2022年OA系统方案 .pdf

数字化校园之OA 系统建设OA 系统建设背景OA 应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。 同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵， 客户将更关注如何方便、 快捷地实现内部各级组织、 各部门以及人员之间的协同、 内外部各种资源的有效组合、 为员工提供高效的协作工作平台在学校教育方面，大学扩招，高等教育的普及，各个学校近年来在信息化建设方面非常重视，投入力度也非常大。当整个学校已经完成硬件、网络、等基础环境建设， 学校每个科室都具有计算机及网络环境。随着信息化建设的深入， 利用现代的 IT 技术，从目前以纸制办公模式为主，过渡到纸制办公与电子办公两种模式并存，并最终实现电子办公自动化、网络化、无纸化。以 Domino/Notes 为平台实现OA 系统功能技术简介为什么选择Domino/Notes？Lotus Domino/Notes是网络技术、文档数据库技术和安全技术， 多种功能集合成一体的系统开发工具。因此，它成为一个在世界范围内得到了广泛应用的构造OA 系统的首选平台。大学OA 系统采用Domino/Notes 群件平台实现，一般而言，我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件，而Domino/Notes 正是提供这样的环境，让工作群组和个人不受地域和时间的限制，满足人们交流和协同工作的需要。利用 Lotus Domino/Notes 实现高校 OA 系统的建设，是和它特有的功能和优点分不开的。 交流、协作、知识交换是当今动态功能群组或工作用户顺利完成工作的关键， Domino/Notes 允许快速发展的高校或企业内部应用程序的开发，在帮助用户的同时鼓励用户一起协同工作是其独特的能力。首先， Domino/Notes 提供电子邮件工具，通过用户的客户端可以和Notes 环境中的任何人以信件方式进行交流。当然，Domino/Notes 也可以通过授权的系统管理员设置，与其它Domino/Notes 领域的用户甚至Internet、WorldCom 等提供服务的系统进行联系、通讯。协作是一种适应现代工作的交流方式，处于一个群组内的用户可以对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。Domino/Notes 提供多种交流方式，用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和想法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者； 提议箱可以将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节省用户查找信息的时间，实现知识共享；高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻发布的管理。另外 Lotus Notes 对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。这方面我们也承认Notes具有智能发送文档的功能，利用 Notes的公式和函数，可以实现文档和公文的串行发送和并行发送，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 如图下 所示。a) Notes 串行文档发送进程b) Notes并行文档发送进程Lotus Domino/Notes 强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动化办公系统的重要根据。在保证安全性与可靠性的同时，Notes与 Internet 已经有效地结合在一起， 支持各种协作工作方式， 例如匿名访问方式。 值得注意的是在当前存在的网络环境基础上，确定已经存在的LANs、MANs、WANs 的拓扑结构之后，Domino/Notes 服务器能够很方便的进行安装与配置，由于 Domino/Notes 服务器支持多种协议，因此可以在具有不同协议的工作站之间进行通讯。图2 显示的是在基本的 LAN 环境中增加 Notes 服务器的网络结构，它支持现存网络中的通讯协议，同时为远程用户提供例如拨号上网访问方式。Domino/Notes 服务器实施的安全步骤是重要和有效的， 其授权访问采用双密钥方式， 第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访问，第二层包括对用户的身份认证与加密控制，这种分层方法可以理解为安全层与保护层，保证只允许那些被授权的用户对服务器上的数据信息进行访问。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 在基本的 LAN 环境中增加 Notes服务器示意图OA 系统功能与优势OA系统的功能系统由授权管理机制和友好的客户使用界面组成。由系统管理员分配账号， 各级领导，老师可以登录访问OA 系统：高校 OA 系统登录窗口示意图系统的授权管理是一套严密且完善的体系，既能够有效地实现了复杂的办公名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 权限控制，又实现了各部门各司其职， 使授权工作更好的和工作实际情况进行结合。系统管理员可以定义用户、部门、信息类型、角色的权限范围和信息栏目设置。系统实现的功能主要包括以下几方面内容：日常办公、信息发布、讨论园地、会议管理和公文运转。日常办公给办公用户提供了处理日常事务办公环境：新消息为办公人员提供所有新收到的新的信息，包括邮件、日程安排、会议通知、文件等等，用户可以在统一的环境中阅读消息； 个人日程可以以日历的形式为用户的办公和日常工作安排进行记录，并利用系统的自动提醒功能来促进用户日常办公以及其他工作有条不紊地进行；待办事宜可以让用户对工作安排进行记录备忘，通过设置优先级，指定执行工作任务用户， 并对任务运行的状态进行监控和管理；名片管理主要提供名片和通讯录的管理、 信息检索服务； 个人文档管理为办公用户提供个人文档的撰写和分类保存功能。信息发布的内容非常广泛，包括学校办公部门公布的各种办公文件、通知公告、校办信息、 规章制度等。 系统管理员可以根据需要对信息发布的张贴与浏览操作进行用户访问权限的控制。授权信息发布人员可以进行张贴、编辑、删除功能等远程信息维护操作， 信息维护工作在Lotus Notes 集成环境中进行。 张贴的信息可以在Notes 平台中阅读，也可以通过普通的WWW 浏览器阅读。信息发布操作简便，并支持丰富的信息格式。可以从Office 文档中引入或通过“复制粘贴”方式进行方便的发布操作。办公讨论区可以提供相互交流和问题讨论的环境，具有张贴、答复等各项功能。配置讨论区的栏目和授权管理，可以实现讨论内容的Web发布。会议管理可以让办公用户组织，主持一次会议，并完成会议文档的整理和归档，便于将来查阅。具有特定权限的用户还可以创建、管理会议室资源，提高资源的利用效率。公文运转的实际功能是处理各种文件，例如领导签批或在办公人员中传阅的文件。虽然通过简单的邮件功能可以将这些文件发送到每一个办公人员手中，但缺乏有效的流程控制及反馈功能，所以OA系统提供公文运流转功能以满足公文的传阅与控制要求。公文运转的部门、环节设置可以由系统管理员完成，同时指定部门的公文分发人。一份公文的撰写、传阅、审批和归档，可以通过流程图图3 作简单地介绍：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 公文运转系统文件流转过程如图所示，公文从撰写、提交、分发、流转和最后的归档，涉及到下面几个工作程序：个人或合作的撰稿，包括来文录入，提交到文件的负责部门。每个部门指定的公文分发人将文件分发至相应的审批流程；对于不属于本部门负责的公文则转至其它单位，由其它部门的公文分发人再进行公文分发。分发后的公文根据审批流程设置的审批环节进行流转，同时公文分发人可以对流转状态进行实时监控。处理后的公文归档或将处理意见反馈回来文单位。OA 系统已经成为大学各级办公人员、办公部门处理日常工作， 实现电子化办公的必备工具。 系统具有操作简便、 运行稳定的优点， 方便快捷的日常办公工具使办公人员处理日常事务更加顺利。系统与Internet紧密结合的信息发布功能解决了学校地域广， 办公部门分散给信息传递带来的不利影响。这种无纸办公方式既节省了资源，又消除了人力匮乏给信息发布带来的瓶颈。同时，公自动化系统的推广与其对高校信息化建设的促进，计算机技术与网络通讯技术的相互渗透， 为办公自动化的普及提供了坚实的基础。大学计算中心在利用校园网改善办公环境， 建立及时准确的信息服务体系的同时，加强了同兄弟院校的交流与合作， 可以使得多所院校与我们建立了信息技术共享关系，相互学习，共同进步，一起为中国教育事业的发展而努力，以培养面向世界，面向未来的高层次人才。通过OA 系统与 Internet 技术的紧密结合，大学办公自动化在学校信息建设过程中发挥着越来越重要的作用，我们也没有理由不相信办公自动化程度的高低已经成为衡量一个学校是否具有一流教学水平的标志之一。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -