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电气总公司公文管理制度模版电气总公司公文管理制度 第一章 总 则 第一条 为了使总公司公文处理规范化、制度化、科学化，促进与提高公文处理的效率和质量，保证总公司公文格式的严肃、规范，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例（中办发202114号文）和党政机关公文格式（GB/T9704-2021），特修订本制度。 第二条 本制度适用于总公司公文处理工作。 第三条 公文是在总公司管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是总公司传达贯彻党和国家方针政策，公布制度规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 第四条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立案）、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 第六条 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者指定专人负责公文处理工作。 第七条 办公室是总公司公文处理工作的管理机构，并对所属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 第二章 公文种类 第八条 总公司常用的公文种类主要有： （一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排、奖惩有 关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （二）决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重大事项。 （三）公告。适用于向总公司内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告。适用于公布在总公司范围内应当遵守或者周知的事项。 （五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （六）通知。适用于批转下属单位的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；印发总公司的重要规范性公文；发布规章制度；传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用（解聘）人员。 （七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者告知重要情况。 （八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。 （九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复。适用于答复下属单位的请示事项。 （十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第三章 公文格式 第九条 公文格式划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 （一）版头 1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二 行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 （二）主体1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。 6.成文日期。要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联 合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章： （1）加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 （2）不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 （3）加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章 依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。 （4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 （三）版记1.版记中的分隔线。分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 2.抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。 如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。 3.印发单位和印发日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 4.版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。 （四）其它 1.页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 2.附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 第十条 信函格式（一）发文单位标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。 （二）发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。 （三）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 （四）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 （五）标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 （六）第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉 字高度的7/8。 （七）首页不显示页码。 （八）版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。 第十一条 纪要格式。 （一）纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。 （二）标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 （三）标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。 （四）纪要格式可以根据实际制定。 第四章 行文规则 第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则： （一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。 （二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。 （三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 （四）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。 （五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。 第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则： （一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送单位机关的直接上级单位。 （二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。 （三）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。 （四）总公司各职能部室，对下属单位及其下属职能部门有关具体业务进行查询、检查督促或对有明文规定的具体业务进行答复，可以部室名义行文。 第十六条 同级党政工等机构必要时可以联合行文。属于党政工各自职权范围内的工作，不得联合行文。 第五章 公文拟制 第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 第十八条 公文起草应当做到： （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确， 文字精炼。 （四）文种正确，格式规范。 （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 （六）公文涉及其他单位或部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或部门意见，力求达成一致。 （七）单位、部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 第十九条 公文文稿签发前，应当由总公司办公室进行审核。审核的重点是： （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。 （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （三）涉及其他单位或部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。 第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。 第二十一条 以总公司名义制发的上行文，由总公司总经理或主管起草单位工作的副总经理签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。承办人员拟好的公文稿，必须经部门领导认真审核、签字，并经过办公室文字审核，然后再交送总公司级主管领导签发。 第六章 公文办理 第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 第二十三条 收文办理主要程序是： （一）登记。对收到的公文应当逐件清点、登记、编号，如有差错，应与原发文单位及时查对清楚。需要办理的公文，应专册登记，并贴上公文办理单。 总公司机关各职能部室、收发室和其他工作人员收到的公文，包括职能部室工作人员开会带回的文件，都应先交办公室统一登记。 （二）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 （三）分办。总公司收到的公文，应由办公室负责人根据公文内容和性质，分别注明送领导人“批示”，或交有关部门“办理”、“审阅”、“阅”。凡涉及几个部门的公文，应注明主办部门与商办部门；需几个部门分别办理的问题，由业务主管领导或办公室召集会议传达、提出要求，对紧急公文，还应提出办理时限。 （四）批办。总公司领导根据公文内容对公文进行批示和安排，批示时要签署自己的意见和姓名、日期。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围。批办性公文应当批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 （五）传阅。根据领导批示和工作需要，机要秘书要及时将公文 送传阅对象阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 （六）承办。承办部门和承办人员，对要办理的公文，应及时、认真办理，不得积压延误，急办的公文三天内应办理结束。涉及两个以上部门的，主办部门应主动与配合部门协商办理，配合部门要积极协助，不得相互推诿、扯皮。如确属批分差错和漏批，应及时与总公司办公室联系解决。对已办结的公文，应在办文单上填注办理结果并及时退回机要秘书销号。 （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。 （八）催办。要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。催办情况应有登记，并定期向公司领导汇报。催办工作，办公室负责对各部室的催办，部室内部催办自行负责；对外催办，由有关业务部室负责。 第二十四条 发文办理主要程序是： （一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 （二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。 （三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 （四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。 第二十五条 公文审核和签发要做到： 公文必须经过认真的审核和签发，未经签发的公文不得打印、盖章、发出。一经签发人签署即定稿，其他人若发现问题，认为需要 修改，必须经签发人复核而不得擅作改动。 1.办公室文字审核的重点是： （1） 是否需要行文。对可发可不发的应坚决不发；可送可不送的坚决不送，认真解决“文山”问题。 （2） 公文内容是否符合国家的法律、法令和党的方针政策；要求与措施是否明确具体、切实可行、与总公司以前的有关规定是否矛盾；文字表达是否精炼、准确；文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。 （3） 涉及其它部门的问题是否协商一致，并经过会签。 2.复核中如修改较多，或应作重大修改，应退回原承办部门再复核。 3.复核中，遇有字迹潦草、内容不当、问题交待不清、文字冗长、手续不完备或不符合行文规则，应退回承办部门清抄或重拟。 4.草拟、修改、签发公文，应一律使用钢笔或中性笔，禁止使用铅笔、圆珠笔和容易褪色的墨水。 第二十六条 公文的印刷1.正式公文，要按照规定的格式印刷。 2.承印公文要按先急件后平件的原则安排印刷。印出的公文，必须墨色均匀，字迹清晰，版面端正、清洁、装订整齐、美观，无错别字，无遗字掉句、错页少页等。印刷质量不符合要求的，返工重印。 3.印刷秘级文件，应严格遵守保密制度，按规定份数印制和保管。所有废页、清样等，应及时清理粉碎，不得随意丢失。 4.打印的文稿，都必须经过认真校对。校对工作由拟稿部门负责，校对人员在校对清样上应签名负责，并对校改后的清样进行复核。 5.打印公文，应一律使用国务院批准的简化字。正式公文不得用复写纸打印和誊写。 6.总公司的行文，都必须加盖印章。无印章的临时机构行文时，可用有关部门的印章代用，但应在发文单位名称后注明“代章”。 第二十七条 公文的分发和传递1.分发公文应严格按照公文的发文时确定的发送范围和规定份数分发，不得随意增加或减少份数。分发后应清对印数、发数和余数，以免漏发和多发。 2.对外发文的封袋包扎应符合机要通信部门的规定。封皮应写清收件单位、名称、标明编号、密级和急缓程度（时间性强的还应注明时限），绝密信件必须加贴密封笺。 3.机要信件必须经机要通信部门和机要秘书传送。严禁托人捎带或以普通邮件寄发。 第二十八条 公文办完后，各部门应根据文书立卷归档制度将公文归档，正本和有关材料及时整理立卷。 第二十九条 公文立卷应根据公文的特征，相互联系、保存价值、分类整理。保证齐全、完整，正确反映总公司工作情况，便于保管、查找和利用。 第三十条 公文的清退销毁（一）上级单位指定退回的公文，机要秘书应按要求及时清理退回，不得自行处理。 （二）传阅、借阅公文，都应建立登记，并定期收回。送给总公司领导审阅的公文，由本人清退或机要秘书定期清理收回。部门收到的公文，由部门文书负责清理、归卷或清退。工作人员不得自行销毁公文，也不得随意将公文转给他人。 （三）没有保存价值的公文或重份文件，经过鉴别和批准，可登记销毁。销毁公文由总公司办公室集中送往省保密局指定场所监销，严禁出售给废品收购部门或留作废纸使用。 第七章 公文管理 第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。 第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。 经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。 第三十三条 复制、汇编密级公文，应当符合有关规定并办理审批手续。 复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。 第三十四条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 第三十五条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第八章 其它非正式公文 第三十六条 法人授权委托书、证明、介绍信等非正式公文由总公司办公室起草或填写。 第三十七条 非正式公文在用印领取前，应按照权限经总公司级领导或办公室主任审批。 第三十八条 非正式公文一般由存根联和发放联组成，两联编号一致，盖齐缝章和落款章后方可生效。 第九章 附则 第三十九条 本制度解释权属总公司办公室。 第四十条 本制度修改权属总公司总经理。 第四十一条 本制度自颁布之日起实施，原制度与本制度冲突的，以本制度为准。 14