建筑施工企业材料采购环节内部控制分析.docx

建筑施工企业材料采购环节内部控制分析建筑施工企业材料采购环节内部控制分析 王克霞 关键词：建筑施工 材料采购 内部控制 随着市场经济体制的逐渐完善、建筑施工过程中招投标体制的逐渐系统，建筑施工企业作为一类专门生产建筑材料以及建筑施工用品的企业门类，在市场竞争过程中越来与激烈，由于一些建筑施工企业不能够合理的利用内部控制对材料成本进行管控，在竞争中又为了获取项目工程的供货权，不断降低企业产品的竞标价格，导致企业产品价格处于市场较低水准，最终使得企业的盈利降低，由此基于材料采购环节的内部控制才提上日程，企业逐渐重视内部控制。 一、建筑施工企业材料采购特点与风险 一般情况下各个项目之间的建筑材料因为需求原因具有较大的差别，项目之间的建筑材料不能够混用，由于建筑项目之间存在着时间、空间上的差距，一般会按照单一建筑项目进行原材料采购，避免材料积压、运费增加、材料过期的风险。 由以上采购特点导致了目前建筑施工企业材料采购存在以下风险：材料预算失误，导致采购材料不足，不能够在规定时间内完成材料生产，导致工期延误，影响建筑施工完成进度;采购材料过剩，造成原材料积压，占用厂房存储区，影响企业资金链流动;原材料采购过程中没有进行合理的市场调查，导致采购材料质量低于市场平均水平，严重影响建筑施工质量，采购原材料成本过高，导致建筑施工企业资金周转出现问题;原材料采购厂家以及地区过于分散，原材料质量参差不齐，源头难以定位;采购人员、原材料生产商、市场管理人员相互勾结，营私利，最终导致材料质量出现问题，企业亏损大量流动资金。 二、建筑施工企业材料采购环节内部控制措施 （一）构建供应商档案管理体系，合理选择材料供应商 为了确保采购材料的来源有迹可循，建筑施工企业应当构建合理的供应商档案管理体系，由采购环节中主要的财务、采购、技术等主要的三个部门对供应商条件进行审查，考察供应商经营合法性，考察公司的规模形式，考察供应商的供货历史以及供货企业与供货项目，考察供应商的产品售后服务问题，对比相同类型供货商的价格。在审查结束后，与企业曾经的供应商进行比较最终确定供货商，并建立档案。在此基础上，企业应该建立材料采购风险评估机制，通过成立专门的风险评估小组，降低材料采购的相关隐患。同时企业还可以根据自身情况，聘请资深专家协助企业进行风险预测。特别是要针对企业实际运行和发展情况，制定科学、合理的风险预测水平指标，有效避免重大经济损失。 例如：建筑施工企业在采购螺纹钢的过程中，首先应当检查供应商的经营合法性，对于供应商提供的螺纹钢进行检验，检验硬度、碳含量、查看生产加工工艺，在一系列考察结束并最终确定其为供货单位后，将相关信息借助数字媒体技术录入电子档案，进行长期保存，将签订合同以扫描件的形式进行存储。 （二）制定采购计划建立申购制度 采购计划的制定主要由工程预算人员进行，首先工程预算人员根据建筑施工图纸中的建筑需求以及设计要求，计算出具体的材料需求并以电子数据的形式上传项目材料需求列表中，财务部以及采购部根据材料需求列表进行粗略的价格预算，针对不同的建筑材料以及建筑需求制定合理的采购计划，采购计划需要进行相关负责人的审批。同时企业可以成立相关的采购小组，集体协商选择口碑好、质量高的供应商，确保采购活动的透明度和公开性。企业要建立健全材料采购定价机制，尽量减少人为因素对购买价格的影响。由此有效降低采购价格的含水量，避免出现贪污腐化行为。此外，企业还需要加强物资采购后的验收，通过技术员和库管员的严格验收，统一验收入库，仔细做好物料登记，为后续材料的使用与检查做好准备。而且企业在采购材料时，应该保证物资采购信息的畅通，及时掌握企业现阶段的实际经营情况和业务发展中存在的各种问题。企业要注意收集材料采购信息，包括材料市场的实际供应情况、材料价格波动情况等，发现材料的采购信息在传递过程中存在问题，避免出现不良后果。此外企业也要定期组织召开相关集体会议，加强材料采购信息沟通，加强材料采购内部控制确保信息传递的有效性和有序性，避免出现建筑材料缺乏或者浪费问题。 （三）完善监管机制 建筑施工企业的采购过程涉及材料较多，步骤复杂，因此在进行采购前首先制定较为完整的采购体系，明确分工，做好采购过程中各个阶段的监督管理，使得采购过程中的各个部门能够分工明确相互协作，将责任具体到部门、负责人，实现责任承担制度，具体步骤可以分为：决策、执行、验收、结算等。对于每个步骤以及涉及部门安排监管人员进行监管，保证采购流程的顺畅与规范。企业要保证内部审计部门能够对企业的经营等方面进行监督，进而建立健全材料采购监管体系。一旦发现企业经营管理中的问题，相关人员要跟管理层和上级进行汇报，确保汇报渠道畅通，使企业高层真正了解基层实际情况。同时企业要建立一支高素质的监管队伍，加大培训力度。其中的检查监督人员不仅要有书面表达能力，但也有相关的法律和财务知识。企业可以定期邀请相关专家进入企业进行专题讲座 使全体工作人员形成自学习惯，使企业内部工作人员了解企业的实际经营和发展情况，提高企业材料采购的内部控制水平。例如企业可以将职工工资收入与项目效益贡献挂钩，让职工自觉参与成本控制，解决企业过程中的出现的采购问题。特别是要对实现成本控制目标的职工给予奖励，这样从多方面保证材料采购环节的优化。 例如：在居民楼建筑材料采购过程中，采购人员要严格按照采购计划中的材料以及供应商进行采购，对于涉及到的大宗原材料，采用招投标的方式进行或依照签署的合同进行采购，对于小额材料，采用零购的方式进行，在零购期间监管人员要严格进行监管，防止出现营私舞弊的想象，对于违规采购的人员要进行严格的追责。此外企业还应该加强文化精神建设，提高员工的道德修养和法治意识。企业要始终把加强企业文化建设放在战略位置，树立良好的团队精神进而确保内部监督体系的有效实施，优化企业材料采购环节。 三、结束语 建筑施工企业在进行采购过程中要着重强调内部控制的重要性，通过制定合理的计划与方案，避免出现采购失误的现象，充分利用市场经济环境下的各种资源进行招投标，在保证材料质量的基础上提升企业收入，提高企业效率，实现企业的稳步持续健康发展。 3