2022年档案管理程序 .pdf

东营海洋环境监测站程序文件文 件 编 号： Q/DYJC224-2004档案管理程序第1页共4页第A 版第0次修订颁布日期： 2004 年 12 月 20 日1、目的规范档案管理，对站的质量管理体系文件，获取的监测数据，仪器设备的技术资料，以及质量管理体系运行过程中形成的其它资料和文件进行有效地控制，确保其完整、准确、系统、完全和有效地利用。2、适用范围海洋环境监测各类相关数据资料；仪器设备的技术资料；与质量管理体系运行相关的规范、规程、证书、记录、报告、文献及研究成果。3、职责3.1 各部室负责文件资料的收集、加工、积累、分析整理、报送。3.2 档案室负责案卷的制作、分类、编目、登记、保管，并对外提供信息服务。4、程序内容4.1 档案分类4.1.1 海洋环境监测资料档案（1） 海洋环境监测档案资料包括：海滨观测、监测资料档案；外委托监测资料档案；（2） 海洋环境监测资料档案的归档范围、保存期限、案卷的编目等，按照档案管理的有关规定执行；（3） 监测室负责海洋环境监测资料档案文件资料的整理、组卷、报送，资料室负责归档。4.1.2 科学技术档案（1） 科学技术档案指记录和反映科研课题研究、仪器设备运行及其管理活动的文字、图表、照片、光磁载体等应当归档保存的科技文件材料；（2） 科学技术档案的归档范围、保存期限、案卷的编目等，按照科学技术档案案卷构成的有关规定执行；（3） 项目负责人负责课题研究材料的整理、组卷、报送，资料室负责归档；（4） 各部室负责各项目仪器设备技术材料的整理、组卷、报送，档案室负责归档。仪器设备材料归档内容可参照质量记录控制程序执行。4.1.3 质量管理体系文件档案档案室负责质量管理体系文件的归档工作，主要包括质量手册、 程序文件、 管理评审计划、记录、报告 、 质量手册所引用标准，规范、规定和文件及需要归档的其它体名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站程序文件文 件 编 号： Q/DYJC224-2004档案管理程序第2页共4页第A 版第0次修订颁布日期： 2004 年 12 月 20 日系文件；资料室负责作业文件归档工作。4.2 档案的管理4.2.1 人员（1）本站设专职档案管理员、资料管理员（负责业务档案管理）负责各类档案的管理；（2）档案管理员、资料管理员应忠于职守、遵守纪律、具备专业知识，并定期或不定期参加专业培训；（3）档案管理员、资料管理员要相对稳定，人员变动时必须办理移交手续。4.2.2 档案存储环境（1）档案室、资料室应具有档案储存库房和专柜；（2）储存库房和专柜应具备防火、防盗、防潮、防蛀等条件；（3）归档的光磁载体应避免阳光直射，远离热源和强磁场，放置在温度、温度相对稳定的专柜里。4.2.3 档案的接收要求（1）凡需要归档的文件资料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存；（2）项目负责人根据“科技档案归档范围”的要求，准备齐全所有归档材料后，方可到档案室办理归档手续；（3）归档的文件资料必须完整、准确、真实有效；（4）科学技术档案资料归档时，由各项目负责人（仪器设备由各科室）到资料室填写档案移交 /接收登记表，详细列举归档资料的名称、内容、册数、内页及说明等。不宜公开的档案材料应标注“保密”字样，并注明保密范围和期限；（5） 档案移交 /接收登记表 应一式二份， 经移交部门负责人和接收部门负责人双方签字，并加盖（室）公章，报经质量负责人批准后，方才有效；（6）海洋环境监测资料归档时由监测室填写报送清单，档案室接收、签字、回执，双方者需在报送单上加盖公章。4.2.4 档案的借阅（1）海洋环境监测资料档案中的原始数据资料，一律得不外借，用户如有需要，由档案室填写原始资料使用预约登记表 ，经质管部和领导签字，资料室负责向用户提供处理后的资料产品服务；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站程序文件文 件 编 号： Q/DYJC224-2004档案管理程序第3页共4页第A 版第0次修订颁布日期： 2004 年 12 月 20 日（2）质量管理体系档案中，加盖“受控文件”印章的指导性规范文件，只供查阅，一律不外借。确因工作需要需长期使用时，经质量负责人批准可借阅复印件；其它体系文件，根据归档文件的不同要求办理借阅；（3）注有“保密”字样的归档资料，在保密期限内和保密范围内不办理借阅；（4）已归档的资料档案只为本单位业务工作需要服务，外单位人员借阅时须持单位介绍信，填写档案资料借阅审批表 ，经本站领导批准方可借阅，但所借档案资料一律不许带走，只可就地查阅，使用完毕后经管理员核实无误后，方可离开；（5）借阅档案资料须填写 档案资料借阅登记表 ，并按海洋监测资料、 档案管理规定办理借阅手续。4.2.5 对于存放在磁性载体和光盘上的资料档案对于存放在磁性载体和光盘上的资料档案，按相关规定执行；4.2.6 档案记录的更改（1）文件资料一经形成档案，一般不允许随意更改、删减，如确需更改，必须注明更改内容，经质量负责人批准后方可更改；（2）档案资料更改时， 在原错误处划一横线“” ，表示清除， 在划线处上方写上更正后内容，若更正篇幅较多，可添加附页，原件加盖“作废”印章，但不能撤页。4.2.7 档案的作废与销毁（1）对于已经失效的规范、规定、标准，应在封面加盖“作废”印章，并说明作废原因，注明作废日期。（2）档案室所存档案资料不做销毁处理，只加盖“作废”印章。4.2.8 档案的作废与销毁（1）对于已经失效的规范、规定、标准，应在封面加盖“作废”印章，并说明作废原因，注明作废日期。（2）档案室所存档案资料不做销毁处理，只加盖“作废”印章。4.2.8 质量负责人应定期组织有关人员对档案管理进行监督、检查，提出整改意见和建议。5、相关文件5.1 档案库房管理规定Q/DYJC220附件一名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站程序文件文 件 编 号： Q/DYJC224-2004档案管理程序第4页共4页第A 版第0次修订颁布日期： 2004 年 12 月 20 日6、记录6.1 档案移交 / 接收登记表 Q/DYJC224A-2004 6.2 档案资料借阅审批表 Q/DYJC224B-2004 6.3 档案资料借阅登记表 Q/DYJC224C-2004 6.4 原始资料使用预约登记表 Q/DYJC224D-2004 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站档案移交 /接收登记表第页共页编号： Q/DYJC224A-2004 项目名称项目起止时间：序号归档资料名称页（册）数保密范围期限备注移交人：移交单位负责人：接收人：接收单位负责人：质量负责人意见：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站档案资料借阅审批表编号： Q/DYJC224B-2004借阅单位/部门借阅时间借阅内容密级借阅内容用途说明审批意见备注借阅人 /时间经办人 /时间名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站档案资料借阅登记表编号： Q/DYJC224C-2004序号日期档案号档案名称使用目的借阅人签字归还日期备注名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站原始资料使用预约登记表编号： Q/DYJC224D-2004预约使用资料科室：公章：资料提供时间：用途：资料使用类型：数据量：质管部意见：质量负责人意见：借阅人：借阅单位负责人：承办人：承办单位负责人：公章：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -