2022年文件分类及编码规则参考 .pdf

文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第1页，共 10 页审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部主审质量保证部质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人 / 日期批准人 / 日期第次再审第次再审第次再审一、目的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第2页，共 10 页依照 GMP 要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。二、范围适用于文件分类与编码管理。三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件 : 阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。1.3 三级文件：标准操作规程（ SOP ） ，描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第3页，共 10 页2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编码。2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。2.1.7 发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下：- -+ 顺序号 + 版本号2.2.1文件类型号序号文件类型代号序号文件类型代号文件类型号文件系统号文件分系统号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第4页，共 10 页2.2.2 文件系统号系统代号由一位英文字母组成，见下表：1 质量方针、管理手册、责任制、目标(Management Handbook) MH 2 工厂文件编制主文件(Site Master File) SMF 3 工艺规程 (Processing Instruction) PI 4 质量标准 (Quality Specification) QS 5 管理制度 (Standard Management Procedure) SMP 6 标准操作规程 (Standard Operating Procedure) SOP 7 验证方案(Validation Protocol) VP 8 验证报告(Validation Report) VR 9 部门职责 (Department Responsibility) DR 10 职位说明书(Job Description) JD 11 计划(Plan) PL 12 总结（ Plan Report ）PR 13 清单(List) LI 14 记录(Record) RE 15 标签（ Label) LA 16 凭证(Certificate ) CE 17 风险评估报告(Risk Evaluate) RI 18 图纸(Graph Paper) GP 19 稳定性考察方案（Stability Inspect）SI 20 稳定性考察报告（Stability Inspect Report ）SR 21 其它类方案 (Other Protocol) OP 22 其它类报告(Other Report) OR 序号文件系统代号序号文件系统代号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第5页，共 10 页2.2.3 分系统号2.2.3.1 分系统号用以识别文件类别或车间，三位数字表示，从001，002，到 999。序号分系统号识别类别或车间1 人事综合类 G + 顺序号 + 版本号001 表示公司行政综合类002 表示公司机构和人员类010 表示行政人事部011 表示仓储部012 表示财务部013 表示销售部014 表示质量保证部015 表示质量控制部016 表示设备部017 表示技术部018 表示安全环保部019 表示生产部020 表示采购部021 表示企管部022 表示科技项目部023 表示注册部2 厂房设备 E + 顺序号 + 版本号1 人事综合G 2 厂房设备E 3 生产P 4 质量保证A 5 质量控制C 6 物料M 7 销售X 8 技术研发R 文件类型号文件类型号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第6页，共 10 页001 表示通用类002 表示公用系统、设备管理类003 表示设备操作类004 表示计量管理类005 表示计量器具操作类，包括计量校验规程006 表示设备维护保养检修类007 表示动力类008 表示安全卫生类101 表示 101 车间102 表示 102 车间103 表示 103 车间104 表示 104 车间201 表示 201 车间202 表示 202 车间203 表示 203 车间204 表示 204 车间205 表示 201 车间206 表示 206 车间301 表示 301 车间302 表示 302 车间303 表示 303 车间601 表示 601 车间602 表示 602 车间701 表示 701 车间702 表示 702 车间801 表示 801 车间901 表示 901 车间名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第7页，共 10 页1001 表示 1001 车间1002 表示 1002 车间说明：一些简单设备的维护保养规程可列入该设备的操作规程中。3 生产P + 顺序号 + 版本号001 表示通用类002 表示生产技术类003 表示安全卫生类101 表示 101 车间102 表示 102 车间103 表示 103 车间104 表示 104 车间201 表示 201 车间202 表示 202 车间203 表示 203 车间204 表示 204 车间205 表示 201 车间206 表示 206 车间301 表示 301 车间302 表示 302 车间303 表示 303 车间601 表示 601 车间602 表示 602 车间701 表示 701 车间702 表示 702 车间801 表示 801 车间901 表示 901 车间文件类型号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第8页，共 10 页1001 表示 1001 车间1002 表示 1002 车间4 质量保证A + 顺序号 + 版本号001 表示文件管理类002 表示不良反应和用户管理类003 表示自检类004 表示其它管理类5 质量控制C + 顺序号 + 版本号001 表示通用类002 表示质量检验室管理类003 表示通用检验规程类004 表示检验仪器操作和维护保养类005 表示检验仪器校验类008 表示微生物检验规程类011 表示成品类用于质量标准类文件012 表示中间产品类013 表示原辅料类014 表示包装材料类015 表示其他物品类020 表示仪器验证类用于验证类文件021 表示方法验证类6 物料M + 顺序号 + 版本号001 表示通用类011 表示成品类012 表示中间产品类文件类型号文件类型号文件类型号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第9页，共 10 页013 表示原辅料类014 表示包装材料类7 销售X + 顺序号 + 版本号001 表示销售类8 技术研发R + 顺序号 + 版本号001 表示技术研发类2.2.4 顺序号为每个分系统从001，002，003，开始的流水号。2.2.5 版本号全部文件均有版本号，首次制订文件为版本号01，首次修订版本号为02，再次修订版本号为 03，依次递增。2.2.6 补充说明2.2.6.1 质量标准和检验方法质量标准和检验方法可以是企业内控标准，也可能涉及不同药典标准或者特定的客户标准，在标题里附注区分，如下列格式所示：例：QS-C011*-01 【* （CP2010 ）质量标准】 QS-C011*-01 【* （for 客户名称）质量标准】 QS-C013*-01 【* （工业）质量标准】2.2.6.2 记录成品、中间产品、原辅料的批检验记录的文件系统号、分系统号和顺序号共7 位与对应的质量标准以及检验标准操作规程三者保持一致；对于包装材料、其他物品也应尽量保持一致，视实际情况具体编制。2.2.6.3 验证文件2.2.6.3.1 设备验证 DQ 、IQ、OQ 、PQ可分阶段进行，验证方案在文件编号后加“（DQ ）、（IQ）、（ OQ ）、（ PQ ）”区分。文件类型号文件类型号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - 文件名称文件分类及编码规则文件编号SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 第10页，共 10 页2.2.6.3.2 验证报告与验证方案的顺序号一一对应；如相同型号的仪器、设备，可使用同一验证方案，验证报告在对应的验证报告顺序号后加“-1，-2 ，”以示区别。六、附录无七、相关文件无八、参考文献无九、变更历史版本号修改简述提出人生效日期01 新制定李明建2013-08-15 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -