2022年物资管理系统管理办法 2.pdf

1 物资信息系统管理办法(送审稿) 第一章总则第一条为了加强和规范集团公司各院、厂（所）物资信息化工作，确保型号物资相关信息的准确性、规范性与实时性，制定航天科技集团公司物资系统管理办法。第二条本办法包括以下方面内容：选用管理、采购管理、质量管理、仓储管理、装机管理、基础数据管理。其主要业务是：一、采购需求：采购员负责帮助需求部门人员共同制定采购需求。二、库存平衡、采购计划：计划员负责平衡库存并且制定采购计划。三、分配采购任务：计划员负责根据每个采购员的专业划分分配采购任务。四、采购合同、合同到货：采购员负责签订合同，录入合同及其到货信息，并且提交检验。五、接收合同到货检验：质量检测部门计划员负责接收合同到货检验信息，分配检验员进行检验。六、检验合格通知交接：质量检测部门计划员负责将检验合格物资信息交接给物资部门采购员。七、入库通知、采购入库：计划员或物资会计根据物资分类选择仓库办理入库，实物和账务入库。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - 2 八、领用出库：计划员按照计划和领料单建立出库单，由保管员负责物资发放。九、装机：计划员根据出库记录形成装机清单。第二章组织结构及职责第三条集团公司型号物资主管部门负责航天型号物资信息的归口管理。其主要职责是：一、制定集团公司型号物资信息工作的规章制度。二、组织制定航天型号物资信息标准。三、负责组织开展型号物资公共基础信息的管理。四、负责重要型号物资信息的发布、分析和利用。五、指导、监督、检查及考核各院的型号物资信息管理工作。六、组织建设集团公司物资信息管理平台。七、贯彻落实国家有关部门和上级机关要求。第四条各院是航天型号物资信息管理工作的主体。其主要职责是：一、负责指导各厂（所）物资信息化建设工作，落实集团相关要求与标准，并结合各院实际情况对标准进行完善，监督并管理厂（所）物资信息准确、标准。其主要职责是：二、贯彻、落实集团公司航天型号物资信息工作的管理要求。三、负责建立并完善本单位航天型号物资信息的组织管理。四、执行集团公司物资信息标准，应用型号物资基础信息开展物资信息管理工作。五、负责本单位相关物资信息的管理，包括航天型号物资信息名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - 3 的采集、审核、汇总、发布以及综合分析和利用。第五条各厂（所）是物资信息系统的具体应用单位，是物资业务信息的源头， 各厂（所）负责确保物资信息准确、标准。各厂（所）物资部门主要角色职责是：一、计划员负责编制采购计划单、分配采购任务、安全库存的制定、计划的实施跟踪、编制出库单及其物资的配套情况等。二、采购员负责全院、厂（所）生产物资采购工作。在神舟物资管理系统中负责协助需求部门制定需求申请单、接收采购任务、录入合同信息、到货信息、入库信息等，保证系统中数据的准确性。三、检验员负责物资质量信息的采集、分析、录入检验结果，保证检验数据准确、质量记录齐全、统计报表完整。四、物资会计负责按照物资分类办法对物资进行分类汇总统计，按月向财务传送统计结果，确保入库财务分类和出库经费代码的准确性。五、保管员负责仓库物资的入库、出库工作。填写好入库单和出库单信息。按照不同物资的保管要求，对设备和材料进行保管。第三章选用管理第六条采购需求业务一、采购需求业务。使用系统中的选用管理需求起草功能。需求部门人员负责建立需求起草单，建立需求申请单必须先从选用目录或者集团编码库中选择带有正式编码的物资，如果无法满足要求，手写记录，手机记录的时候必填字段一定要填写完整，例如物资名称、型号规格、质量等级等信息。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - 4 二、计划员与需求部门人员共同完成采购需求的制定。计划员负责对需求部门人员手写记录的物资赋予临时编码，计划员建立临时编码的时候要确保数据的准确性、规范性。三、计划员要在三天之内完成对需求起草单中的需求物资的确定及其对没有编码的物资赋予临时编码。第四章采购管理第七条采购计划业务采购计划业务。使用系统中采购计划管理采购申请单功能。计划员负责根据采购需求单按照先入先出原则在三天内平衡库存，制定采购计划单，并且汇总采购计划，下发采购任务。第八条采购任务业务接收采购任务业务。使用系统中采购任务管理采购任务单功能。采购员负责自行主动建立采购任务单，当天的任务必须当天接收。根据采购任务进行询价、订货处理，确定供应商后生成采购合同。第九条采购合同业务合同签订业务。使用系统中采购合同管理功能。采购员根据供应商提供的纸制合同内容在系统中录入合同文本信息，提交给领导审批，领导审批通过后形成正式合同。采购员负责根据合同交货时间及时维护合同交货进度，维护合同付款情况等。第十条合同到货业务合同到货业务。使用系统中到货管理功能。采购员负责录入合同到货信息，并且提交合同到货信息给质量检测部门做检验。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - 5 第十一条质量管理一、接收合同到货检验信息业务。使用系统中合同到货检验功能。质量计划员负责接收到货检验信息，在一天内完成检验任务的下发。二、检验结论录入业务。使用系统中录入检验结论功能。检验员负责录入质量信息到系统中去，确保检验数据准确、质量记录齐全。三、检验合格物资交接业务。使用系统中交接单功能。检验计划员负责新建立检验合格物资交接单，当天检验合格的物资当天与物资采购员做交接。第五章仓库管理第十二条采购入库采购入库业务。使用系统中的入库通知管理和采购入库管理两个功能。采购人员在接到物资可以入库的通知后，在系统中填写入库通知单，提交给物资会计，物资会计在入库通知单中填写物资入库的仓库，并由系统自动根据填写的仓库将入库物资信息传递给对应的仓库保管员。仓库保管员接收任务后确认实际入库数量。采购员打印入库单进行财务报销处理。财务报销处理过程不在仓储管理系统中进行。最终物资会计对财务报销结果进行录入、确认，采购入库业务完成。采购员接收到入库信息后要确保入库信息与实物同步处理，当天接收到入库通知，当天办理入库。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - 6 第十三条采购退货业务采购退货业务。使用采购退货功能。保管员填写退货单后提交物资会计确认，物资会计在实际退货结算后进行退货确认，采购退货业务完成。第十四条领用出库业务领用出库业务。领用出库业务使用系统中的领用出库功能。采购员填写领用出库单后提交所在部门领导进行审批，审批通过后系统将单据自动提交给物资会计，物资会计对领用出库单上的“经费代码”进行确认无误后，将单据提交给仓库保管员，保管员打印出库单进行备料、发货时确认实际出库数量，领用出库业务完成。在领用出库业务过程中，禁止有“白条”情况出现，计划员负责控制不允许有超出系统外的纸制单据出现。第十五条领用退库业务领用退库业务。使用系统中的领用退库功能。当发生退库业务时由仓库保管员填写领用退库单，并提交仓领导审批同意。领导审批同意后由保管员办理物资的实际退库，并打印退库单。第十六条调拨出库业务调拨出库业务。使用系统中的调拨出库功能。当发生调拨业务时由采购员编制调拨出库单，并提交给本部门领导审批。审批通过后调拨出库单提交给物资会计登记账务状况，物资会计登记后提交调拨出库单到领导处审批通过后由保管员打印调拨出库单，最后由保管员进行实际出库登记和物资出库。对于允许后付款的调拨出库单在保管员登记了出库情况后，提交给物资会计，等对方付款完成名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - 7 后由物资会计登记财务状况，完成调拨出库业务。第十七条直入直出业务直入直出业务。使用系统中的直入直出功能。当发生直入直出业务时由物资会计编制直入直出单，并提交领导审批，审批通过后即完成直入直出业务处理。第十八条超期复验出库业务超期复验出库业务。使用系统中的超期复验出库单功能。当领用出库单的实发数量不等于应发数量时，系统触发超期复验出库单并提交给采购员。采购员接收超期复验出库单后要判断是否进行超期复验，如果需要进行超期复验则选择继续办理，并将超期复验出库单提交给本部门领导审批。本部门审批通过后单据提交给相应仓库的保管员，由保管员打印超期复验出库单，然后进行超期物资的实际数量出库，并在系统中确认出库数量。超期复验出库业务完成。第十九条超期复验退库业务超期复验退库业务。使用系统中的超期复验退库功能。当超期复验结束后物资返回仓库时由仓库保管员点数入库，并填写超期复验退库单，修改复验信息后提交给领导审批。领导审批通过后由仓库保管员打印超期复验退库单，超期复验退库业务完成。第二十条复查出库业务复查出库业务。使用系统中的复查出库功能。当需要对物资进行复查出库处理时由仓库保管员填写复查出库单，并提交领导审批。仓储中心领导审批通过后由仓库保管员打印复查出库单并点数出库，复查出库业务完成。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - 8 第二十一条复查退库业务复查退库业务。使用系统中的复查退库功能。当复查结束后物资返回仓库时由仓库保管员点数入库，并填写复查退库单后提交给仓储中心领导审批。领导审批通过后由仓库保管员打印复查退库单，复查库业务完成。第二十二条物资报废业务物资报废业务。在发生物资报废时由仓库保管员填写报废单，经仓储中心领导审批通过后完成物资报废业务。第二十四条物资转仓库业务物资转仓库业务。当发生物资转仓库业务时由转出仓库的保管员填写转库单，并提交转出仓库领导审批，审批通过后由转出仓库保管员将转出物资实际出库并转交转入仓库保管员，转入仓库保管员在收到转来物资时需在转库单中填写转入信息，主要包括：转入货位、转入仓库、转入型号、财务分类等，填写完整后将单据提交给转入仓库领导审批，审批通过后物资转仓库业务完成。第二十五条物资转货位业务物资转货位业务。当发生仓库保管的物资须转移货位时由该仓库保管员填写转库（转货位）单，并提交仓库领导审批，审批通过后物资转货位业务完成。第二十六条盘点业务盘点业务。当需要进行盘点时由物资会计编制盘点单，并打印出盘点单。物资会计和保管员共同进行实物盘点，盘点后由物资会计将盘点的盈亏数录入系统，生成盈亏表，并将盈亏表提交给仓储名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - 9 中心领导进行审批，审批通过后物资会计根据批准的盈亏信息调整物资库存记录，完成盘点业务。第七章装机管理第二十七条装机业务装机业务。使用系统中的元器件装机清单功能。计划员负责按照出库记录生成装机清单记录，填写位号等信息。第八章基础数据管理第二十八条基础数据管理基础数据管理。负责维护基础数据管理人员，在维护数据过程中，只能新建基础数据，不能删除基础数据中维护的记录，如果想删除只能停用 。第二十九条集团公司应定期对各院、所( 厂)物资信息系统的信息情况进行如下检查：准确性：1、 库存数据准确性2、 物资编码中正式编码与临时编码的比例效率：1、按时齐套率2、采购合同履约率和违约情况3、计划执行率和领用率库存情况：1、库存结构统计表2、库存质量情况统计表名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - 10 第十章附则第三十条本办法自下发之日起执行。原规定与本办法不符的，以本办法为准。第三十一条不允许有超出系统外的纸制单据存在,保证系统数据实时、准确。第三十二条对于本人在系统中做的错误数据，由本人提出申请进行数据更正，已保障系统数据准确运行。第三十三条业务管理员保证系统中数据的准确性。第三十四条本办法解释公司。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -