的主要责任人,应根据员工试用期的综合表现，适时的进行沟通指导，在充分肯定员工优点和成绩的同时须指出员工存在的不足和提升的方向，帮助员工快速成长. 11。1。3.2 沟通频次 11.1。3。2。1 新员工试用第一个月:至少面谈 2 次（第一周结束时和第一个月结束时); 11.1.3。2.2 新员工试用第二、三个月（入司后第二、三个月）：每月至少面谈 1 次。 11.1。4 转正沟通 11。1。4。1 根据新员工试用期的表现，结合财务共享服务中心招聘管理办法及单位内部绩效相关规定进行转正考核,在转正申请表上做出客观评价。11.1.4。2 沟通时机： 11。1。4。2.1 新员工所属直接上级：进行新员工转正评价时，并形成单位意见. 11.1。4。2。2 归口管理处：在审核员工转正时，并形成部门意见。 11。1.5 班组内部工作轮换沟通 11。1。5.1 轮岗-作为员工在岗培训的一种形式,在轮岗前应先与员工本人沟通,说明部门对他的期望以及培养目标,在员工接受的前提下共同制度发展目标和计划; 11。1。6 部门内部工作调动沟通 11.1.6。1 为了使员工明确工作调动的原因和目的、新岗位的工作内容、责任，更顺利的融入到新岗位中去，同时以期达到员工到新岗位后更加愉快、敬业的工作之目的. 11.1.6.2 沟通时机 11.1。6.2.1 营销财务处:在决定调动后正式通知员工本人前三天内。 11.1。6。2。2 调动员工原单位直接上级：在接到营销财务处的员工工作调动令后立即进行。 11。1.6.2.3 调动员工新到单位直接上级：在调动员工报到上岗之日，相当于新员工的岗前培训沟通和试用期间沟通。 11.1。7 离职面谈 11.1。7。1 本着善待离职者原则，对于主动离职员工，通过离职面谈了解员工离职的真实原因以便公司改进管理；对于被动离职员工,通过离职面谈提供职业发展建议,不让其带着怨恨走；诚恳的希望离职员工留下联系方式，以便跟踪管理. 11.1.7.2 沟通时机 11.1。7.2.1 第一次：得到员工离职信息时或作出辞退员工决定时:对于主动提出辞职的员工，员工直接上级应立即进行离职面谈，了解离职原因，对于欲挽留员工要进行挽留面谈,对于把握不准是否挽留的应先及时反馈营销财务处以便共同研究或汇报，再采取相应措施；对于部门辞退的员工，由营销财务处组织进行第一次离职面谈. 11.1。7.2.2 第二次:员工离职手续办清楚准备离开公司的最后一天，由营销财务处室进行第二次离职面谈. 11.1。7.3 离职原因分析：离职原因分析每月应定期进行 1 次,由分中心负责人负责完成，报营销财务处和分管处长，以便改进管理工作。 11.1.8 日常沟通：各级主管应注重日常沟通，通过班前/班后会、专项会议、个别指导、现场工作布置等形式展开与员工的沟通，确保员工对工作目标的理解，认同,保证与单位（部门）目标的一致. 12 员工关怀管理 12。1 员工关怀管理的目的是增进员工对企业的归属感与认同感，是指部门在重大事件时的慰问、节假日时的祝福，以及员工遭遇重大困难时，对员工给予精神关怀或者物质帮助的一种管理过程。 12.2 具体关怀形式由总部及分工会等组织另行制订。 13 员工申诉管理 13。1 员工申诉管理的主要目的是尽量减少员工因在工作中可能受到的不公正、不恰当的处理而产生的不良情绪. 13.2 员工申诉的主要范围包括：对工作安排不接受、对考核结果有异议、对上级处理结果不认同等. 13。3 申诉程序如下: 员工向直接上级投诉，如直接上级在三日之内仍未解决问题，可越级向分管处长或总经理投诉,同时也可向营销财务处投诉，营销财务处负责在一周内解决投诉问题。 13。4 员工对营销财务处的处理结果不满意的，可继续向总经理提请复议，总经理有责任在十日内重新了解情况并给予处理意见。此复议为申诉处理的最终环节. 14 检查与考核 营销财务处将不定期对各单位的员工关系管理工作进行检查、评估和考核。 17 附则 17。1 本办法自颁布之日起实施。 17。2 本办法由营销财务处负责解释和修订；以前文件规定如与本管理办法内容相抵触的，以本管理办法为准. 财务共享服务中心二一一年三月一日主管： 审核： 拟制：员工解除劳动合同申请书 姓名 性别 身份证号 员工编号 所在单位 现岗位 文化程度 毕业学校 专业 进公司时间 劳动合同到期时间 预期离职时间 解除劳动合同原因陈述： 对保守商业秘密和竞业限制义务的承诺： 对所在单位的意见或建议： 员工签名： 年 月 日 接主管意见 直接主管： 年 月 日 人事主管 审核意见 人事主管: 年 月 日 处长意见 处 长： 年 月 日 批准人 意 见 年 月 日 附件 2、 劳动合同解除通知书（存根） 编号： 雷丽丽 （员工编号: 12135237 )： 由于 公司同意你本人提出的辞职申请 ，你与公司签订的劳动合同于 2011 年 4 月 15 日予以解除. 请于2011年4月15日前将工作交接及离职手续办理完毕. 特此通知 （用人单位盖章） 2011年4月15日 签收人: 年 月 日 骑 缝 章 劳动合同解除通知书 编号： - 雷丽丽 （身份证号: 3508819850317102X ）： 由于 公司同意你本人提出的辞职申请 ，你与公司签订的劳动合同于2011年4月15日予以解除。 请于2011年4月15日前将工作交接及离职手续办理完毕。 特此通知 (用人单位盖章) 2011年4月15日 附件 3、 劳动合同终止通知书（存根) 编号: (员工编号： )： 由于 ，你与公司签订的劳动合同于 年 月 日予以终止。 请于 年 月 日前将工作交接及离职手续办理完毕。 特此通知 （用人单位盖章） 年 月 日 签收人： 年 月 日 骑 缝 章 劳动合同终止通知书 编号: - （身份证号： ）: 由于 ，你与公司签订的劳动合同于 年 月 日予以终止. 请于 年 月 日前将工作交接及离职手续办理完毕. 特此通知 （用人单位盖章） 年 月 日