房地产物业公司业主委托管理服务企业 VKWY7.5.1-G01入住前工作控制程序.doc

1 目的为了规范新接管物业入住前各项准备工作，提高工作效率，为顺利入伙奠定基础。2 范围适用于公司待接管的各类物业。3 职责3.1 公司总经理或委托公司副总经理指定专人负责前期介入工作安排和物业前期准备工作的组织。3.2 公司品质管理组和公司经营管理组共同负责委托管理合同的评审及签定。3.3 总经理办公室负责新建管理处人员编制的确定、人员招聘和培训工作。3.4 公司经理管理组负责各类收费项目及标准的核定。3.5 公司品质管理组负责监督入住前移交手续的办理及有关资料的准备工作。3.6 新建管理处经理负责相关管理工作的筹备和实施。4 方法和过程控制4.1 新建管理处经理前期准备工作4.1.1 根据发展商委托，指定专业技术人员至少提前半年进行新项目前期介入工作，将工作情况记录在 前期介入情况周记表（N1-8），作为重要资料保存。4.1.2 负责拟定入伙工作计划时间表，并报总经理审批。4.1.3 编制管理处组织结构、各岗位职责，对宿舍、食堂、办公室、培训室、活动室等安排人员先期统筹，并报办公室及总经理审批。4.1.4 拟定入伙流程、入伙指南、常规服务项目及收费标准、住户手册等文件，并配合发展商与业主签定前期物业管理协议书。4.1.5 指定专人负责办公用品、办公及维修设备与工具、安全保洁用品的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。物资采购主要包括：a. 办公用品包括：家私、各类文具等。b. 办公及维修设备包括：电脑、打印机、电话、电工工具、电动工具等。c. 安全保洁用具包括：各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等。4.1.6 根据工程进度制定物业接管验收工作计划，并就验收工作中发现的问题同发展商项目部建立稳定的沟通渠道，以便在入伙前解决已发现的工程质量问题。4.1.7 指定专人负责记录入住前后发生的清洁、返修及配套完善工程等过程所产生的各项费用，以便与有关单位结算。4.1.8 指定专人与政府有关部门建立良好的公共关系，包括：煤气、水电、电视、电信、派出所、街道办、居委会、工商、税务等。4.1.9 指定专人办理管理处营业执照、企业代码、税务登记证、收费许可证等。4.1.10 指定专人办理停车场的验收及营业执照、企业执照、税务登记证和收费许可证等。4.1.11 配合发展商用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、电视、煤气、通邮、网络等的开通手续。4.1.12 进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。4.1.13 将入住须知样本于入伙前十天交于发展商，以便通知业主办理入伙手续时一并发放。4.2 公司办公室前期准备工作4.2.1 负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的任命。4.2.2 负责新建管理处人员编制的确定，并确保管理及技术人员提前三个月到位，安全保洁员提前一个月到位。4.2.3 负责新建管理处人员的入职培训及对管理专业技术人才的培训考核。4.2.4 负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、员工工作服的订制。4.2.5 负责新建管理处交通运输工具的调配工作。4.3 公司品质管理组前期准备工作4.3.1 监督前期介入的相关工作，每月至少一次对前期介入工作进行检查，协助相关问题的处理。4.3.2 协助质量体系文件的发放及相关作业指导书的编写。4.3.3 协助组织新项目管理处质量体系文件及入伙流程等的培训。4.3.4 负责对拟接管物业项目策划及委托管理合同的评审，报总经理签定。4.3.5 负责新项目房屋租售的准备工作。4.3.6 负责向管理处提供有关物业管理行业的相关法律、法规、管理规定等，建立物业管理档案资料，必备的资料包括：A. 业主公约；B. 委托银行代收款协议书；C. 业主（住户）资料卡；D. 物品领用登记表；E. 煤气公司委托银行代收款合同书；F. 供电局委托代收电费合同书（实行抄表到户后用）；G. 房屋交付验收表；H. 有线电视委托银行代收款合同书；I. 自来水公司委托银行代收款合同书；J. 业户手册；K. 入伙指南；L. 房屋质量保证书、房屋使用说明书；M. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、要求等）；N. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；O. 房间设计平面图（含水电走向）（备索）；P. 其他与业主相关或需了解的资料。4.3.7 对拟定的入伙流程、入伙指南、常规服务项目及收费标准、住户手册、前期物业管理协议书等入伙相关资料进行审核。4.3.8 负责管理处所有标识的设计、制作并指导贴放。4.3.9 负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和安放。4.4 公司经营管理组前期准备工作4.4.1 负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经总经理审批后纳入委托管理合同。4.4.2 负责新项目各项服务收费标准的审定。4.4.3 负责管理处前期准备阶段清洁、返修及配套完善工程各项费用的审定。4.4.4 负责指导管理处出纳按财务制度建立财务账册及熟练掌握万科物业财务软件的运用。4.4.5 负责监督新建管理处的物资采购工作。5 支持性文件VKWY7.1-G01物业管理策划/准备工作程序6 支持性质量记录表格 VKWY7.5.1-G01-F1 前期介入情况周记表N01 VKWY7.5.1-G01-F2 前期介入情况周记表N02 VKWY7.5.1-G01-F3 前期介入情况周记表N03 VKWY7.5.1-G01-F4 前期介入情况周记表N04 VKWY7.5.1-G01-F5 前期介入情况周记表N05 VKWY7.5.1-G01-F6 前期介入情况周记表N06 VKWY7.5.1-G01-F7 前期介入情况周记表N07 VKWY7.5.1-G01-F8 前期介入情况周记表N08