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重庆得聪乡村基餐饮管理有限公司 会计档案管理重庆得聪乡村基餐饮管理限公司会计档案管理办法（讨论稿）第一章 总则一、为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作的管理制度，保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法及会计档案管理办法的规定，结合公司实际，特制订本办法。二、本办法的会计档案系指会计凭证、会计账簿和财务报告及会计电算化形成的各种磁盘等会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告（会计报表、附表、附注及文字说明）、其他财务报；（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（五）电子数据类：会计电算化形成的各种磁盘（软盘）资料。三、本办法适用于公司本部及所属子公司及分公司。第二章 与会计档案管理相关的机构及职责一、财务部1、负责会计档案的装订、立卷工作；2、保管好会计档案至移交给档案管理部门；3、在档案移交时编制移交清册；4、财务负责人审批会计档案的查阅申请；5、与档案管理部门一起提出会计档案销毁意见；6、监督会计档案管理部门对会计档案的销毁。二、档案管理部门1、核对财务部移交的会计档案并入柜保存；2、办理会计档案的查阅登记工作；3、与财务部一起提出会计档案销毁意见；4、在销毁会计档案时编制销毁清册；5、与财务部一起销毁会计档案，并将销毁情况上报公司领导。第三章 会计档案立卷一、立卷在会计业务处理和财务管理过程中形成的会计档案，财务部应指派专人（出纳员不得兼管会计档案）整理、装订成册。年末编制会计档案保管清册并按以下方式装订立卷：1、将同一年度内、同一保管期限的会计报表组成一卷，并填上卷内记录和备考表；2、将每年形成的总分类账、明细分类账、银行存款日记账和现金日记账分别组卷；3、将原始凭证、记账凭证按年度分月组成数卷用会计凭证标准卷皮装订，工资名册按文书档案整理办法单独组卷；4、形成的书面会计数据（即“硬备份”），按上述方法装订，每月会计记录应用其他存储介质（如移动硬盘、光盘）保存。采用其他存储介质盘保存的，应定期检查，定期复制，防止存储介质损坏丢失会计数据。计算机硬盘内必须有两年或两年以上的数据，机内会计数据不得清除，特殊情况下对以前年度数据的清除应经分管财务经理书面批准后在年度决算以后完成。第四章 会计档案移交和保管一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，先由财务部门保管三年，期满之后，再由财务部编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。二、档案管理部门保管的会计档案，应保持原装订的封装状态，如确需重新折封装订，需与财务部协商共同拆装。三、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。类别内容保管年限会计报表年度报表永久季报5年月报5年会计账簿总账、明细账15年现金、银行存款日记账25年会计凭证原始凭证、记账凭证15年工资名册永久其他注册会计师审计报告永久注册会计师验资报告永久资产评估报告永久离任审计报告永久会计档案保管、销毁清册永久会计档案移交清册15年银行余额调节表、对账单 5年电脑资料电脑硬盘数据2年月记录磁盘数据1年年记录磁盘数据5年第五章 会计档案的查阅、复制一、各档案保管部门应当建立健全会计档案查阅、复制登记制。二、公司会计档案严禁外借，公司人员调阅会计档案 ，应经财务部经理同意，并办理登记手续。外单位人员调阅会计档案，除主管税务机关专管员、进行公司会计报表审计的会计师事务所、公司聘请的财务顾问外，其他应有正式介绍信，并经公司领导批准，财务部经理同意电话告知总部财务总监确认后，方可查阅，并详细在借阅簿上登记；查阅人员不得将会计档案携带外出；需要复制的，应经过财务部经理批准。三、查阅或者复制会计档案的人员、严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第六章 会计档案的销毁一、每5年对会计档案进行检查，如需销毁，按以下程序进行。二、由本单位档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明待销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。三、销毁清册报经总经理批准后，由档案管理部门和财务部在指定地点共同监销。执行人员和监销人员在销毁后，应在销毁清册上签字，并将情况向总经理汇报。四、保管期满但未结清的债权债务原始凭证、其他重要原始凭证和涉及其他未结事项的凭证和账簿不得销毁，应单独抽出立卷，在未结事项完结后方可按程序销毁。单独抽出立卷的会计档案应在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。第七章 附则一、本办法所附附件作为组成部分同时有效。二、本办法自公布之日起生效。三、本办法由得聪乡村基财务部负责解释。 二零零七年九月一日附件1 会计档案移交流程：入柜保存整理装订会计档案三个会计年度后编制档案移交清册核对附件2 会计档案查阅流程：不同意不是是同意审批是否为公司内提出查阅申请总经理财务负责人查阅机构财务档案管理员同意审批办理查阅登记不同意退回申请附件3 会计档案销毁流程：存档提出销毁意见不同意同意审批财务部总经理档案管理部门提出审核意见编制销毁清册继续保存监 销销毁销毁清册签字财务管理 第 8 页 共 8 页